AutoCanada

Pour Courtney Shaw, directrice principale de l’approvisionnement chez AutoCanada, la mise en œuvre d'un système d'approvisionnement centralisé, bâti à partir de zéro, représentait un défi de taille : la restructuration complète des opérations d'achat de 80 concessionnaires automobiles répartis à travers le pays.

En rejoignant AutoCanada il y deux ans et demi, Mme Shaw est alors devenue la première membre de l'équipe d'approvisionnement. En tant que plus important groupe de concessionnaires automobiles au pays, AutoCanada compte des centres de réparation indépendants, des parcs de véhicules d'occasion, des concessionnaires associés à des manufacturiers automobiles de luxe et bien davantage. Toutefois, l’entreprise ne disposait d'aucun processus d'approvisionnement centralisé, d'aucun système de planification des ressources, d'aucune approche unifiée en matière d'achats.

« Nous manquions vraiment de données centralisées, explique Courtney Shaw. Nous n'avions pas de système d'approvisionnement, pas de planification des ressources, rien de ce genre. » Chaque site fonctionnait de manière indépendante, les cartes de crédit étaient utilisées sans contrôles appropriés, et en raison d’une visibilité limitée sur les habitudes de dépenses, l'équipe financière rencontrait des difficultés à traiter d'innombrables transactions individuelles.

Trouver la bonne relation stratégique

AutoCanada avait besoin de plus qu'un simple fournisseur : l’entreprise avait besoin d'une relation d’affaires permettant des achats intelligents, en mesure d’évoluer avec leur nouveau service d'approvisionnement. En proposant des solutions qui répondaient simultanément à plusieurs problématiques, Amazon Business s'est révélé être cet allié stratégique.

Qu'est-ce qui a permis à Amazon Business de se distinguer ? « Ils sont en communication constante avec nous, note Courtney Shaw. Ils viennent vers nous pour offrir de nouvelles fonctionnalités qui, selon eux, permettront de résoudre les problèmes ou les défis auxquels nous sommes confrontés. Ils pensent vraiment à nous et nous soutiennent. Ils nous aident avec les formations et les mises en œuvre pour l’ensemble de l'organisation. »

La puissance d'une technologie familière

L’un des plus grands avantages d’Amazon Business était sa familiarité. Puisque les membres du personnel utilisaient déjà la boutique en ligne d’Amazon pour leurs achats personnels, l'adoption d'Amazon Business s'est déroulée en toute transparence. « C’est très facile d'obtenir l'adhésion des gens et de les former, car ils sont déjà très familiers avec la plateforme dans leur vie personnelle et ils ont tous leurs propres comptes, explique Courtney Shaw. En plus de la présentation très similaire, vous bénéficiez d’avantages tels que les options d’achat privilégiées par l'entreprise, les catalogues de produits et les contrôles pouvant être instaurés, auxquels s’ajoutent les analyses post-achats. »

Amazon Business a fourni à l'équipe d'approvisionnement en pleine croissance d'AutoCanada ce dont elle avait besoin : une visibilité sur les dépenses, des rapports centralisés, des flux d'approbation et des analyses exploitables, le tout au sein d’un système unique couvrant plusieurs catégories de produits.

Des contrôles multisites qui changent la donne

Pour Mme Shaw, la structure du compte multisites, qui comprend également des contrôles d’administrateur, est la caractéristique s’étant la plus démarquée. « Les gens se connectent et voient principalement ce que nous souhaitons qu’ils voient et font ce que nous souhaitons qu'ils fassent, explique-t-elle. Il n'y a vraiment aucune résistance, aucun achat non autorisé, ni quoi que ce soit de ce genre. »

Cette visibilité et ce contrôle centralisés ont transformé la façon dont AutoCanada gère l’approvisionnement de ses 80 établissements, soit en permettant à l’entreprise d’assurer la conformité des achats tout en préservant la flexibilité dont chaque site a besoin.

Mettre un frein sur les dépenses non autorisées

Lorsque AutoCanada cherchait à réduire les dépenses non autorisées et à limiter les achats effectués avec ses cartes commerciales, l'entreprise s'est retrouvée confrontée à un défi : cette initiative risquait également de perturber les achats légitimes réalisés sur la plateforme Amazon Business, et ce à travers l'organisation.

La mise en place d'une solution de facturation comprenant des conditions nettes s'est avérée la solution idéale : « L’option Paiement par facture était une nécessité. Nous avons pu procéder à son adoption sans aucune perturbation. » Cette fonctionnalité a permis de réduire la charge administrative de l'équipe responsable des paiements, tout en conservant la continuité des opérations d’approvisionnement sur tous les sites.

Des résultats mesurables

Les avantages vont au-delà de l'efficacité opérationnelle : AutoCanada a réalisé d'importantes économies, notamment en matière d'expédition et de fret. « Nous ne sommes plus obligés de faire des achats en gros pour économiser sur les frais de transport, explique Courtney Shaw. Nous pouvons simplement faire nos achats au jour le jour, en fonction de nos besoins. »  

La possibilité de comparer les prix et les offres, à partir d’un seul endroit, a permis de réaliser des économies supplémentaires. Celles-ci sont complétées par un programme de rabais récemment mis en œuvre, qui récompense le volume de dépenses consolidé d’AutoCanada.

Se tourner vers l’avenir

Pour Courtney Shaw, la relation avec Amazon Business a été transformatrice : « Amazon Business est pratiquement un guichet unique pour les besoins en approvisionnement de votre entreprise. Ils agissent véritablement comme un partenaire et proposent des solutions à tous vos défis. »

Alors qu'AutoCanada continue de faire évoluer ses opérations d'approvisionnement, les bases déjà établies avec Amazon Business offrent la visibilité, le contrôle et l'efficacité nécessaires pour soutenir le plus grand groupe de concessionnaires automobiles du Canada. Cela démontre qu'une relation d'approvisionnement judicieuse peut transformer les achats des entreprises, les faisant passer d'un défi à un avantage stratégique.