Optimisez votre gestion des bons de commande avec Amazon Business

Les logiciels de gestion des bons de commande permettent d’éliminer les difficultés liées aux processus manuels, y compris les risques de non-conformité, les cycles d'approbation inefficaces et le manque de visibilité en temps réel. Grâce à un système de gestion des bons de commande, vous pouvez automatiser l’ensemble du cycle de vie du processus en générant des bons de commande à partir de demandes d'achat approuvées, en les acheminant vers le processus d'approbation, et en gérant les fournisseurs grâce à des communications automatisées.

Amazon Business complète les logiciels de gestion des bons de commande en prenant en charge des étapes clés du processus de commande, telles que la sélection des produits, les flux d'approbation et la facturation. Cela se réalise par le biais de fonctionnalités telles que des catalogues personnalisés, des contrôles sur les dépenses, ainsi que l’outil Guided Buying.

Avantages des logiciels de gestion des bons de commande

Automatisez les demandes d'achat manuelles

Les logiciels de gestion des bons de commande peuvent automatiquement créer des bons de commande à partir de modèles basés sur des demandes d'achat approuvées, permettant ainsi à votre équipe d'approvisionnement de réduire la paperasserie et de minimiser la saisie manuelle de données.

Accélérez les approbations

Les logiciels consacrés à la gestion des bons de commande peuvent également automatiser les flux d'approbation en acheminant les demandes d'achat vers les bons approbateurs. De plus, ces systèmes aident les équipes à rester sur la bonne voie en leur envoyant des notifications concernant les demandes en attente.

Suivez les dépenses par équipe et par catégorie

Grâce à ces logiciels de gestion, vous pouvez associer les bons de commande à des budgets spécifiques, vous permettant ainsi de surveiller les dépenses de chaque équipe afin d'éviter tout dépassement budgétaire dans un domaine particulier.

Améliorez la conformité et la préparation aux audits

Les systèmes de gestion des bons de commande conservent une piste d'audit claire de toutes les transactions, facilitant ainsi la démonstration de conformité aux politiques et réglementations encadrant les processus d’approvisionnement.

Simplifiez les opérations grâce à l’intégration de la comptabilité et de la planification des ressources

L'intégration d'un logiciel de gestion des bons de commande à votre logiciel de comptabilité et à vos systèmes de planification des ressources permet de rationaliser les processus financiers et d’améliorer la collaboration, le tout grâce à la saisie automatisée des données et à la simplification de la conformité fiscale.

Comment Amazon Business peut améliorer vos processus d'achat

Amazon Business propose des fonctionnalités avancées qui s'intègrent aux solutions logicielles de gestion des bons de commande, cela dans le but d’aider les organisations à appliquer leurs politiques d'achat, à rationaliser la création des commandes et à assurer la cohérence entre les équipes dispersées.

Accès en temps réel à des inventaires sélectionnés

La fonctionnalité Punchout d'Amazon Business simplifie l'expérience d'approvisionnement en permettant à votre organisation d'acheter directement auprès d'Amazon Business, à partir de votre propre système de gestion des achats.

Achats alignés sur les politiques

Les catalogues personnalisables et la fonctionnalité Guided Buying vous permettent de mieux contrôler les dépenses des employés, soit en orientant les membres de vos équipes vers les fournisseurs et catégories privilégiés, tout en limitant leur accès aux autres.

Approbations et rapprochements simplifiés

Des politiques d'achat et des flux d'approbation adaptés à vos procédures internes permettent d’identifier les bons approbateurs, assurent des approbations conformes pour les achats dépassant des limites de dépenses spécifiques, et permettent un traitement par lots efficace.

Flux de données post-achat rationalisés

Des rapports et des analyses exploitables révèlent des occasions de réduction des coûts grâce à la consolidation de fournisseurs, aux achats en gros et aux exonérations fiscales disponibles, vous aidant ainsi à prendre de meilleures décisions d'achat et à optimiser vos dépenses.

Mise en œuvre d’un flux de travail évolutif pour la gestion des bons de commandes

1. Automatisez la création des bons de commande

Afin de configurer la création automatique de bons de commande, utilisez Amazon Business pour établir des paramètres d'achat clairs, tels que des limites acceptables pour les dépenses ainsi que des listes de fournisseurs privilégiés. Ensuite, utilisez un logiciel de gestion des bons de commande qui permet aux employés de soumettre des demandes d’achat par voie électronique, ce qui déclenchera la création de ces bons.

2. Définissez les flux d'approbation

Utilisez les fonctionnalités de flux d'approbation d’Amazon Business et du logiciel de gestion des bons de commande afin de désigner les approbateurs, fixer les seuils de dépenses nécessitant une approbation, ainsi qu’activer les approbations par lots.

3. Mettez en place des catalogues Punchout ou hébergés

Permettez aux employés d’effectuer des achats sur votre plateforme d'approvisionnement existante en créant des catalogues Punchout ou hébergés via Amazon Business. Ces catalogues vous aident à respecter les politiques d'approvisionnement de votre organisation, tout en simplifiant les processus d'achat.

4. Configurez les règles de la fonctionnalité Guided Buying

Au sein d’Amazon Business, configurez la fonctionnalité Guided Buying afin d’orienter les acheteurs vers les fournisseurs et produits privilégiés par votre organisation. Par exemple, cela peut inclure des fournisseurs qui font partie de votre programme de diversité des fournisseurs, tels que des entreprises détenues par des femmes ou des petites entreprises.

5. Activez la fonctionnalité Paiement par facture

Offrez à votre organisation plus de flexibilité et de contrôle grâce à la fonctionnalité Paiement par facture d’Amazon Business, qui vous permet d'acheter maintenant et de payer plus tard, sans frais initiaux ni intérêts.

6. Assurez les suivis et l’optimisation grâce à la fonctionnalité Visibilité des dépenses

Identifiez les problèmes de conformité et trouvez des possibilités d'économies grâce à la fonctionnalité Visibilité des dépenses, qui propose des tableaux de bord, des filtres de données et des indicateurs clés de performance personnalisables afin d’orienter les prises de décision et d’améliorer votre processus d'approvisionnement.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des bons de commande

Évaluez vos besoins en matière d’approvisionnement ainsi que vos flux de travail  

Examinez votre processus actuel de gestion des bons de commande et déterminez les fonctionnalités clés dont vous aurez besoin pour améliorer sa prise en charge. Puisque l'objectif visé est de rendre le processus plus efficace, recherchez des outils qui vous aideront à gagner du temps et à faciliter votre travail. Par exemple, si vous traitez manuellement les mises à jour des fournisseurs concernant les statuts des bons de commande, envisagez l’adoption d’un système qui gérera ce processus à votre place.

Identifiez les intégrations requises

Votre logiciel de gestion des bons de commande devra peut-être fonctionner avec d'autres systèmes consacrés à la chaîne d'approvisionnement et aux opérations financières, notamment des systèmes de gestion commerciale, des systèmes de gestion des stocks, des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, ainsi que des systèmes de planification des ressources tels que NetSuite. Veillez à ce que toute nouvelle solution logicielle que vous pourriez choisir puisse s'intégrer à votre infrastructure technologique actuelle.

Priorisez les fonctionnalités de conformité et de génération de rapports

En affaires, en approvisionnement et en finance, la conformité est un élément non négociable. Assurez-vous que tout système envisagé utilise des pistes d’audit claires pour le suivi des bons de commande et des approbations, en plus de fournir des rapports détaillés ainsi que les conditions de paiement afin de vérifier la conformité. Ces fonctionnalités peuvent également vous aider à contrôler le respect des politiques internes.

Tenez compte de la facilité d'utilisation et de l'adoption à l’interne

Une transformation numérique implique une courbe d'apprentissage, mais cela dit, certains systèmes sont plus faciles à adopter que d'autres. Choisissez un logiciel de gestion des bons de commande qui offre des tableaux de bord conviviaux et faciles à naviguer. En outre, considérez également des fonctionnalités pratiques, tels qu’une application mobile qui vous permet de gérer votre travail lorsque vous êtes à l’extérieur du bureau.

Pourquoi les équipes d’approvisionnement choisissent Amazon Business

Amazon Business dessert plus de 6 millions de clients professionnels actifs, dont 96 entreprises faisant partie du classement Fortune 100. Nos clients ont accès à des centaines de millions de produits provenant de centaines de milliers de fournisseurs, le tout en un seul endroit.

Notre solution d'achat intelligente combine la sélection, la familiarité et la commodité d'Amazon à des fonctionnalités qui sont adaptées aux besoins des entreprises. Les équipes d’approvisionnement apprécient également sa facilité d’intégration, car la fonctionnalité Punchout d’Amazon Business prend en charge plus de 100 systèmes de gestion des achats parmi les plus utilisés.