Dépenses marginales : économisez avec ces stratégies clés et conseils

Pour de nombreuses organisations, les dépenses marginales font tout simplement partie intégrante de leurs activités. Au sein de vos dépenses d'approvisionnement, la catégorie des dépenses marginales comprend des transactions de faible valeur, mais réalisées en grand nombre. Toutefois, cette dynamique à faible coût et à haute fréquence fait croître les défis auxquels les équipes d'approvisionnement sont confrontées.

Pour les acheteurs cherchant à surmonter les obstacles associés aux dépenses marginales, à reprendre le contrôle des coûts et à améliorer la visibilité opérationnelle, l’adoption d’une approche stratégique est essentielle. En exploitant des données pertinentes afin d’élaborer une stratégie réussie, vous obtiendrez une vue d'ensemble sur vos dépenses actuelles, ce qui vous permettra d'améliorer vos prises de décision et d'augmenter les chances de succès de votre stratégie d'approvisionnement globale.

Nous vous invitons à poursuivre votre lecture afin de découvrir des informations précieuses que vous pourrez utiliser pour élaborer votre plan de gestion des dépenses marginales.

Qu'est-ce que la gestion des dépenses marginales ?

La gestion des dépenses marginales se définit par la capacité de votre équipe d’approvisionnement à contrôler, coordonner et optimiser les dépenses marginales de votre organisation. Ces dépenses représentent environ 20 % de vos dépenses totales, mais elles peuvent mobiliser jusqu'à 80 % de vos fournisseurs. Sans une gestion adéquate, les dépenses marginales peuvent rapidement devenir désorganisées. Par conséquent, l’adoption d’une approche stratégique, basée sur les données, est essentielle pour optimiser les dépenses marginales.

Puisque les dépenses marginales comprennent souvent des articles tels que des fournitures de bureau, du matériel de marketing ou du matériel informatique, elles font partie de la catégorie des dépenses indirectes. La plupart du temps, votre entreprise réapprovisionne ces articles auprès de fournisseurs sous contrat, à un rythme planifié. Cependant, les achats effectués dans le cadre de dépenses marginales diffèrent en raison de leur nature ponctuelle. Par exemple, imaginons qu'un moniteur soit défectueux et que votre équipe ne dispose pas d’un moniteur de remplacement. Un acheteur passera alors une commande unique afin de remplacer cet appareil défectueux, puis il classera cet achat comme une dépense marginale.

Puisqu’il est souvent impossible de prédire les dépenses marginales, leur optimisation s’avère difficile. Les flux de travail décentralisés amplifient cette difficulté, tandis que les données d'achats cloisonnées laissent aux responsables de l’approvisionnement peu de visibilité sur leurs opérations quotidiennes. Sans soutien adéquat, les équipes chargées de l'approvisionnement sont exposées à des risques accrus de surcoûts, de retards opérationnels et de dépenses non conformes.

Globalement, disposer d’une bonne compréhension des dépenses marginales est essentielle pour maîtriser la réduction des coûts et éliminer les inefficacités de vos opérations. En collectant et en analysant des données en temps réel, votre équipe d'approvisionnement peut élaborer une stratégie réussie en matière de dépenses marginales, soit une stratégie qui permettra de réaliser des économies substantielles.

Stratégies pour une gestion efficace des dépenses marginales

Mettez ces techniques en œuvre afin d’améliorer la rentabilité et l'efficacité de votre stratégie de gestion des dépenses marginales :

1. Adoptez une approche basée sur les données

Des données utiles conduisent à des prises de décision plus éclairées. En tirant parti des analyses des dépenses et des indicateurs clés portant sur les performances du réseau, vous obtenez des informations précieuses sur vos opérations actuelles. Ainsi, vous pouvez identifier les habitudes de dépenses et les tendances en matière d’achats ponctuels, ce qui vous permet ensuite d’utiliser ces informations pour trouver des possibilités d’économies et améliorer l'expérience d'approvisionnement.

Par exemple, imaginez que votre organisation collecte des données financières sur les dépenses marginales afin de les optimiser. Grâce à ces données, vous découvrez des tendances d'achat qui mènent votre équipe à regrouper des commandes et à réduire le nombre de fournisseurs impliqués. Ainsi, votre équipe n’aura plus à se précipiter pour gérer des achats ponctuels.

Grâce à cette visibilité sur les données, il devient plus facile de classer les achats ponctuels au sein des catégories faisant partie des dépenses d'approvisionnement, et de créer une gestion de la chaîne d'approvisionnement plus efficace et rentable. En termes d’achats, ce niveau d'organisation est essentiel pour assurer la croissance et la rentabilité à long terme.

En investissant dans des outils d'analyse des données, tels que Visibilité des dépenses (une fonctionnalité payante, exclusive à Business Prime), les organisations peuvent prendre des décisions d'achat plus éclairées, qui constituent ainsi une base solide pour leurs stratégies d'approvisionnement.

2. Intégrez des solutions d'approvisionnement évolutives et agiles

Pour qu'une nouvelle solution robuste de gestion des dépenses marginales puisse avoir le plus d'impact, il faut que vos acheteurs s’en servent au quotidien. En ce sens, gardez vos utilisateurs en tête lorsque vous examinez les différentes options.

L'une des meilleures façons d'augmenter les chances d'une adoption fluide consiste à choisir une solution qui s'intègre parfaitement à vos systèmes existants. Ainsi, vous ne bouleverserez pas les processus existants que vos acheteurs utilisent avec leurs fournisseurs privilégiés, et simultanément, vous reprendrez le contrôle des achats, tout en vous donnant les moyens de respecter les politiques d'approvisionnement de votre organisation.

En plus des capacités d'intégration, cherchez une solution qui valorise l'automatisation. Cette fonctionnalité rationalise les flux de travail et permet d’effectuer instantanément certaines tâches courantes, telles que l'approbation des demandes d'achat et la vérification des factures. Ainsi, les équipes d’approvisionnement n'auront plus à gérer des tâches manuelles chronophages ; elles pourront plutôt se concentrer sur la recherche de techniques créatives qui serviront à stimuler la croissance et les revenus.

La solution appropriée vous permettra de conserver le contrôle sur les différentes catégories de dépenses marginales, tandis que vos acheteurs pourront obtenir les ressources dont ils ont besoin, sans avoir à surmonter des obstacles inutiles. Ce faisant, vous donnez aux acheteurs de votre organisation les moyens de prendre les meilleures décisions pour leurs équipes.

Amazon Business se connecte à plus de 300 systèmes tiers d’approvisionnement numérique, de gestion des dépenses et de fournisseurs d’identité, permettant ainsi aux organisations de créer des parcours d'approvisionnement plus fluides pour les utilisateurs en charge des dépenses marginales. Parallèlement, Amazon Business permet aux utilisateurs de choisir parmi un large choix de produits, sans avoir à quitter leurs systèmes de gestion des dépenses ou d'approvisionnement numérique.

3. Éduquez et autonomisez le personnel

Vos acheteurs veulent des options, mais ils ne veulent pas avoir l'impression que vous les poussez vers un fournisseur qui ne répondra pas adéquatement à leurs besoins. C’est pourquoi Amazon Business répond aux attentes des acheteurs en proposant une solution de services professionnels qui travaille en étroite collaboration avec votre équipe.

Amazon Business s'associe à des outils d’approvisionnement numériques robustes et axés sur la gestion des fournisseurs, tels que Supplier.io, ce qui vous permet de choisir parmi un large éventail de fournisseurs. Ainsi, en offrant plus d'options à vos acheteurs, vous augmentez les chances qu'ils continueront à utiliser les canaux approuvés lors de leurs futurs achats. Ils se sentiront plus responsabilisés, tout en respectant vos politiques d'approvisionnement.

En outre, pour que vos acheteurs puissent prendre des décisions d'achat éclairées, ils doivent être en mesure de bien connaître les options et les ressources à leur disposition. Pour ce faire, vous pourriez créer une série de documents instructifs, qui comprennent des formations d'intégration ainsi que des rappels par courriel qui seront transmis en temps opportun. Ainsi, lorsqu'un acheteur soumet une dépense pour un achat effectué à l’extérieur du processus établi, il recevra un courriel de rappel soulignant les avantages de plutôt acheter sur Amazon Business. Il s’agit d’une manière simple mais efficace d'encourager les employés à utiliser la solution d'approvisionnement souhaitée, tout en laissant le pouvoir d'achat entre leurs mains.

Les avantages de la gestion des dépenses marginales

En termes de gestion des dépenses marginales, les sept avantages suivants comptent parmi les plus courants (et vous pourriez en découvrir plusieurs autres) :

Réduction des risques : Une visibilité complète sur vos dépenses marginales vous permet de repérer les zones qui sont vulnérables aux goulots d'étranglement ou aux dépenses non conformes. De plus, grâce à une meilleure connaissance de votre chaîne d'approvisionnement, vous pouvez rapidement repérer les zones problématiques et éviter des retards coûteux.

Contrôle des dépenses : En ayant une bonne compréhension d’où se rend chaque dollar en dépenses marginales de votre organisation, et ce au quotidien, vous pouvez ainsi mieux contrôler les coûts. Utilisez ensuite les données issues des analyses des dépenses pour établir des budgets précis, qui permettent de réduire les dépenses non conformes et d’améliorer vos résultats financiers.

Rationalisation des fournisseurs : Grâce à la consolidation de fournisseurs, votre équipe d'approvisionnement peut renforcer et mieux gérer la chaîne d'approvisionnement. Agir ainsi permet de simplifier la gestion des fournisseurs et des contrats, en plus de réaliser des économies.

Approvisionnement stratégique : Un réseau de dépenses marginales bien géré vous permet de choisir soigneusement les relations qui sont à prioriser avec certains fournisseurs, de consolider stratégiquement les commandes et d'optimiser votre chaîne d'approvisionnement en fonction des besoins des acheteurs.

Prévisions : Votre capacité à répondre aux demandes futures dépend de la précision de vos prévisions. Des données pertinentes portant sur les dépenses marginales permettent de mettre en évidence les tendances au sein de votre réseau, que vous pourrez ensuite utiliser pour prédire les besoins de vos acheteurs.

Préparation aux audits : Être prêt pour un audit signifie que votre documentation est à jour et facilement accessible. Vous devez également posséder une bonne maîtrise de l’ensemble de vos processus, y compris la gestion des dépenses marginales.

Efficacité opérationnelle : L’analyse des données portant sur les dépenses marginales vous permet d’identifier les domaines où vous pourriez consolider des commandes ponctuelles, réaliser des économies, ainsi que rationnaliser vos processus, ce qui vous aide à maintenir le contrôle sur vos opérations d'approvisionnement.

Lorsque votre équipe d'approvisionnement maîtrise les dépenses marginales de votre organisation, les effets se répercutent et viennent renforcer chaque aspect de l'entreprise. Non seulement vos acheteurs peuvent s’approvisionner auprès de leurs partenaires privilégiés afin d’obtenir les biens et services dont ils ont besoin, vous pouvez également limiter ces achats ponctuels au sein d’un flux de travail approuvé et contrôlé. Cela vous permet de maîtriser les coûts et de maintenir la conformité, le tout afin d’assurer une croissance durable à long terme.

Avec Amazon Business, gardez une longueur d'avance sur les dépenses marginales

Chaque équipe de votre organisation a besoin de fournitures et de services pour atteindre ses objectifs ; toutefois, les équipes chargées de l'approvisionnement doivent mettre des limites en place afin de maîtriser ces achats. Pour y parvenir, vous avez besoin d'une solution qui offre à la fois visibilité et contrôle sur vos opérations.

Amazon Business est une solution d'approvisionnement offrant des intégrations robustes et des automatisations permettant de rationaliser vos opérations, sans perturber vos systèmes existants. Ce faisant, cela réduit la charge administrative et permet aux équipes d’approvisionnement de se concentrer sur des initiatives stratégiques qui contribueront à la réalisation des objectifs clés de votre organisation.

Parallèlement, Amazon Business agrège et organise de précieuses données portant sur les achats. Vous pouvez ensuite exploiter ces informations pour regrouper les fournisseurs de manière stratégique, prédire les conditions d'approvisionnement futures, ainsi qu’orienter vos acheteurs vers des fournisseurs approuvés. Tout cela donne à votre organisation davantage de pouvoir pour générer des revenus et réaliser des économies.