Votre guide complet pour les processus d'achat

Les processus d'achat permettent d’assurer que votre organisation acquiert les biens et services dont elle a besoin pour fonctionner efficacement, sans dépasser son budget. Ces processus sont essentiels pour contrôler les dépenses de l'entreprise, gérer les relations avec les fournisseurs et protéger vos résultats financiers. C'est pourquoi il est impératif que les équipes d’approvisionnement puissent optimiser leurs flux de travail. Dans cette optique, les dirigeants recherchent des approches stratégiques, basées sur des données, afin d’améliorer leurs opérations d'achat.

Que sont les processus d'achat ?

Les processus d'achat comprennent une série d'étapes qu'une organisation met en œuvre pour acheter et acquérir des biens ou des services. Il s'agit de la partie du processus d'approvisionnement qui couvre spécifiquement la transaction entre l'acheteur et le vendeur.

Alors que les flux de travail achat-paiement (soit de l'approvisionnement au paiement) ont tendance à englober plusieurs facteurs tels que la planification des commandes, l'approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs, les processus d'achat se concentrent uniquement sur les échanges financiers. À cette étape, les acheteurs ont tendance à garder à l'esprit leurs objectifs à court terme et les besoins immédiats de l'entreprise.

Au cours du processus d'achat, les équipes cherchent à optimiser chaque commande en tenant compte de facteurs tels que la quantité, l'emplacement, le calendrier de livraison, le prix, la garantie et les conditions de paiement. Elles s'efforcent également à optimiser chaque dollar afin de maximiser la valeur des commandes, et ce tout au long du processus.

Les huit étapes clés des processus d'achat

Lorsque vous souhaitez optimiser votre flux de travail, il est utile d'examiner de plus près les performances de votre organisation en appliquant les huit étapes suivantes. Voici les détails :

1. Identifiez les besoins de l'entreprise

Avant de pouvoir mettre en place des processus d'achat efficaces, vous devez connaître les besoins précis de votre organisation. En fonction de votre stratégie, ces informations vous indiquent sur quoi concentrer votre attention lorsque vous recherchez les biens ou services dont votre organisation a besoin pour fonctionner efficacement.

À cette étape, il est important de prendre en compte l’ensemble des demandes d'achat de votre organisation, qu'il s'agisse de fournitures de bureau, d'équipements informatiques ou de services de recrutement.

2. Définissez les exigences

Lorsque vous avez déterminé les besoins de votre organisation, l'étape suivante consiste à définir les exigences de chaque commande. Pour ce faire, examinez les données agrégées et discutez avec les parties prenantes afin de comprendre leurs besoins. Vous devrez tenir compte de facteurs tels que les marques souhaitées, les quantités d'articles, la fréquence des commandes, ainsi que les budgets. Ensuite, consignez ces exigences de commande au sein d’une demande d'achat.

Il est également utile de ventiler les besoins en fonction de chaque équipe. Cela vous permet non seulement de planifier avec précision les besoins à l'échelle de l'organisation, mais aussi d'identifier les habitudes d'achat générales. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour détecter des possibilités d'économies grâce au regroupement des commandes.

3. Évaluez les fournisseurs

Puisque la plupart des processus d'achat ne visent généralement pas à établir des relations à long terme avec les fournisseurs, les acheteurs sélectionnent souvent les fournisseurs via un processus décentralisé. Ils peuvent travailler avec différents fournisseurs, en fonction de celui qui propose la meilleure offre.

Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs lors de l'évaluation des fournisseurs potentiels, tels que leur réputation, la régularité de leurs délais de livraison, leurs délais d'approvisionnement et leur stabilité financière. Chacun de ces facteurs peut avoir un impact sur votre commande, en fonction du fournisseur avec lequel vous travaillez.

Voici une autre astuce pour cette étape du processus : il peut être difficile d’identifier les dépenses marginales lors de l'évaluation des fournisseurs, car les équipes s'approvisionnent peut-être hors des canaux d'achat privilégiés. Si vous n'avez pas de visibilité sur ces dépenses non conformes, il est plus complexe d'avoir une idée précise de vos dépenses totales. Cependant, des solutions offertes par Amazon Business, telles que Guided Buying (une fonctionnalité Business Prime), peuvent orienter vos acheteurs vers des fournisseurs préapprouvés pour les achats ponctuels et imprévus, ce qui réduit les dépenses non conformes.

4. Négociez les conditions et les prix

Lorsque vous avez réduit votre liste de fournisseurs potentiels, envoyez-leur une demande de proposition afin de déterminer lesquels peuvent vous offrir les contrats les plus rentables et efficaces. En fonction des résultats, vous pouvez négocier des accords plus avantageux ainsi que des prix plus optimaux.

Toutefois, il est beaucoup plus difficile d'obtenir les meilleurs prix sans une analyse des dépenses ou sans visibilité. Ces informations révèlent exactement où les acheteurs allouent chaque dollar, ce qui vous permet d'identifier les tendances et de comprendre les besoins globaux de votre organisation. Amazon Business propose des outils avancés en matière d'analyses et de génération de rapports, qui vous permettent d’accéder à des données en temps réel et de renforcer votre position lors des négociations contractuelles.

5. Créez et approuvez les bons de commande

Lorsque vous êtes prêt à finaliser un accord, l'étape suivante consiste à créer un bon de commande, au sein duquel les détails de la commande sont décrits. Il affiche des éléments tels que le type de biens ou de services, la quantité, les conditions de livraison et les rabais applicables. Selon votre organisation, plusieurs parties prenantes du service de l’approvisionnement peuvent être amenées à examiner et à approuver ce document ; par conséquent, veillez à prévoir suffisamment de temps pour les approbations.

Le bon de commande ayant été finalisé par votre équipe, envoyez-le au fournisseur afin qu'il puisse commencer à traiter votre commande. Dans l’intervalle, gardez le numéro du bon de commande à portée de main afin de suivre l'évolution de la commande à chaque étape de son cycle de vie. Ces informations vous permettent de mieux contrôler la conformité du fournisseur et de vous assurer qu'il respecte les termes de l'accord.

6. Réception et inspection des articles

Lorsque le fournisseur a livré les biens ou services, et avant de valider le paiement, prenez le temps d'inspecter la commande et de vous assurer qu'elle soit conforme aux spécifications du bon de commande. Cette étape est particulièrement importante si vous avez commandé des matières premières dont vos équipes ont besoin pour assurer la continuité des processus de fabrication. Sans ces biens, vos opérations pourraient ralentir, voire s'arrêter complètement.

Pour cette étape, la plupart des organisations ont établi des contrôles de qualité qui sont conformes à leurs politiques internes. Il est d’ailleurs essentiel de disposer d'un processus standardisé : cela permet d’assurer que chaque membre de l'équipe chargée d’examiner les commandes utilise les mêmes contrôles lors de l'inspection des articles. Un processus standardisé permet également de rationaliser ce flux de travail lié aux contrôles de qualité. Ainsi, en cas d'erreur dans la commande, vous pouvez en informer le fournisseur dès que possible afin que cette erreur soit corrigée.

7. Traitez le paiement et effectuez le rapprochement

Une fois la commande validée lors des contrôles de qualité, vous pouvez transmettre le bon de commande et la facture du fournisseur à l’équipe chargée des comptes fournisseurs, afin qu’elle procède au traitement de la facture. Cette équipe effectue alors une vérification croisée des documents pour s'assurer que le montant facturé correspond bien au contrat et au bon de commande. À ce stade, il est essentiel d'être très attentif aux détails, car vous courez un risque accru de surpaiement ou de sous-paiement si une erreur passe inaperçue.

Si votre équipe des comptes fournisseurs détecte une erreur, vous pouvez vous entendre avec le fournisseur afin d’obtenir une nouvelle facture et vous assurer de payer le montant exact. Si les documents correspondent, l'équipe des comptes fournisseurs planifie et valide le paiement, ce qui clôt ce processus d'achat avec le fournisseur.

À cette étape, l'un des problèmes les plus courants sont les erreurs humaines pouvant résulter des tâches manuelles. En effet, des erreurs peuvent facilement passer inaperçues, sachant que les équipes chargées des comptes fournisseurs examinent chaque jour, à la main, des tonnes de factures, de bons de commande et de bons de réception. De plus, les flux de travail manuels sont inefficaces car ils peuvent ralentir vos opérations, nuire à vos bénéfices ou entraîner des risques de non-respect des conditions de paiement contractuelles de votre fournisseur.

Toutefois, l'automatisation peut résoudre ces deux problèmes. Une solution efficace doit être en mesure de comparer automatiquement les factures et les bons de commande afin d’en vérifier l’exactitude, de sorte que les factures conformes soient immédiatement transmises pour le traitement du paiement. L'automatisation peut également contribuer à éliminer les inefficacités coûteuses au sein de cette partie du cycle d'achat, permettant ainsi à vos équipes des comptes fournisseurs de travailler plus rapidement.

8. Surveillez et rendez compte des performances d'achat

Les processus d'achat ne s'arrêtent pas lorsque votre engagement avec le fournisseur prend fin. Pour chaque commande, vous devez surveiller et rendre compte de tous les aspects des performances du fournisseur, y compris le respect des conditions de la commande ainsi que la qualité des communications. Ces données vous aident à identifier les fournisseurs fiables.

Cependant, bien que les processus d'achat ne se concentrent généralement pas sur les relations avec les fournisseurs, gardez à l'esprit que votre stratégie d'approvisionnement, elle, doit veiller là-dessus. Les données portant sur les fournisseurs, recueillies au cours des processus d'achat, peuvent ensuite servir à optimiser la gestion des fournisseurs, ainsi que les activités d'approvisionnement à l'échelle de votre organisation.

Les avantages de rationaliser les processus d'achat grâce à l'automatisation

La gestion manuelle des processus de paiement peut non seulement prendre beaucoup de temps, mais aussi augmenter le risque d'erreurs. De même, le manque d'évolutivité peut créer des obstacles susceptibles de ralentir la productivité, d'entraîner des problèmes de conformité et d'empêcher les équipes de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

L'automatisation des processus d'achat permet de remédier à ces inefficacités en améliorant la précision, la rapidité et la mise à l’échelle. Voici quatre avantages clés résultant de l'automatisation de certaines étapes au sein des processus d'achat :

·         Réduction des risques liés aux processus manuels : Les erreurs de facturation sont moins susceptibles de passer inaperçues lorsqu'une solution intelligente gère les étapes routinières.

·         Réduction des goulots d'étranglement au niveau des approbations : En automatisant certaines étapes du processus d'approbation, les équipes peuvent éliminer celles qui sont fastidieuses et réduire les risques de contretemps.

·         Réduction des délais de traitement des bons de commande : Lorsque les équipes n'ont pas à manuellement assurer le suivi des approbations pour les bons de commande, elles peuvent les envoyer plus rapidement aux fournisseurs.

·         Davantage de ressources disponibles pour les initiatives stratégiques : En consacrant moins de temps aux tâches répétitives, les employés ont plus de temps pour des activités stratégiques à valeur ajoutée.

Ces avantages se traduisent par une efficacité opérationnelle et des économies, soit deux améliorations pouvant avoir un impact positif sur l'ensemble de votre cycle d'approvisionnement.

Comment automatiser les achats

Il est facile de se lancer dans l'automatisation des processus d'achat, car il suffit de disposer de la bonne solution. Pour vous lancer, suivez ces étapes :

·         Utilisez des flux d'approbation pour la gestion des dépenses : Afin de respecter votre budget, créez des processus d'approbation structurés qui s'alignent sur vos politiques financières.

·         Définissez des commandes récurrentes pour les articles que vous achetez souvent : Configurez des calendriers d'achat pour les commandes de réapprovisionnement et servez-vous en pour négocier des contrats avantageux.

·         Tirez parti d'Amazon Business Analytics pour optimiser vos achats en permanence : Exploitez des données en temps réel afin d'itérer stratégiquement vos processus, ce qui permet de réaliser des économies.

·         Encouragez l'adhésion de votre équipe grâce à des autorisations personnalisables : Afin de favoriser la conformité et l'efficacité, accordez aux acheteurs uniquement les accès dont ils ont besoin pour accomplir leur rôles.

Les processus d'achat les plus efficaces sont ceux qui se déroulent de la manière la plus fluide possible. L'automatisation permet d'y parvenir en libérant votre équipe, afin qu'elle puisse se concentrer sur la prise de décisions d'achat qui permettent de réduire les coûts. Ainsi, vous pouvez économiser les ressources de votre organisation dès maintenant, et observer les signes de transformation et de croissance au sein de votre secteur par la suite.

Les tendances qui façonnent les processus d'achat

L'optimisation des achats est un processus continu et itératif. C'est la raison pour laquelle vous devez toujours demeurer à l'affût des dernières technologies et tendances en matière de gestion de l’approvisionnement, afin de détecter celles qui sont susceptibles d'améliorer vos flux de travail. Gardez un œil sur ces tendances ayant le potentiel d'optimiser vos processus d'achat :

·         Outils d'automatisation permettant de réduire les risques et rationaliser les opérations : Les logiciels d'automatisation de l’approvisionnement déchargent les équipes des tâches routinières, ce qui permet aux opérations de se dérouler plus facilement et plus rapidement que jamais.

·         Solutions au soutien des chaînes d'approvisionnement résilientes : Les organisations privilégiant les partenaires intégrés, qui soutiennent les fournisseurs secondaires et tertiaires, bénéficient d'une meilleure gestion des risques liés à la chaîne d'approvisionnement.

·         Analyses prédictives afin de demeurer compétitif : En exploitant les analyses portant sur les données d'achat internes et les indicateurs de la chaîne d'approvisionnement, les organisations peuvent anticiper les besoins en matière d'achats et ainsi demeurer compétitives.

·         Décisions éclairées grâce aux données : Pour soutenir vos stratégies d'achat, les indicateurs en temps réel vous permettent de prendre des décisions précises, fondées sur des données.

Renforcez vos processus d'achat avec Amazon Business

Amazon Business propose plusieurs outils d'automatisation avancés afin d’aider votre service des achats à gagner du temps et à économiser des ressources, vous permettant ainsi de consacrer vos efforts à l'amélioration des autres aspects du processus.

·         Rapports Amazon Business Analytics : Tirez parti de formats faciles à utiliser pour télécharger des rapports qui aident les équipes à rapidement rapprocher les dépenses, vérifier les détails des paiements et assurer l'exactitude des données grâce à la réduction des saisies manuelles.

·         Mes commandes : Accédez instantanément à l'historique des commandes, y compris les détails des produits et le statut des livraisons. Cette vue centralisée permet une vérification croisée rapide des transactions et favorise une correspondance précise.

·         Triple rapprochement  : Automatisez le processus de vérification en croisant les bons de commande, les factures et les bons de livraison afin d’assurer la cohérence de toutes les données, gagner du temps, réduire les litiges et améliorer la précision.

·         Gestion de vos factures : Accédez de manière centralisée aux factures, aux notes de crédit et au téléchargement groupé des factures.

·         Informations sur les commandes : Obtenez des informations détaillées sur chaque transaction, vous procurant ainsi une vue d'ensemble qui améliore la transparence.

·         API de rapprochement : Personnalisez les données de transaction grâce à des détails spécifiques et intégrez-les aux systèmes de gestion des dépenses afin d’accroître la vitesse et la précision des rapprochements.

De plus, Amazon Business s'intègre à plus de 300 outils d'approvisionnement, que les équipes d'achat peuvent utiliser afin de demeurer agiles au sein d’une chaîne d'approvisionnement concurrentielle et en constante évolution. Des intégrations robustes vous permettent également d'adopter plus facilement des solutions qui aident votre organisation à demeurer conforme, tout en laissant vos acheteurs s'approvisionner auprès de leurs partenaires préférés.

En résumé, Amazon Business aide les organisations qui cherchent à améliorer leur stratégie d’optimisation des processus d'achat, grâce à des flux de travail automatisés, des analyses des dépenses et une conformité basée sur des politiques. Contactez-nous dès aujourd'hui afin de découvrir comment vous pouvez facilement reprendre le contrôle et faire évoluer vos opérations d'achat.