État de Caroline du Nord

État de Caroline du Nord

Le sourçage simplifié aide la vision stratégique de l’État de Caroline du Nord.

Aperçu

La North Carolina State University compte plus de 35000 étudiants et est la plus grande université de son État, employant 2200 professeurs et 6500 membres du personnel, dont 36 sont dédiés à l'approvisionnement, y compris la gestion des relations avec les fournisseurs, l'approvisionnement stratégique, les programmes de cartes d'entreprise, les opérations d'entrepôt et plus. Le bureau d’approvisionnement central de Caroline du Nord utilise Amazon Business pour aider à réaliser son plan stratégique « A Pathway to the Future » (un chemin vers l’avenir), qui vise à faire progresser l’université par des objectifs qui comprennent l’accent mis sur le succès des étudiants, l’infrastructure et les améliorations organisationnelles.

 

 

Une équipe d'approvisionnement pour 12 collèges et 150 départements

Sharon Loosman est un chef de file des achats chez NC State depuis 18 ans, en tant que directeur depuis huit ans. Elle est arrivée à bord au début des années 2000, alors que l'université passait d'un ancien système d'approvisionnement en ligne à Oracle PeopleSoft. Elle a été embauchée pour diriger une transition en douceur pour une équipe des finances qui a été restructurée pour passer à la fonction d'approvisionnement. Depuis lors, Sharon et son équipe ont créé des pratiques exemplaires et des procédures d’exploitation normalisées afin d’approvisionner les 12 collèges de l’université. Depuis le bureau des achats de l’université, l’objectif de Sharon est de créer et d’améliorer des systèmes qui permettent aux collèges de fonctionner de manière indépendante en tant qu’experts de leurs propres programmes, tout en gérant la conformité. Avec les changements constants dans les efforts universitaires et de recherche à travers l'université, les besoins en approvisionnement des salles de classe et des laboratoires changent fréquemment.


Alors même que l'université passait d'un système local à Oracle pour l'approvisionnement électronique plus avancé, elle voyait des dépenses en dehors du système pour acheter des cartes (PCards), ainsi que de nombreux cas qui ne relevaient pas de leurs contrats gérés. 

Plus précisément, ils ont remarqué que les professeurs et le personnel basculaient entre les achats dans le système d'approvisionnement en ligne et sur Amazon, en raison de la possibilité d'une plus grande sélection, de meilleurs prix pour gérer leurs budgets et d'une rapidité de livraison plus rapide. Bien qu'ils aient pu suivre cela en surveillant les transactions PCard, cela leur a donné peu de détails sur ce qui était réellement acheté. Leur défi était de mieux gérer ces dépenses en les consolidant dans leur structure d'approbation pour obtenir plus de visibilité et élargir leur accès aux détails.

« Le défi comportait trois volets : simplifier le processus sans « rien casser » ni engager des coûts de mise en œuvre, disposer de meilleurs rapports et réduire les dépenses non gérées. Ce sont les défis auxquels nous avons été confrontés lorsque nous avons réalisé que nous pouvions faire des affaires différemment avec Amazon Business. »

— Sharon Loosman, responsable de l’approvisionnement des services commerciaux

Intégration transparente avec Amazon Business et un voyage transformationnel

Sharon et son équipe de NC State ont été en mesure de résoudre leur défi en trois volets en intégrant Amazon Business dans leur système d'approvisionnement en ligne sans encourir de coûts de mise en œuvre back-end, ni perturber ce que les professeurs et le personnel utilisaient déjà. Ils y parviennent grâce à un « coup de poing » avec Amazon Business. Un punchout est une intégration logicielle qui permet aux clients d'accéder à Amazon Business et de faire des achats à partir de leur système d'approvisionnement électronique standard, en utilisant les politiques existantes. Alors que le processus d'intégration classique nécessite des ressources techniques à la fois du côté du fournisseur et de l'acheteur (un processus qui peut prendre des mois), Amazon Business utilise un modèle intuitif en libre-service qui automatise la génération d'informations d'identification de perforation pour plus de 90 systèmes d'eProcurement. Amazon Business a créé une équipe de mise en œuvre dédiée pour NC State, et l'équipe a rencontré l'université chaque semaine pour exécuter ce coup de poing en trois mois. « J'étais enthousiasmé par tous les outils qu'Amazon Business avait à nous offrir et je voulais que cela soit connecté au système d'approvisionnement électronique de NC State le plus rapidement possible », a déclaré Sharon. « Vos collaborateurs ont pris les devants - on m'a affecté un responsable de la mise en œuvre et une équipe complète pour gérer le processus en plus d'avoir une grande expérience avec mon représentant des ventes », a-t-elle déclaré.


« Grâce à notre intégration avec Amazon Business, tous nos collèges et services universitaires individuels achètent désormais au même endroit, ce qui est une très bonne chose, car ils connaissent mieux leurs besoins que le bureau administratif central », a déclaré Sharon. « Tout le monde utilise une carte PCard dans toute l'université pour toutes les commandes Amazon Business. Nous avons structuré le système d’approvisionnement électronique de manière à inclure des règles et politiques d’approvisionnement; l'utilisation des données d'Amazon Business pour créer des demandes avec les approbations de flux de travail dans notre système d'approvisionnement en ligne permet à nos collèges d'acheter ce dont ils ont besoin, tout en s'assurant que les bonnes personnes examinent avant de traiter les commandes », a-t-elle déclaré.


De plus, en faisant passer tous les flux de travail d'achat par le bureau administratif central, cela leur permet de consolider les commandes et d'utiliser cette visibilité pour créer de l'efficacité dans toute l'université. « Une autre chose qu'Amazon Business fait et qui nous aide énormément est de fournir des données de niveau 3 à l'émetteur de votre P Card. Obtenir cette quantité de données sur les transactions nous aide à continuer à automatiser vos processus et à améliorer le rapprochement », a déclaré Sharon. « C’est une transformation pour nous », a-t-elle déclaré.

« Mon conseil est d'enlever les œillères, de sortir de votre boîte et d'explorer ce qu'il y a d'autre auquel vous n'avez pas encore pensé. »

— Sharon Loosman, responsable de l’approvisionnement des services commerciaux

NC State tire également parti du contrat pluriannuel sollicité par la concurrence qui ouvre Amazon Business aux agences enregistrées OMNIA Partners. En tirant parti du contrat existant, cela réduit le besoin de soumissions multiples et, dans de nombreux cas, élimine un long processus de demande de propositions. « Il peut être difficile de suivre les changements de prix des contrats, mais Amazon Business résout tous les problèmes liés au maintien de la conformité : il offre des vendeurs tiers en concurrence pour notre entreprise, nous pouvons facilement comparer les prix et offre une comparaison de produits puissante outil », a déclaré Sharon. « Si quelque chose change au fil du temps, ce qui dans la plupart des cas, tout est très visible avec Amazon Business. »

NC State est une institution de recherche de premier plan, et à cause de cela, ils financent leurs opérations en partie par un financement fédéral. Comme pour toutes les subventions, il existe des garde-fous pour ce sur quoi il doit être dépensé, et il est important pour NC State d'avoir une lecture claire de ce qui est acheté pour soutenir la recherche et pour la mission éducative. « Nous utilisons les données de niveau 3 qu'Amazon Business fournit à notre émetteur de cartes et les associons aux bons de commande que nous émettons », a déclaré Sharon. « Ces informations sont introduites dans un tableau de bord, nous utilisons actuellement l'analyse visuelle SAS et nous sommes en mesure de rendre les données significatives pour raconter une histoire et explorer les détails. Cela est extrêmement utile pour les rapports en cours et de fin d'année », a-t-elle déclaré. Bien que l’accent soit mis sur la simplification des fournisseurs actuellement, l’État de la Caroline du Nord prend également des mesures initiales avec les outils de rapports et d’analyse Amazon Business pour obtenir un aperçu de la diversité des fournisseurs afin de pouvoir prendre des décisions éclairées à l’avenir, pour soutenir des entreprises peu utilisées auparavant.

NC State avait l'habitude d'accueillir trop de fournisseurs sans évaluation et passait beaucoup de temps à la formation, à la transaction et à la maintenance des contrats avec les fournisseurs.

De plus en plus, ils utilisent Amazon Business pour consolider les fournisseurs, et ils ont été en mesure de supprimer une partie du travail transactionnel afin que l'équipe puisse passer plus de temps sur des projets stratégiques, en évaluant et en réfléchissant à des améliorations continues. « Nous nous concentrons sur la simplification des fournisseurs. Nous venons de commencer à examiner le nombre de fournisseurs que nous intégrions, le nombre de changements qu'ils demandent et le coût de cette maintenance », a déclaré Sharon.

« Nous apprécions d'obtenir ces informations sur le front-end, y compris l'évaluation des risques fournisseurs. Nous obtenons une grande partie de ces informations à partir des données fournies avec Amazon Business Analytics », a déclaré Sharon.

« Parfois, en tant que responsables des achats, nous sommes bloqués comme nous l’avons toujours fait. Chez NC State, nous explorons de nouvelles façons de réduire les risques, d'augmenter l'efficacité et de générer des revenus. Ce sont nos principes directeurs, et je dis donc que nous élevons la barre, et cherchons des solutions et des partenaires prêts à travailler avec vous et à être suffisamment agiles pour apporter des changements qui nous aident à aller de l’avant », a déclaré Sharon. « Les pratiques commerciales sont développées pour soutenir la réglementation. Lorsque nous examinons l'objet du règlement et que nous partons de son intention, comment une nouvelle façon de faire des affaires s'intègre-t-elle ? Vous pouvez généralement revenir en arrière à partir d'un obstacle perçu et présenter un bon argument pour avancer. Cela nous permet de nous adapter et de nous améliorer », a déclaré Sharon.

« Que vous achetiez des microscopes électroniques ou des œufs de poule, nous savons que nous vous offrons cela de la meilleure façon possible, et nous nous améliorons toujours », a déclaré Sharon.

 

 

Retour aux témoignages des réussites de nos clients

Publié le : juillet 29, 2020