Approvisionnement : guide pratique de transformation pour équipes modernes

Entre les systèmes dispersés, les équipes cloisonnées et les priorités internes changeantes, maintenir la cohésion des processus d’approvisionnement peut parfois ressembler à un numéro de jonglage à plein temps. Une enquête de Deloitte a révélé que 65 % des responsables de l’approvisionnement signalent un manque de visibilité sur les activités d'achat de leur organisation, et ce défi s'aggrave au fur et à mesure que les équipes s'étendent à travers les services de l’entreprise et les zones géographiques.

Par conséquent, il n'est pas surprenant que de nombreuses équipes d'approvisionnement  se sentent coincées entre des attentes croissantes et des processus obsolètes. Toutefois, la transformation des processus d’approvisionnement ne signifie pas nécessairement qu’il faut tout démolir et repartir de zéro. Avec la bonne combinaison d’agilité, d’informations et d’alignement, il est possible de créer des flux de travail plus intelligents et plus cohérents qui conviennent à tous, quelle que soit la complexité de la structure existante.

Il est temps de tracer une voie claire et pratique pour l’avenir, une voie qui aide les responsables de l’approvisionnement à rationaliser les opérations, à accroître la collaboration interfonctionnelle et à atteindre les objectifs de conformité, sans que cela ne ralentisse qui que ce soit.

Qu'est-ce que la transformation de l’approvisionnement ?

La transformation de l’approvisionnement est le processus qui permet d’évoluer d'un modèle d’approvisionnement tactique et réactif à un modèle proactif et stratégique qui génère de la valeur commerciale. Cela va au-delà des économies : il s’agit d’aligner l’approvisionnement sur les objectifs plus larges de l’organisation grâce à des données plus précises, des flux de travail plus intelligents, ainsi que des relations plus solides avec les fournisseurs.

Lorsque vous transformez les méthodes d’approvisionnement traditionnels, vous pouvez alors construire des systèmes centralisés et évolutifs qui unifient les processus entre les services ou les régions. Cette transformation reflète également les attentes croissantes en matière de numérisation, d'agilité et de conformité, qui aident les équipes à progresser plus rapidement, à prendre des décisions plus éclairées et à maintenir une vue d’ensemble au sein d’un environnement complexe et en constante évolution.

Avantages de la transformation de l’approvisionnement

Moderniser l’approvisionnement ne se résume pas à la mise en œuvre de nouveaux outils sophistiqués. Lorsque vous vous lancez dans cette aventure, vous pouvez également résoudre des problèmes d'inefficacité de longue date, ainsi que découvrir des méthodes de travail plus intelligentes.

Voici ce que permet la transformation à grande échelle de l’approvisionnement :

·         Flux d’approvisionnement automatisés et plus rapides : Des approbations simplifiées, des règles d'achat prédéfinies et des plateformes intégrées permettent de réduire les goulots d'étranglement et les tâches manuelles.

·         Visibilité en temps réel sur les dépenses des équipes, services ou régions : Des tableaux de bord et des analyses centralisées aident les responsables à suivre en un coup d'œil les habitudes d'achat, l'alignement budgétaire et la performance des fournisseurs.

·         Standardisation des fournisseurs et amélioration de l’effet de levier : La consolidation des fournisseurs donne aux équipes d'approvisionnement plus de pouvoir d'achat et de contrôle, ce qui conduit à des conditions plus favorables et à une réduction des achats non conformes.

·         Application de la conformité et réduction des dépenses marginales : Des limites d’achat intégrées et des achats orientés permettent de réduire les dépenses non conformes et assurent que les équipes demeurent en conformité avec les politiques de l'entreprise.

·         Intégrations avec les systèmes financiers et de planification des ressources pour une visibilité de bout en bout : Amazon Business s'intègre à des systèmes tels que Coupa, SAP Ariba et Oracle NetSuite afin d’assurer que les données d’approvisionnement soient directement transférées dans les systèmes financiers, permettant ainsi des prévisions et des rapprochements plus précis.

En instaurant de nouvelles initiatives servant à moderniser vos processus d'approvisionnement, vous pouvez ainsi donner à vos équipes un avantage concurrentiel sur les organisations moins avancées.

Transformation de l’approvisionnement : au-delà des économies

Qui ne voudrait pas d'une entreprise résiliente et agile, en mesure d’assurer sa croissance pendant des années ? Lorsqu'elle est menée à bien, la transformation de l’approvisionnement positionne vos équipes en tant que catalyseurs essentiels au sein de votre organisation.

Voici quelques moyens clés permettant à la transformation des fonctions d'approvisionnement d’apporter une valeur ajoutée à l'ensemble de l'entreprise :

Amélioration de la gestion des risques et de la continuité de la chaîne d'approvisionnement

Selon le rapport CPO 2023 publié par Deloitte, 69 % des responsables de l’approvisionnement ont cité la gestion des risques comme une priorité principale, qu'il s'agisse de gérer les risques tout au long de la chaîne d'approvisionnement ou de veiller au respect des exigences de conformité.

Les outils d'approvisionnement modernes fournissent des informations en temps réel sur les performances des fournisseurs, les obligations contractuelles et les interruptions potentielles, ce qui vous aide à veiller sur tous les aspects tombant sous la charge de votre équipe. En outre, les systèmes centralisés, en mettant à votre disposition toutes les informations dont vous avez besoin, permettent de réduire la dépendance aux fournisseurs ponctuels, en plus de vous aider à identifier les risques avant qu'ils ne s'aggravent.

Meilleure agilité pour réagir aux changements

Qu'elles soient confrontées à des turbulences économiques, à des perturbations mondiales de la chaîne d'approvisionnement ou à une restructuration interne, les équipes d'approvisionnement agiles sont en mesure de pivoter rapidement, surtout lorsque les bons outils sont à leur disposition.

Des catalogues dynamiques, des fournisseurs préapprouvés, ainsi que des flux d'approbation en temps réel (comme ceux que propose Amazon Business) rendent les équipes plus agiles. Ces caractéristiques permettent aux organisations de prendre des décisions d'achat rapides et contrôlées, sans sacrifier la conformité.

Prévisions et planifications financières plus précises

Personne ne souhaite avoir à composer avec des prévisions imprécises, en particulier lorsqu'il s'agit de décisions commerciales ayant des répercussions importantes. À cet égard, l'optimisation de l’approvisionnement vous fournira la précision dont vous avez besoin, notamment grâce aux détails des lignes budgétaires et à la catégorisation des dépenses qui alimentent les modèles prédictifs, le tout afin que vous puissiez obtenir des résultats finaux plus avantageux.

Lorsque des données granulaires sont intégrées aux outils de planification financière et de planification des ressources, les responsables de l’approvisionnement peuvent ainsi aider les équipes financières à élaborer des stratégies plus précises en matière de trésorerie et de budgétisation.

Alignement stratégique entre les services

Les services de l’approvisionnement ne doivent plus fonctionner en vase clos. En s'intégrant aux services financiers, opérationnels et informatiques, ils deviennent un partenaire clé pour améliorer l'efficacité, stimuler l'innovation et s’assurer que les équipes obtiennent ce dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin, sans complexités inutiles.

Stratégies réussies en matière de transformation de l’approvisionnement

Pour induire des changements significatifs, il faut commencer par définir une stratégie d'approvisionnement claire. Cependant, ne vous attendez pas à créer du jour au lendemain une feuille de route efficace pour la transformation des achats : vous devrez la construire grâce à une évaluation, un alignement et une mise en œuvre bien réfléchis.

Voici cinq étapes qui vous permettront de passer d'une approche tactique à une approche stratégique en matière d’approvisionnement, avec le soutien de plateformes telles qu'Amazon Business à chaque étape :

1. Évaluez la maturité de vos fonctions d'approvisionnement

Commencez par comprendre où vous en êtes aujourd'hui. Pour ce faire, évaluez la structure de votre équipe, ses stratégies d'approvisionnement, ses processus actuels et son utilisation de la technologie, notamment si vous avez adopté des plateformes d'approvisionnement numérique ou si vous vous appuyez encore sur des systèmes manuels. Cette étape fondamentale permet de mettre en lumière les inefficacités et de dévoiler la maturité réelle de vos fonctions d'approvisionnement.

Pour vous aider au cours de cette évaluation, Amazon Business vous offre un accès immédiat aux données d'achat et à des flux de travail personnalisables, ce qui facilite la détection des lacunes et l'identification des domaines dans lesquels l’amélioration des processus peut avoir le plus grand impact.

2. Définissez vos objectifs

Fixez des objectifs clairs et associez-les à des résultats mesurables. Par exemple, visez-vous des cycles plus courts, une meilleure conformité aux politiques, une visibilité en temps réel ou une réduction des coûts ? Ensuite, réfléchissez à la manière dont l'automatisation, les achats numériques, l'intelligence artificielle (IA) et les outils prédictifs pourraient améliorer ces indicateurs, tout en soutenant également la résilience à long terme.

Au fur et à mesure que vous définissez ces objectifs, Amazon Business facilite le suivi de votre progression et l'application des nouvelles normes, grâce à des flux d'approbation flexibles, des rapports intégrés, ainsi qu’une prise en charge transparente des initiatives de réduction des coûts au sein des diverses équipes.

3. Sélectionnez des outils intégrés et évolutifs

Choisissez des outils qui évolueront avec votre organisation et qui fonctionnent parfaitement avec votre infrastructure existante. Cela implique de privilégier les plateformes proposant des intégrations robustes pour la finance, la planification des ressources et l’approvisionnement, ainsi que des fonctionnalités en lien avec la gestion des relations avec les fournisseurs, les catalogues dynamiques et les contrôles de prix flexibles.

Amazon Business collabore avec des solutions d'approvisionnement de premier plan, telles que Coupa, SAP Ariba et Oracle NetSuite, afin de vous aider à centraliser les achats, conserver des flux de travail familiers et assurer l’évolutivité.

4. Standardisez les processus et la gouvernance entre les équipes décentralisées, les services et les zones géographiques

Au fur et à mesure que votre organisation se développe, la cohérence devient essentielle. Pour y parvenir, établissez des politiques de gouvernance qui harmonisent les comportements d'approvisionnement entre les différentes unités commerciales et alignent les parties prenantes, le tout à l'aide d'outils permettant d’orienter les achats, de privilégier des fournisseurs et d’établir des seuils de dépenses.

Amazon Business renforce cette gouvernance grâce à des catalogues personnalisés et à l’application intégrée des politiques, auxquels s’ajoutent des configurations spécifiques à chaque région, ce qui permet de maintenir la flexibilité sans sacrifier le contrôle.

5. Formez les équipes et suivez les indicateurs clés de performance grâce aux analyses en temps réel

Même la meilleure des stratégies de transformation dépend de l'adhésion des équipes et d'une exécution cohérente. Ainsi, assurez-vous de former vos équipes aux nouveaux outils et processus, de leur expliquer les raisons des changements, et de veiller à ce que les ressources nécessaires soient accessibles. Ensuite, afin de rester sur la bonne voie, suivez les indicateurs clés de performance (KPI) tels que la durée des cycles, les taux de conformité, les performances des fournisseurs, ainsi que le coût par transaction.

Avec Amazon Business Analytics, vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur chaque ligne de dépense, ce qui permet aux responsables de l’approvisionnement d'affiner en permanence leurs stratégies et de démontrer le rendement du capital investi.

Comment la technologie influence les résultats en matière d’approvisionnement

Les stratégies d'approvisionnement les plus efficaces deviennent réalité lorsque vous les alimentez avec les bonnes technologies. Toutefois, les outils fonctionnels, tels que les flux de travail automatisés et les analyses en temps réel, font plus que simplement améliorer l'efficacité : ils aident aussi les équipes à prendre de meilleures décisions, plus rapidement.

Voici comment le fait de disposer des bonnes capacités numériques stimule la transformation au sein des domaines opérationnels clés :

Les approbations automatisées réduisent les goulots d'étranglement

Les validations manuelles ralentissent tout. Toutefois, grâce à l'automatisation, vous pouvez accélérer le processus et configurer les flux d'approbation en fonction du service, du seuil de dépenses ou de l’unité commerciale, afin que les demandes se rendent aux bonnes personnes sans délai. Cela permet d’accélérer les cycles d'approvisionnement, tout en maintenant la supervision nécessaire, en rationalisant les processus et en libérant les équipes d’approvisionnement pour qu’elles puissent se concentrer sur des initiatives stratégiques.

L'analyse des données favorise des décisions d'achat plus éclairées

Lorsque les équipes manquent de visibilité sur les données relatives aux dépenses, elles sont forcément moins informées et risquent ainsi de passer à côté d'informations qui pourraient les aider à optimiser les coûts ou à détecter des lacunes en matière de conformité.

Grâce aux analyses centralisées des données, les responsables de l’approvisionnement (en particulier ceux du secteur manufacturier) peuvent ainsi repérer les tendances, comparer les fournisseurs et évaluer le potentiel d'économies en temps réel. Au lieu de fouiller dans des tableaux de calcul, ils peuvent se concentrer sur l'optimisation des relations avec les fournisseurs ou la réaffectation des budgets, le tout en s’appuyant sur des informations exploitables.

La technologie apporte de la transparence à la gestion de la chaîne d'approvisionnement

Les industries dotées de réseaux de fournisseurs complexes, tels que les secteurs automobile ou manufacturier, utilisent souvent des piles technologiques comptant des systèmes fragmentés, des communications cloisonnées et un approvisionnement réactif. Cela rend difficile la prévision des retards, la comparaison des fournisseurs, ainsi que la gestion des risques. En numérisant l’approvisionnement et en liant les achats directement au suivi des livraisons, les entreprises peuvent ainsi surveiller les performances des fournisseurs, anticiper les perturbations et gérer de manière proactive les risques liés à l’approvisionnement.

Peu importe l'angle d'approche que vous adoptez, un fait demeure : la modernisation de ces flux de travail améliore l'agilité et crée un avantage concurrentiel.

Mettez la transformation de votre approvisionnement en marche

La véritable transformation de l’approvisionnement réside dans sa mise en œuvre, laquelle peut être déterminante. C'est sur ce point critique qu'Amazon Business comble le fossé. De l'automatisation et de l'analyse des données jusqu’à la gestion simplifiée des fournisseurs, Amazon Business vous aide à moderniser vos opérations d'approvisionnement, sans les compliquer.

Que vous standardisiez les dépenses entre équipes décentralisées ou que vous cherchiez une meilleure visibilité sur les activités d'approvisionnement, Amazon Business vous fournit les outils nécessaires pour transformer de grands objectifs en flux de travail quotidiens. Des fonctionnalités intégrées telles que l’orientation des achats, l'automatisation des approbations, les facturations consolidées et les analyses en temps réel vous aident à rationaliser les achats, à améliorer les contrôles et à assurer la conformité à grande échelle. De plus, les intégrations transparentes avec les principales plateformes d'approvisionnement et de finance permettent de faciliter la mise en relation des différents services de votre organisation.

Découvrez comment Amazon Business peut appuyer votre stratégie de transformation de l’approvisionnement grâce à l'automatisation, aux analyses et aux flux de travail évolutifs.