Stratégies d’approvisionnement résilientes pour le secteur public

L’approvisionnement public a dû faire face à des perturbations majeures en réponse à la COVID-19, allant d’une baisse des recettes et des menaces budgétaires, à l’absence de fournitures pour les travailleurs essentiels, en passant par l’évolution rapide des besoins d’un effectif travaillant à distance. À présent, les organismes gouvernementaux recherchent des solutions d’achat plus durables et à long terme tout en équilibrant les demandes à court terme. Pour faciliter ce changement, certains de nos clients fédéraux, provinciaux et locaux se concentrent sur trois initiatives pour relever les défis actuels et se préparer à la suite :

• Optimiser les dollars des contribuables avec de nouveaux budgets opérationnels
• Assurer la santé et la sécurité des communautés
• Favoriser la résilience économique grâce aux initiatives de diversité des fournisseurs

Optimiser les dollars des contribuables avec de nouveaux budgets opérationnels

Les pertes fiscales associées à une augmentation des dépenses en réponse à la COVID-19 signifient que le secteur public devra surveiller ses dépenses plus étroitement pour étirer des budgets limités. Nous avons entendu des préoccupations concernant la difficulté de faire face à la hausse des coûts opérationnels et aux nouvelles responsabilités et de gagner du temps lors de l’approvisionnement de biens, tout en obtenant la meilleure valeur.

Les chefs de service veulent donner des outils aux utilisateurs finaux, qui se trouvent désormais à distance, pour acheter rapidement des fournitures, sans perdre en visibilité ou compromettre les contrôles nécessaires pour se conformer aux politiques et aux directives en évolution. Souvent, ces achats sont hors contrat ou non gérés et peuvent s’accumuler considérablement. « Ces achats peuvent donner l’impression de correspondre à une petite somme, mais lorsque vous les additionnez, ce sont des millions de dollars sur lesquels nous n’avons pas de visibilité claire, et nous devons nous assurer qu’il n’y a aucune possibilité de fraude, » explique Chris Hughes, responsable principal de l’approvisionnement pour l’État de l’Utah. 

Pour réduire le temps d’approvisionnement, minimiser les coûts et gérer les dépenses hors contrat, les acheteurs du secteur public peuvent :

• Tirer parti de contrats compétitifs avec des coopératives comme OMNIA Partners et PEPPM
• Effectuer des achats avec des contrats-cadres et facturer en utilisant le suivi du budget en temps réel, les configurations budgétaires liées aux délais, les approbations administratives et la production de rapports pour suivre les dépenses de fonds spécifiques
• Évaluer les possibilités d’économies pour les catégories d’articles achetés fréquemment comme les fournitures de bureau, les périphériques informatiques et les produits de MRO

Assurer la santé et la sécurité des communautés

Quelles que soient les contraintes budgétaires, les gouvernements jouent un rôle essentiel dans la réouverture des collectivités et le soutien des initiatives de reprise d’activité sécuritaires. Nous avons entendu des dirigeants publics décrire les besoins changeants des employés et ceux qu’ils servent, ce qui met à l’épreuve le rôle de l’approvisionnement pour répondre à une demande accrue. En raison de la réponse urgente à la COVID-19, de nombreux services ont eu du mal à trouver les équipements de protection individuelle (EPI) et des fournitures médicales lorsque les fournisseurs traditionnels n’ont pas pu faire face à la demande.

Les services de santé, de police, d’incendie et d’urgence, en particulier, cherchent à répondre à des besoins accrus en matière de santé et de sécurité au travail. À tour de rôle, ils établissent et maintiennent des exigences élevées en matière de directives continues sur les EPI en milieu de travail.

Les acheteurs gouvernementaux cherchent de plus en plus de nouvelles sources d’approvisionnement. Pour répondre à cette demande sans précédent, Amazon Business a lancé Fournitures COVID-19, fournissant plus de 100 millions de produits de santé et de sécurité. Et nous continuons à intégrer de nouvelles équipes du secteur public. 

« Comme vous le savez, il y a une pénurie de fournitures et d’équipements de protection individuelle (EPI). Un partenaire comme Amazon Business nous permet de répondre aux besoins de nos opérateurs en première ligne en matière d’EPI, améliorant ainsi notre efficacité opérationnelle à mesure que nous nous efforçons de réagir à cette crise. », explique Robert P. Taylor, Directeur adjoint, Gestion financière, département de la Sécurité intérieure des États-Unis.

Nous continuons d’élargir la sélection des produits pour protéger les travailleurs de première ligne et les employés qui reviennent au travail avec la catégorie EPI & Essentiels de sécurité en milieu de travail. Avec des offres groupées et des Réductions sur la quantité, les acheteurs gouvernementaux peuvent économiser sur ces articles en demande urgente.

Favoriser la résilience économique grâce aux initiatives de diversité des fournisseurs

Grâce à tout ce changement, le secteur public est stratégiquement placé pour soutenir les petites entreprises, en particulier celles qui doivent faire face à une incertitude économique. Un rapport récent de Censeo Consulting a révélé que 93 % des petites entreprises font face à des obstacles pour faire affaire avec les gouvernements. Ces obstacles comprennent des processus complexes et inefficaces ainsi qu’une mauvaise communication. Un partenaire de commerce électronique stratégique peut aider à éliminer ces obstacles en consolidant les solutions d’achat et en fournissant une plateforme sur laquelle les acheteurs et les vendeurs peuvent communiquer. Plus nous sommes efficaces pour mettre les petites entreprises en contact avec les acheteurs gouvernementaux, plus l’impact économique sur nos collectivités sera important.

En utilisant des magasins en ligne regroupant plusieurs vendeurs comme Amazon Business, vous pouvez simplifier l’approvisionnement des marchandises couramment achetées dans diverses catégories. Un modèle stratégique de fournisseur interentreprises permet aux organisations du secteur public de moduler facilement leurs initiatives « d’achat local » et les autres initiatives de diversité des fournisseurs.

« Nous sommes ravis de collaborer avec Amazon Business pour créer une solution qui aidera notre communauté locale et nos petites entreprises à trouver des possibilités de travail avec notre gouvernement municipal. Maintenant, plus que jamais, nous devons être mobilisés et soutenir nos fournisseurs indépendants et nos entreprises familiales. » annonce Francis Suarez, maire de Miami.

Nous sommes là pour aider les organismes gouvernementaux et les organismes à but non lucratif à prospérer dans cette période d’incertitude en soutenant des stratégies d’approvisionnement agile. Accédez à plus de ressources pour vous aider à optimiser les coûts, à obtenir le contrôle et à adapter l’approvisionnement à votre échelle au fil de la reprise des activités.