Comment élaborer une stratégie de gestion des risques liés aux achats

Les acheteurs sont confrontés à des risques lors de chaque étape du processus d’approvisionnement, tels que des erreurs humaines, des défaillances de la part de fournisseurs, ou des changements soudains du marché. Ainsi, les équipes chargées d’effectuer les achats font face à de potentielles difficultés opérationnelles qui peuvent entraver leur capacité à générer et à alimenter les revenus. Afin de pouvoir gérer ces problèmes, il est essentiel d'élaborer une stratégie de gestion des risques liés aux achats.

Un processus efficace de gestion des risques doit tout surveiller : des opérations internes, comme s'assurer que les employés achètent auprès de fournisseurs sous contrat, jusqu'aux influences externes, telles que des perturbations dans la chaîne d'approvisionnement d'un fournisseur principal. Il s'agit d'élaborer un plan d’urgence qui atténue les risques, tout en maintenant la conformité tout au long du processus d'approvisionnement. Avec les bonnes informations et les bons conseils, vous pouvez élaborer une stratégie de gestion des risques liés aux achats qui protège votre organisation contre des perturbations coûteuses.

Types de risques liés à l'approvisionnement

En matière d'approvisionnement, les risques les plus courants se répartissent en quatre catégories principales. Lorsque vous analysez vos opérations afin de détecter les risques, assurez-vous d’adopter une vision globale, en tenant compte du fait que les menaces peuvent provenir autant de l'intérieur que de l'extérieur de votre entreprise.

Risques liés aux fournisseurs

Les fournisseurs doivent respecter leur part du contrat afin d’assurer le bon fonctionnement de votre production interne. Si leur chaîne d'approvisionnement subit une perturbation et qu’ils ne sont pas en mesure d’effectuer une livraison, leur problème pourrait entraîner des répercussions sur vos activités. C'est pourquoi la gestion des fournisseurs est si importante.

Les organisations dont la gestion des fournisseurs compte des lacunes ne disposent pas des informations nécessaires pour identifier les risques potentiels ou les écarts de performance. Si vous ne pouvez pas analyser les performances de livraison d'un fournisseur, il est difficile de déterminer sa fiabilité en tant que partenaire de la chaîne d'approvisionnement.

Une façon de minimiser les risques est de déterminer des fournisseurs secondaires capables de répondre à vos besoins, si jamais le fournisseur principal n’est pas en mesure de le faire. La diversification des fournisseurs est devenue une pratique courante pour les entreprises cherchant à renforcer leur résilience, en particulier au sein des secteurs en contact direct avec le public, tels que les organisations à but non lucratif. Cependant, sans une visibilité claire sur les fournisseurs les plus vulnérables, il est difficile de déterminer précisément dans quels domaines vous avez besoin de fournisseurs secondaires comme solution de secours.

Une évaluation continue des fournisseurs aide à atténuer cette situation. Avec le temps, un fournisseur qui répondait autrefois à vos besoins peut ne plus être adapté au présent. Le maintien d'une transparence totale au sein de votre processus d'approvisionnement permet d’identifier les fournisseurs les plus efficaces pour vos besoins, et ce à tout moment.

Risques liés au marché

Des événements externes tels que des conflits internationaux, des catastrophes naturelles ou des pandémies représentent des risques pour la chaîne d'approvisionnement mondiale. Même des changements soudains dans les demandes de la clientèle peuvent nuire à la santé financière de plusieurs secteurs, tels que l'industrie manufacturière ou le tourisme.

Ces risques liés au marché perturbent les flux de travail internes en limitant l'accès aux biens et services nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. En raison d’une pénurie d’approvisionnement, vous pourriez être confronté à une insuffisance de matières premières, à des retards importants dans la livraison des marchandises et à une augmentation des coûts. Puisque ces facteurs de risque échappent au contrôle de votre entreprise et de vos fournisseurs, il est essentiel de procéder régulièrement à des prévisions et à des mesures d’atténuation des risques afin de minimiser les revers coûteux.

Risques liés à la conformité

La non-conformité englobe tout, de la fraude jusqu’à la mauvaise gestion des contrats des fournisseurs, ce qui peut créer des défis importants pour les entreprises. Dans des secteurs fortement réglementés tels que les soins de santé ou l’administration gouvernementale, les organisations doivent également tenir compte des couches supplémentaires de réglementations encadrant la conformité. Respecter à la fois les réglementations externes et les politiques internes est essentiel au maintien de l'intégrité opérationnelle.

Toutefois, respecter les normes de conformité n'est pas toujours un processus simple. Les réglementations peuvent changer sans préavis, rendant les suivis difficiles. Le non-respect des normes de conformité propres à votre secteur vous expose non seulement à des amendes et des pénalités ; cela peut également nuire à votre réputation, rendant ainsi plus difficile le recrutement de fournisseurs fiables et de haute qualité.

Risques liés aux opérations

Les systèmes, politiques ou processus qui interrompent ou retardent les activités commerciales peuvent augmenter les risques pour le parcours d'approvisionnement d'une entreprise. Parmi les causes courantes, citons des technologies disparates qui créent des goulots d'étranglement, des processus manuels sujets aux erreurs et qui mènent à des inefficacités opérationnelles, ainsi que des exigences fastidieuses qui retardent les approbations des requêtes d’achat.

À mesure que la technologie joue un rôle toujours plus important dans les achats, la cybersécurité doit demeurer une priorité. Puisque les entreprises stockent des données sensibles sur leurs clients et leurs finances au sein de systèmes logiciels, elles doivent doter leurs équipes d'achats de solutions offrant des mesures fiables en matière de protection des données.

La transparence joue également un rôle crucial dans la réduction des risques opérationnels. Les employés ne disposant pas d’une visibilité sur les fournisseurs approuvés et les politiques d'achat de leur organisation sont plus susceptibles de commettre des erreurs lors de la passation de commandes. Un manque de transparence peut augmenter les dépenses non autorisées, telles que des achats effectués hors des politiques établies ou auprès de fournisseurs non approuvés, entraînant ainsi des coûts plus élevés et des problèmes de conformité imprévus.

Étapes pour élaborer une stratégie globale de gestion des risques liés aux achats

Suivez ces quatre étapes afin de créer une stratégie fondamentale de gestion des risques liés aux achats.

Étape 1 : Identification des risques

Commencez par effectuer une analyse des risques liés à vos opérations actuelles. Cherchez à regrouper tous les facteurs de risque, y compris ceux qui disposent peut-être déjà d'un filet de sécurité fonctionnel, afin d'obtenir une vue d'ensemble de tous les risques pouvant affecter votre entreprise.

Pour aider à identifier ces risques, recueillez des données d'achat pour l’ensemble de l'entreprise. Organisez des discussions avec les parties prenantes afin de comprendre leurs principaux secteurs problématiques et étudiez le marché actuel afin de repérer de potentielles menaces externes. Un nombre croissant d'entreprises commencent également à exploiter l’intelligence artificielle (IA) pour identifier les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.

Concluez cette première étape en établissant une liste complète des risques potentiels.

Étape 2 : Évaluation des risques et priorisation

Évaluez maintenant l'ampleur du risque pour chaque élément apparaissant sur votre liste, en déterminant leur probabilité de concrétisation en fonction de vos activités courantes et de l'état actuel du marché. N'oubliez pas de tenir compte de vos obligations financières, en notant le coût potentiel de chaque risque pour l'entreprise.

La seconde partie de cette étape consiste à prioriser les risques identifiés en fonction de leur évaluation, afin de traiter en premier ceux qui pourraient provoquer les plus grands impacts financiers et opérationnels. Il peut également être utile d'identifier les risques que vous pouvez atténuer grâce à des solutions rapides, comme la centralisation des achats à l’aide d’un logiciel, et les risques nécessitant une attention plus durable, comme le développement de relations solides avec des fournisseurs.

Étape 3 : Application des stratégies d'atténuation des risques

Une fois que vous avez identifié les risques qui sont non seulement possibles, mais aussi les plus probables, mettez en œuvre les approches suivantes afin d’aider votre entreprise à réduire les risques liés aux achats.

Diversification des fournisseurs

Si votre fournisseur principal subit une perturbation, vous en ressentirez les conséquences. Cependant, si vous disposez d’un réseau de fournisseurs diversifié, vous pourrez faire appel à des fournisseurs secondaires comme sources alternatives pour l’achat de produits. Effectuer une évaluation préalable, axée sur la diversification des fournisseurs, permet de réduire l'impact des perturbations potentielles sur les flux de travail.

Gestion des ententes avec les fournisseurs

La gestion des ententes avec les fournisseurs commence par la compréhension de vos options disponibles. Rassemblez les offres de chaque fournisseur potentiel afin d’appuyer votre position alors que vous négociez l’obtention d’une entente plus avantageuse. Une entente claire et concise permet de définir les attentes relatives à l’exécution des commandes, en plus d’établir un plan pour gérer les problèmes potentiels.

Au-delà de l'accord initial, il est également essentiel de surveiller les contrats actifs. Examinez régulièrement les performances des fournisseurs afin de vous assurer qu’ils respectent les termes de l’entente, et surveillez les dates d'expiration des ententes afin d'avoir le temps de conclure un nouvel accord sans risquer une interruption coûteuse pour vos opérations actuelles.

Automatisation des processus d'approvisionnement

Le recours traditionnel aux processus d’achat sur papier augmente les risques d'erreurs humaines et de goulots d'étranglement opérationnels. L'automatisation des achats permet de simplifier des aspects tels que l'approbation des demandes, la génération de commandes d'achat, ainsi que le traitement des factures, tout en assurant le respect des politiques et des budgets de l'entreprise.

Non seulement l'automatisation se traduit en une plus grande efficacité opérationnelle, cela renforce également la confiance des fournisseurs envers votre entreprise, vous aidant ainsi à renforcer des relations pouvant mener à des ententes plus avantageuses.

Cybersécurité et protection des données

Les logiciels d'approvisionnement soulèvent des préoccupations concernant la sécurité des données et la cybersécurité. Pour protéger les informations confidentielles, choisissez une technologie dotée de fonctionnalités de sécurité robustes qui répondent aux normes de conformité. Il est également judicieux de s'associer à des fournisseurs qui prennent des précautions similaires pour assurer une protection complète des données.

Étape 4 : Surveillance et évaluation continues

Votre stratégie de gestion des risques doit évoluer au fur et à mesure que votre secteur évolue et que vos besoins évoluent. Maintenir la conformité, tout en répondant aux demandes de la clientèle, nécessite des évaluations régulières des risques opérationnels et financiers.

Une surveillance continue permet d’être mieux informé des influences qui pourraient nuire à vos opérations, vous évitant ainsi d'être pris au dépourvu. Une stratégie de gestion des risques appropriée doit être agile et flexible, afin d’assurer la résilience de votre entreprise et sa capacité à réagir rapidement dès les premiers signes de perturbation.

Comment tirer part d’Amazon Business pour la gestion des risques

Amazon Business prend des mesures importantes pour réduire l'incertitude, offrant ainsi aux acheteurs et aux équipes d'approvisionnement une tranquillité d'esprit pour la gestion des commandes et de leur chaîne d'approvisionnement.

Vérification et conformité des fournisseurs

Avec Amazon Business, les acheteurs peuvent s’approvisionner en toute confiance auprès d'un large éventail de fournisseurs de qualité. Chaque fournisseur peut rendre publiques toutes les certifications ou classifications commerciales nécessaires afin que les acheteurs puissent les consulter avant d'effectuer un achat. Cela permet aux acheteurs de s’assurer qu’ils s’adressent au meilleur fournisseur, en fonction de leurs besoins. De plus, il existe des centaines de milliers de fournisseurs parmi lesquels choisir, permettant ainsi aux utilisateurs d’établir une diversité de fournisseurs à travers leur réseau.

Au-delà de la conformité et de la diversité des fournisseurs, Amazon Business recueille des données portant sur leurs performances. Grâce à des audits complets, vous pouvez identifier les problèmes liés au respect des termes contractuels et utiliser des prévisions basées sur les données pour détecter d'éventuelles pénuries de produits. Ce degré de visibilité approfondie renforce la résilience de la chaîne d'approvisionnement, ce qui se traduit par de meilleurs résultats opérationnels.

Avantages liés aux analyses avancées, aux rapports et à l’approvisionnement électronique

Atténuer les risques nécessite des données. Des analyses robustes permettent de lever le voile sur les opérations internes, révélant les vulnérabilités ainsi que les occasions permettant de renforcer votre résilience organisationnelle.

Les analyses en temps réel d'Amazon Business regroupent les données d'achat et de performance afin d’éclairer votre stratégie d'approvisionnement. Centraliser les achats au sein d’une seule solution permet d’améliorer la visibilité des dépenses, facilitant ainsi la détection des secteurs susceptibles d’effectuer des dépenses non autorisées ou de commettre des infractions réglementaires. Les fonctionnalités de production de rapports offrent une vue d'ensemble concurrentielle qui permet d’améliorer le processus décisionnel et de réduire les risques.

À titre d’exemple, la société de gestion de locations saisonnières Vacasa a tiré parti des outils et ressources d'Amazon Business pour réduire les dépenses non autorisées, consolider les comptes et obtenir une visibilité généralisée sur les dépenses. Ils ont rationalisé les processus et canalisé les dépenses via un seul compte Amazon Business, tout en éliminant l'utilisation des cartes de crédit personnelles. Grâce à divers outils d'approvisionnement électronique, ils peuvent surveiller les achats tout en acquérant une meilleure compréhension des comportements et besoins des acheteurs, et ce sur l’ensemble de leurs sites, contribuant ainsi à sécuriser leurs processus d'achat et à anticiper les besoins futurs.

Solutions flexibles en matière de paiement et d'approvisionnement

Amazon Business propose aux acheteurs des options de paiement flexibles, y compris la facturation, ce qui permet aux utilisateurs de régler leurs factures en 30 jours, sans frais ni intérêts. Pour les membres Business Prime admissibles, le délai passe à 60 jours.

Les options de paiement flexibles permettent de libérer des fonds de roulement, ce qui entraîne un impact positif sur vos résultats financiers et permet à votre entreprise de demeurer compétitive. Grâce à un meilleur contrôle des dépenses et à une plus grande disponibilité de fonds, vous améliorez votre capacité à gérer les défis financiers.

Intégration fluide aux systèmes d'approvisionnement existants

Intégrer vos systèmes d'approvisionnement existants à Amazon Business peut apporter des avantages pleinement adaptés aux besoins de votre organisation. Vous pouvez utiliser Punchout pour effectuer des achats via votre système d’approvisionnement bénéficiant d’un accès aux produits d’Amazon Business, ou vous pouvez opter pour Punch-in, où vous achetez sur Amazon Business mais payez via le système d’approvisionnement de votre entreprise. Ces options d'achat, ainsi que d'autres, simplifient le processus d'approvisionnement, réduisant ainsi les inefficacités et améliorant les flux de travail.

Commencez à améliorer votre stratégie de gestion des risques avec Amazon Business

Une stratégie agile et complète de gestion des risques liés aux achats est essentielle pour aider les responsables et acheteurs des services d’approvisionnement à réduire les risques de manière efficace. Avec Amazon Business, vous pouvez renforcer votre approche en augmentant la visibilité sur les achats, en diversifiant les fournisseurs et en intégrant des contrôles de conformité automatisés.

Créez un compte Amazon Business gratuit ou contactez les ventes afin de rationaliser vos processus d'approvisionnement, ou discutez avec un expert commercial afin d’explorer des solutions adaptées à votre organisation.