Associer la commodité, la valeur et la sélection d’Amazon Business à une ligne de crédit Payer par facture peut aider les organisations à simplifier et à rationaliser les achats. Elle est offerte sur invitation aux clients admissibles, n’offre aucuns frais initiaux et aucun intérêt pendant 30 jours*, ce qui vous donne un pouvoir d’achat. De plus, la ligne de crédit offre plusieurs fonctionnalités qui fonctionnent de façon transparente avec Amazon Business.

J’aime le considérer comme un outil de gestion et de flux de trésorerie dans la boîte à outils d’achat d’Amazon Business. Voici cinq façons de tirer le meilleur parti de votre compte.

No 1 Définissez les rôles et les autorisations pour répondre aux besoins de votre entreprise

Amazon Business permet aux administrateurs d’ajouter rapidement de nouveaux utilisateurs et d’attribuer des rôles qui établissent des limites sur l’accès de l’utilisateur au compte.

Passons en revue certains des rôles qui sont utiles à utiliser avec Payer par facture. Les administrateurs ont un accès complet au compte Amazon Business et à la ligne de crédit Payer par facture. Contrairement aux administrateurs, cependant, les demandeurs peuvent uniquement passer des commandes, ajouter des modes de paiement et approuver des commandes. Cette différence signifie que votre service des achats n’a accès qu’aux fonctionnalités dont il a besoin et rien de plus.

Un administrateur peut également attribuer un rôle de finance spécialisé aux utilisateurs, ce qui leur permet d’afficher les détails du compte comme les factures, les notes de crédit et l’historique des commandes sans donner accès à l’ensemble du compte d’entreprise. Par exemple, vous pouvez attribuer un rôle financier à votre spécialiste des comptes fournisseurs afin qu’il puisse répondre à des questions comptables.

Pour ajouter un nouvel utilisateur et attribuer des rôles, sélectionnez Paramètres d’entreprise dans le menu déroulant, choisissez Ajouter des personnes, saisissez l’adresse courriel du nouvel utilisateur et attribuez les rôles du nouvel utilisateur.

#2 Créez des modèles de facture personnalisés qui conviennent à votre organisation

Grâce à Payer par facture, vous pouvez personnaliser les factures en fonction des besoins de facturation de votre organisation. Par exemple, si votre organisation a plusieurs adresses de facturation, vous pouvez créer des modèles spécifiques à chaque adresse et affecter ce modèle à différents groupes au sein de l’organisation. Cette fonction peut être utile pour les organisations ayant différents bureaux, différentes écoles dans un district ou les centres de coûts spécifiques au sein de l’organisation. Les modèles personnalisés permettent également à votre organisation de recevoir des factures PDF à différentes adresses de courriel afin que les gestionnaires de différents groupes ou emplacements reçoivent les factures qui leur sont propres.

Tout administrateur peut créer un modèle de facture. Pour ce faire, sélectionnez Nouveau modèle de facture situé dans la section Payer par facture de votre compte.

Vous pouvez également définir l’outil comme option de paiement par défaut dans les systèmes externes de paiement électronique, comme Coupa ou Arriba. 

N° 3 Utiliser la facturation périodique pour une plus grande flexibilité

Contrairement à de nombreuses méthodes d’achat, Payer par facture permet à votre organisation de recevoir des factures consolidées chaque mois, chaque semaine ou chaque semaine.

Certaines organisations peuvent avoir besoin des détails de la facturation par commande. D’autres peuvent apprécier le rapprochement simplifié qu’offre la facturation périodique, puisqu’il leur permet de planifier un paiement unique ou de personnaliser lorsque leur organisation reçoit des factures. Payer par facture vous permet également de séparer les factures par groupe, numéro de bon de commande ou les deux.

Quels que soient vos besoins, Payer par facture offre la flexibilité de s’adapter à votre façon de travailler.

#4 Personnaliser les contrôles des membres pour assurer la conformité

En configurant des flux de travail d’approbation, en limitant les catégories de produits et en établissant des produits privilégiés, les administrateurs peuvent aider à assurer la conformité des achats dans l’ensemble d’une organisation. Ce système automatisé simplifie le processus de surveillance administrative et augmente la transparence organisationnelle, vous évitant d’avoir à examiner la conformité de chaque achat, ce qui vous permet d’économiser du temps et des efforts.

La fonctionnalité d’achat guidé Payer par facture vous permet de définir des produits et des fournisseurs privilégiés par l’entreprise, de réduire les dépenses « frauduleuses » et de vous assurer que les acheteurs font des choix rentables. Cela permet aussi à vos acheteurs de gagner du temps, afin qu’ils puissent rapidement trouver ce qu’ils cherchent, sans avoir à se souvenir des numéros de modèle exacts ou à se référer à une liste de produits approuvés. Les utilisateurs choisissent parmi les sélections approuvées par messagerie d’affichage lorsqu’ils magasinent et passent à la caisse.

Grâce à la fonction Groupes, les administrateurs peuvent établir des politiques d’achats guidés pour les unités fonctionnelles, les services, les emplacements ou les modes de paiement d’une organisation. Par exemple, vous pouvez permettre à votre groupe informatique d’acheter des produits de la catégorie « ordinateur portable », mais empêcher d’autres groupes de faire ce type d’achat.

#5 Accéder aux rapports pour examiner et rapprocher les factures

Vous pouvez examiner et générer plusieurs rapports pour faciliter le rapprochement des factures. Dans Business Analytics, vous pouvez créer un rapport de commandes pour examiner les détails de la facture comme le numéro de bon de commande, l’ID de commande et l’état de la commande, ainsi que le montant dû de la facture, la date d’échéance de la facture et d’autres détails. Il suffit de définir une plage de données et de télécharger le fichier CSV.

Il existe également plusieurs options pour personnaliser les rapports afin que vous puissiez vous concentrer sur les détails d’achat les plus importants pour votre organisation. Vous pouvez également enregistrer ces personnalisations afin de pouvoir les utiliser chaque fois que vous accédez à des rapports.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire sur la personnalisation de votre compte,  visitezComptes commerciaux Aide Service &à la clientèle.

*Modalités standard de 30-Day. Avec un compte Business Prime admissible, les contrats de 45 et 60-Day sont disponibles. Sous réserve de l’approbation du crédit.