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Cortland adopte des solutions numériques pour améliorer son expérience communautaire d’appartements

En adoptant le commerce numérique, Cortland trouve de nouvelles façons pour son équipe d’approvisionnement de stimuler l’automatisation, de gagner du temps et de réaliser des économies.

Aperçu

Cortland est une organisation de gestion et d’investissement de communautés d’appartements qui exploite plus de 180 communautés aux États-Unis, avec plus de 60 000 appartements. Cortland cherche des façons de rendre ses communautés plus efficaces afin d’assurer une expérience de qualité pour les équipes communautaires et leurs résidents. De plus en plus, cela signifie qu’il faut se pencher sur des solutions numériques.

 

 

Réduire les coûts et rationaliser les opérations dans l’ensemble des communautés d’appartements

Lorsqu’il s’agit de gérer des communautés multifamiliales, il est important de commander et de distribuer des fournitures pour assurer le confort et la sécurité des résidents.

 

Dans le passé, les communautés de Cortland achetaient pour leurs besoins individuels à l’aide de comptes de cartes d’achat (appelés P-Cards) et la gestion dépendait des rapports de dépenses. Chaque communauté utilisait des fournisseurs différents pour les fournitures de bureau, les réparations et opérations d’entretien (MRO), les fournitures de nettoyage et d’autres catégories de produits pertinentes pour la gestion de la communauté.

 

Selon l’équipe de direction des approvisionnements de Cortland, cela présentait deux défis qui étaient des obstacles à la croissance de l’organisation d’une manière évolutive : Les gestionnaires de communauté consacraient trop de temps à la commande et à la paperasse qui pourrait être mieux utilisé sur des efforts plus générateurs de valeur pour améliorer l’expérience des résidents, et Cortland passait à côté d’économies de coûts qui pourraient être réalisées en regroupant les fournisseurs et en créant des listes de produits qui pourraient être utilisées dans toutes les communautés afin de réaliser des économies d’échelle.

 

« Nos gestionnaires communautaires passaient trop de temps à commander, à dépenser et à attendre ce dont ils avaient besoin pour assurer le bon fonctionnement des communautés, tandis que leur temps aurait été mieux employé à l’extérieur du bureau pour s’assurer que nos résidents obtenaient un excellent niveau de service », a déclaré Jonathan Kirn, directeur des services auxiliaires à Cortland. « Quand nous avons commencé à utiliser des solutions numériques pour améliorer tout, des réservations de commodités au paiement de loyer, nous avons également eu besoin d’une meilleure solution pour normaliser ce que nous commandions dans les communautés et réaliser des économies de temps et d’argent ce faisant, c’est ce qui nous a mené à Amazon Business », a précisé Kirn.

 

En rendant visite aux communautés lors de ses vérifications régulières, Kirn a appris que les communautés utilisaient des comptes Amazon personnels pour se procurer des fournitures quotidiennes et difficiles à trouver. Les employés de la communauté se sentaient à l’aise pour naviguer dans le magasin et passer des commandes comme dans leur vie personnelle, mais les commandes sur des comptes individuels présentaient un risque de sécurité possible. Cela a donné l’occasion à la direction de l’approvisionnement de Cortland de s’associer à Amazon Business pour s’appuyer sur ce que ses clients internes utilisaient, tout en tirant parti des fonctionnalités commerciales pour normaliser et adapter l’offre afin d’éliminer les problèmes dans le processus d’approvisionnement.

« Quand nous avons commencé à utiliser des solutions numériques pour améliorer tout, des réservations de commodités au paiement de loyer, nous avons également eu besoin d’une meilleure solution pour normaliser ce que nous commandions dans les communautés et réaliser des économies de temps et d’argent ce faisant, c’est ce qui nous a mené à Amazon Business. »

— Jonathan Kirn, directeur des services auxiliaires, Cortland

Des outils uniques permettent de découvrir de nouvelles façons d’accroître l’efficacité

Cortland a travaillé avec Amazon Business pour effectuer une analyse des fournisseurs, qui utilise les données de dépenses d’un client pour mettre en évidence les thèmes et les tendances dans les habitudes d’achat afin de démontrer comment Cortland pourrait regrouper les fournisseurs, réaliser des gains d’efficacité et accroître la transparence dans les dépenses. Pour ce faire, les données d’achat des 12 derniers mois ont été évaluées et la disponibilité dans le magasin Amazon Business a été comparée afin de faire apparaître des domaines spécifiques présentant des opportunités de réduction des coûts et des fournisseurs. Une fois que les tendances ont été évaluées et que les domaines d’économies potentielles ont été identifiés, les responsables de l’approvisionnement de Cortland ont pu créer des listes de produits des articles les plus fréquemment achetés, puis partager les listes avec les gestionnaires communautaires pour faciliter le renouvellement des commandes.

 

En plus de regrouper les fournisseurs et d’offrir une expérience familière à leurs équipes communautaires, Cortland a découvert qu’Amazon Business avait des outils et des fonctionnalités uniques qui ont été élaborés en tenant compte des défis d’approvisionnement.

 

Par exemple, Cortland utilise la fonctionnalité Payer par facture qui permet à chacune de ses communautés de commander chaque mois tout ce dont elle a besoin auprès d’Amazon Business sur une ligne de crédit et de recevoir une facture d’Amazon Business avec des modalités de paiement à 45 jours. Cela permet à chaque communauté d’ouvrir un bon de commande chaque mois dans son système comptable existant, de recevoir une facture détaillée d’Amazon Business pour tout ce qui a été commandé en magasin et de traiter un paiement, éliminant ainsi le besoin de P-Cards et de traiter entièrement les rapports de dépenses, tout en augmentant la visibilité des dépenses et des tendances.

 

« Nous avons réalisé d’énormes économies en achetant des ampoules par l’intermédiaire d’Amazon Business, mais nous avons également réalisé des économies dans d’autres domaines », a déclaré Lauren Brown, directrice communautaire de Cortland Bryan Place à Dallas, au Texas. « Lorsque nous avons dû changer de serrure dans le passé pour les portes des magasins de détail, nous avons dû faire appel à un serrurier. Notre responsable de service a pu trouver les bonnes pièces sur Amazon Business et changer les serrures lui-même, ce qui nous a permis d’économiser près de 1 000 $ par occurrence. Maintenant, nous vérifions toujours Amazon Business d’abord, avant de commander quoi que ce soit », a déclaré Lauren Brown.

 

Scott Purcell, directeur communautaire de Cortland Peachtree Corners à Atlanta, a fourni des commentaires similaires : « Nous sommes en mesure de nous procurer la plupart de nos articles courants au quotidien, comme les fournitures de bureau et l’eau embouteillée, ainsi que les pièces d’entretien difficiles à trouver. Nous avons même réalisé des économies de coûts de 50 % avec les filtres à eau. Il a également été facile d’utiliser Amazon Business, surtout maintenant que nous l’avons intégré à notre système de facturation », a déclaré Purcell.

 

À l’avenir, Kirn prévoit de continuer à utiliser le magasin Amazon Business et les outils commerciaux pour améliorer continuellement la façon dont Cortland exploite ses communautés d’appartements et automatiser les processus qui permettent aux gestionnaires de communauté et aux résidents de fonctionner en libre-service, tout en permettant à l’équipe d’approvisionnement d’atteindre ses objectifs.

 

« Dans l’ensemble des industries, y compris la nôtre, l’accent est mis sur la façon dont nous pouvons tirer parti de la technologie pour évoluer au-delà du statu quo et offrir une expérience de premier ordre, a déclaré Kirn. J’ai vu beaucoup d’innovations en matière d’approvisionnement dans le domaine de la gestion communautaire, et la plateforme d’Amazon Business est unique en ce sens qu’elle peut répondre aux attentes de nos utilisateurs, tout en créant simultanément de l’efficacité dans toutes les régions géographiques. »

« Nous avons réalisé d’énormes économies en achetant des ampoules par l’intermédiaire d’Amazon Business, mais nous avons également réalisé des économies dans d’autres domaines. Lorsque nous avons dû changer de serrure dans le passé pour les portes des magasins de détail, nous avons dû faire appel à un serrurier. Notre responsable de service a pu trouver les bonnes pièces sur Amazon Business et changer les serrures lui-même, ce qui nous a permis d’économiser près de 1 000 $ par occurrence. Maintenant, nous vérifions toujours Amazon Business d’abord, avant de commander quoi que ce soit. »

— Lauren Brown, directrice communautaire, Cortland Bryan Place à Dallas, Texas

Publié le : août 21, 2020