Olive Grove Charter School
Un district scolaire de Californie remplace les processus désuets pour moderniser l’approvisionnement.
Aperçu
Une école de charte régionale qui mettait en arrêt un programme mixte d’école à domicile/sur place, Olive Grove Charter School exploite cinq centres d’apprentissage dans la région de Santa Barbara, en Californie. Ils ont fait appel à Amazon Business pour numériser et rationaliser leur processus d’achat scolaire, améliorer la facturation et donner aux enseignants plus de contrôle sur les fournitures qu’ils utilisent pour aider les élèves à devenir des apprenants motivés et à vie.
Une école de charte collaborative recherche une solution d’achat novatrice
Olive Grove Charter School a construit un modèle unique qui utilise les forces des parents, des enseignants certifiés et de la communauté pour fournir une éducation de haute qualité à environ 900 élèves de l’avant-Kindergarten à l’école secondaire. Le processus d’approvisionnement de l’école n’était pas optimal : les enseignants et le personnel voulaient une meilleure façon de commander des fournitures, et le bureau de district voulait un moyen plus facile de gérer les achats et de faire le suivi des dépenses.
À l’époque, le processus d’approvisionnement d’Olive Grove était manuel et très long. Les listes des enseignants ont été envoyées au directeur des services fiscaux, qui a géré l’ensemble du processus, y compris la livraison des commandes d’un centre d’apprentissage à un autre, au besoin. Les demandes ambigules ont parfois entraîné la commande des mauvais articles (« papier » pourrait signifier du papier, du papier quadrillé, etc.). La surveillance des dépenses reposait sur un assortiment de documents de preuve d’achat. Le temps passé à traiter les commandes signifiait moins de temps consacré aux tâches liées aux finances.
Un système d’achat numérisé pour remplacer le processus manuel sur papier
Lors de la demande, les enseignants et le personnel utilisaient déjà Amazon Business parce qu’il offre un accès facile à des centaines de millions de produits et à une variété d’avantages, y compris des prix réservés aux entreprises. Cependant, puisqu’ils n’ont pas été en mesure de passer ou de gérer leurs propres commandes, les demandes sont transmises au directeur des services fiscaux par courriel, par la mise au rebut sur papier et par post-it, ou simplement pour passer la conversation.
De plus, les articles peuvent avoir été expédiés directement au bon campus d’apprentissage ou regroupés en une seule commande expédiée à une autre. Avec deux campus d’apprentissage qui ont environ 90 minutes l’un de l’autre, l’obtention de fournitures entre les bonnes mains était un défi logistique.
« Nous avions besoin de quelque chose de plus facile et nous devions gagner du temps », a déclaré Mari Michel, directrice des services fiscaux pour les écoles de charte Olive Grove. « Il était également important d’ajouter de nouvelles personnes et de nouveaux centres d’apprentissage à l’avenir. »
Olive Grove s’est associée à Amazon Business pour remplacer le processus d’achat sur papier par le flux de travail d’achat numérique Amazon Business, créant une expérience simplifiée avec un processus d’achat en ligne que les gens ont déjà compris.
« Tout le monde obtient ce dont il a besoin facilement et rapidement, et le flux de travail d’achat numérique simplifie mon travail et nous fait gagner beaucoup de temps. Je ne peux même pas imaginer utiliser un processus différent maintenant. »
— – Mari Michel – Directrice des services fiscaux, Olive Grove Charter School
Un système d’achat à l’échelle de l’école adapté aux besoins de K-12
Amazon Business a collaboré avec le district pour mettre en œuvre un processus numérisé qui permet de gagner du temps et de mettre plus de contrôle entre les mains de chaque centre d’apprentissage. Olive Grove consolide maintenant plus de 90 % des achats de fournitures scolaires avec Amazon Business pour profiter de l’efficacité et du temps. Olive Grove a également choisi Business Prime pour ses outils de production de rapports et, pour les commandes admissibles, la livraison rapide et gratuite directement à chaque emplacement.
Les avantages :
- Chaque directeur du centre d’apprentissage peut soumettre et gérer les commandes directement en ligne
- Les ordres reflètent exactement ce que les enseignants veulent, plus besoin de deviner
- Le directeur des services financiers approuve simplement, code les commandes et les envoie pour paiement
- Les fournitures sont expédiées directement au centre d’apprentissage approprié
- Les commandes sont payées par facture consolidée au moyen de l’une des deux lignes de crédit
- Les services fiscaux ont une vision claire des dépenses dans différents centres d’apprentissage et services
- Aucuns frais pour la mise en œuvre du logiciel de compte d’entreprise et facile à déployer
- Les utilisateurs obtiennent des économies de prix réservées aux entreprises
« Je suis surpris que plus d’écoles publiques et nolisées n’utilisent pas Amazon Business », a déclaré Michel. « C’est dix fois plus facile. Je le recommanderais certainement. »