Five Star Senior Living
Cinq étoiles créent un processus d’achat centralisé dans les propriétés de résidences pour personnes âgées
Aperçu
Five Star Senior Living doit offrir des expériences uniques et enrichissantes aux résidents de 280 établissements répartis dans 39 États tout en maintenant un contrôle étroit des coûts et des achats. Amazon Business aide l’équipe d’achats à travailler plus efficacement, ce qui permet à chaque établissement d’acheter tout ce qui est requis pour ses besoins et ses événements uniques.
Contrôler les dépenses dans 280 établissements sans restreindre la liberté
C’est une noble mission. Chaque jour, Five Star Senior Living offre aux personnes âgées un service et une attention de la plus haute qualité avec la chaleur et l'hospitalité de la maison. Mais maintenir ce niveau de service de manière cohérente et efficace dans plus de 280 sites est une tâche monumentale.
Avec 27 000 habitants au total, c’est comme diriger une petite ville d’un océan à l’autre. Five Star achète plus de 28 000 articles dans toute l'entreprise et de nombreux autres achats uniques pour soutenir la diversité des expériences sociales, culturelles, de bien-être et spirituelles uniques qu'il offre à ses résidents.
Sans un processus d'achat centralisé et transparent, acheter autant d'articles uniques représentait une énorme perte de ressources. « Avant de commencer sur Amazon Business, nous recevions chaque jour environ 60 nouvelles demandes de fournisseurs de la part de membres du personnel de nos communautés pour un nombre quelconque de nouveaux articles dont ils avaient besoin », déclare Kevin Turner, vice-président de la chaîne d'approvisionnement de Five Star.
Même si l'équipe des achats de Turner était en fin de compte responsable de la budgétisation, elle n'avait que peu de contrôle sur les achats réels. Les membres du personnel des installations individuelles se rendaient d'un magasin à l'autre et utilisaient leurs cartes d'achat pour faire des achats. En plus d'être très inefficace, il n'y avait aucun moyen de contrôler ces achats sur des milliers de kilomètres. Il ne permettait pas de comparer les prix ou d'approuver les coûts avant que les achats sur le terrain ne soient terminés. « Une fois qu'un membre du personnel a glissé la carte de crédit, le débit était effectué et je ne pouvais pas l'annuler », dit Turner. « Nous n'avons eu aucun aperçu ni aucune surveillance concernant la vente jusqu'à ce qu'elle soit déjà terminée et que nous ayons reçu la facture de la carte de crédit. »
Une plus grande responsabilisation du personnel, un processus simplifié et une visibilité détaillée n'étaient pas des atouts pour une organisation aussi vaste et diversifiée - c'était des impératifs commerciaux.
Tenir les rênes tout en augmentant le pouvoir d'achat du personnel
« Amazon Business a résolu tant de problèmes pour nous », déclare Turner. « La quantité et la gamme des stocks du marché répondent à notre défi d'obtenir ce dont nous avons besoin quand nous en avons besoin. Le personnel et les résidents adorent cela, car ils ont désormais la liberté de planifier les activités comme ils le souhaitent avec les fournitures dont ils ont vraiment besoin. Cela nous fait gagner du temps et de l’argent simultanément. »
Quel que soit l'événement ou les fournitures nécessaires, Amazon Business permet au personnel de l'établissement de faire les bons achats. Comme le dit Turner : « Les membres du personnel accèdent maintenant à notre compte Amazon Business et achètent tout pour le thème de leur choix, que ce soit la nuit italienne, une fête d'été ou notre observation coordonnée de l'éclipse solaire. Un de nos résidents a eu 110 ans récemment, et la communauté voulait organiser une grande fête. Le planificateur de fête m'a demandé où nous pourrions nous procurer les fournitures, et j'ai suggéré qu'ils se tournent vers Amazon pour des fournitures de fête centenaires. Bien sûr, elle a pu trouver rapidement ce dont elle avait besoin. »
« Amazon Business a résolu tant de problèmes pour nous. »
— Kevin Turner, vice-président de la chaîne d'approvisionnement, Five Star Senior Living
Cette autonomisation a conduit Five Star à augmenter considérablement ses dépenses Amazon Business au cours de l'année écoulée et a limité sa dépendance à l'égard des fournisseurs. Kevin déclare : « Je suis d'accord avec cela parce que les produits qu'ils achètent sont les bons produits, ils ne peuvent les acheter nulle part ailleurs et ils sont moins chers. » Il a poursuivi : « Amazon nous a permis d'acheter ces articles sans avoir à trouver un fournisseur national ; nous aurions littéralement besoin de centaines de fournisseurs pour couvrir toutes ces catégories. Nous avons été et nous continuons d’en être satisfaits. »
L'intégration d'Amazon Business dans les opérations d'approvisionnement quotidiennes donne également à l'équipe de Turner les avantages fiscaux des informations en temps réel sur les dépenses, offrant un meilleur contrôle budgétaire et les aidant à gérer leur entreprise plus efficacement. « La visibilité des dépenses et les achats guidés auprès de Business Prime ont été des atouts considérables pour nous donner un aperçu et une surveillance de nos dépenses», déclare Turner.
Le détail du niveau de catégorie fourni par Spend Visibility les aide à comprendre les lacunes des produits de leurs fournisseurs. Par exemple, si le personnel achète 300 feuilles de comptage sur Amazon au lieu de leurs fournisseurs existants, cela indique une lacune dans leur chaîne d'approvisionnement. « Nous avons toujours été en mesure de combler ces lacunes avec Amazon. Désormais, grâce aux analyses de Spend Visibility, je peux identifier ces lacunes et mieux planifier l'année à venir », a déclaré Kevin.
Ils utilisent également la visibilité des dépenses pour explorer la minute où les achats ont été effectués. Cela aide Five Star à comprendre les heures de pointe d'achat dans chaque propriété et peut réagir si ces heures entrent en conflit avec des périodes où le personnel devrait se concentrer sur les résidents. En outre, l'activation des catégories approuvées et restreintes via l'achat guidé élimine environ 90 minutes par jour consacrées à l'examen des commandes. Cela donne à Five Star plus de temps pour se concentrer sur son activité principale, améliorer les installations et garder les résidents heureux et actifs.
