Rationalisez la réconciliation des factures grâce au rapport Paiement à échéance

Pour de nombreux professionnels de l’approvisionnement, la réconciliation des factures peut sembler être une tâche ardue. Qu’il s’agisse de rassembler les dossiers ou d’apparier manuellement les données à différents systèmes, ces processus peuvent être longs et sujets aux erreurs. Il vous est donc difficile de vous concentrer sur l’essentiel pour votre entreprise, à savoir veiller à ce que les transactions soient exactes et alignées sur les objectifs commerciaux.

Le rapport Paiement à échéance d’Analyse Amazon Business est une nouvelle fonctionnalité conçue pour surmonter ces difficultés courantes. Dotée de formats faciles à utiliser et de modèles personnalisables, cette solution simplifiée de rapports s’intègre parfaitement à vos processus et peut vous aider à améliorer l’exactitude des informations, à réduire les erreurs et à gagner du temps.

« Cette fonctionnalité vient renforcer notre stratégie visant à fournir des outils qui permettent aux entreprises de surmonter les principales difficultés auxquelles elles sont confrontées, de réduire leurs coûts opérationnels et d’améliorer leur surveillance financière. » Tai Koottatep, directrice, Paiements et prêts interentreprises dans le monde, Amazon

Comment utiliser le rapport Paiement à échéance pour améliorer la réconciliation
Le rapport Paiement à échéance, développé en réponse aux commentaires des clients, aide les administrateurs de comptes à effectuer des réconciliations avec rapidité et exactitude. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez aux données dans des formats intuitifs
Le rapport Paiement à échéance fournit des données sur les factures dans des formats CSV facilement utilisables. Ces fichiers faciles à utiliser contiennent tous les détails nécessaires dont vous avez besoin pour réconcilier les commandes et les faire correspondre aux valeurs figurant sur votre facture PDF.

Personnalisez votre rapport Paiement à échéance et incluez les champs de données qui vous importent en ajustant les colonnes et en ajoutant des champs de données comme :

• Numéro de commande
• Frais et remboursements
• Frais
• Taux de taxe
• État du paiement
• Renseignements sur la commande
• Centre de coûts
• Champs personnalisés et plus encore

En permettant ce niveau d’accessibilité à partir d’un rapport centralisé, nous avons supprimé l’étape de conversion manuelle des données dans un format fonctionnel, ce qui vous permet d’accéder plus rapidement aux données dont vous avez besoin. Le résultat? Réduction du travail manuel et amélioration de l’efficacité.

2. Gagnez du temps grâce à des rapports simplifiés
Le rapport Paiement à échéance est fourni avec des fonctionnalités essentielles de rapports conçues pour vous faire gagner du temps et réduire vos efforts, notamment :

• Filtres : limitez rapidement les données à celles qui sont pertinentes.
• Sélection de périodes personnalisées : adaptez-vous facilement pour analyser des cycles de facturation spécifiques.
• Téléchargement en masse : accélérez l’extraction des données des documents d’achat, quel que soit le nombre de commandes que vous réconciliez ou la complexité de vos dépenses.
• Colonnes ajustables : concentrez-vous sur les champs qui sont pertinents pour votre organisation en utilisant les fonctionnalités d’ajustement des colonnes. Vous pouvez également créer des modèles de rapports personnalisés et les enregistrer pour une utilisation ultérieure.

Ces fonctionnalités vous permettent de rationaliser le processus de réconciliation, en garantissant l’exactitude et la clarté, même lorsque vous traitez de grands volumes de données. 

3. Personnalisez vos rapports pour les adapter aux besoins uniques de votre entreprise
L’une des étapes les plus difficiles de la réconciliation consiste à créer et à personnaliser des rapports pour les adapter à vos flux de travail et à vos processus. Pour minimiser le travail répétitif, le rapport Paiement à échéance vous permet de créer et d’enregistrer des modèles personnalisables adaptés aux besoins de votre organisation.

Ajoutez ou supprimez plus de 60 colonnes pour que vos rapports vous conviennent et répondent à vos besoins de réconciliation. Ajustez vos colonnes pour inclure ou supprimer des détails comme l’ASIN, l’UNSPSC, le statut de l’expédition, le nom du vendeur, le statut de la livraison et plus encore. Une fois que vous avez ajusté vos colonnes pour ajouter les détails dont vous avez besoin, cliquez sur « Ajouter un titre et enregistrer dans vos modèles », puis saisissez le nom de votre modèle et cliquez sur « Enregistrer en tant que nouveau rapport » pour réutiliser votre rapport ajusté à l’avenir. 

4. Bénéficiez d’un accès transparent à l’historique des téléchargements
Le rapport Paiement à échéance comprend une fonction de téléchargement de l’historique, qui vous permet d’accéder facilement aux rapports archivés ou de confirmer les données historiques de réconciliation. Cette fonctionnalité réduit le risque d’égarement ou de duplication des rapports, ce qui permet de ne pas interrompre les processus et de conserver les pistes de vérification. 

Comment le rapport Paiement à échéance résout les problèmes concrets liés à la réconciliation
En s’attaquant directement aux problèmes liés à la réconciliation, le rapport Paiement à échéance offre des avantages spécifiques aux professionnels chargés de gérer les données relatives aux dépenses de l’organisation, aidant ainsi les équipes de comptes créditeurs à :

• Améliorer l’exactitude : accédez à des données fiables grâce à des outils comme des colonnes ajustables et des modèles personnalisables.
• Gagner du temps : automatisez les tâches répétitives et utilisez des filtres pour réduire le temps nécessaire à l’analyse et à la réconciliation des factures.
• Accéder à des formats de rapport flexibles : consolidez les données relatives aux dépenses et utilisez des modèles intuitifs pour analyser les tendances plus clairement.
• Réduire les tâches manuelles : des formats de fichiers accessibles aux téléchargements en masse, les fonctionnalités de rapport sont conçues dans un souci d’efficacité, éliminant ainsi les processus manuels redondants et sujets aux erreurs.

« Nous avons conçu le rapport Paiement à échéance en tenant compte de l’avis de nos clients, en veillant à ce qu’il offre la facilité et l’adaptabilité dont ils ont besoin pour une réconciliation exacte et efficace. » Vikram Ramadoss, responsable produit principal, Analyse Amazon Business