État d’Oklahoma

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Le Bureau de la gestion et des services aux entreprises rend les achats plus efficaces.

Aperçu

L'État de l'Oklahoma fournit aux agences publiques un processus d'achat simplifié, une vaste sélection de produits et une tarification réservée aux entreprises en mettant en œuvre Amazon Business. Tout a commencé avec les tambours bongo. Après que l'État de l'Oklahoma a officiellement mis en œuvre Amazon Business en tant que solution d'achat pour toutes les agences d'État en janvier 2018, Allen Cook, responsable des achats dans tout l'État, était curieux de voir ce que serait le premier achat officiel. Papier d'imprimante ? Chaises de bureau ? Produits pour laboratoires En fait, il s'agissait de tambours bongo, achetés pour un programme de musique d'État destiné aux adultes handicapés mentaux. « Notre premier achat officiel était un bon exemple de l'étendue des produits que les agences d'État de l'Oklahoma achètent via Amazon Business », déclare Cook.

 

 

Rationaliser les dépenses de l'État

L'Office of Management and Enterprise Services (OMES) est l'administrateur des services financiers du gouvernement de l'État de l'Oklahoma. L'une de ses principales missions est d'aider les nombreuses agences différentes qui composent le gouvernement de l'État à mieux gérer leurs dépenses.

 

De l'Oklahoma Geological Survey au département des transports de l'Oklahoma, les agences de l'État achètent les fournitures et l'équipement dont elles ont besoin pour répondre à leurs besoins spécifiques. Afin de rendre les achats plus cohérents et gérables pour 21 457 détenteurs de cartes d'achat, OMES devait trouver un moyen de regrouper les dépenses et de rationaliser le processus d'approvisionnement. Sachant que de nombreuses agences d'État utilisaient déjà Amazon Business elles-mêmes, l'équipe OMES a décidé qu'il était temps d'adopter Amazon Business dans tout l'État.

 

 

Déployer Amazon Business dans tout l'État

OMES savait qu'elle devait présenter Amazon Business aux acheteurs de manière organisée et formelle afin de garantir son adoption.

 

Il a créé un programme de déploiement qui a éduqué les acheteurs d'agence sur Amazon Business grâce à une série de webinaires et de présentations. OMES a identifié et formé des acheteurs au sein de différentes agences sur la manière d'utiliser Amazon Business conformément aux règles de l'État. Ces acheteurs formés et motivés ont ensuite agi en tant qu'influenceurs clés au sein de leurs agences respectives, ce qui a contribué à faciliter une plus grande utilisation d'Amazon Business.

 

« Nous avons été très rapidement adoptés grâce à notre communication proactive, à nos avocats et à la facilité d'utilisation d'Amazon Business », déclare Cook. « Amazon Business est un excellent partenaire; notre transition vers Amazon Business a été bien gérée et son adoption a été transparente. »

« Amazon Business est un excellent partenaire; notre transition vers Amazon Business a été bien gérée et son adoption a été transparente. »

— Allen Cook, responsable des achats dans tout l'État, Bureau de la gestion et des services aux entreprises, État de l'Oklahoma

 

Achats en un clic de souris

Désormais, le processus d'achat des titulaires de cartes est très similaire à celui de passer une commande sur Amazon.com. Grâce à cette expérience d'achat familière et simplifiée, les acheteurs autorisés peuvent trouver les produits spécifiques dont leurs agences ont besoin aussi facilement qu'ils peuvent acheter des articles dans leur vie personnelle. Cette expérience d'achat numérique est de plus en plus importante pour l'État de l'Oklahoma, car de nombreuses agences gouvernementales sont situées dans la région métropolitaine d'Oklahoma City et sont de plus en plus dotées de travailleurs experts en technologie.

 

Un jour donné, l’organisation peut devoir acheter tout ce qui se passe de simples fournitures de bureau aux produits de nettoyage pour l’équipement de terrain de jeu. Selon Cook, Amazon Business est parfait pour les achats quotidiens et les achats au comptant. « De nombreux détenteurs de la carte P ont tendance à n'acheter qu'un ou deux articles à la fois, mais font des achats fréquents », dit-il.

 

Mais les achats publics sur Amazon Business ne se limitent pas aux achats au comptant; de nombreuses organisations se tournent vers Amazon pour exécuter des commandes plus importantes ou des dépenses planifiées - le Département des services correctionnels peut passer des commandes groupées de savon et de shampoing, ou le Département de l'éducation peut commander des manuels et des fournitures de classe. 

 

 

Approvisionnement simplifié

La plupart des gouvernements des États ont des normes de concurrence qui obligent les agences d'État à considérer les offres de plusieurs fournisseurs avant de faire un achat - et l'Oklahoma n'est pas différent. Avec Amazon Business, les utilisateurs peuvent afficher de nombreuses listes d'un seul produit à la fois, ce qui facilite l'évaluation de leurs options. Et parce que les acheteurs peuvent rechercher par certifications de diversité, ils peuvent identifier les entreprises appartenant à des vétérans handicapés, qui est l'une des exigences de diversité mandatées par le gouvernement de l'Oklahoma.

 

Le passage à Amazon Business a également été bénéfique pour les districts scolaires situés dans les zones plus rurales de l’État qui n’ont peut-être pas de service d’achat ou les ressources nécessaires pour faire leurs propres offres. « Pour nos écoles rurales, la flexibilité apportée par le grand nombre de comptes utilisateurs individuels a été très utile », dit Cook. Désormais, les commandes peuvent être passées au besoin directement depuis le front office ou la salle de classe.

 

Les outils d'analyse proposés par Amazon Business facilitent la planification stratégique au niveau de l'État et permettent à OMES de mieux comprendre ses dépenses. « Nous aurons désormais une visibilité accrue sur les données d'achat, ce qui nous donnera une image plus claire de ce qui est dépensé et par qui », déclare Cook.

 

Allen Cook n'est pas le seul employé de l'État satisfait d'Amazon Business, comme le montre le taux d'adoption. Lorsque les OMA ont mis en œuvre Amazon Business en janvier 2018, Cook a été invité à fixer un objectif pour le nombre d’utilisateurs qu’il espérait avoir à l’échelle de l’État. 

 

Avec 1 200 utilisateurs d'Amazon Business et plus, OMES a déjà dépassé l'objectif initial de Cook de 1 000 - et tout a commencé avec la batterie.

 

 

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