Logiciels d'approvisionnement : comment choisir la bonne solution

Les logiciels d'approvisionnement deviennent de plus en plus essentiels pour les entreprises modernes souhaitant améliorer leur efficacité opérationnelle. Avec des fonctionnalités telles que la visibilité sur les dépenses, des flux d'approbation uniques et l'automatisation, le bon logiciel peut contribuer à réduire les processus manuels et à éliminer les dépenses inutiles, conduisant ainsi à des économies significatives et à une meilleure gestion des dépenses.

Cependant, en raison du nombre croissant de solutions d'approvisionnement disponibles sur le marché, chacune proposant des fonctionnalités différentes, choisir le meilleur logiciel d'approvisionnement pour votre entreprise peut être un exercice difficile. Avant d'investir dans une solution, il est judicieux d’examiner les caractéristiques clés et les défis courants auxquels ces caractéristiques répondent afin d’identifier l'option la plus avantageuse pour votre organisation.

Qu'est-ce qu’un logiciel d'approvisionnement ?

Un logiciel d'approvisionnement désigne tout outil numérique qui aide à rationaliser les processus d'approvisionnement, notamment en automatisant des tâches routinières et chronophages. Ces outils peuvent vous aider dans les domaines suivants :

·         Processus d'approvisionnement de la source au paiement

·         Analyse des dépenses

·         Gestion des fournisseurs

·         Création de demandes de devis

·         Approvisionnement stratégique

·         Traitement des factures

·         Gestion des stocks

·         Gestion de l'ensemble du cycle d’approvisionnement

Les logiciels d'approvisionnement, également appelés logiciels d'approvisionnement numérique, constituent un sous-ensemble spécifique de la catégorie plus large des logiciels de gestion de l’approvisionnement. Alors que les logiciels de gestion de l’approvisionnement couvrent l'ensemble du processus d'approvisionnement, des outils plus spécialisés (tels que les logiciels de gestion des contrats qui se concentrent uniquement sur la création, le stockage et le suivi des contrats) relèvent de la catégorie des logiciels d'approvisionnement.

Logiciels d'approvisionnement autonomes vs outils d'approvisionnement intégrés

Les solutions logicielles d'approvisionnement qui supervisent une étape spécifique du processus d'achat sont considérés comme des outils d'approvisionnement autonomes. Ils fournissent des fonctionnalités approfondies pour certaines étapes, telles que la facturation ou la gestion des bons de commande, et communiquent avec d'autres logiciels afin de répondre aux besoins de l'entreprise.

Par exemple, une solution autonome pourrait s'intégrer à votre système de gestion de la relation client ou à celui consacré à la planification des ressources. Ce type de solution est généralement plus rentable, surtout si vous n'avez pas besoin d'une solution d'approvisionnement complète.

Les outils d'approvisionnement intégrés, quant à eux, sont conçus pour centraliser tous les outils dont vous avez besoin au sein d'un seul système, rendant ainsi vos flux d'approvisionnement plus efficaces. Un système intégré pourrait vous permettre d’effectuer toutes les opérations suivantes :

·         Création de demandes d'achat

·         Mise en œuvre de processus d'approbation

·         Comparaison des prix entre fournisseurs

·         Gestion des relations avec les fournisseurs

·         Utilisation d’outils de visibilité en temps réel au soutien de prises de décision éclairées

·         Prédiction des perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement

·         Identification des occasions de réaliser des économies

Un outil d’approvisionnement intégré peut améliorer la visibilité, maintenir la conformité, accroître l'efficacité et renforcer les relations avec les fournisseurs.

Cinq fonctionnalités clés à rechercher parmi les logiciels d'approvisionnement

Bien que les fonctionnalités les plus utiles pour votre entreprise dépendent de vos flux de travail et de votre infrastructure technologique existante, certains éléments clés s’avéreront bénéfiques pour presque toute organisation. Voici quelques fonctionnalités méritant  votre attention.

1. Analyses des dépenses et rapports

Disposer d’informations portant sur les budgets et les dépenses de votre organisation peuvent rendre votre processus d'approvisionnement plus stratégique et efficace, entraînant ainsi des économies significatives. Un logiciel d'approvisionnement doté de fonctionnalités d'analyse des dépenses peut vous aider à évaluer :

·         Sur quoi vous dépensez votre argent

·         Où votre argent est dépensé

·         Avec qui votre argent est dépensé

·         Combien vous dépensez

Avec ces données, vous pouvez identifier des occasions de réduction des coûts, identifier des goulots d'étranglement au sein de vos processus d'approvisionnement actuels, ainsi qu’éliminer les dépenses non autorisées ou non conformes. Vous pouvez également utiliser les informations portant sur les performances des fournisseurs pour améliorer la sélection des fournisseurs et générer des prévisions plus précises, afin de prendre de meilleures décisions.

2. Intégration et compatibilité des systèmes

La réussite d'une transformation numérique nécessite l'adhésion des parties prenantes. C’est la raison pour laquelle il est essentiel, lorsque vous évaluez tout nouveau système, de prendre en compte le processus de gestion du changement.

Renseignez-vous sur la manière dont chaque option de logiciel d'approvisionnement s'intégrerait à vos flux de travail, technologies et effectifs existants. Déterminez si cela correspond à la capacité de votre organisation d’adopter de nouveaux processus. Ensuite, évaluez l'ampleur des perturbations que la phase de mise en œuvre pourrait occasionner.

Afin de minimiser les impacts, choisissez une solution ayant une interface conviviale, ceci dans le but de réduire la courbe d'apprentissage pour les employés qui intégreront cette solution au sein de leur travail quotidien. Selon une étude publiée par Computers in Human Behavior Reports en 2023, lorsque les employés sont d’avis que les nouveaux outils numériques sont faciles à utiliser, ils sont plus susceptibles de les percevoir comme utiles, ce qui augmente leur volonté d'interagir avec ces nouvelles technologies.

En résumé, plus un système est facile à utiliser, plus il sera facile d'obtenir l'adhésion des utilisateurs.

3. Flux d'approbation et contrôles de conformité

Afin de réduire le travail manuel et d'éviter les retards, les logiciels d'approvisionnement peuvent moderniser les processus de révision et d'approbation des demandes d'achat. Cela permet de simplifier les achats, d’améliorer la conformité et de réduire les risques d'erreurs humaines.

Au-delà de l'efficacité, les flux de travail automatisés vous offrent également un meilleur contrôle sur l'ensemble du processus d'approvisionnement. De nombreuses solutions logicielles d'approvisionnement vous permettent d’appliquer des limites personnalisées, afin d’assurer que tous les achats respectent les politiques internes, les budgets, ainsi que les exigences réglementaires. Des rôles, responsabilités et directives clairement définis peuvent également aider à prévenir les achats non autorisés, en plus de maintenir une piste d’audit plus précise pour toutes les demandes et approbations.

4. Gestion des fournisseurs et achats en gros

Entretenir des relations solides avec les fournisseurs peut aider votre organisation à maximiser les économies grâce à de meilleures conditions de négociation, des réductions sur les achats en gros et une assurance qualité accrue. Les logiciels d'approvisionnement soutiennent de telles relations, soit en permettant une surveillance continue des performances, ce qui vous permet d'identifier les fournisseurs les plus fiables et ceux qui proposent les meilleures offres.

5. Automatisation et efficacité

L'efficacité est un objectif partagé par toutes les équipes d'approvisionnement, et c'est précisément ce que l'automatisation apporte. En gérant des tâches routinières, telles que la génération de bons de commande, le traitement des paiements, l'envoi de notifications et la création de rapports, l'automatisation réduit les coûts de main-d'œuvre non nécessaires et minimise les risques d'erreurs humaines.

Avantages liés à l'utilisation de logiciels d'approvisionnement au sein de votre organisation

Les logiciels d'approvisionnement centralisés apportent de nombreux avantages aux organisations de toutes tailles et de tous secteurs. Parmi les avantages les plus notables :

·         Cycles plus courts : Un processus d'approvisionnement rationalisé permet un traitement plus rapide des demandes d'achat, des approbations et des factures, ce qui permet d'accélérer l'ensemble du cycle d’approvisionnement.

·         Économies : Les analyses de données en temps réel aident les entreprises à économiser en identifiant des possibilités de réduction des coûts, en améliorant les conditions contractuelles grâce à une meilleure gestion des fournisseurs, ainsi qu’en contrôlant les dépenses marginales via l’application des politiques de l'entreprise.

·         Réduction du travail manuel : L'automatisation des tâches libère du temps pour les employés, leur permettant ainsi de se concentrer sur des activités plus stratégiques.

·         Meilleure conformité des achats : Les autorisations personnalisées, les options d'achat contrôlées, ainsi qu’une documentation plus cohérente de chaque étape du processus d'approvisionnement permettent aux organisations de maintenir une conformité renforcée.

·         Amélioration des prévisions : Les capacités d'analyse prédictive offertes par certaines solutions logicielles d'approvisionnement permettent une prévision plus précise des besoins et coûts futurs.

Simplifier l’approvisionnement

Les outils d'intégration d’Amazon Business permettent aux entreprises d'acheter des biens et services via une expérience simplifiée, similaire à celle du site Amazon destiné aux consommateurs. Ces solutions d'approvisionnement proposent plusieurs fonctionnalités pouvant contribuer à l’amélioration des opérations de votre entreprise.

Intégration avec les logiciels d'approvisionnement existants

Grâce aux fonctionnalités d'intégration, comblez le fossé entre les systèmes d’approvisionnement modernes et traditionnels. Vous pouvez exploiter des solutions de manière autonome ou les intégrer à vos logiciels d'approvisionnement existants, le tout via des fonctionnalités telles que :

·         Punchout : Accédez à la sélection et à la commodité qu’offre Amazon Business, tout en conservant la conformité et le contrôle de vos systèmes actuels.

·         Punch-in : Lancez le processus d'approvisionnement sur Amazon Business, puis procédez au paiement en basculant vers le système d'approvisionnement numérique de votre organisation.

·         Recherche intégrée : Intégrez la fonctionnalité de recherche d'Amazon Business à tout système d'approvisionnement numérique.

·         Catalogue sélectionné : Facilitez l'accès aux produits qui sont conformes à vos politiques d'achat en enregistrant ces articles privilégiés dans votre logiciel d'approvisionnement numérique.

·         Authentification unique : Simplifiez l'intégration en permettant aux acheteurs d'accéder à votre compte professionnel via l’utilisation de leurs identifiants d'entreprise existants.

Achats en gros et tarifs réservés aux entreprises

Nous proposons des tarifs réservés aux entreprises, y compris des prix au volume et des rabais sur les achats en gros. Vous pouvez également économiser jusqu'à 15 % sur certains achats via la fonction Économisez en vous abonnant, qui permet des livraisons automatiques pour les articles admissibles.

Afin de réaliser davantage d’économies, tirez parti des recommandations alimentées par l’intelligence artificielle (IA) pour trouver des produits comparables à des prix plus bas ou bénéficiant de rabais.

Outils d'analyse des achats et de génération de rapports

Amazon Business Analytics est une fonctionnalité, disponible gratuitement avec votre compte, qui peut vous permettre d’optimiser les dépenses de votre entreprise en offrant une meilleure visibilité sur votre historique d'achats. Ces tableaux de bord analytiques vous aident à :

·         Identifier les tendances d'achat par groupes et individus

·         Déterminer des stratégies d’optimisation des dépenses, telles que la consolidation des fournisseurs ou les achats en gros

·         Concilier facilement les factures et les paiements

·         Accéder à plusieurs types de rapports afin de compiler les informations dont vous avez besoin

Avantages Business Prime

Business Prime, une adhésion distincte et payante pour les membres, offre encore plus d'avantages, notamment :

·         Livraisons rapides et gratuites sur les commandes admissibles

·         Expéditions groupées afin de réduire le nombre de livraisons

·         Visibilité des dépenses pour vous aider à éclairer les décisions budgétaires

·         Guided Buying pour orienter les employés vers une sélection de produits approuvés

·         Offres réservées aux membres Business Prime

Pour créer un compte Business Prime, vous devez d'abord créer un compte gratuit Amazon Business.

Commencez à économiser grâce aux logiciels d'approvisionnement

Les logiciels d'approvisionnement peuvent considérablement améliorer vos marges bénéficiaires grâce à des économies, à la réduction des dépenses et à une diminution des besoins en main-d'œuvre. Poussez ces économies encore plus loin en bénéficiant de tarifs exclusifs aux entreprises et de réductions, auxquels s’ajoutent des avantages Business Prime, tels que la livraison gratuite sur les articles admissibles.

Il est temps de faire des économies. Discutez avec notre service des ventes afin de découvrir comment Amazon Business peut améliorer à la fois l'efficacité de votre approvisionnement ainsi que vos résultats financiers.