Gestion des achats : six façons d’en faire une fonction stratégique

En approvisionnement, la gestion des achats est à la fois une discipline fondamentale et un levier stratégique pour le contrôle des coûts, la conformité, ainsi que l’agilité opérationnelle. Cela peut vous aider à économiser, à maintenir des normes de qualité et à renforcer la gestion de la chaîne d'approvisionnement, le tout grâce à des relations solides avec les fournisseurs et à des prises de décision fondées sur les données.

Conscientes de l'impact durable des achats stratégiques, de nombreuses organisations évoluent d’une approche tactique et réactive vers une fonction axée sur la valeur, au service des objectifs globaux de l’entreprise.

L'élaboration d'une stratégie de gestion des achats nécessite une compréhension approfondie de ce qu'est la gestion des achats, des raisons pour lesquelles cette gestion joue un rôle essentiel dans votre stratégie d'approvisionnement, et des façons que vous pouvez utiliser la technologie pour en faire un avantage stratégique.

Qu'est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats est le processus qui consiste à surveiller et à contrôler la manière dont une organisation s'approvisionne, achète et assure le suivi des biens et services obtenus auprès de ses fournisseurs. Afin d’optimiser les coûts et d’assurer le bon déroulement des opérations commerciales de l’entreprise, elle s'appuie sur la gestion des fournisseurs pour surveiller leurs performances, sur des contrôles des achats pour maintenir la conformité, ainsi que sur le suivi des dépenses.

Lorsqu'elle est bien exécutée, la gestion des achats permet aux équipes d’approvisionnement d’obtenir ce dont elles ont besoin quand elles en ont besoin, sans introduire de risques ou de coûts évitables.

Le processus de gestion des achats est une sous-fonction de l’approvisionnement. Les étapes clés du cycle d'achat sont les suivantes :

·         Identification des besoins : Identification des biens et services dont votre organisation a besoin et création d’une demande d'achat.

·         Sélection des fournisseurs : Mise en œuvre d’un processus d'approvisionnement stratégique pour rechercher et évaluer les meilleurs partenaires fournisseurs.

·         Négociation des contrats : Négociation de conditions favorables auprès des fournisseurs.

·         Passation des commandes : Création et émission des bons de commande à l’attention des fournisseurs.

·         Suivi des inventaires : Surveillance des niveaux de stock et détermination du moment où de nouvelles commandes doivent être passées.

·         Gestion des relations avec les fournisseurs : Développement de partenariats à long terme avec les principaux fournisseurs.

·         Contrôle des coûts : Suivis pour s’assurer que les opérations d'achat demeurent efficaces et rentables.

Comment la gestion des achats varie selon les secteurs

En matière de gestion des achats, les priorités diffèrent souvent d'un secteur à l'autre, certains domaines devant privilégier la conformité plutôt que le coût ou la simplicité. Voici quelques exemples d'objectifs sectoriels :

·         Santé : Se concentre sur la fiabilité des fournisseurs et la conformité afin d’assurer la sécurité des patients, la sécurité des données, ainsi que l'exactitude de la facturation et du codage.

·         Éducation : Se concentre sur la gestion budgétaire et la simplicité afin de réduire la charge administrative et d'améliorer l'efficacité.

·         Organisme à but non lucratif : Se concentre sur la rentabilité et l'alignement avec la mission de l'organisation.

·         Gouvernement : Se concentre sur les pratiques d'achat éthiques et la réduction du gaspillage.

Bien que les priorités puissent varier d'un secteur à l'autre, l'objectif ultime demeure toujours le même : réduire les coûts. Cependant, selon une étude menée par McKinsey, les responsables mondiaux de l’approvisionnement commencent à s'éloigner d’une approche exclusivement axée sur la réduction des coûts pour se tourner vers la résilience, alors que les organisations sont confrontées à des conditions instables en raison de l'évolution du climat géopolitique. Ce changement influence la manière dont les différents secteurs abordent leurs priorités en matière d'achats.

Avantages d'une gestion efficace des achats pour les responsables de l’approvisionnement

En matière d'approvisionnement, la gestion efficace des achats joue un rôle essentiel dans la réussite globale de votre organisation. Cela permet d’optimiser la trésorerie, d’assurer la continuité des opérations et de mieux comprendre les dépenses de l'entreprise.

Voici quatre des principaux avantages pour les équipes chargées de l’approvisionnement.

Réduction des risques et amélioration de la conformité des achats

L’adoption de pratiques solides pour la gestion des achats contribue également à une gestion efficace des risques, soit en limitant l’exposition aux enjeux réglementaires, financiers et opérationnels. Les stratégies d'achat peuvent vous aider à identifier les menaces potentielles et à mettre en place des contrôles servant à prévenir ou à minimiser leur impact.

Les logiciels d'approvisionnement peuvent faciliter davantage cette tâche. Certaines solutions proposent des outils de gestion de la conformité qui vous permettent d’instaurer des flux d'approbation, des règles de vérification des fournisseurs, ainsi qu’une application centralisée des politiques afin d’assurer la conformité autant à l’interne qu’à l’externe.

Par exemple, Amazon Business propose des fonctionnalités telles que Guided Buying (une fonctionnalité Business Prime), qui vous permet de mieux contrôler les fournisseurs auprès desquels vos acheteurs peuvent s'approvisionner. Cette solution offre également des filtres de diversité pour trier les fournisseurs, facilitant ainsi l’atteinte de vos objectifs en matière d'achats responsables.

Selon diverses statistiques compilées par Procurement Tactics, cette dernière facette est importante, car les initiatives en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE) continuent de gagner en importance auprès des investisseurs, des employés, de la génération Y et d'autres publics.

Amazon Business propose également une fonctionnalité de triple rapprochement qui vous aide à rapidement rapprocher les factures en comparant les commandes, les reçus de livraison et les factures afin d’assurer leur exactitude.

Renforcement des relations avec les fournisseurs

La gestion des achats met l'accent sur la transparence, la clarté des attentes et la rationalisation des communications, autant d'éléments qui peuvent améliorer les performances et la fiabilité des fournisseurs. Des échanges réguliers avec les fournisseurs favorisent la collaboration et les avantages mutuels, ce qui est essentiel pour la continuité de l’approvisionnement et la rentabilité.

Pour établir des relations solides avec les fournisseurs, il faut avant tout avoir accès à des partenaires de qualité. Le moyen le plus simple de trouver et de collaborer avec des fournisseurs fiables consiste à passer par une solution d'achat intelligente conçue pour les entreprises.

Amélioration de la visibilité sur les dépenses

Le fait de savoir qui achète quoi, auprès de qui et à quel prix, permet d'améliorer les prévisions et le contrôle des coûts. Les informations portant sur les dépenses peuvent vous aider à transformer les données en actions qui optimisent votre cycle de gestion des achats.

Les tableaux de bord centralisés et la transparence des données facilitent la visualisation des tendances d'achat, ainsi que la prévision des risques et de la demande. Les outils de génération de rapports, tels qu'Amazon Business Analytics, peuvent fournir à votre organisation les données dont elle a besoin pour établir des budgets précis, appliquer des politiques d'approvisionnement et prendre de meilleures décisions d'achat.

Réduction des coûts

La gestion stratégique des achats contribue à limiter les dépenses non nécessaires grâce aux rabais sur les volumes, à la consolidation des fournisseurs et à l’automatisation des processus. Cela peut être particulièrement utile pour gérer les dépenses marginales, c'est-à-dire les montants que votre organisation dépense sur de petits achats de faible valeur, souvent effectués en dehors de votre processus d'approvisionnement officiel.

Les dépenses marginales ne représentent généralement que 20 % des dépenses totales d'une organisation, mais elles constituent environ 80 % des transactions. Même si elles sont modestes, ces dépenses peuvent rapidement s'accumuler et devenir incontrôlables sans une gestion stratégique.

Des solutions telles qu'Amazon Business vous aident à gérer les dépenses marginales grâce à des fonctionnalités de réduction des coûts. Par exemple, par le biais d’achats en gros et de tarifs réservés aux entreprises.

Six meilleures pratiques en matière de gestion des achats

Bien que les meilleures pratiques en matière de gestion des achats peuvent varier en fonction de vos objectifs d’approvisionnement et de votre secteur d'activité, certaines stratégies fondamentales peuvent vous aider à améliorer l'efficacité globale de vos achats.

1. Centralisez les achats grâce à des flux d'approbation

Les systèmes centralisés et les approbations automatisées contribuent à assurer la cohérence, la conformité et la responsabilisation. De plus, les flux d'approbation peuvent réduire les dépenses non autorisées et améliorer les prises de décision.

Des outils tels que Guided Buying, offert par Amazon Business, permettent une mise en œuvre à grande échelle. La fonctionnalité de gestion d'équipe peut également jouer un rôle en vous permettant d'attribuer différents niveaux d'autorité en fonction de chaque utilisateur, cela afin de réduire les risques et de maintenir la conformité.

2. Tirez parti de l'analyse des achats pour prendre des décisions fondées sur des données

Le suivi des dépenses par catégorie, fournisseur, service ou utilisateur peut aider vos services chargés des achats et de l’approvisionnement à prendre des décisions plus éclairées. Cela favorise également les efforts d'amélioration continue ainsi que l'alignement budgétaire.

Les tableaux de bord axés sur l’approvisionnement peuvent fournir une visibilité sur les tendances et les risques, grâce à des visualisations de données faciles à comprendre. Une gestion transparente des dépenses permet d’éliminer les approximations concernant la budgétisation et les achats imprévus.

3. Automatisez les commandes pour les achats récurrents

Vous pouvez gagner du temps et éviter les ruptures de stock en automatisant le réapprovisionnement des articles récurrents. Cela permet d'accroître la fiabilité et l'efficacité opérationnelle, soit en allégeant les processus de surveillance des inventaires et de réapprovisionnement.

Grâce à des outils tels qu'Amazon Business, vous pouvez utiliser des listes de réapprovisionnement automatique pour définir vos dates et délais de livraison préférés, et ce en fonction de chacun de vos emplacements. Cela vous permet de recevoir les livraisons aux moments qui vous conviennent.

4. Établissez et appliquez des politiques d'achat

La gestion des achats nécessite des politiques claires et documentées qui guident les employés dans leurs achats, soit en leur indiquant ce qu’ils peuvent acheter auprès de qui, et dans le cadre de quelles limites budgétaires. L'utilisation d'outils numériques, tels que des logiciels d'approvisionnement, peut vous aider à appliquer ces politiques grâce à des contrôles et à des autorisations basées sur les rôles, le tout afin de réduire les dépenses non conformes.

La mise en place de la fonctionnalité Guided Buying, qui permet d’orienter vos employés vers les fournisseurs et les articles privilégiés, est un excellent moyen d'intégrer ces politiques d'achat directement dans votre flux de travail, tout en laissant aux équipes la possibilité de faire leurs propres choix.

5. Vérifiez les chevauchements de logiciels

Les chevauchements entre les licences logicielles peuvent engendrer des coûts cachés, surtout lorsqu'elles offrent des fonctionnalités identiques. Certains logiciels d'approvisionnement sont conçus pour être des solutions tout-en-un, tandis que d'autres plateformes visent à combler les lacunes fonctionnelles de votre infrastructure logicielle actuelle.

Sans une planification minutieuse, même les solutions destinées à combler des lacunes peuvent créer des redondances. Par exemple, si vous disposez déjà d'une solution logicielle pour la gestion des contrats, et que vous mettez en œuvre un logiciel d'approvisionnement numérique qui inclut des fonctionnalités de gestion des contrats, vous vous retrouvez à payer deux fois pour certaines mêmes fonctionnalités.

Envisagez de régulièrement réaliser des audits de vos abonnements logiciels et de vos données d'achat, afin de vous assurer que vous payez seulement pour les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.

6. Établissez des relations avec vos principaux fournisseurs

Les partenariats stratégiques avec des fournisseurs peuvent vous permettre d'obtenir de meilleurs prix, de meilleures conditions contractuelles et de meilleurs niveaux de service. Par exemple, si vous entretenez une relation à long terme avec un fournisseur, celui-ci pourrait vous proposer de meilleurs délais de livraison ou vous donner accès à des produits exclusifs.

Établir des relations solides, grâce à la transparence et à la collaboration, peut vous aider à vous procurer des produits de meilleure qualité à des prix plus bas au fil du temps, créant ainsi une valeur à long terme pour votre organisation.

Transformez la gestion des achats en un avantage stratégique

Une gestion des achats bien menée permet aux équipes d’approvisionnement d'obtenir des résultats commerciaux mesurables, qu'il s'agisse de contrôle des coûts, de conformité, des performances des fournisseurs ou d'efficacité opérationnelle. Cette approche aide les organisations à améliorer leurs résultats financiers, soit en leur assurant les meilleurs prix pour les biens et services dont elles ont besoin, tout en évitant des risques coûteux et en tirant parti de relations stratégiques avec les fournisseurs.

Amazon Business offre la flexibilité, le contrôle et les informations dont les responsables de l’approvisionnement ont besoin. Grâce à des fonctionnalités telles que les achats en gros, Amazon Business Restock, le triple rapprochement et bien d'autres, notre solution d'achat intelligente permet aux équipes d'approvisionnement de réaliser des économies, de bénéficier d'une large sélection et de simplifier leurs achats. Elle s'intègre également à de nombreux systèmes de planification des ressources afin de vous aider à maintenir la fluidité de vos opérations.

Découvrez comment Amazon Business peut vous aider à mettre en œuvre une gestion des achats plus intelligente et plus efficace pour votre organisation.