Solutions logicielles d'approvisionnement : économies et efficacité

Les solutions logicielles d'approvisionnement offrent de nombreux avantages aux entreprises. Elles rationalisent la gestion des achats, automatisent les tâches manuelles et fournissent des données en temps réel qui permettent de prendre des décisions d'achat plus éclairées et de réaliser des économies supplémentaires.

Selon le Chartered Institute of Procurement & Supply, 69 % des responsables de l’approvisionnement déclarent dépenser plus de 50 millions de dollars par année en biens et services. À cette échelle, l'utilisation de la technologie pour économiser ne serait-ce que 0,5 % de cette somme pourrait représenter plus de 250 000 dollars annuellement.

Pour obtenir de tels résultats, il est essentiel de comprendre ce qu'est un logiciel d'approvisionnement, les types disponibles, ainsi que les fonctionnalités clés à prendre en compte lors de votre recherche.

Que sont les solutions logicielles d'approvisionnement ?

Les solutions logicielles d'approvisionnement sont des outils basés dans le nuage, conçus pour rationaliser et automatiser les processus d'approvisionnement d'une organisation. Également appelées logiciels d'approvisionnement numérique, ces solutions permettent de réduire les délais d'achat, de minimiser les erreurs au sein de la chaîne d'approvisionnement et d'améliorer le contrôle des dépenses.

Certaines solutions d'approvisionnement améliorent l'efficacité tout au long du cycle de vie de l'approvisionnement, depuis l'approvisionnement stratégique jusqu'à la livraison et la gestion des relations avec les fournisseurs. D'autres peuvent se concentrer uniquement sur une partie spécifique du processus d'approvisionnement, comme la gestion des contrats ou l'analyse des dépenses.

Types de logiciels d'approvisionnement

Il existe différents types de logiciels d'approvisionnement, allant des outils complets qui gèrent l'ensemble du processus d'approvisionnement à ceux qui se concentrent sur une partie spécifique. Les types de solutions logicielles courants comprennent :

·         Logiciels de gestion de l’approvisionnement : Il s'agit d'un terme générique désignant les logiciels qui gèrent les activités d'approvisionnement. Selon l'outil, il peut prendre en charge toutes les étapes, du sourçage et l'achat jusqu’aux paiements et la gestion des fournisseurs. Les types spécifiques de logiciels d'approvisionnement sont considérés comme des sous-ensembles de cette catégorie.

·         Logiciels de l’approvisionnement au paiement : Ces outils améliorent l'efficacité des processus en gérant toutes les étapes entre l’approvisionnement et le paiement, soit de la création des bons de commande jusqu’au paiement final. Ils se concentrent sur les aspects transactionnels de l’approvisionnement, mais n'aident pas dans la sélection des produits ou des fournisseurs.

·         Logiciels de la source au paiement : Les solutions de la source au paiement offrent une approche plus complète, gérant la majeure partie du processus d'approvisionnement, soit de la source d’approvisionnement stratégique jusqu'au paiement. Ces systèmes facilitent la gestion et l'intégration des fournisseurs, en plus des fonctionnalités transactionnelles incluses dans les logiciels de l’approvisionnement au paiement.

·         Logiciels de gestion des contrats : Les outils de gestion des contrats vous aident à créer, négocier et suivre les contrats avec les fournisseurs. Ils permettent de standardiser et d'automatiser les processus afin de réduire les risques, d'améliorer la conformité et d'accroître l'efficacité opérationnelle.

·         Logiciels de comptes fournisseurs : Les solutions de comptes fournisseurs gèrent et automatisent les aspects financiers du processus d'approvisionnement, notamment le suivi et la vérification des factures, ainsi que le traitement des paiements. Elles aident les organisations à respecter les dates d'échéance et à réduire les erreurs liées aux processus manuels, assurant ainsi une tenue des registres plus précise.

·         Logiciels d'analyses des dépenses : Ces outils collectent et analysent les données relatives aux dépenses afin de déterminer où va l'argent de l'entreprise. Les logiciels d'analyses des dépenses peuvent également aider à identifier les possibilités de réduction des coûts et à prendre des décisions plus stratégiques.

Principaux avantages des logiciels d'approvisionnement

Les solutions logicielles d'approvisionnement permettent aux entreprises de gagner du temps et de l'argent, tout en augmentant leur productivité et en les protégeant contre les erreurs humaines. Voici quelques exemples concrets illustrant comment ces technologies permettent d'obtenir de tels résultats.

Visibilité sur les dépenses et contrôles budgétaires

De nombreux outils d'approvisionnement sont accompagnés d'une solution de gestion des dépenses qui offre une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses de votre entreprise. Grâce à ces outils, vous pouvez facilement suivre les tendances en matière de dépenses et mieux négocier les contrats avec les fournisseurs afin d'obtenir des prix plus avantageux, ce qui réduit les coûts.

De plus, certaines solutions d'approvisionnement offrent des fonctionnalités qui vous aident à assurer la conformité avec vos politiques d'approvisionnement. Avec Amazon Business, par exemple, vous pouvez définir des contrôles budgétaires et orienter vos employés vers des fournisseurs privilégiés afin de réduire les risques.

Analyses granulaires et informations sur les achats

Outre l'analyse des dépenses, certaines solutions d'approvisionnement utilisent également des tableaux de bord analytiques pour suivre des informations exploitables portant sur des facteurs tels que les performances des fournisseurs et les tendances du marché. Votre organisation peut évaluer les fournisseurs en fonction des prix, des délais de livraison, de la qualité et de la fiabilité, le tout afin d'identifier les plus performants.

En analysant les tendances du marché, vous pouvez également prévoir les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement et vous adapter à l'évolution des conditions du marché.

Achats en gros et rabais au volume

Les solutions de commerce électronique B2B peuvent considérablement faciliter les processus d'approvisionnement en les rendant aussi simples qu’effectuer des achats en ligne. Lorsque vous utilisez une solution spécialement conçue pour les entreprises, telle qu'Amazon Business, vous bénéficiez non seulement d'une expérience familière, mais aussi de tarifs réservés aux entreprises, notamment des options d'achat en gros et des rabais au volume.

Si vous avez besoin d'articles de manière récurrente, la mise en place de commandes automatiques peut également vous permettre de bénéficier de rabais, tout en améliorant votre efficacité opérationnelle.

Gestion des fournisseurs et de la conformité

Les logiciels de gestion de l’approvisionnement vous permettent de centraliser vos activités d'approvisionnement, y compris les contrats avec les fournisseurs et l'historique des achats. Ainsi, en cas de problème ou d'audit, il sera facile de trouver des informations portant sur un fournisseur ou un achat spécifique. Les informations sont automatiquement suivies et enregistrées, donc vous n'avez pas à vous soucier des erreurs humaines.

Principales fonctionnalités à rechercher dans un logiciel d'approvisionnement

Lorsque vous êtes prêt à mettre un logiciel d'approvisionnement en œuvre, l'étape suivante consiste à déterminer quelles fonctionnalités vous sont indispensables, ce qui vous aidera à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. Pour ce faire, commencez par dresser une liste des défis que votre outil d'approvisionnement doit relever ; cela vous permettra de réduire le nombre de types de logiciels d'approvisionnement à prendre en considération.

Une fois que vous avez réduit vos choix, et alors que vous comparez les différentes options, classez les fonctionnalités suivantes par ordre de priorité.

Automatisation basée sur l'intelligence artificielle (IA)

Vous pouvez utiliser l'automatisation pour presque toutes les étapes du processus d'approvisionnement afin de gagner en efficacité. Voici quelques exemples de tâches qui méritent d'être automatisées :

·         Génération de bons de commande à partir des demandes d'achat.

·         Envoi de communications simples et de réponses relatives aux appels d'offres transmises aux fournisseurs.

·         Création de flux d'approbation automatiques afin d’accélérer le processus.

·         Suivi des performances des fournisseurs.

·         Suivi des dates contractuelles, des délais de livraison et des réapprovisionnements.

Examinez les fonctionnalités d'automatisation de chaque logiciel que vous envisagez d'utiliser, ce qui vous aidera à déterminer lequel serait le plus utile pour vos processus existants.

Intégrations

Il est important que votre nouvelle solution logicielle puisse communiquer avec vos systèmes actuels, ce qui nécessite des intégrations. Les intégrations sont utiles car elles peuvent fonctionner avec votre logiciel d'approvisionnement existant, sans vous obliger à revoir l'ensemble de votre infrastructure technologique.

Par exemple, si vous avez besoin d'accéder à un large éventail de fournisseurs approuvés et à des fonctionnalités de contrôle des dépenses, l'utilisation d'une solution telle qu'Amazon Business afin de placer des commandes, effectuer des recherches intégrées ou parcourir un catalogue sélectionné peut s’avérer idéale. Toutes ces options vous permettent d'accéder aux fonctionnalités de gestion des solutions et des budgets d'Amazon, le tout en combinaison avec votre logiciel existant. Vous avez le choix d’intégrer une interface d'achat en ligne à votre système, ou de simplement passer les commandes via votre propre portail.

Afin d’assurer une transition transparente, assurez-vous que les solutions que vous évaluez s'intègrent à votre logiciel de planification des ressources ou à d'autres systèmes.

Fonctionnalités de conformité

Dans le domaine de l’approvisionnement, la conformité est essentielle. Recherchez des fonctionnalités telles que les processus d'approbation automatisés, les seuils budgétaires personnalisables et la possibilité de bloquer ou de restreindre certaines catégories de produits. Certaines solutions offrent également des automatisations telles que la fonctionnalité de triple rapprochement d'Amazon Business pour les comptes fournisseurs, qui confirme instantanément l'exactitude des factures par rapport aux reçus et aux bons de commande, afin de réduire les erreurs et de prévenir la fraude.

Expérience utilisateur

Bien que l'expérience utilisateur soit souvent négligée lors de la phase d'évaluation, disposer d'une solution d'approvisionnement intuitive peut permettre à vos équipes de gagner un temps considérable en matière de formation, en plus de réduire les dépenses associées.

Selon une étude publiée en 2023 dans Computers in Human Behaviors Reports, une expérience utilisateur conviviale peut également réduire la résistance au changement lors d'une transformation numérique, car les employés qui considèrent les nouveaux outils numériques comme étant faciles à utiliser sont également plus enclins à les percevoir comme étant utiles.

Optimisez l'efficacité de l’approvisionnement avec Amazon Business

Les solutions logicielles d'approvisionnement sont essentielles pour les entreprises qui cherchent à réaliser des économies dans ce domaine. Ces outils permettent d'automatiser les tâches manuelles, d'améliorer la conformité et de prendre des décisions fondées sur des données qui se traduisent par de meilleures performances financières. Pourtant, selon le rapport 2025 Amazon Business State of Procurement Data Report, 20 % des décideurs en matière d'approvisionnement déclarent ne pas disposer de systèmes permettant de surveiller et de gérer les risques, ce qui met en évidence une lacune dans les pratiques d'approvisionnement de nombreuses organisations.

Amazon Business fournit des solutions logicielles d'approvisionnement qui aident les organisations à automatiser leurs achats, à améliorer leur visibilité sur les dépenses et à gérer plus efficacement leurs fournisseurs. Grâce à des fonctionnalités telles que des intégrations aux systèmes de planification des ressources, des processus d'approbation, des options d'achat en gros et des facturations conformes, cette solution aide les équipes d'approvisionnement à rationaliser leurs opérations, tout en assurant la conformité aux politiques et en maintenant le contrôle sur les coûts.

Commencez vos achats ou contactez notre équipe des ventes afin de découvrir comment Amazon Business peut s'intégrer de manière transparente à votre logiciel d'approvisionnement existant, vous permettant ainsi d’améliorer l'efficacité, la conformité et la visibilité.