Mises à jour de la surveillance des anomalies dans les dépenses : Plus d’accès, mises à jour en temps opportun

Pour les organisations qui gèrent les achats au sein de grandes équipes réparties sur plusieurs sites, la détection des dépenses inhabituelles et l’audit manuel des dépenses afin d’assurer la conformité ne devraient pas reposer sur une seule personne. La surveillance des anomalies dans les dépenses, une offre réservée aux membres abonnés au forfait Entreprise de Prime Business, a été conçue pour éliminer la charge manuelle de la surveillance des dépenses, en surveillant les achats d’une organisation en temps réel et en signalant les activités inhabituelles avant qu’elles ne deviennent un problème de conformité.

Aujourd’hui, nous annonçons deux mises à jour qui rendent la surveillance des anomalies dans les dépenses plus accessible et plus adaptable au fonctionnement réel des organisations.

Nouveautés

1. Courriels de synthèse hebdomadaires

La surveillance des anomalies dans les dépenses offre désormais aux administrateurs la possibilité de s’abonner aux courriels de synthèse hebdomadaires directement à partir du tableau de bord. Chaque synthèse fournit un aperçu des anomalies signalées en cours. Cela offre aux équipes un point de contact régulier et planifié pour examiner les activités d’achat irrégulières sans nécessiter de connexions quotidiennes.

Cette mise à jour permet aux administrateurs de contrôler leur cadence de supervision. Que les équipes préfèrent examiner les anomalies en temps réel ou regrouper cet examen selon un rythme hebdomadaire, elles ont désormais la flexibilité de choisir.

Pour vous abonner à ces courriels, consultez votre tableau de bord.

2. Accès élargi aux administrateurs des finances et aux administrateurs de groupe

Les clients signalent régulièrement que la surveillance des dépenses ne devrait pas être limitée aux administrateurs de niveau supérieur. Dans les organisations où les achats sont répartis entre plusieurs services et unités d’affaires, les administrateurs de groupe et les administrateurs des finances sont souvent les personnes qui possèdent la meilleure compréhension de ce qui est normal (ou non) au sein de leurs équipes.

Auparavant, la surveillance des anomalies dans les dépenses n’était accessible qu’aux administrateurs de compte. Cela créait un goulot d’étranglement : les anomalies signalées au sommet de l’organisation devaient redescendre jusqu’aux personnes capables de les résoudre rapidement.

Avec cette mise à jour, les administrateurs des finances et de groupe ont désormais un accès direct à la surveillance des anomalies dans les dépenses. Pour les organisations qui traitent un volume élevé de dépenses et répartissent les processus de vérification entre plusieurs équipes, cela se traduit par :

• Une résolution plus rapide des anomalies : les administrateurs les plus proches de l’activité d’achat peuvent agir immédiatement, sans passer par un administrateur central

• Un jugement contextuel plus approfondi : les administrateurs de groupe qui comprennent les habitudes d’achat de leur service sont mieux placés pour déterminer ce qui est véritablement irrégulier

• Une responsabilité distribuée accrue : la supervision de la conformité évolue avec l’organisation, plutôt que de se concentrer dans un seul rôle

Il s’agit d’une étape significative vers le modèle « faire confiance, mais vérifier » dont dépendent les équipes d’approvisionnement efficaces. Cela permet aux bonnes personnes d’agir, tout en maintenant les garde-fous organisationnels qui permettent de contrôler les dépenses.

Vous souhaitez étendre l’accès aux bons membres de votre équipe? Aucune action supplémentaire n’est requise de votre part, car ces rôles bénéficient d’un accès immédiat.

Pourquoi c’est important

Les dépenses non approuvées et les irrégularités d’achats demeurent parmi les défis de conformité les plus courants pour les grandes organisations. Ces mises à jour étendent la valeur de la surveillance des anomalies dans les dépenses en la rendant plus accessible, en fournissant les bons renseignements aux bonnes personnes, au bon moment.

Un plus grand nombre d’administrateurs ayant accès signifie des temps de réponse plus rapides et des décisions mieux éclairées. Les courriels récapitulatifs signifient moins de lacunes en matière de visibilité. Ces mises à jour ont été conçues pour aider les organisations à maintenir un meilleur contrôle sur les achats sans compliquer le processus pour les acheteurs.

Démarrage

La surveillance des anomalies dans les dépenses est disponible pour les membres du forfait Entreprise de Prime Business. Pas encore membre Prime Business? Apprenez-en plus dès aujourd’hui.