Cinq stratégies pour implémenter l'automatisation des bons de commande

Si vous avez déjà utilisé des flux de travail manuels pour vos bons de commande, vous connaissez bien les frustrations causées par les goulots d'étranglement et les inexactitudes qui ralentissent l'ensemble du processus. Peut-être avez-vous contacté les parties prenantes une par une afin qu'elles approuvent des bons de commande, ou avez été confronté à des acheteurs qui effectuent des achats auprès de fournisseurs non approuvés, entraînant ainsi des dépenses excessives.

Peut-être avez-vous souvent l'impression de vous démener pour que les opérations continuent de fonctionner. Il existe cependant une solution simple à ces casse-têtes, soit une solution qui permet de gérer facilement ces tâches routinières : l'automatisation des bons de commande.

Grâce à cette solution, plutôt que de gérer chaque étape du processus, vous pouvez vous concentrer sur la résolution de problèmes plus importants, ainsi que sur la recherche de moyens innovants pour gagner en efficacité et générer des flux de trésorerie.

Êtes-vous prêt à créer un processus stratégique de gestion des bons de commande, qui vous aidera à accomplir tout cela et bien plus encore ? Nous vous invitons à poursuivre votre lecture afin de découvrir comment.

Qu'est-ce que l'automatisation des bons de commande ?

L'automatisation des bons de commande intervient lorsque votre équipe utilise un logiciel pour créer, approuver et gérer les bons de commande. En traitant instantanément les tâches quotidiennes, les processus automatisés peuvent soulager votre équipe d'un flux de travail fastidieux et chronophage.

Cela s'inscrit également dans le cadre d'une tendance croissante visant à rationaliser les processus d'approvisionnement à l'aide de la technologie. Selon un rapport publié par Economist Impact, 57 % des personnes interrogées considèrent la numérisation de l’approvisionnement comme une priorité absolue.

Les logiciels de gestion automatisée des bons de commande vous font gagner du temps, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la réduction des coûts et l'efficacité de l’approvisionnement.

Problèmes courants liés aux processus manuels de gestion des bons de commande

Au sein de la gestion des bons de commande, les flux de travail manuels peuvent créer plusieurs points problématiques. Toutefois, la bonne nouvelle réside dans le fait que l'automatisation des bons de commande peut résoudre certains défis parmi les plus courants. En voici quelques-uns :

Suivi décentralisé

Un système de gestion des bons de commande dispersé rend difficile le contrôle de leur cycle de vie. Si vous ne disposez que d'un aperçu des processus de gestion des bons de commande de votre organisation, cela signifie que tout, de la gestion des stocks jusqu’à la performance des fournisseurs, demeurera flou. Par conséquent, la gestion efficace des opérations d'approvisionnement est beaucoup plus difficile.

De plus, sans suivi centralisé, vous aurez plus de difficulté à repérer les divergences relatives aux conditions de paiement des factures, à gérer efficacement la chaîne d'approvisionnement, à identifier les goulots d'étranglement lors du processus d'approbation des bons de commande, ainsi qu’à coordonner la gestion des fournisseurs.

Approbations manuelles

Dans le cadre d'un processus manuel d'approbation des bons de commande, une personne ou une équipe examine un bon de commande et le compare aux documents connexes. Cependant, ce type de système est chronophage et source d'erreurs. Par exemple, vous pourriez accidentellement rater une anomalie qui entraînera des paiements excessifs, ou encore une violation des conditions de votre entente avec le fournisseur.

Outre le risque d'erreur humaine, les processus manuels vous obligent à rechercher chaque partie prenante afin d’obtenir son approbation de la facture. Ainsi, vous devez effectuer chaque étape manuellement, plutôt que consacrer votre temps à des tâches stratégiques qui favorisent la croissance de l'ensemble de l'organisation.

Absence de pistes d'audit

Les processus manuels rendent difficile le suivi des événements et de leur chronologie. Cependant, vous avez besoin de ces informations précises afin d’assurer la conformité des contrats et des dépenses, mais aussi pour vous aider à repérer rapidement les problèmes potentiels avant qu'ils ne perturbent vos flux de travail.

La collecte précise des données, tout au long du processus de traitement des bons de commande, est essentielle pour posséder une bonne maîtrise de votre réseau. Sans visibilité en temps réel et sans pistes d'audit traçables, votre organisation est plus exposée à la fraude, à la non-conformité et aux erreurs humaines.

Outils cloisonnés

Un système composé d'outils déconnectés peut nuire à votre capacité à mettre en œuvre des processus de gestion des bons de commande précis et efficaces. Par exemple, lorsque vous essayez d’effectuer un double ou triple rapprochement des factures, vous risquez de perdre un temps précieux à passer d'un outil à l'autre pour rechercher les pièces justificatives.

De plus, les outils cloisonnés signifient que ces données ne sont disponibles qu'à un seul endroit, ce qui les rend inaccessibles aux parties prenantes qui pourraient également en tirer profit.

La plupart des équipes chargées de la comptabilité et de l’approvisionnement sont confrontées à ces défis, mais grâce à une mise en œuvre stratégique, les processus automatisés de gestion des bons de commande peuvent facilement les résoudre.

Cinq stratégies pour mettre en œuvre l'automatisation des bons de commande

Pour améliorer les chances de succès de votre stratégie d'approvisionnement, ainsi que reprendre le contrôle sur vos opérations grâce à un système automatisé des bons de commande, suivez ces étapes simples :

1. Cartographiez les processus actuels

Débutez en décrivant vos processus actuels, ainsi que vos idéaux en matière de gestion des bons de commande. Ce faisant, examinez également les activités d'approvisionnement parallèles et les approbations non structurées ; cela vous permettra d'avoir une idée réaliste de la manière dont les parties prenantes traitent actuellement les bons de commande.

Lorsque vous aurez décrit votre processus actuel, comparez les flux de travail réels à vos flux idéaux afin d'identifier les problèmes spécifiques qu'une solution d'automatisation des bons de commande peut vous aider à résoudre.

2. Configurez les flux d'approbation

En matière de gestion des bons de commande, il n'existe pas de modèle de flux de travail universel. Par exemple, une équipe en particulier pourrait avoir besoin d'une étape de vérification supplémentaire, ce qui fait en sorte que son flux de travail ne suivra pas le même cheminement que celui d'une autre équipe de votre organisation.

Cela dit, en vous basant sur les détails obtenus lors de la première étape, soit les informations fournies par les parties prenantes et les tendances identifiées au sein des flux de travail non structurés, vous pouvez alors créer des flux d'approbation personnalisés pour les opérations d’approvisionnement. Lorsqu'un processus de gestion des bons de commande correspond aux besoins réels d'une équipe, vous pouvez ainsi réduire les dépenses non autorisées et assurer la conformité.

3. Intégrez la solution aux systèmes existants

Les bons de commande sont un élément clé du suivi et de la gestion de vos opérations d'approvisionnement. C'est pourquoi la solution qui gèrera l'automatisation des bons de commande doit s'intégrer à vos systèmes existants.

Des intégrations transparentes vous garantissent des données d'approvisionnement cohérentes pour tous vos systèmes, ce qui vous évite d'avoir à faire face à d'éventuels doublons, inexactitudes ou bons de commande manquants. De plus, lorsque vos systèmes communiquent entre eux, toutes les équipes de votre organisation peuvent accéder aux mêmes informations, ce qui favorise la transparence à grande échelle et se traduit par une plus grande précision et une meilleure efficacité.

4. Formez et intégrez les parties prenantes

La réussite de tout nouveau processus ou de toute nouvelle solution repose sur l'adhésion des personnes qui le mettent en œuvre. Dès le début, veillez à intégrer dans ce changement vos équipes informatiques, comptables, d’approvisionnement et financières. Ces équipes doivent être sur la même longueur d'onde, car elles doivent travailler de manière transversale.

Veillez également à créer un espace centralisé où conserver la documentation et les instructions relatives au flux de travail. Cela permettra aux parties prenantes de répondre facilement et de manière indépendante aux questions qu’elles pourraient avoir, en plus d’améliorer la conformité aux politiques de l'organisation.

5. Surveillez et optimisez

Au cours des premières semaines et des premiers mois, surveillez de près les résultats de vos changements de processus. En mesurant quelques indicateurs clés de performance (« KPI »), tels que les taux d'erreur et les délais d'arrivée des bons de commande, et en consultant les parties prenantes, cela vous permettra d’évaluer l'efficacité de votre automatisation. En fonction des commentaires et des indicateurs, vous pourrez modifier certaines parties de vos processus au fil du temps, afin de créer le flux de travail le mieux adapté à votre organisation.

Toutefois, n'oubliez pas que la mise en place de l'automatisation des bons de commande n'est pas une tâche ponctuelle : cela nécessite une maintenance continue. En itérant vos processus, vous pourrez davantage améliorer votre rentabilité et demeurer compétitif.

Meilleures pratiques pour maximiser l'efficacité de l'automatisation des bons de commande

Après avoir défini votre stratégie, gardez à l'esprit ces quelques bonnes pratiques afin d’assurer une gestion plus efficace des bons de commande :

Standardisez l'intégration des fournisseurs

Lorsque vous automatisez différentes parties de vos processus de gestion des bons de commande, la cohérence est essentielle. Pour vous aider sur ce point, mettez en place un processus d'intégration standardisé pour tous vos fournisseurs. Non seulement un processus standardisé rationalise votre travail, il favorise également une collaboration prévisible et fiable, ce qui renforce le potentiel de relations de qualité avec les fournisseurs.

La solution d’Amazon Business peut vous aider, car elle vous permet de créer et de partager des catalogues de fournisseurs personnalisés. Les parties prenantes voient alors ces fournisseurs privilégiés lorsqu'elles recherchent des produits, ce qui réduit les dépenses non autorisées ainsi que les risques de s'éloigner des politiques d'approvisionnement de l'organisation. En outre, vous pouvez configurer des flux d'approbation dans Amazon Business afin de vous assurer que les parties prenantes appropriées examinent les bons de commande et aident votre équipe à renforcer la conformité aux politiques et réglementations internes et externes.

Ajoutez les numéros des bons de commande lors du paiement

Pour rationaliser les opérations davantage, pensez à ajouter les numéros des bons de commande lors du paiement. Non seulement cette étape simplifie le suivi des commandes, elle facilite également le rapprochement. Le fait de relier manuellement les bons de commande aux factures correspondantes, ou à d'autres pièces justificatives, prend un temps précieux et occupe des ressources. Cependant, si les numéros des bons de commande sont affichés dès le moment de l'achat, vous pouvez ainsi tirer parti de l'automatisation.

Amazon Business prend en charge cette automatisation grâce à son intégration avec plus de 300 systèmes d'approvisionnement. Une connexion aussi approfondie entre les systèmes vous permet d'automatiser la génération des bons de commande, les flux d'approbation, ainsi que la synchronisation des données entre Amazon Business et vos systèmes internes.

Appliquez des contrôles budgétaires

L'un des meilleurs moyens de contrôler les coûts d'approvisionnement consiste à créer et à appliquer des budgets. Sur la base des données que vous avez recueillies lors des étapes précédentes, définissez des budgets pour chaque service, pour chaque utilisateur et pour le grand livre général. Ces données peuvent également vous aider à repérer les domaines dans lesquels les équipes dépensent peut-être trop. Ensuite, utilisez toutes ces informations pour améliorer la gestion des dépenses de chaque équipe, ainsi que pour définir des directives dans votre solution d'automatisation afin de s’assurer qu’elles soient appliquées.

Pour de tels cas, il peut être avantageux de rechercher une solution offrant des fonctionnalités telles que des autorisations basées sur les rôles. La solution Guided Buying d'Amazon Business, par exemple, vous permet de définir des directives pour chaque partie prenante, y compris un budget, et oriente les parties prenantes vers vos fournisseurs sous contrat.

Exploitez des analyses en temps réel

Les analyses en temps réel mènent souvent vers de bonnes prises de décision. Vous pourrez ainsi immédiatement identifier les endroits où des goulots d'étranglement opérationnels entraînent une accumulation des bons de commande, ou les domaines dans lesquels un manque de transparence conduit les acheteurs à s'approvisionner auprès de fournisseurs non approuvés. Une meilleure visibilité vous permet d'agir rapidement et d'éviter des perturbations coûteuses au sein de vos flux de travail.

Pour assurer la fiabilité maximale de vos analyses, effectuez le suivi des indicateurs dès de performance dès le premier jour. Les analyses des données, telles que celles portant sur les écarts budgétaires ou la durée du cycle des bons de commande, ont plus d'impact lorsqu'elles couvrent une période plus longue. Pour ce faire, essayez la fonctionnalité Visibilité des dépenses d'Amazon Business (une fonctionnalité Business Prime). Cette fonctionnalité suit automatiquement vos habitudes d'approvisionnement afin que vous puissiez identifier les tendances d'achat en temps réel. Vous pourrez ainsi simplifier la création de budgets, résoudre les problèmes de conformité et établir des prévisions.

Améliorez l'efficacité de votre entreprise grâce à l'automatisation des bons de commande

Les flux de travail consacrés aux bons de commande sont une fonction essentielle au sein de votre gestion de l’approvisionnement. Ils vous permettent de connaître le statut de chaque livraison, de gérer efficacement les coûts et de repérer les problèmes potentiels avant qu'ils ne se transforment en perturbations majeures. L'automatisation permet de suivre et de coordonner efficacement chaque bon de commande, tout en demeurant agile face aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement.

Cependant, pour profiter de tous les avantages de l'automatisation des bons de commande, aujourd'hui et à l'avenir, vous aurez besoin d'un logiciel d'automatisation adapté à votre équipe. C'est ici qu'Amazon Business entre en jeu. Grâce à nos intégrations et à nos solutions d’automatisation faciles à utiliser, nous vous offrons un moyen simplifié de gérer vos bons de commande.

Contactez notre équipe dès aujourd'hui afin de découvrir comment notre solution peut vous aider à automatiser vos flux de travail des bons de commande, à réduire les inefficacités manuelles, ainsi qu’à accélérer des prises de décision plus éclairées en matière d'approvisionnement.