Réduire les coûts, pas la qualité : l’analyse des dépenses fournisseurs

Les équipes d’approvisionnement sont soumises à une pression constante en 2025. En raison des budgets qui se resserrent et des chaînes d'approvisionnement de plus en plus complexes, elles doivent faire plus avec moins.

Afin de pouvoir réagir en toute confiance, les organisations ont besoin de bien plus que des feuilles de calcul et des hypothèses : elles ont besoin d'une vue claire et consolidée de la façon dont l'argent circule dans leur écosystème de fournisseurs. C'est ici que les analyses des dépenses fournisseurs changent la donne.

Au lieu de courir après des chiffres se retrouvant dans des systèmes déconnectés, cette approche vous aide à comprendre ce que vous achetez, de qui vous l'achetez, et si ces relations vous apportent une valeur mesurable.

Si vous gérez des dizaines, voire des centaines de fournisseurs, de contrats et d'approbations, vous n'êtes pas seul. De nombreuses organisations disposent déjà des données dont elles ont besoin, mais manquent de visibilité pour agir en conséquence. Le résultat ? Le chevauchement des fournisseurs, la fragmentation des achats et l'inefficacité des modèles d’approvisionnement érodent discrètement la rentabilité.

Découvrez comment structurer votre écosystème de fournisseurs, identifier les possibilités de consolidation et trouver des moyens concrets de réduire les coûts et de rationaliser l’approvisionnement.

Qu'est-ce que l'analyse des dépenses fournisseurs ?

L'analyse des dépenses fournisseurs consiste à collecter, organiser et analyser les données afin de comprendre combien votre organisation dépense auprès de chaque fournisseur et  quelle valeur est obtenue en retour. Il s'agit d'un sous-ensemble d’une analyse plus large des dépenses, qui se concentre sur les relations avec les fournisseurs afin de mettre en évidence les tendances, les inefficacités et les possibilités de réduction des coûts et de consolidation.

Lorsqu'elles sont correctement effectuées, les analyses des dépenses fournisseurs alimentent votre stratégie d'approvisionnement et donnent aux dirigeants la visibilité dont ils ont besoin pour prendre des décisions d'approvisionnement plus éclairées. Elles vous aident également à répondre à des questions essentielles, telles que les suivantes :

·         Payons-nous trop cher pour le même produit chez différents fournisseurs ?

·         Pouvons-nous négocier de meilleures conditions ?

·         Les achats de faible valeur gonflent-ils les listes de fournisseurs et augmentent-ils le risque de fraude ou de dépenses excessives ?

En comprenant exactement auprès de qui vous achetez et comment ces fournisseurs influencent vos dépenses, vous pouvez passer d'un approvisionnement réactif à un approvisionnement stratégique. Il s'agit d'une mesure clé pour les équipes qui subissent une pression pour réduire les coûts, mais sans compromettre la flexibilité ni la conformité des achats.

Termes clés à connaître

Ces termes essentiels apparaîtront au fur et à mesure que vous approfondirez vos analyses des dépenses fournisseurs :

·         Données sur les dépenses : Les chiffres bruts qui indiquent combien vous avez dépensé, auprès de qui et pour quoi.

·         Approvisionnement stratégique : Une approche à long terme servant à évaluer et à gérer les fournisseurs en fonction de leur valeur, et non seulement en fonction de leur coût.

·         Dépenses marginales : Les 20 % d'achats qui représentent souvent 80 % des fournisseurs, qui ne sont généralement pas gérés, qui ont une faible valeur et qui sont mûrs pour une optimisation.

·         Dépenses non conformes : Achats hors contrat ou non autorisés qui contournent les fournisseurs privilégiés et font augmenter les coûts.

·         Gestion des risques : Le processus d'identification et de réduction de l'exposition aux risques liés à la chaîne d'approvisionnement, à la conformité et aux fournisseurs.

·         Outils d'analyse des dépenses : Les logiciels qui agrègent, classent et visualisent les données d'approvisionnement afin de faciliter les prises de décision.

Pourquoi les analyses des dépenses fournisseurs sont importantes aujourd'hui

Dans un environnement en constante évolution, marqué par les défis liés à la chaîne d'approvisionnement, les pressions économiques, ainsi que les besoins changeants des parties prenantes, les professionnels de l’approvisionnement ne peuvent pas se fier à des données fragmentées. L'agilité commence par la visibilité, et celle-ci n'est plus une option.

Les analyses des dépenses fournisseurs aident les équipes à gérer les budgets fluctuants, à identifier les inefficacités et à prendre des décisions stratégiques plus rapidement. Vous pouvez ainsi passer de la réaction à la stratégie, sans perdre de temps ni d'argent. Et comme l'impact de l’approvisionnement est de plus en plus surveillé, les analyses des données fournisseurs deviennent un indicateur direct de la performance.

Voici ce que ces analyses vous aident à faire :

·         Réduire les coûts sans réduire la valeur : Identifiez les contrats qui se chevauchent, les prix gonflés ou les fournisseurs sous-utilisés qui se cachent à la vue de tous.

·         Limiter les dépenses non conformes : Signalez les achats effectués en dehors des fournisseurs approuvés et redirigez les dépenses vers les contrats négociés.

·         Renforcez les négociations avec les fournisseurs : Armez-vous de données concrètes lors des renouvellements et des appels d'offres afin d'obtenir de meilleures conditions.

·         Améliorez la conformité et la gouvernance : Servez-vous des tendances en matière de dépenses pour renforcer les politiques d'achat et atténuer les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.

·         Favorisez l'alignement à l'échelle de l'organisation : Soutenez les équipes financières, opérationnelles et d'approvisionnement grâce à des informations cohérentes et centralisées à propos des fournisseurs.

Six étapes pour des analyses efficaces des dépenses fournisseurs

Pour obtenir une vue d'ensemble de votre écosystème de fournisseurs et agir en conséquence, vous avez besoin de plus qu'un simple tableur. Suivez ces six étapes pour analyser les dépenses fournisseurs de manière ciblée, claire et efficace :

1. Définissez vos indicateurs clés de performance

Les analyses des dépenses fournisseurs ne fonctionnent que si vous les liez à des objectifs mesurables ; en ce sens, commencez par identifier ce que vous considérez comme étant une réussite. Les indicateurs clés de performance (KPI) courants sont les suivants :

·         Dépenses totales des fournisseurs au fil du temps

·         Pourcentage des dépenses sous contrat

·         Nombre de fournisseurs actifs par catégorie

·         Pourcentage des dépenses marginales

·         Dépenses non conformes en pourcentage des dépenses totales

·         Économies réalisées grâce à la consolidation des fournisseurs

2. Recueillez des données internes et externes

Une vue complète commence par la collecte de données provenant de plusieurs sources : bons de commande, factures, fiches fournisseurs, conditions contractuelles et rapports de livraison.

Tous les clients d’Amazon Business ont accès à Amazon Business Analytics, qui fournit des données détaillées et précises sur chaque transaction, des récapitulatifs mensuels des dépenses, ainsi que des modèles de rapports personnalisés. Les membres Business Prime peuvent utiliser la fonctionnalité Visibilité des dépenses et d'autres outils d'analyse pour consolider et suivre ces informations en temps réel, centraliser les données des fournisseurs et identifier automatiquement les tendances.

3. Classez les fournisseurs et les catégories

Regroupez les fournisseurs en fonction de ce qu'ils fournissent, de leur importance, et des risques qu'ils présentent. Voici deux approches courantes :

·         Regroupement par produit (par exemple : fournitures de bureau, informatique, entretien, réparations, opérations)

·         Classification en fonction des risques (par exemple : sourçage unique, exposition géopolitique, alignement sur les achats responsables)

Savoir quels fournisseurs sont stratégiques et lesquels sont transactionnels vous aide également à hiérarchiser la gestion des relations et la stratégie contractuelle.

4. Évaluez les facteurs de coût et les risques

Lorsque vos fournisseurs sont catégorisés, analysez les raisons derrière vos dépenses. Pour ce faire, examinez :

·         Les catégories ayant un impact sur les bénéfices et les tendances en matière de prix.

·         Les conditions de paiement et les structures pour les remises.

·         Les risques tels que les retards de livraison, le sourçage auprès d'un seul fournisseur ou les lacunes en matière de conformité.

Les solutions d'approvisionnement modernes facilitent cette tâche en fournissant des tableaux de bord et des visualisations qui mettent en évidence les anomalies de dépenses, les dates de renouvellement, ainsi que l'exposition contractuelle, sans avoir à effectuer de recherches manuelles.

5. Regroupez les possibilités

Une fois que vous disposez de données fiables, il est temps d'identifier les domaines à rationaliser. Cela peut inclure :

·         Le regroupement de fournisseurs similaires sous un seul accord négocié.

·         L'exploitation de rabais sur les achats en gros, tels que les prix réservés aux entreprises que propose Amazon Business.

·         La création de catalogues de fournisseurs personnalisés afin d’orienter les dépenses.

Ces changements permettent d'obtenir de meilleurs prix et de renforcer la responsabilisation des fournisseurs, sans sacrifier la flexibilité.

6. Mettez des mesures d'amélioration en œuvre

Transformez vos connaissances en actions concrètes en mettant à jour vos processus et en automatisant certaines tâches. Cela peut inclure :

·         Approbations automatiques pour les achats à faible risque

·         Modèles d'approvisionnement standardisés

·         Évaluations trimestrielles des fournisseurs et alertes

Amazon Business s'intègre à des outils de budgétisation, tels que Precoro et Fraxion, afin d'automatiser les flux de travail et de maintenir la cohérence entre les équipes. Des vérifications interfonctionnelles programmées au fil du temps permettent également d'optimiser votre stratégie fournisseurs.

Stratégies pour optimiser les analyses des dépenses fournisseurs

Pour aider les dirigeants à mieux aligner leurs stratégies fournisseurs sur l'évolution des besoins de l'entreprise, appliquez les meilleures pratiques en approvisionnement aux analyses des dépenses fournisseurs.

Grâce à cette approche, vous pouvez favoriser des prises de décision plus éclairées, améliorer les performances des fournisseurs, ainsi que contrôler les coûts à long terme.

Utilisez les analyses comparatives dans vos négociations

En comparant les données externes du marché et les prix actuels de vos fournisseurs, vous pourrez identifier les domaines dans lesquels vous payez peut-être trop cher, ou ceux où vous ne bénéficiez pas d’une valeur ajoutée. Cela vous aide à entamer les discussions avec un meilleur levier de négociation.

Les données démontrent l'intérêt de l'analyse comparative : selon l'analyse comparative 2024 préparée par Hackett Group, les organisations les plus efficaces dépensent 21 % de moins que leurs pairs en matière d'approvisionnement, ce qui leur permet d'obtenir un rendement du capital investi 2,5 fois supérieur.

Automatisez la production de rapports et les suivis

Les suivis manuels sont chronophages et comportent des risques d’erreur humaine. Les outils d'analyse de l’approvisionnement, en revanche, peuvent automatiser la production de rapports portant sur des indicateurs clés tels que la conformité des contrats, les dépenses non conformes et les tendances en matière de performances des fournisseurs. Cela vous permet non seulement de gagner plusieurs heures par semaine, mais aussi de signaler rapidement les problèmes et d'en assurer le suivi au fil du temps.

Centralisez vos sources de données

Des outils déconnectés et des équipes cloisonnées limitent la visibilité. Toutefois, la centralisation des données fournisseurs issues des factures, des bons de commande, des contrats et des communications vous permet d'identifier les schémas de dépenses, de réduire les redondances et d'agir plus rapidement en cas de problème avec un fournisseur.

Élaborez des règles de catégorisation cohérentes

La gestion des catégories repose sur une structuration claire des dépenses. Que vous regroupiez les fournisseurs par type de produit, service ou niveau de risque, des règles cohérentes permettent de comparer des éléments comparables et de révéler des économies cachées entre les unités d’affaires.

Utilisez des fiches d’évaluation des fournisseurs

Les fiches d’évaluation offrent un moyen standardisé de suivre les performances des fournisseurs en fonction de critères tels que les coûts, les livraisons, la qualité et les risques. Ils favorisent également des évaluations équitables, améliorent la responsabilisation des fournisseurs et assurent que les données appropriées soient prises en compte lors de renouvellements de contrats ou de décisions concernant l'approvisionnement.

Comment repérer les dépenses fournisseurs inefficaces

Les dépenses inefficaces liées aux fournisseurs sont souvent visibles, mais passent inaperçues. Les signaux d'alerte suivants indiquent qu'il est temps de réévaluer la manière dont vous gérez vos fournisseurs, vos contrats et vos approbations :

·         Fournisseurs ou factures en double : Les entrées multiples pour un même fournisseur ou les paiements de factures en double gonflent les coûts et nuisent à l'exactitude financière. Utilisez plutôt un logiciel de facturation numérique qui signale automatiquement les doublons.

·         Rabais au volume manqués : Lorsque les équipes achètent en petites quantités ou dispersent leurs achats parmi un trop grand nombre de fournisseurs, elles manquent souvent des possibilités d’économiser grâce à des prix au volume. Toutefois, la consolidation des commandes auprès de fournisseurs privilégiés permet de réaliser des économies importantes.

·         Dépendance excessive à l'égard de fournisseurs coûteux : Certains fournisseurs peuvent facturer des tarifs supérieurs à ceux du marché ou inclure des frais cachés, ce qui épuise progressivement votre budget. Les outils d'analyse comparative et les processus d'appel d'offres concurrentiels constituent un bon choix pour vous assurer que vous payez des prix équitables.

·         Dépenses non conformes : Les achats hors contrat peuvent entraîner des prix incohérents et des risques de non-conformité aux politiques d'achat. La fonctionnalité Guided Buying et des outils de contrôle des achats permettent de maîtriser les dépenses non conformes.

·         Manque de visibilité sur les contrats : Les contrats cloisonnés ou obsolètes augmentent les risques de manquer les délais de renouvellement ou facilitent l'acceptation de conditions défavorables. L'utilisation d'une gestion centralisée des contrats vous offre un contrôle amélioré, une responsabilisation, ainsi qu’un meilleur levier lors des négociations.

Comment choisir le bon outil d'analyse des dépenses fournisseurs

Le choix de l'outil approprié dépend de la taille de votre organisation, de vos processus actuels et de vos objectifs à long terme. Qu'il s'agisse de petites équipes qui commencent tout juste à suivre leurs dépenses, ou d'organisations complexes gérant des centaines de fournisseurs, il existe une option adaptée à vos besoins. Voici une comparaison des choix les plus courants :

Feuilles de calcul

Les feuilles de calcul constituent un choix pratique pour les suivis à un stade précoce ou à faible volume. Elles sont flexibles, familières et peu coûteuses. Toutefois, puisque les mises à jour sont manuelles, des informations périmées peuvent facilement circuler, ce qui peut ralentir les prises de décision.

Outils de veille économique

Les plateformes de veille économique, telles que Tableau et Power BI, offrent des capacités robustes en matière de visualisation et de requêtes. Elles constituent une étape naturelle lorsque vous avez besoin de plus d'informations que celles fournies par une feuille de calcul, mais elles nécessitent une configuration, une maintenance, ainsi que des utilisateurs qualifiés pour en tirer le meilleur parti.

Logiciels d'analyse des dépenses

Les outils d'analyse des dépenses offrent des fonctionnalités d'automatisation, de catégorisation et des tableaux de bord. Ils aident les équipes de toutes tailles à suivre, gérer et optimiser les dépenses auprès des fournisseurs, sans avoir à créer des rapports ou des processus à partir de zéro.

Chaque outil a sa place dans votre infrastructure technologique d'approvisionnement, mais si vous gérez plusieurs fournisseurs et budgets, un logiciel d'analyse des dépenses demeure la meilleure solution.

Dépensez plus intelligemment et évoluez plus rapidement avec Amazon Business

Une analyse efficace des dépenses fournisseurs est essentielle pour éclairer votre approvisionnement et renforcer vos relations avec les fournisseurs. Grâce à un logiciel d'analyse des dépenses adapté et à une gestion rigoureuse des données, les responsables de l’approvisionnement peuvent identifier des possibilités cachées de réduction des coûts, limiter les risques, ainsi que prendre des décisions plus rapides et mieux informées.

Dans le contexte économique instable actuel, le pouvoir de la collaboration est plus important que jamais. C'est pourquoi il est essentiel d'établir des relations stratégiques avec les fournisseurs afin de contrôler les coûts, d'assurer la continuité et de créer de la valeur à long terme. En appliquant les stratégies présentées dans ce guide, et en utilisant des outils d'approvisionnement puissants, vous pouvez mieux équiper vos équipes pour qu’elles puissent aligner les dépenses sur les objectifs d’affaires et évoluer  en toute confiance.