Dépenses non conformes : Repérer et prévenir les achats non approuvés

Les responsables de l’approvisionnement et des finances constatent souvent une augmentation des dépenses non conformes au fur et à mesure que le nombre de demandes d’achat se multiplient. Bien que la plupart des acheteurs cherchent simplement à répondre rapidement à un besoin, même les achats de petite taille ne respectant pas les politiques de l’organisation peuvent compliquer la gestion des budgets et nuire à la conformité des commandes. Au fil du temps, ces comportements répétés entraînent des risques financiers et opérationnels qui pourraient pourtant être évités.

De nombreuses équipes au sein d’entreprises de moyenne taille considèrent que les dépenses non conformes sont une conséquence inévitable de la croissance. En réalité, ces pratiques découlent généralement de politiques floues, d’une visibilité limitée et de processus qui ne s’adaptent pas aux habitudes d’achat réelles des employés. Alors que de tels comportements se propagent d’un service à l’autre de l’organisation, les coûts augmentent, les données se fragmentent et la conformité devient plus difficile à faire respecter.

Une meilleure visibilité, des politiques plus claires et une expérience d’achat plus intuitive contribuent à rétablir l’ordre au sein des activités d’approvisionnement. Ainsi, les équipes en pleine croissance acquièrent la structure dont elles ont besoin pour demeurer alignées, les budgets deviennent plus prévisibles et la conformité s’améliore ; tout cela sans ralentir les opérations d’achat quotidiennes. La première étape pour reprendre le contrôle sur les dépenses non conformes est de comprendre comment elles se manifestent, où elles se cachent et comment y remédier de manière systématique.

Qu'est-ce qu'une dépense non conforme ?

Les dépenses non conformes, également appelées « dépenses non autorisées » ou « dépenses non gérées », surviennent lorsque des employés achètent des biens ou des services sans respecter les fournisseurs, processus ou politiques approuvés. Cela peut aller de l'achat de fournitures de bureau auprès d'un fournisseur non accrédité jusqu’au dépôt d’une demande de remboursement pour du matériel qui n'a pas transité par le processus d'approvisionnement officiel. De nombreuses équipes sous-estiment l'ampleur du phénomène, laissant ainsi apparaître des angles morts qui compliquent la préparation des budgets et des prévisions.

Pour les entreprises de moyenne taille, les dépenses non conformes peuvent rapidement représenter une part importante des dépenses indirectes. Une étude comparative a révélé qu’en 2021 et 2022, les achats non conformes atteignaient 1,8 % de la valeur totale des achats annuels. Pour un volume d’achats d’un milliard de dollars, cela correspond à environ 18 millions de dollars. Ces chiffres surprennent souvent les dirigeants, qui ne se rendent pas toujours compte de l’impact que peuvent avoir tous ces petits achats hors contrat ou ponctuels qui s’accumulent dans les différents services et centres de coûts.

Il est plus facile de comprendre les dépenses non conformes lorsqu’elles sont comparées aux dépenses gérées. Les dépenses gérées suivent des processus de travail définis, font appel à des fournisseurs privilégiés, suivent des flux d’approbation définis et s’appuient sur des prix négociés ; les dépenses non conformes, quant à elles, contournent cette structure d’encadrement. Les dépenses gérées favorisent la prévision et la conformité ; les dépenses non conformes vont à l'encontre de ces deux aspects. Les équipes d’approvisionnement mettent en place des processus d’achat afin d’assurer la cohérence ; les dépenses non conformes créent des zones d’ombre qui fragilisent le système. Prendre conscience de ces contrastes vous aide à comprendre comment des processus clairs, ainsi que de meilleurs outils, permettront d’améliorer votre contrôle sur les achats.

Causes courantes des dépenses non conformes

Le nombre de dépenses non conformes a tendance à augmenter lorsque les processus d'approvisionnement ne s'adaptent pas aux habitudes d'achat des employés. Parmi les facteurs courants, nous pouvons noter :

·       Des politiques d'approvisionnement confuses ou obsolètes

·       Des processus d'approbation longs ou incohérents

·       Un accès limité aux fournisseurs privilégiés

·       Des processus d'achat manuels qui ralentissent même les demandes les plus simples

·       Un manque de visibilité sur les budgets ou les limites de dépenses

·       Des services autonomes au sein de l’organisation, sans contrôles conjoints pour vérifier la conformité

·       Une absence de formation aux achats pour les nouveaux employés

·       Des centres de coûts qui dépendent fortement sur les remboursements

·       Des systèmes qui n’intègrent pas ou ne synchronisent pas les données transactionnelles

Chaque cause découle d’une réalité plus large, composée de besoins non satisfaits, d’attentes floues ou d’outils insuffisants. Lorsque les dirigeants comprennent ces facteurs sous-jacents, ils et elles peuvent alors s’attaquer de manière proactive aux dépenses non autorisées, au lieu de réagir seulement après que les coûts aient grimpé.

Risques financiers et de conformité

Les dépenses non conformes peuvent sembler anodines lorsque les achats individuels restent modestes, mais chaque transaction non gérée rend plus difficile le maintien de la conformité des activités d’approvisionnement, ainsi que la préservation des économies liées aux prix négociés. Lorsque les achats ne sont pas effectués auprès de fournisseurs approuvés, les organisations ne tirent pas parti de leur accès à des tarifs contractuels, augmentent les risques de commandes en double et s’exposent à des coûts qui devraient être évitables.

Ces risques s’intensifient lors des audits ou des contrôles. En effet, les activités non conformes aux politiques de l’organisation viennent augmenter les risques concernant le non-respect des exigences internes en matière d’approvisionnement, les risques liés aux règles fiscales, et les risques associés aux contrôles spécifiques établis pour chaque catégorie d’achat. Les équipes financières passent alors plus de temps à démêler les reçus, à rapprocher les notes de frais et à corriger les erreurs de code. Il en résulte des cycles de production de rapports plus lents, ainsi qu’une confiance réduite envers l’exactitude des données portant sur les dépenses.

Lorsque les dirigeants constatent l’accumulation de ces problèmes, l’urgence de la situation apparaît clairement. Les dépenses non conformes entraînent des répercussions qui vont au-delà des budgets : elles compromettent la stabilité opérationnelle sur laquelle les entreprises s’appuient.

Comment identifier les dépenses non conformes

Les dépenses non conformes se manifestent souvent par des dépassements budgétaires ou une prolifération de fournisseurs, bien avant que vous ne puissiez en identifier la cause. Selon Deloitte, plus de 60 % des responsables de l’approvisionnement affirment que l’amélioration de la visibilité sur la chaîne d’approvisionnement demeure une priorité absolue. Grâce à une meilleure compréhension des habitudes d'achat, vous pourrez plus rapidement repérer les activités non conformes aux politiques et réduire ces dépenses non gérées.

Pour commencer, envisagez de suivre plusieurs indicateurs clés de performance (« KPI ») essentiels, notamment :

·       Pourcentage d'achats hors contrat

·       Dépenses auprès de fournisseurs non approuvés

·       Ratio entre les commandes et les dépenses totales

·       Fréquence de recours à des fournisseurs ponctuels ou occasionnels

·       Volume des achats qui ne respectent pas les politiques ou ne figurent pas dans les catalogues

Le suivi de ces indicateurs peut vous aider à mieux comprendre les comportements d'achat et à mettre en lumière les lacunes nécessitant une attention particulière.

Identifiez les indicateurs courants de dépenses non conformes

Certaines tendances peuvent vous permettre de détecter rapidement les dépenses non conformes, notamment lorsque vous examinez en parallèle les données transactionnelles et l'analyse des dépenses effectuées auprès des fournisseurs. Parmi les signaux courants, nous pouvons souligner :

·       Les achats effectués sans bon de commande

·       La création en double de profils fournisseurs au sein des systèmes financiers

·       Les remboursements de dépenses d’entreprise auprès des employés

·       L’utilisation de cartes de paiement personnelles

·       Des achats auprès de fournisseurs ne figurant pas sur les listes approuvées

·       Des commandes qui contournent les contrôles encadrant les catégories de biens ou les limites de dépenses

·       Les abonnements ou achats récurrents créés sans examen préalable

L'analyse des dépenses effectuées auprès des fournisseurs apporte un contexte précieux à ces signaux, soit en mettant en évidence les activités inhabituelles concernant des fournisseurs, les dépenses fragmentées, ou encore les pics soudains de commandes réalisées hors contrat. En repérant ces comportements plus tôt, vous pourrez identifier les domaines dans lesquels vous devez clarifier les attentes ou ajuster les mécanismes, afin que l’ensemble des processus d'achat soient cohérents et intuitifs.

Exploitez les données relatives à l'approvisionnement pour repérer les achats non conformes aux politiques

La plupart des organisations génèrent suffisamment de données transactionnelles pour être en mesure de clairement mettre en évidence les dépenses non conformes ; le véritable défi consiste à relier les points de données entre les différents systèmes. L'examen des bons de commande, des rapports de facturation, des demandes de remboursement et des listes de fournisseurs permet de mettre au jour les sources de dépenses non conformes.

Par exemple, un centre de coûts peut soumettre des dizaines de demandes de remboursement pour des articles qui sont déjà disponibles auprès de fournisseurs privilégiés, ou une autre équipe peut créer de nouveaux profils de fournisseurs, sans se rendre compte qu’un contrat négocié existe déjà. En comparant ces sources de données, votre service d’approvisionnement peut mieux comprendre comment les employés utilisent les systèmes d’achat et où les difficultés les poussent à s’éloigner des processus établis.

Catégorisez et quantifiez vos dépenses non conformes

Une fois que vous avez identifié les dépenses non conformes, les catégoriser peut ensuite vous aider à résoudre les problèmes grâce à des interventions ciblées. Les trois catégories suivantes permettent généralement d’avoir une vue d’ensemble de la situation :

·       Dépenses marginales : Petits achats de faible valeur qui échappent à la planification budgétaire

·       Achats ponctuels : Achats urgents effectués à l’extérieur des processus habituels

·       Dépenses hors contrat : Achats effectués auprès de fournisseurs non privilégiés

Le classement des dépenses non conformes en différentes catégories vous permet de prioriser les problèmes de manière efficace. Quantifier chaque catégorie en pourcentage des dépenses totales, ou en parts des dépenses indirectes, vous offre une vision structurée des défis à résoudre et permet de définir clairement les priorités quant aux actions correctives à prendre.

Alignez les comportements d'achat sur les objectifs stratégiques

En établissant un lien entre les dépenses non conformes et les objectifs généraux des activités d'approvisionnement, vous pourrez aller au-delà de la simple détection. La comparaison des habitudes d'achat avec les objectifs stratégiques, tels que la diversité des fournisseurs, la durabilité, la réduction des coûts ou les achats responsables, permet de mettre en évidence les comportements qui s'alignent sur les valeurs de votre organisation et ceux qui s'en écartent.

C'est ainsi que votre processus d'approvisionnement gagne en maturité. Il ne s'agit plus seulement d’assurer la conformité des achats, mais aussi d'utiliser l'analyse des dépenses non conformes pour renforcer des initiatives plus globales. En alignant davantage les comportements d’achat sur les objectifs, vous transformez la gestion des dépenses en levier de renforcement des valeurs et de la stratégie à long terme de votre organisation.

Analysez vos processus, non seulement vos dépenses

L’identification des dépenses non conformes permet également de découvrir des possibilités d'amélioration des processus. Au fur et à mesure que les politiques évoluent, que les flux d'approbation se transforment et que les structures des catalogues s'étendent, prendre le temps d'analyser la structure des processus, parallèlement aux données portant sur les dépenses, peut révéler des lacunes qui viennent influencer le comportement des acheteurs.

Examinez les flux de travail, les autorisations des utilisateurs, la convivialité des catalogues, ainsi que la clarté de la documentation relative aux politiques de l’organisation. Réfléchissez également à la façon dont les employés vivent le parcours du processus d'achat du début à la fin. Le fait d’associer ces analyses aux audits des processus vous aide à accroître la transparence et à atténuer les difficultés qui alimentent souvent les dépenses non conformes.

Cinq stratégies pour prévenir les dépenses non conformes

Le moyen le plus efficace de prévenir les dépenses non conformes consiste à mettre en place des processus qui apportent clarté, confiance et rapidité à vos équipes. Les contrôles sont importants, mais ils sont encore plus efficaces lorsque les acheteurs comprennent les attentes et peuvent s’y conformer sans difficultés. De nombreuses organisations renforcent la conformité de leurs achats grâce à une combinaison de politiques plus éclairées et de communications plus claires, auxquelles s’ajoute l’automatisation de certaines tâches liées à l’approvisionnement, permettant ainsi de faciliter les activités d’achat.

Les stratégies ci-dessous sont pratiques et faciles à mettre en œuvre. Elles mettent également en évidence la manière dont les outils offerts par Amazon Business contribuent à concrétiser ces approches, soit en intégrant des contrôles, en améliorant la visibilité et en orientant les achats quotidiens. En travaillant ensemble, ces éléments peuvent vous aider à réduire les dépenses non conformes, tout en favorisant de meilleures performances opérationnelles.

1. Élaborez des politiques d'approvisionnement qui fonctionnent dans la pratique

Les politiques ne sont efficaces que si vos employés les comprennent et les respectent, tandis que des exigences trop complexes peuvent décourager les acheteurs et les inciter à contourner les processus établis. Vous pouvez parvenir à réduire les dépenses non conformes en simplifiant les processus d'approbation, en réduisant le nombre d’étapes manuelles et en adaptant les seuils aux comportements d'achat du quotidien.

Lorsque les politiques semblent intuitives, la conformité se fait naturellement. Une fois que vous avez rationalisé les attentes, la technologie peut ensuite aider à les renforcer. Amazon Business favorise la clarté des politiques grâce à une suite d'outils intelligents développés pour les opérations d'approvisionnement des organisations, ainsi que spécialement conçus pour la gestion de la conformité. Des solutions telles qu’Achats guidés, Gestion de l’équipe, Gestion de la conformité, et Surveillance des anomalies dans les dépenses aident à intégrer vos règles au sein des activités d’achat quotidiennes. Ces outils orientent les employés à chaque étape, leur permettant ainsi de bien comprendre les bons choix à adopter et de mieux respecter les politiques.

2. Renforcez les processus d’approbation grâce à l’automatisation

Bien que les processus d’approbation permettent de structurer les activités d’approvisionnement, les flux de travail manuels, quant à eux, entraînent souvent des retards qui poussent les acheteurs à s’écarter de ces mêmes processus. L’automatisation des approbations vous aide à acheminer les demandes en fonction des seuils de dépenses, des catégories ou des services, réduisant ainsi les goulots d’étranglement et renforçant la conformité. De plus, les chaînes d’approbation dynamiques font en sorte que les acheteurs reçoivent des conseils en temps opportun, sans attente inutile.

La centralisation des processus d’approbation contribue également à réduire les dépenses non conformes et à renforcer la surveillance. C'est pourquoi Amazon Business propose des intégrations ciblées avec plus de 300 systèmes d'approvisionnement numériques, de gestion des dépenses, de gestion d'identité (« IdP ») et de sourçage en ligne. Par exemple, la solution Achat initié à l'interne intègre Amazon Business directement dans votre environnement d'approvisionnement numérique, permettant ainsi aux employés d'accéder à des fournisseurs approuvés et à des flux de travail cohérents via un système familier. Lorsque l'acheminement des demandes d'approbation demeure cohérent d'un système à l'autre, vous conservez le contrôle, tandis que vos employés disposent de moyens leur permettant d’agir plus rapidement.

3. Communiquez les politiques d'approvisionnement dès le début et partagez-les régulièrement

L'adoption des politiques d’une organisation dépend d'une communication claire : même la politique la mieux conçue échouera si les gens ne la comprennent pas. Le fait de renforcer les attentes par le biais d'intégrations, de rappels trimestriels et de tableaux de bord centralisés sur les politiques peut aider les employés à mieux comprendre et reconnaître leur rôle dans la conformité des achats.

L'intégration de rappels directement au sein de vos systèmes d'approvisionnement permet également de traduire la connaissance des politiques en actions concrètes. Amazon Business facilite ce processus grâce à la fonctionnalité Achats guidés, qui oriente les employés vers les fournisseurs privilégiés, les catégories conformes et les articles approuvés. En transformant les politiques en conseils intégrés aux outils utilisés, vous aidez ainsi les acheteurs à demeurer alignés sur les attentes de votre organisation en matière d'approvisionnement, sans devoir compter uniquement sur des séances de formation ou des rappels par courriel.

4. Intégrez la visibilité à chaque décision d'achat

La visibilité transforme le service d’approvisionnement, le faisant passer d'une fonction réactive à une fonction prédictive. Votre organisation bénéficie ainsi d'une vue d'ensemble continue sur les habitudes de dépenses, les activités des centres de coûts, les tendances en matière d'exceptions et les niveaux de performance par catégorie. L'automatisation de la production de rapports, en plus du suivi en temps réel des exceptions, contribuent à éliminer les angles morts et facilitent la prévention des dépenses non conformes.

Amazon Business renforce la visibilité grâce à Analyses Amazon Business. Les outils de cette solution offrent un accès instantané aux données des transactions, à des rapports personnalisés, ainsi qu’à des tableaux de bord axés sur les tendances. Les membres Prime Business peuvent accéder à encore plus d’informations via des outils tels que Visibilité des dépenses et Surveillance des anomalies dans les dépenses, qui fournissent des alertes en temps réel concernant les achats inhabituels. Cela vous permet de repérer plus rapidement les irrégularités, d’orienter les comportements d’achat plus efficacement et d’assurer le suivi de la conformité au sein de tous vos services.

5. Alignez les contrôles du service d’approvisionnement sur les objectifs globaux de l’organisation

Les objectifs du service d’approvisionnement soutiennent souvent des priorités organisationnelles plus larges, notamment la durabilité, la diversité des fournisseurs et les achats responsables. Les dépenses non conformes compromettent ces objectifs, car dans de tels cas, les acheteurs contournent les fournisseurs et les pratiques qui aident les organisations à promouvoir leurs valeurs.

Lorsque vous associez le respect des politiques à ces initiatives plus larges, les employés ont des raisons plus claires de suivre les processus établis. Cette approche permet de renforcer l'engagement de votre organisation en faveur des achats responsables, en plus de montrer comment chaque décision d'achat soutient des objectifs qui ont été adoptés à l'échelle de votre entreprise. Amazon Business vous aide dans cette démarche en vous donnant accès à des fournisseurs dédiés aux entreprises, y compris ceux certifiés locaux et certifiés durables. Lorsque vos contrôles encadrant les activités d'approvisionnement s'alignent sur vos valeurs, vous créez ainsi un environnement d'achat qui soutient les objectifs liés à votre mission, tout en réduisant les dépenses non conformes.

Faites de la maîtrise des dépenses un avantage

En contrôlant les dépenses non conformes, vous obtenez bien plus que la conformité en matière d’achats : vous gagnez en clarté, en prévisibilité et en confiance, soit autant d’éléments indispensables à la croissance de votre organisation. Une solide maîtrise des activités d’approvisionnement protège les budgets, renforce les relations avec les fournisseurs, réduit les risques opérationnels et établit des bases financières plus saines. Cela favorise également une plus grande agilité, soit en vous permettant de voir où va votre argent, comment fonctionnent vos services, et dans quels domaines vous devriez concentrer vos dépenses futures.

Alors que les responsables de l’approvisionnement modernisent leurs processus, nombreux sont ceux qui cherchent des moyens de centraliser la visibilité, la conformité et la simplicité d’utilisation. Amazon Business soutient de telles démarches en vous aidant à transformer le respect de la conformité en état de confiance, grâce à une solution d'achat intelligente qui oriente les achats, renforce les contrôles et offre une visibilité en temps réel à l'échelle de votre organisation.

Afin de découvrir comment nos outils peuvent vous aider à atteindre vos objectifs en matière de gestion des dépenses, contactez notre équipe dès aujourd'hui.