Uber
L'intégration des achats avec Amazon Business contribue à la croissance d'Uber.
Aperçu
Uber évolue rapidement et a besoin d'acheter des solutions qui soutiennent cette croissance. C’est ce que propose Amazon Business. Au-delà des avantages liés à l'accès à des millions de produits, à une livraison rapide et fiable et à un réseau d'exécution de classe mondiale, Uber bénéficie d'analyses et de rapports d'Amazon Business pour un aperçu sans précédent de ses dépenses. Il peut désormais mettre en œuvre des politiques d'approvisionnement, s'assurer que ses employés adhèrent à ces politiques et prendre de meilleures décisions fondées sur les données pour soutenir sa croissance.
Uber prend de meilleures décisions avec son programme d'approvisionnement
La croissance exponentielle d'Uber est en partie alimentée par la rapidité, la simplicité et la commodité : Les clients savent qu'ils obtiennent les trois lorsqu'ils invoquent et paient pour des trajets Uber en quelques clics sur leur téléphone. Mais ce n’était pas toujours aussi rapide, simple et pratique pour Uber d’exécuter d’autres fonctions, telles que l’approvisionnement. Lorsque l'entreprise a commencé en 2009, elle fonctionnait comme la plupart des startups : les employés achetaient ce dont ils avaient besoin via des canaux non standard.
« C'était un défi majeur pour l'équipe des comptes fournisseurs », se souvient Mark Arrigotti, responsable mondial Procure2Pay chez Uber. « Nous fonctionnions au siège de notre pantalon quand il s’agissait de faire des achats et ce n’est pas là que nous voulions être. Nous voulions développer un processus mature qui pourrait évoluer avec Uber tout en fournissant les contrôles et la surveillance nécessaires. Il fallait mettre en place un processus d’approvisionnement formel. » Arrigotti et ses collègues voulaient un programme d’approvisionnement qui permettrait la croissance de l’entreprise, qui aiderait à faire appliquer les politiques d’approvisionnement et qui leur donnerait une large visibilité sur les dépenses à croissance rapide qui restaient largement opaques.
« Avec Amazon Business, nous pouvons nous concentrer sur ce que les données signifient plutôt que sur leur exactitude. Nous avions l’habitude d’évaluer les données d’achat tous les deux ou trois mois. Maintenant, nous pouvons les examiner en temps réel, ce qui nous rend beaucoup plus souples dans notre prise de décision. »
— Mark Arrigott, directeur du Procure2Pay international – Uber
Qui veut les tracas ?
En 2015, ils ont obtenu ce qu'ils voulaient. C'est à ce moment qu'Uber s'est inscrit à Amazon Business, qui sert des millions de clients professionnels de toutes tailles avec des centaines de millions de produits. Amazon Business propose des remises commerciales, une livraison rapide, des outils de gestion de compte, y compris des rapports et des analyses, ainsi qu'une gamme d'options de paiement.
« Nous nous sommes penchés sur les fournisseurs typiques des grands guichets », déclare Blaine Milner, analyste principal des achats chez Uber. « Nous avons choisi Amazon Business comme fournisseur privilégié, car il pourrait suivre la croissance rapide d'Uber. Il propose un large panier de catégories, une grande satisfaction et une interface simple déjà familière à presque tout le monde. Nous pourrions remplacer plusieurs fournisseurs et les tracas de les gérer. Et nous pourrions enfin comprendre nos dépenses et les contrôler. »
Arrigotti et Milner utilisent la nouvelle fonctionnalité de visibilité des dépenses d'Amazon Business, optimisée par Amazon Quicksight d'AWS, pour générer automatiquement des rapports d'analyse commerciale hautement graphiques qu'ils assimilent à ce qu'ils obtiennent de Tableau. Les rapports sont à la fois complets et détaillés. « Avec Amazon Business Spend Visibility, nous pouvons voir les dépenses totales de tous les groupes d'entreprises, la taille moyenne des commandes, le nombre d'articles, le montant dépensé pour chaque article, etc.», déclare Milner. « Et nous n’avons pas à construire cela. Tous les calculs sont effectués par Amazon et correspondent aux données brutes extraites de notre système d'approvisionnement. »
L'équipe Uber tire également parti de l'intégration étroite du flux de travail entre Amazon Business et sa plate-forme de gestion des dépenses commerciales Coupa, qui coordonne le flux des bons de commande et d'autres documents entre les deux systèmes.
Rendre Uber plus agile
Amazon Business Analytics change la nature des rapports - et la façon dont les rapports sont utilisés - chez Uber. « Nous n'avons plus à demander si nous faisons confiance aux données que nous examinons», déclare Arrigotti. « Avec Amazon Business, nous pouvons nous concentrer sur ce que les données signifient plutôt que sur leur exactitude. Nous avions l’habitude d’évaluer les données d’achat tous les deux ou trois mois. Maintenant, nous pouvons les examiner en temps réel, ce qui nous rend beaucoup plus souples dans notre prise de décision. De quelles politiques d'approvisionnement avons-nous besoin et quelles politiques doivent être affinées ? Nous pouvons répondre à des questions comme celle-là bien mieux qu'auparavant. »
En utilisant les données d'Amazon Business, Arrigotti et Milner peuvent identifier les articles que les employés achètent trop souvent et activer des politiques qui limitent la fréquence et le montant de ces dépenses. Lorsqu'un employé soumet une demande d'achat qui dépasse la politique, il ou elle reçoit un avis de non-conformité et une option pour modifier la demande.
Limiter les dépenses non conformes
« Dès le départ, nous pouvons utiliser Amazon Business pour empêcher les gens de faire des achats non conformes », déclare Arrigotti. « Avec Amazon Business, nous pouvons prendre conscience des dépenses non conformes avant qu'elles ne se produisent. Les analyses que nous obtenons sont les éléments de base pour cela. C'est un élément clé de la transformation en un système d'achat mature. »
Un autre élément pour arriver à un système d'approvisionnement mature consiste à amener les employés à l'utiliser. Si un système n’est ni simple ni pratique, les gens trouveront un moyen de le contourner. Amazon Business doit obtenir un score élevé sur cette mesure, car un pourcentage toujours croissant d'employés d'Uber basés en Amérique du Nord l'utilise.
« Avec Amazon Business, l'expérience client est superbe », déclare Milner. « Quiconque a acheté quelque chose sur Amazon saura comment utiliser Amazon Business. Il y a peu ou pas de courbe d'apprentissage. »
Uber prévoit d'étendre son utilisation d'Amazon Business au fur et à mesure de sa croissance. « Nous voulions un programme d'approvisionnement simple et que les utilisateurs finaux adopteraient », déclare Arrigotti. « Amazon Business ne fait pas que cela, il contribue à alimenter la croissance de l'entreprise. »
