Automatisation et chaîne d'approvisionnement : Travailler plus efficacement

Bien que l'automatisation de certaines tâches fasse partie intégrante des activités d’approvisionnement depuis des années, les premières initiatives se concentraient principalement sur la logistique et l'accélération des processus de base. Aujourd'hui, l'automatisation couvre l'ensemble du cycle de vie des achats, allant des commandes et des approbations jusqu'à l’analyse des dépenses, l’évaluation des fournisseurs et les pratiques d'approvisionnement responsable. Sachant que 53 % des responsables de la chaîne d'approvisionnement considèrent la transformation numérique comme étant leur principal avantage concurrentiel pour les années à venir, le moment est venu de faire passer votre stratégie d’automatisation au niveau supérieur.

L'automatisation de la chaîne d'approvisionnement moderne permet de réduire le nombre de tâches manuelles faisant partie des processus d'approvisionnement, d'améliorer la visibilité sur l'ensemble des fournisseurs et de renforcer les contrôles sur les dépenses. Combinées, ces capacités peuvent contribuer à repositionner le service de l'approvisionnement comme une fonction tactique, qui améliore l'agilité organisationnelle et stimule la croissance de l’entreprise.

Pour tirer parti de ces avantages, il vous faut des intégrations systèmes fiables, des données précises, ainsi qu'une bonne compréhension des technologies émergentes. Pour la mise en œuvre de l'automatisation au sein de la chaîne d'approvisionnement de votre organisation, nous vous invitons à poursuivre votre lecture afin de découvrir les meilleures techniques à adopter.

Qu'est-ce que l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement ?

L'automatisation de la chaîne d'approvisionnement désigne l'utilisation d'outils numériques pour automatiser des tâches manuelles et répétitives dans des domaines tels que le sourçage, les processus d’achats, la gestion des stocks et la logistique. Au lieu de consacrer leur temps au traitement des transactions, l'automatisation permet aux équipes d’approvisionnement de se concentrer plutôt sur des activités stratégiques, telles que l'évaluation des fournisseurs, la réduction des risques et la gestion des coûts.

Les systèmes d'automatisation soutiennent ces activités, soit en permettant de rationaliser des tâches routinières grâce à l'intelligence artificielle (IA), à l'apprentissage automatique (AA), à l'automatisation robotisée des processus (ARP) et à l'analyse avancée des données. Lorsque ces nouvelles technologies sont associées à des systèmes d'approvisionnement et à une stratégie d'optimisation de la chaîne d'approvisionnement, elles fournissent une visibilité en temps réel, des données précises, ainsi qu’un meilleur contrôle des dépenses et de la conformité des achats. Il en résulte une intervention humaine réduite, une efficacité opérationnelle améliorée et une base plus stable pour soutenir l'évolution de l'organisation.

Principales possibilités d'automatisation au sein des processus d'approvisionnement

Pour tirer pleinement parti de l'automatisation, les équipes du service d’approvisionnement doivent d’abord déterminer quelles étapes du processus devraient faire l’objet d’un traitement prioritaire. Parmi les possibilités où l’automatisation génère les plus grands impacts, soulignons celles-ci :

·       Processus de demande d'achat et d'approbation : Les logiciels d'automatisation peuvent créer, soumettre et acheminer les demandes d'achat vers les instances d'approbation, ce qui se traduit par des délais de traitement plus rapides et une transparence accrue.

·       Gestion des fournisseurs : L'automatisation facilite la vérification des informations relatives aux fournisseurs, la gestion des documents de conformité et le suivi des indicateurs clés de performance (« KPI »), soit tous des éléments qui contribuent à renforcer la fiabilité du réseau de fournisseurs.

·       Gestion des commandes : Lorsqu’ils sont intégrés aux systèmes de planification des ressources, les outils automatisés peuvent gérer le traitement des commandes en fonction des signaux de demande, ce qui réduit le recours à la saisie manuelle des données et améliore la précision du traitement des commandes.

·       Rapprochement des factures et des paiements : Les systèmes automatisés peuvent capturer les données des factures, les faire correspondre aux bons de commande et de réception des biens, puis les acheminer pour approbation ; cela permet de réduire les erreurs et les coûts d’exploitation, tout en optimisant les conditions de paiement.

·       Rapports et visibilité des dépenses : Les tableaux de bord et les outils d'analyse regroupent les données relatives à l'approvisionnement ; en plus d’assurer le suivi des dépenses, cela contribue à identifier les possibilités de réduction des coûts.

Pourquoi l'automatisation est essentielle à l'agilité et à la résilience

Face aux perturbations persistantes affectant la chaîne d'approvisionnement mondiale, aux exigences de conformité et aux pressions sur les coûts, il est plus important que jamais de tirer parti des outils numériques afin de demeurer agile et résilient. L'automatisation aide les services d'approvisionnement à garder une longueur d'avance grâce aux facteurs suivants :

·       Renforcement de l’agilité : L’automatisation des tâches routinières permet aux équipes de réagir rapidement aux changements du marché, aux problèmes liés aux fournisseurs et aux fluctuations de la demande. Cette réactivité aide les services d’approvisionnement à s’adapter aux nouveaux défis et à tirer parti des occasions qui se présentent.

·       Amélioration de la résilience de la chaîne d'approvisionnement : Les systèmes automatisés surveillent en permanence plusieurs facteurs externes, dont les événements géopolitiques, les perturbations météorologiques et la santé financière des fournisseurs, cela afin de détecter et signaler les risques à un stade précoce. Ces informations permettent de prendre des décisions plus éclairées concernant la diversification des fournisseurs, de réduire la dépendance à l'égard de sources uniques d’approvisionnement et de limiter les goulots d'étranglement liés aux tâches manuelles.

Pour les professionnels de la chaîne d'approvisionnement, l'automatisation n'est pas seulement une question d'efficacité : il s’agit d’un avantage stratégique, qui contribue à maintenir la stabilité, à contrôler les coûts et à mieux naviguer les incertitudes mondiales, le tout sans compromettre les performances.

Principaux avantages découlant de l'automatisation de votre chaîne d'approvisionnement

Les avantages de l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement sont à la fois opérationnels et stratégiques. Une stratégie d'automatisation fondée sur des données permet de réduire les inefficacités opérationnelles, d'améliorer la conformité des achats et d'assurer une meilleure visibilité sur les activités de la chaîne d'approvisionnement. Ces avantages favorisent une prise de décision plus éclairée, et ce à tous les niveaux de votre organisation.

Des processus d'achat et d'approbation plus rapides

Les processus d’achat et d’approbation traditionnels sont souvent ralentis par les saisies manuelles de données et des flux de travail comptant plusieurs goulots d’étranglement.

L’automatisation permet d’accélérer de tels processus :

·       Réduction des délais de traitement : L’automatisation des demandes d’achat, via des flux de travail d’approbation numériques, permet d’éliminer les formalités administratives et les circuits de transmission manuels, qui sont souvent sources d’erreurs. Lorsque les acheteurs soumettent leurs demandes par voie numérique, le système notifie automatiquement les approbateurs concernés. Cette approche réduit les délais et améliore la précision des demandes.

·       Intégration de la conformité et de la traçabilité : Les flux de travail automatisés vous permettent d'intégrer les politiques d'achat de votre organisation et les exigences réglementaires directement dans les processus opérationnels. Le système enregistre chaque action, approbation et modification, créant ainsi une piste d'audit fiable qui simplifie les audits internes et externes.

Ainsi, l'automatisation contribue à accélérer les processus d'achat et d'approbation, tout en améliorant la fiabilité et la visibilité de chaque étape.

Une meilleure coordination avec les fournisseurs et l’amélioration de leur conformité

La gestion des fournisseurs joue un rôle central dans le maintien d’une chaîne d’approvisionnement saine. L’automatisation favorise une meilleure coordination, ainsi qu’une conformité améliorée, grâce aux aspects suivants :

·       Centralisation des informations sur les fournisseurs : Les systèmes automatisés regroupent les données des fournisseurs au sein d’une plateforme unique. En plus de limiter les silos de données, cela permet aux parties prenantes d’avoir accès à des informations précises et actualisées.

·       Intégration et qualification automatisées : Les outils d'automatisation rationalisent les processus d'intégration des fournisseurs, qui peuvent être chronophages, en permettant aux fournisseurs de soumettre eux-mêmes leurs documents via des portails en ligne. Le système valide les informations en fonction de critères prédéfinis, ce qui réduit le potentiel d’erreurs humaines et favorise le respect des politiques en matière d'achats responsables.

·       Gestion améliorée des contrats : L'automatisation peut contribuer à la gestion des contrats, soit en surveillant les dates clés et en envoyant des rappels pour les renouvellements. Certains outils basés sur l’IA analysent les clauses et les obligations contractuelles afin de signaler les risques potentiels.

Grâce à une meilleure visibilité sur la conformité et les performances des fournisseurs, vos équipes peuvent entretenir des relations renforcées et plus transparentes avec ces partenaires.

Une gestion plus efficace des dépenses et des stocks

La gestion des dépenses et des stocks peut s’avérer complexe et source d’erreurs, augmentant ainsi les risques de dépassement budgétaire ou de ruptures d’articles essentiels. En veillant aux actions suivantes, l’automatisation permet un meilleur contrôle financier et une plus grande précision des stocks :

·       Visibilité en temps réel sur les dépenses : Les solutions axées sur les analyses automatisées des dépenses regroupent les données d’achat, y compris celles provenant de différentes sources au sein de votre organisation. Elles classent les débours, identifient les tendances des dépenses et fournissent des tableaux de bord, le tout afin de vérifier où va votre argent.

·       Niveaux de stock optimisés : Les systèmes automatisés de gestion des stocks permettent de faciliter la prévision de la demande, soit en analysant les données historiques relatives aux ventes et les taux de consommation en temps réel ; selon le cas, le système agira en fonction de déclencher des commandes récurrentes, réduire les ruptures de stock ou limiter les excédents en réserve.

De telles informations peuvent vous aider à repérer les tendances en matière de dépenses, à optimiser les niveaux de stock et à regrouper les achats auprès de vos fournisseurs privilégiés. Ces actions favorisent une meilleure gestion des coûts et renforce votre pouvoir de négociation.

Comment automatiser les processus de la chaîne d'approvisionnement

Pour réussir la mise en œuvre de l’automatisation de la chaîne d'approvisionnement, il faut trouver le bon équilibre entre les besoins opérationnels immédiats et les objectifs à long terme de votre organisation. Basez-vous sur les étapes suivantes pour orienter votre stratégie.

Étape 1 : Identifiez les domaines à fort impact à automatiser

Commencez par repérer les processus de la chaîne d'approvisionnement qui bénéficieront le plus de l'automatisation. Généralement, ceux-ci sont manuels, répétitifs et à haut volume, tels que les processus d’approbation des bons de commande, la mise en correspondance des fournisseurs, ainsi que la génération de rapports.

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous évaluez les possibilités d'automatisation :

·       Évaluez les goulots d'étranglement et les tâches répétitives : Identifiez les domaines où les processus manuels entravent les opérations, provoquent des retards ou entraînent des erreurs. De tels domaines sont des candidats idéaux pour l'automatisation.

·       Quantifiez les avantages potentiels : Examinez des indicateurs clés tels que les temps de traitement, les taux d'erreur, le respect des exigences de conformité aux politiques, ainsi que les dépenses non conformes aux processus établis. La quantification des améliorations potentielles permet de démontrer le rendement de l’investissement et d’obtenir l’adhésion de la direction.

·       Tenez compte de l'alignement stratégique : Utilisez l'automatisation pour soutenir les objectifs organisationnels, tels que la réduction des coûts, la transformation numérique ou la résilience de la chaîne d'approvisionnement. Cet alignement sur les objectifs favorise l'adoption et facilite la mise en œuvre de l’automatisation.

Étape 2 : Intégrez l'automatisation aux outils et systèmes d'approvisionnement

L'automatisation est particulièrement efficace lorsqu'elle s'intègre à vos plateformes existantes de planification des ressources, d'approvisionnement et d'analyse des dépenses, car cette intégration vous procure un flux de données en temps réel.

Dans le cadre de la mise en place d'une chaîne d'approvisionnement automatisée, veillez aux éléments suivants :

·       Choisissez des technologies d'automatisation compatibles : Assurez-vous que votre solution d'automatisation s'intègre à vos systèmes existants, et qu’elle exploite l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique, l'automatisation robotisée des processus et les flux de travail intelligents.

·       Mettez des cadres en place pour les flux de données et la gouvernance : Définissez des parcours clairs pour la circulation des données entre les systèmes automatisés et existants, et instaurez des politiques pour bien encadrer la gestion de la qualité, des accès et de la conformité.

·       Menez des projets d'intégration pilotes : Testez vos solutions d'automatisation au sein d’un environnement contrôlé avant de procéder à un déploiement à grande échelle. Cela vous permettra d'identifier les problèmes initiaux, sans perturber les activités essentielles.

À propos des avantages qu’apportent les intégrations à la transparence opérationnelle, Satya Mishra, directeur de la gestion des produits chez Amazon Business, a déclaré ceci : « Les intégrations peuvent être le fil conducteur qui permet de rassembler vos collègues et de discuter de la responsabilité des dépenses, au-delà des cadres budgétaires, afin que vous puissiez atteindre les objectifs de votre entreprise. »

Étape 3 : Favorisez l'adoption du numérique en renforçant les compétences de vos équipes

L'automatisation ne peut réussir que si les employés adoptent de nouvelles méthodes de travail. Présentez cette technologie comme un outil permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ; il ne s’agit pas d’une solution visant à les remplacer.

Pour encourager vos équipes à adopter ces changements :

·       Offrez des formations complètes : Proposez des formations pratiques et adaptées à chaque poste, qui démontrent l’utilisation des nouveaux systèmes automatisés et comment leurs propres rôles pourraient évoluer.

·       Recueillez les commentaires et itérez : Colligez les rétroactions des utilisateurs afin d’identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Cette approche itérative favorise un sentiment d’inclusion et permet de vous assurer que le système répond aux besoins des utilisateurs.

·       Redéfinissez les rôles et les responsabilités : Permettez aux employés d’évoluer vers des tâches dont la valeur est plus élevée, telles que l’approvisionnement stratégique, la gestion des relations avec les fournisseurs, l’évaluation des risques et les projets d’innovation.

La manière la plus efficace d’instaurer une stratégie d’automatisation durable et performante consiste à commencer modestement, à tirer des enseignements de chaque déploiement, et à développer progressivement.

Comment Amazon Business facilite l'automatisation

Amazon Business propose une gamme complète de fonctionnalités conçues pour vous aider à rationaliser vos processus d'approvisionnement, soutenant ainsi l’optimisation globale de votre chaîne d'approvisionnement. Voici un aperçu plus détaillé du fonctionnement concret de cette solution d'achat intelligente.

Intégration avec plus de 300 systèmes d'approvisionnement et de planification des ressources

La réussite de l'automatisation repose sur l'intégration ; à cet égard, Amazon Business souhaite répondre à tous les besoins de votre équipe. Grâce à des intégrations pour plus de 300 systèmes, dont Coupa, SAP Ariba et Oracle, Amazon Business peut aider votre équipe à simplifier les processus d'achat, générer des rapports plus précis, ainsi qu’améliorer la transparence des transactions et des données interfonctionnelles.

Ces intégrations réduisent les rapprochements manuels, limitent les erreurs et contribuent à assurer la conformité des achats, et ce dans l'ensemble de vos processus d'approvisionnement. L'alignement des données entre les différents systèmes permet à votre équipe de se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Approbations automatisées et gestion des commandes

En acheminant vos achats effectués sur Amazon Business vers vos propres systèmes, par le biais d’intégrations intelligentes, vous aidez ainsi les acheteurs à respecter vos politiques d’achat. Amazon Business propose également des politiques d’achat et des processus d’approbation personnalisables, qui vous permettent de conserver le contrôle tout en éliminant les goulots d’étranglement. Le routage multiutilisateur achemine automatiquement les demandes d’achat vers les approbateurs appropriés, le tout en fonction de critères tels que les limites de dépenses, le service soumettant la demande, le centre de coûts ou la catégorie de biens.

La fonctionnalité Achats guidés permet d’orienter vos acheteurs vers les fournisseurs privilégiés, les produits préapprouvés ou les prix négociés par contrat, ce qui contribue à assurer la conformité des achats avant même qu’une commande ne soit passée. Combinés, ces outils aident votre équipe à rationaliser les approbations, à réduire les erreurs manuelles et à conserver le contrôle sur les dépenses.

Livraisons et réapprovisionnement automatisés

Amazon Business automatise des tâches d’approvisionnement courantes afin d’améliorer l’efficacité et soutenir la continuité de vos activités. Vous pouvez planifier des livraisons récurrentes pour les articles achetés régulièrement, ce qui permet de vous assurer que les items essentiels soient toujours en stock, sans avoir à intervenir manuellement.

Le regroupement des commandes mène à la réduction du nombre de livraisons à recevoir, de déchets d'emballage à gérer et de suivis administratifs à effectuer, tandis que la solution Achats par lots rationalise les achats en grande quantité, donne accès à des rabais au volume et uniformise le sourçage. En automatisant ces processus, Amazon Business aide votre équipe à gagner du temps, à limiter les erreurs et à renforcer une gestion plus globale de la chaîne d'approvisionnement.

Bâtissez une chaîne d'approvisionnement plus résiliente

L’importance de mettre en place une chaîne d'approvisionnement résiliente va au-delà de la réduction des coûts : cette résilience est une nécessité pour faire face à l'environnement commercial imprévisible que nous connaissons aujourd'hui. Alors que les équipes d'approvisionnement modernes sont confrontées à diverses perturbations, allant de retards chez les fournisseurs jusqu’à l'évolution des réglementations, il est essentiel de disposer de systèmes fiables pour gérer les achats, les données et la durabilité.

Amazon Business est une solution d'achat intelligente conçue pour les entreprises, qui vous aide à relier vos processus d’approvisionnement à des informations et à des analyses en temps réel. Ses fonctionnalités personnalisables et automatisées favorisent la conformité, optimisent les dépenses et réduisent le nombre de tâches manuelles à effectuer, offrant ainsi à vos équipes les outils dont elles ont besoin pour assurer la continuité des activités et relever efficacement les défis. Contactez-nous dès aujourd'hui afin de découvrir davantage comment Amazon Business peut vous aider à optimiser les activités d’approvisionnement de votre organisation.