District scolaire de College Place

District scolaire de College Place

Simplifier les achats, et récupérer du temps pour le réinvestir dans l’éducation des étudiants.

Aperçu

Le district scolaire de Collège Place utilise Amazon Business pour simplifier les achats, récupérant de précieuses heures à consacrer à sa mission principale – éduquer les étudiants. Niché dans la vallée Walla Walla, dans l’État de Washington, le district scolaire de College Place éduque une population diversifiée d’environ 1 400 étudiants, du Préscolaire au Collégial. L’objectif du secteur est de fournir aux étudiants des expériences éducatives positives et personnalisées où ils se sentent respectés, valorisés et inspirés à apprendre. Pour atteindre ces objectifs, College Place doit faire plus que fournir aux étudiants des environnements d’apprentissage engageants. Il doit également fournir aux enseignants et au personnel les fournitures dont ils ont besoin pour faire leur travail correctement.

 

 

Un processus d’achat complexe

À l’origine, les principaux achats du district étaient traités de manière centralisée par la directrice des affaires et des finances, Julie James. Du papier, des peintures et des crayons, au mobilier, aux consommables et aux fournitures d’entretien, chaque cent dépensé a été originellement traité par le bureau central de James à l’aide de la suite Skyward Student Management. Et peu importe si les enseignants achetaient des craies ou des ordinateurs, il s’agissait d’un processus chronophage.


« Les enseignants devaient remplir un formulaire de demande et le soumettre au bureau du district », dit James. « Nous l’inscrivions dans le système. Ils l’approuvaient. Ensuite, il allait au superviseur pour approbation, puis à moi pour approbation… il fallait probablement presque deux semaines pour que quelque chose se passe. »

« Si les enseignants ne peuvent pas obtenir leurs fournitures, ou qu’ils essaient sans succès d’obtenir des livres, ce sont les enfants qui souffrent. Amazon Business nous a aidés à mettre fin à cette situation et à nous reconcentrer sur notre mission. »

— Julie James, directrice des affaires et des finances, district scolaire de College Place

L’intégration fournit la réponse

Le défi était double : les enseignants ne voulaient pas attendre des semaines pour les fournitures essentielles, et le temps passé à traiter les commandes était au détriment d’autres responsabilités. Frustrés, les enseignants commencèrent à prendre les choses en main, à la recherche de moyens plus abordables et plus pratiques de dépenser leurs budgets, y compris l’achat sur Amazon.com.


« Notre personnel voulait aller chez Amazon afin qu’ils puissent en obtenir plus pour leur argent », dit James. « J’avais un professeur de sciences qui a dépensé environ 20 000 $ de fournitures Amazon avec sa propre carte de crédit. J’ai commencé à penser, pourquoi ne pas faire en sorte qu’Amazon soit connecté à Skyward, afin que nous puissions tout faire plus facilement? »

C’est à ce moment que le district scolaire s’est tourné vers Amazon Business pour ses besoins d’achat.

Amazon Business a offert aux enseignants et aux membres du personnel les mêmes expériences d’achat transparentes qu’ils obtiendraient en dehors du travail et a fourni au district des tarifs réservés aux professionnels, des flux d’approbation d’achat et une intégration transparente avec la suite Skyward. Julie James s’est tournée vers Erica Heffernan, conseillère au service client Amazon Education, pour l’aider à intégrer Amazon Business à Skyward. « Erica a été très, très importante dans notre adoption », rappelle James. « Elle était incroyablement patiente et a toujours eu une attitude vraiment positive. Elle nous appelait et nous envoyait des courriels fréquemment, pour savoir comment les choses se passaient. C’était un excellent partenariat. »

 

 

Une expérience d’achat familière

Une fois l’intégration à Skyward terminée, les enseignants et le personnel de College Place ont pu simplifier leurs achats en accédant à une expérience de magasinage Amazon facile et familière via Skyward. Maintenant, ils peuvent magasiner avec les meilleurs prix pour tirer le meilleur parti de leurs budgets et les commandes sont traitées et livrées en jours et non pas en semaines.


« Amazon Business offre à nos enseignants la parfaite association de commodité, de prix, de sélection et de rapidité », révèle James. « Ils ont une vaste gamme de produits auxquels ils peuvent accéder où qu’ils se trouvent. Et ils peuvent en obtenir certains dans la journée, ce qui est énorme pour nous. » Souvent, avec les nouvelles technologies, l’adoption par les employés peut être difficile. Avec Amazon Business, ce n’était pas le cas.

« Nous avons eu un professeur qui voulait faire ses propres commandes. Lorsque nous avons mis le système en place, elle était enchantée. Elle m’a appelé, m’a envoyé un courriel, a raconté à tout le monde dans le district à quel point elle était enthousiaste et à quel point c’était facile. Et elle n’est pas la seule, » dit James.

« Amazon Business offre à nos enseignants la parfaite association de commodité, de prix, de sélection et de rapidité. »

— Julie James, directrice des affaires et des finances, district scolaire de College Place

De nouveaux processus, efficaces et reproductibles

« Le temps que nous gagnons avec Amazon Business est énorme », dit James. « Si vous êtes une personne commandant ses propres articles, cela ne prend que quelques minutes. C’est facile. Nous passions des heures et des jours à traiter les demandes au bureau, du temps dont nous pouvons maintenant disposer autrement. »


Avec une visibilité instantanée des commandes passées, il est maintenant plus facile pour James et son équipe d’obtenir des renseignements sur la fréquence à laquelle certains produits sont commandés et d’établir des processus de commande répétables pour tout le district scolaire. James et son personnel peuvent facilement voir chaque achat effectué sur Amazon Business, ce qui leur permet de gagner du temps et de prendre des décisions de dépenses plus stratégiques.

Commander sur Amazon Business donne aux enseignants et aux membres du personnel du College Place plus de temps pour se concentrer sur ce qui est le plus important : leurs étudiants.

« Nous ne pouvons pas nous concentrer sur les enfants si nous avons d’autres choses qui nous ralentissent », dit James. « Si les enseignants ne peuvent pas obtenir leurs fournitures, ou qu’ils essaient sans succès d’obtenir des livres, ce sont les enfants qui souffrent. Amazon Business nous a aidés à mettre fin à cette situation et à nous reconcentrer sur notre mission. »

 

 

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Publié le : juillet 17, 2020