Approvisionnement vs achats : concepts clés pour des achats éclairés

Beaucoup de personnes et d'entreprises confondent l'approvisionnement et les achats ou utilisent ces termes de manière interchangeable. Toutefois, il existe des différences majeures entre ces processus, qui sont tous deux essentiels pour gérer les risques, réaliser des économies et prendre des décisions plus éclairées.

Bien que cette confusion terminologique puisse sembler mineure, une bonne compréhension des différences entre les achats et l'approvisionnement peut vous donner un avantage dans l'utilisation de ces deux processus afin d’améliorer la trésorerie de votre entreprise. Apprendre à bien harmoniser vos stratégies d'achat à court et à long terme peut également vous permettre d'améliorer vos prévisions commerciales, de renforcer vos relations avec les fournisseurs et de gérer vos dépenses de manière plus efficace.

Approvisionnement vs achats

L'approvisionnement et les achats sont deux processus utilisés par les entreprises lors de l'acquisition de biens et services. Bien que chacun joue un rôle majeur dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement, ils diffèrent par leur portée, leur orientation, ainsi que leur durée. Plus précisément, le processus d'achat est un sous-ensemble du processus d'approvisionnement plus large, qui se concentre sur les activités transactionnelles liées à l'acquisition de biens et services.

Voici quelques-unes des principales différences entre l'approvisionnement et les achats :

·         Considération de la valeur par rapport au coût : L'approvisionnement évalue la valeur ajoutée globale d’un achat plutôt qu’uniquement son prix, tandis que les achats se concentrent davantage sur l'obtention du meilleur prix pour un achat spécifique et immédiat.

·         Approche stratégique vs approche tactique : L'approvisionnement se concentre sur la vision d'ensemble et le « pourquoi » général lorsqu'il s'agit de décisions d'achat, tandis que les achats adoptent une approche plus tactique, se concentrant sur le « comment » et le « quand » pour atteindre des objectifs spécifiques.

·         Gestion de la relation avec les fournisseurs : Les équipes d'approvisionnement s'efforcent de maintenir des relations stratégiques avec les fournisseurs afin d'obtenir les conditions contractuelles et les prix les plus avantageux, tandis que les équipes des achats font souvent appel à différents fournisseurs pour des biens et services en fonction des besoins immédiats de l'organisation.

·         Portée des processus : Le processus d'approvisionnement est un cycle continu, sans début ni fin spécifiques, tandis que le processus d'achat prend fin dès qu'un achat particulier a été réalisé.

·         Gestion des risques : L'approvisionnement met davantage l'accent sur la gestion des risques, car il s'aligne sur les objectifs à long terme de l'entreprise, tandis que les achats privilégient la satisfaction des besoins liés aux objectifs à court terme.

Qu'est-ce que l'approvisionnement ?

L'approvisionnement est le processus stratégique qui consiste à rechercher et à acheter des biens et services qui contribuent au bon fonctionnement de votre organisation. Il fournit aux entreprises les matières premières dont elles ont besoin pour fabriquer leurs produits et soutenir leurs opérations quotidiennes.

La fonction essentielle de l'approvisionnement va au-delà de la simple acquisition de biens et services. L'approvisionnement stratégique est un processus étendu, fondé sur des données, qui vise à créer de la valeur à long terme en alignant les dépenses sur la stratégie de l'entreprise. Pour ce faire, ce processus minimise les risques liés à la chaîne d'approvisionnement, optimise les coûts et établit des relations avantageuses avec les fournisseurs.

Types d'approvisionnement

Vous pouvez catégoriser l’approvisionnement en différents types, soit en fonction de ce qui est acheté et de l’utilisation qui est faite de ces biens et services. Parmi les types d'approvisionnement les plus courants :

·         Approvisionnement direct : L'approvisionnement direct consiste à acquérir des biens qui sont utilisés directement au sein des produits ou services finaux de votre organisation.

o   Exemples : Bois utilisé pour la construction, machines utilisées pour fins de production, huiles utilisées dans le domaine des massages.

·         Approvisionnement indirect : Ce type d'approvisionnement désigne des biens et services qui soutiennent les opérations de votre entreprise, mais qui ne sont pas directement impliqués dans les produits ou services principaux de l’entreprise.

o   Exemples : Fournitures de bureau, services de gestion des déchets, installations commerciales.

·         Approvisionnement en biens : L'approvisionnement en biens englobe tout achat de produits physiques et de certains produits immatériels, tels que des logiciels.

o   Exemples : Chaises de bureau, équipement, matériaux d'emballage.

·         Approvisionnement en services : Ce type d'approvisionnement désigne tout service acquis afin de soutenir les opérations de l’entreprise.

o   Exemples : Services informatiques, équipes d’entretien, recruteurs en ressources humaines.

De nombreuses organisations utilisent également un type d'approvisionnement appelé « approvisionnement numérique », qui consiste à acheter en ligne des biens et services pour entreprises. Outre leur commodité, les logiciels d'approvisionnement numérique offrent également des analyses en temps réel qui permettent de surveiller les habitudes de dépenses ainsi que la performance des fournisseurs. Selon une enquête réalisée en 2024 par Statista, 65 % des décideurs en matière d’approvisionnement utilisent des outils de génération de rapports ou d’analyse axés sur l’approvisionnement afin d’atteindre leurs objectifs d'efficacité.

Objectifs et activités clés

Puisque chaque entreprise a sa propre manière de fonctionner, le processus d'approvisionnement varie souvent d'une organisation à l'autre. Cependant, presque toutes les entreprises utilisent les étapes clés suivantes dans le cadre de leurs processus d’approvisionnement :

·         Analyse des besoins de l’entreprise : Le cycle d'approvisionnement débute lorsqu'une personne au sein de l’organisation identifie un besoin de l'entreprise et soumet une demande d'approbation.

·         Approvisionnement stratégique : Lorsque cette demande a été approuvée, le service de l’approvisionnement identifie les meilleurs fournisseurs potentiels sur la base de recherches et de comparaisons de prix.

·         Négociation du contrat : Ensuite, l'équipe d’approvisionnement négocie des conditions avantageuses avec le fournisseur sélectionné, jusqu'à ce que toutes les parties s'accordent sur un contrat final.

·         Acquisition : L'entreprise crée un bon de commande, soit une offre formelle détaillant les prix, les articles et les quantités de manière exacte, puis finalise l'acquisition.

·         Contrôle de qualité : L'entreprise reçoit et inspecte les articles commandés afin de s'assurer qu'ils respectent les spécifications.

·         Gestion des fournisseurs : Souvent, à la suite d’une expérience positive, le responsable de l’approvisionnement maintient une relation avec le fournisseur afin d'obtenir des conditions et des prix plus favorables à l'avenir.

Les achats en tant que fonction de l’approvisionnement

Les achats font partie de l'approvisionnement ; ils englobent les activités transactionnelles liées à l'acquisition de biens et services au cours du cycle d'approvisionnement. Dans le cadre de votre stratégie d'approvisionnement globale, les achats peuvent vous aider dans la gestion des dépenses ainsi que dans la sélection des fournisseurs pour les achats ponctuels et de moindre importance qui, lorsque cumulés, représentent des montants importants au fil du temps.

Activités clés

Le processus de gestion des achats débute à peu près à mi-parcours du processus d’approvisionnement. Voici quelques éléments courants des achats :

·         Soumission d'une demande d'achat : Le processus d'achat commence souvent par une demande d'achat, soit une demande interne formelle visant à obtenir une approbation afin d’effectuer un achat au nom de l'entreprise.

·         Obtention de l'approbation : Un ou plusieurs acteurs internes auront à approuver la demande d'achat avant que le processus puisse se poursuivre, afin de s'assurer que l'achat est conforme et respecte le budget.

·         Sélection d'un fournisseur : Le service des achats recherche les meilleurs fournisseurs pour le projet, en fonction du coût, des délais de livraison, des conditions de paiement et des autres exigences précisées dans la demande d'achat.

·         Réalisation et réception de l'achat : L'acheteur effectue l'achat, l'entreprise reçoit et inspecte les biens ou services.

·         Traitement du paiement : Le service des achats traite le paiement via les comptes fournisseurs et conserve les documents nécessaires.

Neuf stratégies tactiques en matière d'approvisionnement et d'achats

Afin d’optimiser vos processus, commencez par exploiter des stratégies couramment utilisées dans les domaines de l’approvisionnement et des achats. Voici quelques exemples pour vous aider à démarrer.

Principales stratégies en matière d'approvisionnement

Les objectifs de votre entreprise, tels que la réduction des coûts ou l'amélioration de votre empreinte carbone, guideront vos principales stratégies d'approvisionnement. Parmi les stratégies d'approvisionnement les plus courantes, mentionnons :

·         Réduction des coûts : Il s'agit d'un terme général qui englobe toute stratégie d'approvisionnement visant à réduire les coûts afin d’augmenter la marge bénéficiaire de l’organisation. Demander des rabais auprès des fournisseurs, regrouper des fournisseurs, ainsi qu’adopter des technologies permettant d’automatiser des processus manuels chronophages sont quelques exemples de stratégies visant la réduction des coûts.

·         Approvisionnement mondial : S’approvisionner en biens et services auprès de fournisseurs situés à travers le monde permet d’élargir vos options d'achat et vos gammes de prix. La diversification de votre base de fournisseurs, grâce à l'approvisionnement mondial, peut également contribuer à atténuer les risques.

·         Achats écologiques : Afin de prioriser la durabilité, cette stratégie d'approvisionnement intègre des considérations environnementales au sein des décisions d'achat. En choisissant des produits et services plus écologiques, les entreprises peuvent ainsi améliorer leur image sur le marché et obtenir un avantage concurrentiel, tout en minimisant leur impact environnemental.

·         Approvisionnement stratégique : Cette stratégie à long terme vise à établir des relations solides avec les fournisseurs et à réévaluer continuellement les marchés, le tout afin d'aider votre organisation à obtenir la meilleure valeur globale possible.

·         Transformation numérique : La numérisation de vos processus d'approvisionnement, notamment à l’aide d'outils tels que l’intelligence artificielle (IA) et l'automatisation, peut contribuer à accroître votre efficacité, à améliorer la conformité, à réduire les coûts et à gérer les risques. Selon Gartner, pour les responsables de l'approvisionnement et des achats, l'importance de disposer de compétences en matière de données et de technologies a augmenté de 69 % au sein de leur domaine au cours de la dernière année.

Stratégies d'achat tactiques

Bien que vos stratégies d'achat dépendent des objectifs de votre entreprise, voici quelques stratégies tactiques communes permettant d’optimiser les processus d'achat :

·         Utilisation d’un système d’achat centralisé : Renforcez le contrôle sur les acquisitions de biens et services de votre entreprise en exigeant que tous les achats passent par un service des achats centralisé.

·         Utilisation d’un système d'achat décentralisé : Lorsque cela s’avère plus efficace et permet d’accélérer le processus, autorisez vos responsables de service ou d'établissement à faire des achats pour leurs équipes.

·         Compréhension des coûts clés : Assurez-vous que toutes les parties prenantes aient une bonne compréhension des indicateurs clés susceptibles d’influencer leurs achats. Par exemple, les coûts d’entreposage liés à la conservation de fournitures supplémentaires.

·         Développement des relations avec les fournisseurs : Collaborez avec des fournisseurs qui s’engagent à continuellement améliorer leurs offres. Par exemple, des fournisseurs qui réduisent leurs coûts de production, et par conséquent les prix de leurs produits, peuvent vous permettre de réaliser des économies, tandis que des fournisseurs qui améliorent la qualité de leurs produits, mais sans augmenter leurs prix, peuvent contribuer à l’amélioration de vos propres produits phares.

Avant de vous lancer dans une stratégie particulière, assurez-vous que votre organisation a déjà défini ses objectifs d'approvisionnement, ce qui vous permettra de cibler les domaines offrant le plus grand potentiel d'impact.

Stratégies d'alignement de l’approvisionnement et des achats afin de soutenir la réussite de l'entreprise

Puisque l'approvisionnement et les achats font partie du même processus, il ne faut pas les considérer séparément. Le fait de rassembler ces deux éléments, et de les aligner sur les objectifs commerciaux à long terme, peut avoir un impact considérable sur les résultats financiers de votre entreprise.

Si votre entreprise fait face à des défis en matière d’approvisionnement et d’achats, voici trois façons d'aligner ces processus essentiels.

1. Combinez l’approvisionnement et les achats pour de meilleures prises de décision

Disposer d'un moyen permettant de visualiser toutes les dépenses de votre entreprise, le tout en un seul endroit, facilite l’obtention d’une vue d’ensemble des changements pouvant s’avérer nécessaires. Bien que de nombreux outils d'approvisionnement numérique peuvent accroître la visibilité sur vos achats directs, les achats indirects sont généralement répartis à travers toute l'organisation. L’intégration de ces deux éléments permet d’accéder à des informations de dépenses en temps réel, et ce tout au long du cycle d'approvisionnement, vous fournissant ainsi les données détaillées nécessaires pour être en mesure de prendre de meilleures décisions d'achat.

2. Gérez les contrats ainsi que la collaboration avec les fournisseurs

L’alignement de vos stratégies d'approvisionnement et d'achats peut également vous aider à prendre des décisions plus stratégiques en matière de sélection des fournisseurs et de gestion des contrats.

Plutôt que de considérer n’importe quel fournisseur pour des achats immédiats et à faibles coûts, pensez à créer une liste principale de fournisseurs privilégiés vers lesquels vous pouvez vous tourner pour des commandes importantes comme pour des petites commandes. Cela aide votre organisation à poursuivre et à développer des partenariats avec ces fournisseurs, tout en réduisant les risques associés au recours à des fournisseurs ponctuels.

3. Automatisez et standardisez les flux d’approvisionnement

La technologie et l'automatisation réduisent les heures de travail nécessaires au cycle d'approvisionnement, ce qui se traduit par des économies. Alors que l'IA est déjà utilisée pour générer des recommandations de fournisseurs, analyser les risques contractuels et gérer les communications de base avec les fournisseurs, son rôle au sein des processus d’approvisionnement ne devrait que croître.

Redéfinissez votre stratégie d'approvisionnement et d'achats

Coordonner vos stratégies d'approvisionnement et d'achats apporte des avantages essentiels, tels que des économies substantielles, de meilleures relations avec les fournisseurs, ainsi qu’une plus grande adéquation avec la stratégie opérationnelle globale de votre organisation. L’utilisation d’un système d'approvisionnement numérique vous procure encore plus de contrôle, soit en vous fournissant les données dont vous avez besoin pour ajuster votre trajectoire plus rapidement et efficacement.

Notre solution intelligente comble le fossé entre les achats tactiques et les achats stratégiques. En exploitant nos fonctionnalités adaptées aux entreprises, tout en bénéficiant de notre assistance, vous pourrez aligner votre approvisionnement stratégique sur des achats efficaces grâce à des flux de travail automatisés, des informations portant sur les fournisseurs, ainsi que des analyses des dépenses vous permettant d’améliorer votre pouvoir d'achat.