Gestion des risques fournisseurs : Le contrôle via l’approvisionnement

La gestion des fournisseurs n’a jamais été aussi complexe, ni aussi essentielle. En effet, les responsables de l’approvisionnement sont aujourd’hui confrontés à un enchevêtrement croissant de relations avec des tiers, d’exigences en matière de conformité, de contraintes budgétaires et d’échéances opérationnelles. Par conséquent, chaque achat doit être précis, opportun et correctement documenté.

Au sein d’une organisation, bien que les équipes chargées des risques, des services informatiques et de la conformité soient souvent responsables de diriger le programme de gestion des risques fournisseurs, le service d’approvisionnement joue néanmoins un rôle central en collectant des données, en maintenant les contrôles liés aux achats, ainsi qu’en assurant le fonctionnement responsable de l’entreprise. Alors que des services spécialisés gèrent les évaluations des risques liés aux fournisseurs, les services d’approvisionnement peuvent utiliser des outils d’amélioration de l’efficacité, tels que ceux proposés par Amazon Business, pour rationaliser leurs propres flux de travail, favoriser la transparence et s’assurer que les activités d’achat soient conformes aux politiques de l’organisation.

Qu'est-ce que la gestion des risques fournisseurs ?

La gestion des risques fournisseurs (GRF) est le processus par lequel les organisations identifient, évaluent, surveillent et atténuent les risques découlant de leurs partenariats avec des prestataires tiers. Ces risques inhérents, qui peuvent aller d'un manque de stabilité financière jusqu’à des problèmes de cybersécurité ou de non-conformité, ont une incidence directe sur la résilience et la continuité de vos activités.

Dans la plupart des organisations, la GRF relève d’une responsabilité interfonctionnelle. Bien que les équipes chargés de la conformité, de la cybersécurité, des technologies de l’information, des affaires juridiques et de la gestion des risques soient généralement responsables des cadres et des technologies qu’ils utilisent pour évaluer et surveiller les fournisseurs, les équipes d’approvisionnement apportent également une contribution essentielle à ce processus : puisqu’elles sont aux premières lignes des activités d’achat, elles ont une bonne compréhension des tendances relatives aux performances des fournisseurs et peuvent ainsi tenir à jour la documentation nécessaire aux examens des risques.

Même si les équipes d'approvisionnement ne gèrent pas les plateformes GRF, ni ne procèdent à des évaluations formelles des risques liés aux fournisseurs, elles jouent toutefois un rôle important dans la mise en œuvre de ces processus en recueillant des informations sensibles lors de l'intégration des fournisseurs, en partageant des données sur les dépenses, ainsi qu’en appliquant des politiques d'achat qui réduisent l'exposition potentielle aux risques, et ce tout au long du cycle de vie du fournisseur.

Les objectifs de la gestion des risques fournisseurs

Les organisations dépendent de fournisseurs tiers pour des services essentiels ; par conséquent, toute interruption de service ou tout manquement à la conformité réglementaire peut rapidement compromettre la poursuite de vos activités. C'est pourquoi la gestion des risques fournisseurs vise à assurer la résilience opérationnelle et la responsabilisation.

À cette fin, une GRF efficace offre les avantages suivants :

·         Un processus cohérent pour l'évaluation des fournisseurs.

·         Des attentes claires en matière de diligence raisonnable vis-à-vis des fournisseurs.

·         Une visibilité sur l'exposition aux risques relativement aux fournisseurs.

·         Une bonne préparation aux audits ou aux demandes de renseignements de la part des autorités réglementaires.

Souvent, la contribution du service d’approvisionnement à ce processus ne réside pas tant sur l’évaluation des risques liés aux fournisseurs, mais plutôt sur le maintien de processus d'achat structurés et justifiables. En effet, lorsque les pratiques d'achat sont organisées, normalisées et traçables, il devient beaucoup plus facile pour les équipes chargées des risques et des audits d'effectuer leurs évaluations.

Principaux types de risques fournisseurs

Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les équipes d'approvisionnement peuvent être confrontées à de nombreux types de risques. Voici quelques catégories courantes, accompagnées d'exemples illustrant leur incidence potentielle sur l’approvisionnement :

·         Risques liés à la cybersécurité : Préoccupations concernant la manière dont les fournisseurs traitent les données sensibles ou accèdent aux systèmes internes. 

o   Exemple : Un fournisseur de logiciels qui stocke les données des utilisateurs sans contrôles adéquats pourrait créer des vulnérabilités susceptibles d’être exploitées par une cyberattaque lors d’un projet d’intégration.

·         Risques financiers : La possibilité qu’un fournisseur ne soit pas en mesure de respecter ses obligations financières.

o   Exemple : Un fournisseur clé cesse soudainement ses activités, ce qui entraîne des perturbations critiques au niveau de vos services.

·         Risques opérationnels : Défaillances dans les processus, systèmes ou capacités d’un fournisseur qui viennent affecter les opérations quotidiennes.

o   Exemple : Un partenaire d’expédition ne respecte jamais les délais de livraison, ce qui entraîne des retards en aval.

·         Risques liés à la conformité et à la réglementation : Situations dans lesquelles un fournisseur ne respecte pas les lois, les obligations contractuelles ou les exigences réglementaires.

o   Exemple : Un fournisseur ne disposant pas des certifications requises pour des secteurs réglementés, tels que la santé ou l'éducation, ou qui ne respecte pas les lois applicables (tels que la LPRPDE ou le RGPD), pourrait entraîner des problèmes de conformité pour votre organisation.

·         Risques liés à la réputation : Publicité négative ou comportement contraire à l'éthique qui nuit à l'image de votre organisation.

o   Exemple : Un fournisseur impliqué dans des pratiques de travail contraires à l'éthique peut nuire, par association, à la réputation de votre organisation.

·         Risques liés à l’approvisionnement responsable : Risques associés aux objectifs de durabilité, aux exigences économiques locales ou aux engagements en matière de diversité des fournisseurs.

o   Exemple : Un manque de fournisseurs diversifiés ou durables pourrait entraver les progrès de votre organisation vers ses objectifs d'achats responsables ou exposer les chaînes d'approvisionnement à des vulnérabilités régionales.

Comprendre ces catégories de risques peut aider votre équipe d'approvisionnement à identifier les domaines où elle peut soutenir la gestion des risques fournisseurs (GRF), soit en fournissant des données précises, en suivant des processus structurés, ou en collaborant efficacement avec des équipes spécialisées.

Le cycle de vie de la gestion des risques fournisseurs

Bien que le service d’approvisionnement ne soit généralement pas responsable des systèmes de gestion des risques ni des prises de décision en la matière, il joue néanmoins un rôle collaboratif dans le cycle de vie de la gestion des risques fournisseurs, en particulier lors des phases d'intégration et de surveillance continue.

Le cycle de vie GRF comprend les cinq étapes principales suivantes :

1.      Identification : L'organisation identifie un besoin relativement à un produit ou service et détermine s'il est nécessaire de faire appel à un fournisseur externe.

2.      Intégration : Le service d’approvisionnement recueille des informations sur les fournisseurs potentiels (contrats, certifications, formulaires fiscaux, détails de performance, etc.), tandis que les équipes chargées des risques, des affaires juridiques et de l’informatique procèdent à leurs évaluations respectives.

3.      Évaluation : Les équipes chargées des risques et de la conformité évaluent le fournisseur à l’aide de questionnaires, de contrôles de diligence raisonnable et de cadres de notation internes.

4.      Surveillance : Tout au long de la relation avec le fournisseur, l’organisation examine périodiquement les performances, la conformité contractuelle, les tendances des dépenses et les indicateurs de risque ; afin de rendre ce processus plus efficace, le service d’approvisionnement contribue des données et des informations issues des activités d’achats quotidiennes.

5.      Fin de la collaboration : Lorsque la relation prend fin, les équipes suppriment le fournisseur de leurs systèmes, clôturent les contrats et traitent les données associées de manière appropriée.

Il est important de garder à l'esprit que le rôle de l’approvisionnement, pour l’ensemble de ces étapes, consiste à assurer l'exactitude des données, à faire respecter les politiques, ainsi qu’à maintenir une structure adéquate au sein de l'environnement d'achat ; il ne s’agit pas de gérer l'atténuation des risques en soi.

Pourquoi la gestion des risques fournisseurs est importante

La GRF n’est pas qu’une exigence de conformité : elle a une incidence directe sur la santé financière de votre organisation, sur la continuité de ses opérations, et sur sa capacité à fournir des produits et services. En effet, selon une étude récente menée par SecurityScorecard, les fournisseurs tiers étaient impliqués dans plus de 35 % des violations de données à l’échelle mondiale en 2024, soit une augmentation de 6,5 % par rapport à l’année précédente.

Une étude similaire menée en 2024 par Mitratech a révélé qu’au cours de l'année, plus de 60 % des organisations ont subi un incident de sécurité impliquant un tiers. Des recherches supplémentaires dirigées par SecurityScorecard ont démontré que la quasi-totalité des organisations mondiales (98 %) avaient entretenu des relations commerciales avec au moins une entreprise tierce ayant subi une violation de données au cours des deux dernières années. Dans l'ensemble, le nombre de violations chez les fournisseurs est en hausse, ce qui menace l’entièreté de l'écosystème des fournisseurs et renforce l'importance de disposer d'une stratégie solide en matière de gestion des risques.

Outre la sécurité, la GRF est également importante car elle est étroitement liée à la précision des achats, à la qualité de la documentation, ainsi qu’à la visibilité sur les dépenses.

La posture de la conformité et des audits

L’approvisionnement joue un rôle clé dans la préparation aux audits en raison des données, des droits d'accès et des registres d'achat qu'elle conserve. De nombreux audits internes et externes s'appuient fortement sur les documents liés à l’approvisionnement, notamment :

·         Les contrats

·         Les bons de commande

·         Les factures

·         Les communications avec les fournisseurs

·         Les rapports de dépenses

·         Les approbations d'achat conformes aux politiques

Des processus d'achat structurés favorisent des pistes de vérification plus claires. En effet, lorsque les achats sont cohérents, bien documentés et conformes aux politiques, les vérificateurs peuvent plus facilement retracer les approbations, vérifier les dépenses et évaluer la justification du choix des fournisseurs. Cela permet de réduire la durée du cycle de vérification, de limiter le nombre de questions de suivi et de renforcer les dispositifs de contrôle de l'organisation.

Par conséquent, les équipes d'approvisionnement qui veillent à ce que les règles soient claires quant aux personnes étant autorisées à acheter, quant à ce qu'elles peuvent acheter, et quant à la manière dont elles peuvent approuver les demandes d’achat, contribuent ainsi directement aux objectifs de gestion des risques fournisseurs, même si elles ne gèrent pas directement les systèmes de notation des risques ou de conformité.

La posture des coûts et de la continuité

Les défaillances liées aux fournisseurs peuvent entraîner des coûts imprévus ou des perturbations opérationnelles. Les équipes d’approvisionnement sont souvent les premières à détecter ces signes avant-coureurs :

·         Retards de livraison

·         Problèmes de qualité

·         Fluctuations inexpliquées des coûts

·         Écarts récurrents dans les factures

·         Dépendance excessive à l’égard d’un seul fournisseur pour une catégorie de biens clés

Toutefois, en collaborant étroitement avec les équipes chargées des risques et des finances, le service d’approvisionnement peut s’assurer que de petits problèmes ne dégénèrent pas en interruptions de la chaîne d'approvisionnement ou en dépassements budgétaires. De plus, en matière d’achats, la visibilité de l’équipe d’approvisionnement sur les tendances des dépenses et sur la diversité des fournisseurs, ainsi que sur l’exécution des contrats, sont des éléments qui soutiennent des prises de décision plus résilientes et éclairées.

Des contrôles d'achat rigoureux aident également les organisations à s'assurer que les employés choisissent parmi des fournisseurs vérifiés et des catégories approuvées, ce qui réduit les probabilités d'une exposition accidentelle à des fournisseurs à risque.

Quatre meilleures pratiques en matière de gestion des risques fournisseurs

Même si votre équipe d’approvisionnement n’est pas nécessairement responsable de la GRF, elle peut adopter les meilleures pratiques en la matière, car celles-ci favorisent une surveillance efficace, en plus de réduire l’exposition aux risques à l’échelle de l’organisation. Ces pratiques s’intègrent naturellement aux processus d’approvisionnement.

Voici quatre stratégies clés que votre équipe peut mettre en œuvre dès aujourd’hui :

1. Centralisez les informations sur les fournisseurs

Le fait de conserver les documents des fournisseurs de manière dispersée au sein de différents systèmes, ou encore dans des boîtes de réception individuelles, crée des inefficacités et augmente les risques d'erreurs. Cependant, un référentiel centralisé, qu'il s'agisse d'un système de gestion des contrats, d'une plateforme partagée ou d'un portail interne, aide les équipes d'approvisionnement à s'assurer que les critères suivants soient respectés :

·         Les contrats sont faciles à consulter

·         Les certifications et les documents requis sont à jour

·         Les coordonnées des fournisseurs sont accessibles

·         Les équipes peuvent rapidement récupérer les informations nécessaires lors d'audits ou d'évaluations

Il n'est pas nécessaire de disposer d'une plateforme GRF dédiée pour bénéficier de la centralisation. Même des pratiques standardisées de documentation interne permettent d’améliorer la cohérence.

2. Travaillez en étroite collaboration avec les services informatiques et de conformité

La gestion des risques fournisseurs (GRF) est par sa nature interfonctionnelle, ce qui signifie que le rôle de votre équipe d’approvisionnement est de fournir des données précises sur les comportements d'achat, les modalités contractuelles et les performances des fournisseurs, tandis que les équipes chargées des risques et de la conformité évaluent l'exposition aux risques en fonction de critères établis.

Une collaboration efficace devrait inclure les étapes suivantes :

·         Organiser des réunions régulières avec le service informatique pour discuter des exigences en matière de traitement des données.

·         Partager les rétroactions sur les performances des fournisseurs avec le service de gestion des risques.

·         Fournir des rapports sur les dépenses pour les exercices de classification des risques.

·         Assurer la coordination lors de l'intégration de nouveaux fournisseurs et des renouvellements de contrats.

Conseil : Mettez en place des revues interfonctionnelles récurrentes ; celles-ci serviront à aligner les équipes sur les niveaux de fournisseurs, les seuils et les nouvelles exigences. Cela aidera également votre équipe à demeurer en phase avec le service de gestion des risques, au fur et à mesure que l’écosystème des fournisseurs évolue.

3. Normalisez les processus d’intégration des fournisseurs

Des processus d’intégration incohérents créent des lacunes que les auditeurs (et les risques) ont tendance à repérer. Cependant, votre équipe d’approvisionnement peut soutenir les programmes de gestion des risques fournisseurs en utilisant des méthodes structurées et reproductibles, telles que celles-ci :

·         Listes de contrôle pour les documents que les fournisseurs doivent remettre

·         Questions de diligence raisonnable prédéfinies

·         Processus qui acheminent les fournisseurs vers les équipes chargées des risques ou de l'informatique, afin d’entamer un examen spécialisé

·         Contrats normalisés ou annexes

Même si votre équipe ne procède pas elle-même à l'examen des risques, elle peut s'assurer que les fournisseurs soient enregistrés dans votre système avec des informations complètes et exactes, sur lesquelles les équipes de conformité peuvent s'appuyer.

4. Utilisez les données pour des prises de décision plus éclairées relativement aux achats

Même si votre équipe ne suit pas les risques liés aux fournisseurs de manière directe, vous pouvez néanmoins vous servir des analyses des dépenses pour mettre en évidence des tendances qui s’avèrent importantes pour la gestion des risques et la continuité des activités, telles que :

·         Une concentration excessive d’achats auprès d'un seul fournisseur

·         Une augmentation des dépenses dans des catégories à risque élevé

·         Des lacunes dans le recours aux fournisseurs privilégiés

·         Des comportements d'achat qui s'écartent des schémas habituels

Ces informations alimentent les discussions internes visant à déterminer si les comportements d'achat sont conformes à la tolérance aux risques, ainsi qu’aux objectifs stratégiques de l'organisation.

De manière générale, les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement devraient venir naturellement compléter la gestion des risques liés aux tiers, soit en renforçant les structures, en réduisant la variabilité et en aidant les autres services à effectuer leurs évaluations des risques plus efficacement.

Comment renforcer vos contrôles d'approvisionnement

Au-delà de soutenir les processus GRF, votre équipe d'approvisionnement peut prendre des mesures directes pour renforcer les contrôles internes. Ces contrôles permettent d’améliorer la conformité aux politiques, d’assurer l'exactitude des achats, et de générer la documentation dont les autres équipes ont besoin pour les audits et les analyses des risques.

C'est ici qu'Amazon Business peut s'avérer utile : la plateforme simplifie les achats, oriente les comportements d'achat des employés et améliore la visibilité sur les dépenses, le tout afin de rendre l'approvisionnement plus efficace. Voici un aperçu de la manière dont ces fonctionnalités peuvent renforcer votre gestion des risques fournisseurs :

Établissez des politiques d'achat claires

En tant que fondement des contrôles encadrant les activités d’approvisionnement, des politiques efficaces permettent de clarifier les points suivants :

·         Qui peut effectuer des achats

·         Quelles catégories ou quels articles sont autorisés par votre organisation

·         Les seuils de dépenses nécessitant une approbation

·         Les exceptions pour les achats urgents ou lors de situations d’urgence

·         La documentation nécessaire pour l’exécution d'un audit

Des règles claires permettent de réduire les ambiguïtés et d’aider les employés à prendre des décisions d'achat conformes.

À cette fin, les flux d'approbation et la fonctionnalité Achats guidés d'Amazon Business peuvent soutenir ces efforts, soit en orientant les parties prenantes vers des produits ou des catégories approuvés. Cela aide votre équipe à appliquer les directives internes, sans la restreindre inutilement.

Améliorez la transparence des dépenses au sein de votre écosystème

La visibilité est essentielle pour conserver le contrôle, car les équipes d'approvisionnement ont besoin d'informations en temps réel pour vérifier ce que les employés achètent, combien ils dépensent, et si leurs achats respectent les politiques en vigueur.

Pour y remédier, la solution d'achat intelligente d'Amazon Business offre une transparence sur cette part des dépenses de l'organisation. Des fonctionnalités telles que Visibilité des dépenses (une exclusivité Prime Business) peuvent aider les équipes d'approvisionnement dans les tâches suivantes :

·         Identifier les possibilités de regroupement des achats

·         Reconnaître les tendances susceptibles d'influencer la budgétisation

·         Assurer la conformité aux politiques au niveau des catégories ou des produits

·         Détecter les comportements d'achat inhabituels

D'autres fonctionnalités, telles que Surveillance des anomalies dans les dépenses (une exclusivité Prime Business), mettent en lumière les tendances relatives aux dépenses inhabituelles, ce qui aide les gestionnaires de l’approvisionnement à examiner plus rapidement les pics ou les écarts inattendus. Il est toutefois important de noter que cette visibilité s'applique uniquement aux dépenses effectuées sur Amazon Business, et non à l'ensemble de vos dépenses auprès de vos fournisseurs.

Réévaluez régulièrement vos objectifs en matière de diversité des fournisseurs et de développement durable

Les achats responsables contribuent à la résilience à long terme, car avoir accès à des chaînes d'approvisionnement diversifiées et durables permet de réduire les risques de concentration, de soutenir des objectifs communautaires et d'aider votre organisation à respecter ses engagements en matière d’approvisionnement responsable.

Une fois ces objectifs définis, votre équipe d’approvisionnement pourra accomplir les tâches suivantes plus facilement :

·         Évaluer les progrès réalisés par rapport aux objectifs de diversité et de durabilité

·         Identifier les catégories pour lesquelles votre organisation a besoin de fournisseurs alternatifs

·         Collaborer avec les parties prenantes internes afin de renforcer les exigences en matière d’approvisionnement responsable

Amazon Business soutient ces efforts en donnant accès à des fournisseurs professionnels, notamment des entreprises locales, diversifiées et certifiées durables. Vous pouvez même utiliser des filtres pour rechercher les fournisseurs qui répondent aux besoins de votre organisation, ce qui facilite considérablement les achats axés sur l'approvisionnement durable.

De la conformité à la confiance

Même si le service d’approvisionnement n’est pas directement responsable des cadres ou des systèmes de gestion des risques fournisseurs (GRF), il joue néanmoins un rôle essentiel dans le renforcement de l’environnement de contrôle de votre organisation. Grâce à des pratiques d’achat structurées, des politiques claires, une visibilité sur les dépenses et une collaboration interfonctionnelle, l’approvisionnement peut contribuer de manière significative à la surveillance des fournisseurs et à la résilience opérationnelle.

Des solutions telles qu’Amazon Business aident les équipes d'approvisionnement à optimiser leurs flux de travail, à orienter les comportements d'achat, à gérer les approbations et à bénéficier d'une meilleure visibilité sur leurs dépenses. De plus, grâce à son intégration avec plus de 300 systèmes d'approvisionnement, cette solution d'achat intelligente, destinée aux entreprises, comble le fossé entre la surveillance des risques liés aux fournisseurs et l'exécution des achats.

Afin de découvrir comment vous pouvez mettre la gestion des risques fournisseurs en œuvre grâce à des outils d'approvisionnement intégrés, contactez notre service des ventes dès aujourd'hui et explorez comment Amazon Business peut vous aider.