Réduisez vos dépenses : Surveillance des anomalies dans les dépenses

La supervision des dépenses au sein d’une organisation de grande taille peut être chronophage et s’avérer fastidieuse, surtout lorsqu'il faut gérer un nombre important d'acheteurs et de transactions. C’est pourquoi Amazon Business a lancé Surveillance des anomalies dans les dépenses, un nouvel outil de suivi des dépenses réservé aux adhérents du forfait Business Prime Entreprise. Cette fonctionnalité examine les transactions d'un compte et évalue les schémas de dépenses, et si des achats inhabituels sont détectés, une alerte est transmise aux administrateurs.

Comment fonctionne l’outil Surveillance des anomalies dans les dépenses ?

L’outil Surveillance des anomalies dans les dépenses analyse les achats de votre organisation et détecte toute dépense irrégulière, en fonction des normes de l'industrie et de vos habitudes d'achat. Ces anomalies sont enregistrées dans un tableau de bord, que les administrateurs peuvent examiner afin de confirmer si ces achats sont en effet irréguliers ou s’ils s’inscrivent dans le cadre normal des activités de l'entreprise. Ce tableau de bord est mis à jour quotidiennement, permettant ainsi aux administrateurs de visualiser les achats ayant été signalés au cours des 24 heures précédentes. Au fur et à mesure que les administrateurs classent des achats dans les catégories « Inhabituel » ou « Normal », l’outil Surveillance des anomalies dans les dépenses note les habitudes de votre organisation. Ces rétroactions contribuent à améliorer l'exactitude future de la fonctionnalité.

Qu’est-ce que l’outil Surveillance des anomalies dans les dépenses considère comme une « dépense inhabituelle » ?

L’outil évalue les dépenses en se basant sur quatre catégories principales, notamment :

·         Achats dans une catégorie inhabituelle : les achats effectués au sein d’une catégorie inhabituelle sont signalés lorsque des articles sont procurés dans des catégories auxquelles votre organisation a rarement recours, d’après son historique d'achat, ou lorsque des achats sont considérés comme atypiques pour votre secteur d’activité. En fonction de votre profil d’entreprise, le système exclura les catégories d’articles qui sont couramment achetés au sein de votre secteur.

·         Achats fractionnés : la détection d'achats fractionnés examine les achats ayant été effectués par le même utilisateur et livrés à la même adresse en moins de 48 heures, et qui dépassent les seuils de dépenses fixés par votre organisation.

·         Réapprovisionnements inhabituels : la détection des réapprovisionnements affiche les commandes qui sortent du cadre habituel des achats, en plus de différencier les items consommables des non consommables. Les réapprovisionnements normaux, tels que des fournitures de bureau, sont exclus de cette liste.

·         Dépenses quotidiennes excessives : l’outil identifie les cas où les activités d'achat quotidiennes d’un acheteur dépasse considérablement ses dépenses habituelles, en fonction de l'historique de son comportement d'achat. Cela permet de détecter les pics irréguliers dans les dépenses de l'acheteur, qui pourraient nécessiter un examen.

Comment utiliser l’outil Surveillance des anomalies dans les dépenses ?

Vous devez être abonné au forfait Business Prime Entreprise pour avoir accès à cet outil.  Contactez notre équipe des ventes afin d’en savoir plus et vous inscrire.

Examinez votre tableau de bord et cliquez sur les anomalies individuelles afin d’obtenir plus de détails, ainsi que la raison pour laquelle le système considère cette commande ou ce groupe de commandes comme étant une dépense irrégulière. Vous pouvez également afficher des informations supplémentaires, dont l'acheteur, le numéro de commande, la date et l'heure de l'achat et le montant de la commande.

Lorsque vous aurez examiné ces commandes signalées comme irrégulières, vous pourrez alors les catégoriser comme « Normal » ou « Inhabituel », ainsi qu’ajouter des commentaires qui aideront les autres administrateurs à comprendre votre processus décisionnel. Les administrateurs pourront ensuite utiliser ces informations pour contacter les acheteurs au sujet des achats non conformes. Ils peuvent également ajuster les contrôles des comptes, tels que les limites de dépenses et les politiques d'achat, afin d'éviter des dépenses non conformes à l'avenir.

Comment se lancer ?

La fonctionnalité Surveillance des anomalies dans les dépenses est automatiquement disponible pour les clients du forfait Entreprise, via le tableau de bord Amazon Business Analytics. Connectez-vous à votre compte Amazon Business, parcourez jusqu'à « Business Analytics », et dans l'onglet « Renseignements », cliquez sur « Anomalies dans les dépenses ».