Logiciels de gestion des fournisseurs : guide de l'acheteur 2026

Les logiciels de gestion des fournisseurs peuvent considérablement améliorer la stabilité de la chaîne d'approvisionnement, la rentabilité, ainsi que la réussite globale de votre organisation. Cela peut se traduire par des biens et services de meilleure qualité, des coûts réduits et des innovations plus importantes, tout cela grâce à des relations plus solides avec vos fournisseurs.

Selon un guide publié en 2024 par Gartner®, « au cours des 24 derniers mois, la collaboration avec les fournisseurs est devenue une priorité absolue pour 88 % des responsables des achats ». Cependant, Gartner a également constaté que « la segmentation des fournisseurs est un pilier fondamental d'une gestion efficace des relations avec les fournisseurs, mais seuls 35 % des directeurs de l’approvisionnement disposent d'un modèle opérationnel permettant de différencier leurs fournisseurs les plus importants en fonction de leur valeur ».¹ Bien que de nombreuses équipes d'approvisionnement reconnaissent l'intérêt commercial d'une meilleure gestion des fournisseurs, rares sont celles qui exploitent les technologies disponibles afin d’apporter un réel changement.

Si vous souhaitez tirer parti de partenariats améliorés avec vos fournisseurs, il est d’abord utile de comprendre comment un logiciel de gestion des fournisseurs peut résoudre vos problématiques et comment vous pouvez trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des fournisseurs ?

Un logiciel de gestion des fournisseurs est un outil numérique qui rationalise et automatise le cycle de vie de la gestion des relations avec les fournisseurs. Également appelés logiciels de gestion des relations avec les fournisseurs, ces systèmes :

·         Centralisent les données

·         Rationalisent l'intégration de nouveaux fournisseurs

·         Assurent le suivi des performances

·         Évaluent et atténuent les risques

·         Renforcent les partenariats avec les fournisseurs grâce à des communications et une collaboration facilitées

Utilisée de manière stratégique, une solution de gestion des fournisseurs peut vous aider à faire évoluer et à rationaliser votre approvisionnement, ce qui mène vers des économies significatives et une meilleure gestion des risques.

Les défis liés à la gestion des fournisseurs et comment les logiciels peuvent les résoudre

La gestion des fournisseurs est un élément complexe du processus d'approvisionnement, car les organisations doivent veiller à demeurer conformes aux réglementations, à contrôler les coûts et à équilibrer des relations dynamiques.

Voici quelques-uns des défis courants auxquels vous pourriez être confronté dans le cadre de votre gestion des fournisseurs :

·         Performances irrégulières des fournisseurs : Des performances irrégulières ou médiocres peuvent affecter vos opérations en entraînant des problèmes de qualité, des retards de livraison et une augmentation des coûts. Les logiciels de gestion des fournisseurs suivent leurs performances au fil du temps, ce qui vous permet de résoudre les problèmes de manière proactive ou de vous séparer des partenaires peu fiables.

·         Trop de processus manuels : Les processus manuels prennent plus de temps, manquent de transparence et augmentent les risques d'erreurs. L'automatisation de la gestion des fournisseurs peut améliorer la précision des données, accroître la visibilité sur la chaîne d'approvisionnement afin de détecter les perturbations potentielles, ainsi que libérer vos employés pour qu'ils puissent plutôt se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.

·         Visibilité limitée sur les données et les risques liés aux fournisseurs : Sans systèmes automatisés, il est difficile d'identifier et d'atténuer de manière proactive les risques liés aux fournisseurs, tels que les violations de conformité ou l'instabilité financière. Un système de gestion des fournisseurs suit automatiquement les informations relatives aux fournisseurs en temps réel, ce qui vous permet d'anticiper les problèmes éventuels.

·         Manque de contrôle : Les processus d'approvisionnement traditionnels rendent difficile la mise en place de paramètres cohérents au sein des flux d'approvisionnement et des canaux de commande. Les solutions qui viennent compléter les logiciels d'approvisionnement vous permettent d’instaurer des limites de dépenses et de restreindre les achats à des fournisseurs privilégiés, afin que vous ayez davantage de contrôle sur les achats de votre organisation.

Principales fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion des fournisseurs

Il existe de nombreuses solutions de gestion des fournisseurs, chacune présentant des avantages et des désavantages. Bien que chaque organisation puisse avoir des besoins différents, certaines fonctionnalités clés sont à privilégier lorsque vous êtes à la recherche d'une solution.

Assistance à l'intégration et au retrait des fournisseurs

L'intégration d’un fournisseur est une tâche fastidieuse. Selon l'Institute for Supply Management, il n'est pas rare que l'intégration d'un nouveau fournisseur prenne jusqu'à six mois au sein des grandes entreprises, car de nombreuses données doivent être transférées.

Recherchez une solution de gestion des fournisseurs qui accélère ce processus en automatisant la collecte de données et les tâches répétitives, en vérifiant l'exactitude des informations et en favorisant une meilleure collaboration.

Cette solution devrait également être en mesure de faciliter le retrait des fournisseurs en supprimant automatiquement leurs accès aux systèmes internes, en archivant leurs données et en s'assurant que toutes les clauses contractuelles ont été respectées.

Évaluations automatisées des risques et des performances

Assurez-vous que les solutions logicielles que vous envisagez soient accompagnées de fonctionnalités d'évaluation de la gestion des risques associés aux fournisseurs, afin que vous puissiez être proactif plutôt que réactif. Le logiciel adéquat doit disposer d'outils permettant d'évaluer les performances des fournisseurs, d'identifier les problèmes potentiels et d’assurer la conformité aux réglementations. C’est encore mieux si la solution peut automatiser les vérifications diligentes et la collecte de documents.

Données centralisées, analyses et capacités d'intégration

L'un des principaux avantages d'une solution de gestion des fournisseurs infonuagique est qu'elle peut collecter des données en continu. Recherchez un système qui centralise les indicateurs clés de performance des fournisseurs, analyse les dépenses et s'intègre à vos autres sources de données. Plus vous disposez d'informations, plus vous serez en mesure de prendre les meilleures décisions pour votre organisation.

Liste de contrôle pour l'évaluation des logiciels de gestion des fournisseurs

Au-delà des fonctionnalités clés mentionnées ci-dessus, il est important d'évaluer chaque solution en fonction des besoins et des processus de votre organisation.

Voici quelques questions à prendre en compte lorsque vous examinez chaque candidat :

·         Alignement sur les objectifs d'approvisionnement : L'outil prend-il en charge votre modèle d'approvisionnement, sa complexité, ainsi que vos flux de travail ?

·         Fonctionnalités : Offre-t-il les fonctionnalités spécifiques dont votre organisation a besoin (par exemple : gestion des contrats, portail des fournisseurs avec fonctionnalités en libre-service, gestion des dépenses) ?

·         Intégrations : Le logiciel est-il compatible avec vos systèmes existants, tels que votre système de planification des ressources ou votre logiciel de gestion de la chaîne d'approvisionnement ?

·         Évolutivité : Peut-il vous accompagner dans votre croissance ? Limite-t-il le nombre d'utilisateurs ou de fournisseurs ?

·         Facilité d'utilisation : Le logiciel est-il facile à utiliser à la suite d’une formation minimale ?

·         Coût : Le prix est-il conforme à votre budget ?

·         Personnalisation : Pouvez-vous personnaliser la solution afin de l'adapter à vos processus existants ?

·         Sécurité : Les mesures de sécurité, telles que le cryptage des données, sont-elles conformes aux normes industrielles et aux politiques internes ?

·         Soutien à la clientèle : Le fournisseur du logiciel propose-t-il une assistance par téléphone, courriel ou clavardage qui est facilement accessible en cas de problème ? Cette assistance est-elle disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ou uniquement pendant les heures d’ouverture ?

·         Réputation du fournisseur : Le fournisseur bénéficie-t-il d'avis clients positifs sur des sites indépendants ?

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des fournisseurs

Afin d'assurer une transition en douceur, toute transformation numérique nécessite une stratégie et un plan de projet clairs. Avant de mettre la nouvelle solution en œuvre, prenez le temps de vous assurer qu'elle est configurée tel que vous le souhaitez. Cela peut contribuer à éviter toute confusion parmi les employés en raison des changements apportés aux processus après la mise en service.

Voici trois meilleures pratiques à prendre en compte lors de la configuration de votre logiciel :

1. Définissez des critères d'intégration des fournisseurs et automatisez les approbations

Commencez par établir des critères clairs et cohérents pour l'intégration des fournisseurs, afin de vous assurer que tous les fournisseurs se conforment à vos politiques internes et aux réglementations externes. Cela peut impliquer la mise en place d'un processus de vérification, l'élaboration de procédures d'évaluation des risques, ainsi que la mise en œuvre de mesures de sécurité pour protéger vos données.

Afin d'accélérer le processus, vous pourriez envisager d'automatiser les approbations pour les fournisseurs avec lesquels vous collaborez déjà. Cela permettra au fournisseur de s'inscrire et de télécharger ses propres documents, vous déchargeant ainsi de cette tâche.

2. Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) et utilisez des analyses pour améliorer la gestion des performances des fournisseurs

Ensuite, envisagez la mise en place d’indicateurs clés spécifiques pour mesurer les performances des fournisseurs. Les indicateurs ainsi définis vous aideront à déterminer si les fournisseurs répondent à vos attentes.

Voici quelques exemples courants d’indicateurs clés de performance concernant la gestion des fournisseurs :

·         Taux de livraison dans les délais : Fréquence à laquelle les produits ou services sont livrés dans les délais prévus.

·         Taux de défauts : Pourcentage de produits qui ne répondent pas aux normes de qualité.

·         Taux de précision des commandes : Pourcentage de commandes qui arrivent complètes et exactes.

·         Durée du cycle de commande : Temps nécessaire pour traiter une commande, de la demande initiale jusqu’à l'approbation finale.

·         Écart entre les prix d'achat : Comparaison entre les prix d'achat réels et les prix d'achat indiqués.

Vous pouvez également mesurer les performances des fournisseurs en fonction des délais de livraison, du rendement du capital investi, ainsi que des dépenses globales par fournisseur.

3. Assurez la conformité et planifiez une évolutivité à long terme

Définissez des exigences de conformité que le logiciel peut utiliser pour surveiller les performances des fournisseurs et vous alerter en cas de problème. Par exemple, vous pourriez créer des flux de travail automatisés qui s’assurent que tous les documents requis soient reçus et validés lors de l'intégration, ou qui vous informent des expirations prochaines de licences ou de polices d'assurance.

Ces automatisations rendent vos processus d'approvisionnement plus efficaces, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l'évolutivité des opérations plutôt que sur la vérification des tâches.

Utilisez les données pour améliorer la gestion des fournisseurs

La collecte et l'analyse des données portant sur les fournisseurs peuvent vous aider à optimiser votre chaîne d'approvisionnement, vous permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées qui profitent à votre organisation.

Grâce à la puissance de l'analyse des données, vous pouvez :

·         Prévoir les risques : Anticipez les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement, les risques géographiques et les problèmes de conformité.

·         Réaliser des économies : Identifiez les possibilités de réduction des coûts et négociez de meilleures conditions contractuelles avec les fournisseurs.

·         Améliorer les négociations : Prenez des décisions fondées sur des données lors des négociations avec les fournisseurs.

·         Évaluer les fournisseurs : Comparez les performances des fournisseurs par rapport aux normes et aux meilleures pratiques du secteur.

Comment nous pouvons vous aider à simplifier la gestion des fournisseurs

Amazon Business n'est pas un logiciel de gestion des fournisseurs, mais nous pouvons jouer un rôle complémentaire au sein de l'écosystème de gestion des fournisseurs, soit en permettant aux équipes d'approvisionnement de rechercher, d'acheter et de solliciter des offres auprès d'un large éventail de fournisseurs certifiés.

Amazon Business s'intègre aux solutions d'approvisionnement afin d’optimiser la gestion des fournisseurs grâce à plusieurs fonctionnalités, telles que des rapports détaillés sur les fournisseurs, des flux d'approbation multi-utilisateurs, des politiques Guided Buying (une fonctionnalité Business Prime), ainsi que la facturation consolidée. Cette solution flexible améliore également la visibilité des commandes passées auprès de fournisseurs locaux, soit en générant des rapports filtrés en fonction des certifications des fournisseurs de confiance.

Nos outils peuvent vous aider à identifier les occasions de réaliser des économies immédiates et à créer des plans à long terme pour réduire les dépenses, et ce dans toutes les catégories d'approvisionnement.

Discutez avec notre équipe afin de découvrir comment nous pouvons appuyer votre stratégie de gestion des fournisseurs en rationalisant vos achats, en renforçant votre conformité et en nous intégrant à vos systèmes d'approvisionnement existants.

_{¹ Gartner ne cautionne aucun fournisseur, produit ou service décrit dans ses publications de recherche et ne conseille pas aux utilisateurs de technologies de choisir uniquement les fournisseurs ayant obtenu les meilleures notes ou autres distinctions. Les publications de recherche de Gartner reflètent les opinions de l'organisme de recherche Gartner et ne doivent pas être interprétées comme des déclarations de fait. Gartner décline toute garantie, expresse ou implicite, concernant ses recherches, y compris toute garantie de qualité marchande ou d'adéquation à un usage particulier.}