Externalisation de l’approvisionnement : pourquoi cela fait du sens

Ce qu’il faut prendre en compte avant de confier votre processus d’approvisionnement

La rationalisation de l’approvisionnement constitue un avantage concurrentiel en 2025. Alors que les entreprises cherchent à concilier des objectifs tels que la réduction des coûts, la création de partenariats, la gestion des risques et la rationalisation des opérations, l'adoption de modèles d'approvisionnement agiles est essentielle pour demeurer en tête.

Cependant, tout cela représente un défi majeur, et en fonction des priorités, de la taille et des ressources de votre organisation, la gestion interne de l’approvisionnement n'est peut-être pas le choix le plus approprié pour vos équipes.

Dans un tel cas, l'externalisation de l’approvisionnement peut s’avérer une excellente alternative qui permet de réaliser des économies, d'accroître l'efficacité et d'améliorer l'évolutivité, tout en libérant des ressources internes pour des tâches plus spécialisées. Cela dit, il est difficile de savoir si l'externalisation est la bonne solution à adopter. Afin de vous aider dans votre prise de décision, nous aborderons ici différents modèles d'externalisation de l’approvisionnement, les scénarios pour lesquels il s’agirait d’une solution pertinente, ainsi que certains défis et risques associés à ce changement.

Qu'est-ce que l'externalisation de l’approvisionnement ?

L'externalisation de l’approvisionnement consiste à transférer vos fonctions d'approvisionnement à un tiers, soit en partie ou en totalité. Par exemple, les relations stratégiques avec les fournisseurs, les contrats, la conformité, la gestion des stocks et les achats. Il existe quelques modèles d’externalisation courants que les organisations adoptent pour de telles fins.

Modèles d'externalisation de l’approvisionnement

Soulignons qu’il n’existe aucun modèle d'externalisation universel qui puisse convenir à l’ensemble des organisations. Voici quelques types courants :

Externalisation complète de l’approvisionnement

Comme son nom l'indique, l'externalisation complète de l’approvisionnement implique le recours à un tiers pour l'ensemble des processus d'approvisionnement, depuis la recherche de fournisseurs et les opérations d’achat jusqu'à la gestion des fournisseurs et de la conformité.

Les avantages de l'externalisation complète de l’approvisionnement comprennent :

·         Économies : Réduction des frais généraux en tirant parti d'une expertise externe.

·         Efficacité : Rationalisation des opérations d'approvisionnement grâce à des spécialistes dédiés, tout en libérant vos équipes afin qu’elles se concentrent sur ce qu'elles font le mieux.

·         Évolutivité : S'adapte facilement à la croissance de l'entreprise ou aux besoins changeants.

Externalisation sélective de l’approvisionnement

Ce modèle permet aux entreprises de sous-traiter des activités d'approvisionnement spécifiques, tout en conservant le contrôle sur des fonctions stratégiques principales.

Les avantages de l'externalisation sélective de l’approvisionnement comprennent :

·         Flexibilité : Permet de concentrer l'externalisation sur des tâches non essentielles ou exigeantes.

·         Expertise : Offre un accès à des compétences spécialisées pour des besoins d’approvisionnement complexes.

·         Contrôle des coûts : Réduction des coûts, sans céder totalement le contrôle sur les achats.

Externalisation tactique de l’approvisionnement

L'externalisation tactique de l’approvisionnement est une approche à court terme ou en lien avec des projets précis, où les entreprises externalisent des opérations d’approvisionnement pour des achats, des initiatives ou des catégories spécifiques.

Les avantages de l'externalisation tactique de l’approvisionnement comprennent :

·         Rapidité : Permet de rechercher rapidement des fournisseurs pour des besoins urgents ou ponctuels.

·         Efficacité des ressources : Libère les équipes internes des tâches chronophages.

·         Réduction des risques : Assure la conformité et les meilleures pratiques pour les achats spécialisés.

Dans quelles situations l'externalisation de l’approvisionnement fait du sens ?

Est-ce que l'externalisation de l’approvisionnement peut vous convenir ? Voici quelques situations où l’externalisation peut être la bonne décision pour votre entreprise :

1. Lorsque les opérations internes d’approvisionnement sont trop coûteuses ou inefficaces

Selon notre rapport portant sur l’approvisionnement, soit le 2025 State of Procurement Data Report, 21 % des décideurs citent les coûts et les budgets comme étant des points sensibles courants au sein de leurs opérations d'approvisionnement. La haute direction demande constamment aux équipes d'approvisionnement de réduire les coûts, mais sans compromettre la qualité, ce qui peut sembler une tâche impossible.

Disposer d’une équipe d'approvisionnement interne peut sembler plus économique à première vue, car vous n'avez pas à payer ni à gérer une agence externe. Cependant, les coûts associés à l’embauche d'une équipe d’approvisionnement interne efficace, y compris les salaires, les avantages sociaux, la formation ainsi que le développement, peuvent rapidement faire grimper la note.

De plus, les équipes internes ont habituellement moins de temps à consacrer à l'innovation. Souvent, le travail administratif les ralentit, ou ils se retrouvent coincés à s’occuper des urgences qui finissent inévitablement par surgir. Cependant, disposer d’une équipe externe dédiée à votre approvisionnement signifie que vous travaillerez avec des spécialistes en mesure de gérer les tâches quotidiennes, pendant que vos professionnels internes élaborent des stratégies à long terme.

2. Lorsque la croissance requiert du soutien en matière d’approvisionnement

La croissance est l'objectif principal de la plupart des organisations. Cependant, une croissance rapide, ou même une croissance supérieure aux attentes, peut donner le vertige aux équipes d'approvisionnement internes.

Si votre organisation s'étend sur de nouveaux marchés, augmente la production ou connaît une forte demande, cela peut représenter une charge trop importante pour vos ressources internes. Par exemple, si votre organisation ouvre un nouveau site, l’équipe d’approvisionnement doit identifier les besoins de ce nouvel emplacement, trouver des fournisseurs, négocier des contrats et gérer les paiements. Tout cela peut se produire dans des endroits où l'équipe n'a jamais travaillé auparavant.

Dans un tel cas, une équipe d'approvisionnement externalisée peut assurer une ouverture de nouveau site sans heurts en se chargeant des négociations avec les fournisseurs, des achats en gros et de la logistique. Il s'agit là d'un excellent exemple d'utilisation de l'externalisation tactique de l'approvisionnement : engager une équipe externe pour vous aider à mettre les nouveaux sites en place, le tout dans le cadre d'un projet précis.

3. Lorsque les relations avec les fournisseurs et la gestion de la conformité deviennent complexes

Le maintien de la conformité peut s'apparenter à une véritable course d'obstacles. Les réglementations gouvernementales en matière de climat et de développement durable se multiplient, tandis que les changements quasi constants des politiques économiques et commerciales mondiales ont également un impact sur les chaînes d'approvisionnement. Par conséquent, il est devenu essentiel pour les équipes de surveiller en permanence les domaines clés du commerce et d'interpréter les politiques étrangères et nationales, qui sont en constante évolution, afin d’assurer la conformité. Toutefois, certaines équipes ne sont pas équipées pour de tels besoins.

Pour respecter les exigences en matière de conformité, il faut coordonner le tout en aval avec les fournisseurs, surtout lorsque vous n'avez pas une visibilité complète sur vos chaînes d'approvisionnement. Il est important de non seulement effectuer une vérification de vos fournisseurs avant de conclure un contrat, mais aussi d'évaluer en permanence leurs performances, leurs communications et leur respect des normes de conformité.

Cela fait beaucoup à gérer, en plus du travail quotidien. L'externalisation sélective de l’approvisionnement peut vous aider, soit en vous permettant de confier les tâches de conformité de votre équipe à une agence externe. Ainsi, vous aurez accès à des experts hautement spécialisés qui peuvent établir des règles, des procédures et des politiques d'achat, en plus d’assurer le suivi des nouvelles réglementations. Selon les besoins, ils peuvent également prendre en charge la gestion des relations avec les fournisseurs.

4. Lorsque vous avez besoin d'une expertise spécialisée en approvisionnement

L'externalisation de l’approvisionnement est une excellente option si vous avez besoin d'expertise dans tout domaine lié aux achats, et non seulement en matière de conformité. Au lieu de se fier uniquement aux connaissances de votre équipe interne, les spécialistes externes apportent des années d'expérience, ainsi que des relations bien établies, qui peuvent donner à votre organisation un avantage concurrentiel.

Les outils d'approvisionnement numérique peuvent également aider à combler les lacunes. En automatisant les tâches routinières, en améliorant la visibilité et en rationalisant les collaborations, ces technologies permettent d’assurer que votre équipe interne et vos partenaires d'externalisation puissent se concentrer sur des initiatives à forte valeur ajoutée, et non sur la paperasse.

Les avantages de l'externalisation de l’approvisionnement

Le marché de l'externalisation de l’approvisionnement prévoit une croissance annuelle de 15,5 % en 2025, alors que de plus en plus d'entreprises externalisent la gestion des contrats et de la conformité.

Les avantages suivants illustrent pourquoi l'externalisation est une décision prisée auprès de nombreuses équipes d’approvisionnement :

Réduction des coûts

En améliorant l'efficacité et en tirant parti des économies d'échelle, l'externalisation de l’approvisionnement permet de réduire les frais généraux. Lorsqu'elles travaillent avec des spécialistes de l’approvisionnement, les organisations peuvent accéder à des contrats prénégociés avec les fournisseurs, à des rabais sur les achats en gros, ainsi qu’à des stratégies d'approvisionnement optimisées.

De plus, l'externalisation oblige fréquemment les équipes à standardiser leurs listes de produits, ce qui contribue à limiter les redondances, à améliorer les capacités de prévision et à permettre une planification budgétaire plus précise. Adopter cette solution permet de réduire les coûts sans sacrifier la qualité.

Selon le rapport 2024 Deloitte Global Outsourcing Survey, 34 % des entreprises estiment que la réduction des coûts est leur principale motivation en faveur de l'externalisation. Mais au-delà des économies directes, l'externalisation réduit également les besoins en termes de personnel interne pour les achats, de formation et d'investissements technologiques, libérant ainsi des ressources pour d'autres fonctions essentielles à l’entreprise.

Accès aux technologies avancées

Comme dans tout autre domaine d'activité, l'approvisionnement est de plus en plus axé sur la technologie. Des analyses pilotées par l’intelligence artificielle (IA) jusqu’aux flux d’approvisionnement automatisés, ces technologies peuvent améliorer les prises de décision, accroître l'efficacité et réduire les risques d’erreurs humaines. En s'associant avec des prestataires de services d'approvisionnement, les organisations peuvent exploiter ces innovations afin d’améliorer la gestion des coûts, la conformité, ainsi que les performances des fournisseurs. Ces prestataires peuvent également offrir un accès à des outils numériques de pointe, qui pourraient autrement être trop coûteux ou complexes à mettre en œuvre à l’interne.

L'approvisionnement prédictif compte parmi les tendances clés susceptibles de transformer le secteur. En utilisant l'IA et l'apprentissage automatique (AA) pour analyser les tendances du marché, les habitudes de dépenses et les risques liés aux fournisseurs, les entreprises peuvent prendre des décisions d'achat proactives qui atténuent les perturbations de la chaîne d’approvisionnement et optimisent les niveaux d'inventaire.

En fait, selon le rapport 2025 State of Procurement Data, 61 % des décideurs vont privilégier les outils d'approvisionnement pilotés par l’IA pour optimiser leurs opérations au cours des prochaines années. L'externalisation de l’approvisionnement peut aider votre équipe à accéder à ces capacités et à adopter ces solutions de pointe plus rapidement, sans le fardeau du développement interne.

En outre, les outils d'approvisionnement basés dans le nuage peuvent améliorer la collaboration en temps réel entre les équipes internes et les prestataires externes, créant ainsi des processus d'achat plus agiles et transparents. Grâce aux solutions numériques avancées mises à leur disposition, les organisations peuvent garder une longueur d'avance et prendre des décisions d'approvisionnement plus éclairées, basées sur les données.

Accent renforcé sur les compétences clés

La gestion de l’approvisionnement à l’interne peut être chronophage et nécessiter beaucoup de ressources, car elle détourne souvent le personnel clé des priorités principales de l'entreprise. En externalisant l’ensemble ou une partie de vos fonctions d’approvisionnement, vous pouvez alléger cette charge afin que vos équipes puissent se concentrer davantage sur l'innovation, la croissance et l'amélioration de l'expérience client, plutôt que sur des tâches quotidiennes telles que les négociations avec les fournisseurs et la gestion des contrats.

Une telle évolution est particulièrement importante pour les entreprises qui connaissent une croissance rapide ou qui se développent sur de nouveaux marchés, alors que l'agilité et la concentration sont essentielles.

Les défis et risques associés à l'externalisation de l’approvisionnement

Comme pour toute décision d'entreprise, l’externalisation d’une partie ou de la totalité de vos fonctions d'approvisionnement n'est pas sans inconvénients. Voici quelques éléments à garder à l’esprit si vous décidez d’adopter l’externalisation :

Perte de contrôle sur les décisions d'approvisionnement

Les mots « perte de contrôle » ne sont jamais des mots qu'un dirigeant d'entreprise souhaite entendre. Cependant, lorsque vous externalisez une fonction, vous perdez une certaine autorité sur celle-ci. En matière d’approvisionnement, cela signifie généralement devoir confier des décisions d'approvisionnement critiques à un tiers, ce qui peut poser des difficultés dans le maintien de l'alignement sur les priorités de l'entreprise.

Avec l'externalisation, les entreprises risquent de perdre leur visibilité sur la sélection des fournisseurs, les négociations contractuelles et les possibilités de réduction de coûts, tandis que le prestataire pourrait ne pas toujours mettre vos intérêts en priorité. Sans une structure de gouvernance claire, les entreprises pourraient se retrouver enfermées dans des ententes avec des fournisseurs qui manquent de flexibilité ou ne répondent pas à leurs besoins en constante évolution.

Dans ce domaine, la mise en place de mécanismes de contrôle rigoureux est essentielle afin de conserver le contrôle : accords détaillés encadrant les niveaux de service, rapports en temps réel, spécifications détaillées en matière de sécurité et de conformité, évaluations fréquentes des performances, etc. Cela permettra de combler les écarts entre les attentes internes et l'exécution externalisée.

Risques potentiels liés à la sécurité des données et à la conformité

Confier les opérations d'approvisionnement à un prestataire externe implique le partage de données sensibles portant sur les finances et les fournisseurs, ce qui augmente l'exposition aux menaces de sécurité et aux manquements de conformité. Si le partenaire d'externalisation ne dispose pas de mesures de cybersécurité robustes, vos informations confidentielles pourraient être compromises. Sachant que le coût moyen mondial des violations de données a atteint 4,88 millions de dollars en 2024, les entreprises ne peuvent pas se permettre de négliger la sécurité lorsqu’elles externalisent leur approvisionnement.

La conformité réglementaire ajoute une couche supplémentaire de complexité. Puisque certaines régions et certains secteurs d’activité ont des lois strictes en matière de protection des données, tout partenaire d'externalisation opérant sur plusieurs marchés doit être en mesure de respecter chacune des réglementations. Les entreprises doivent vérifier minutieusement les fournisseurs potentiels afin de s'assurer qu'ils mettent en œuvre un chiffrement solide, des contrôles d'accès rigoureux, ainsi que des cadres de conformité stricts afin de protéger à la fois les données propriétaires et celles des parties tierces.

Défis liés aux relations avec les fournisseurs

Les équipes internes établissent des relations directes avec les fournisseurs, soit des relations basées sur la confiance et la collaboration. Cependant, l'externalisation introduit un intermédiaire, ce qui peut affecter les communications et créer un désalignement. Les fournisseurs pourraient ne pas ressentir la même loyauté ou mettre en œuvre la même réactivité envers un partenaire tiers en approvisionnement qu'envers une équipe interne. Ce décalage peut entraîner des retards, une qualité de service inégale ou des occasions de négociation manquées.

Afin d’éviter le désengagement des fournisseurs, les entreprises devraient maintenir un certain niveau de surveillance directe. Par exemple, participer à des discussions clés, définir clairement les attentes en matière de performance ou veiller à ce que le prestataire accorde autant d’importance à la gestion des relations qu'aux économies réalisées.

Coûts cachés

Bien que nous positionnions souvent l'externalisation de l’approvisionnement comme une mesure permettant de réaliser des économies, des dépenses imprévues peuvent rapidement s'accumuler. Transférer les fonctions d'approvisionnement à un fournisseur externe peut nécessiter des intégrations avec les systèmes existants, des formations pour les employés ou des ajustements de processus que vous n'aviez pas initialement budgété. Certains contrats comprennent également des modèles de tarification variable, où les coûts fluctuent en fonction du volume des transactions ou des exigences supplémentaires.

Par exemple, une entreprise peut conclure un accord et s’attendre à des frais mensuels fixes, mais se retrouver ensuite à payer des suppléments pour des demandes d'approvisionnement urgentes, des renégociations de contrat ou des mises à niveau technologiques. Afin d’éviter ces surprises financières, les entreprises doivent examiner attentivement les clauses du contrat, négocier les structures tarifaires dès le départ, ainsi que définir clairement les attentes en matière de coûts avec leur partenaire d'externalisation.

Alternatives à l'externalisation complète de l’approvisionnement : comment les achats intelligents peuvent faire le lien

L'externalisation complète de l’approvisionnement n'est pas toujours la meilleure option, surtout si votre entreprise doit conserver le contrôle sur les achats ponctuels, les achats imprévisibles et les achats de dernière minute. Pour de nombreuses entreprises, la solution réside dans un modèle hybride : externaliser les achats importants et planifiés, tout en gérant à l’interne les dépenses indirectes ou imprévues, telles que les demandes en matière d'équipement, les fournitures d’entretien ou le réapprovisionnement des salles de pause.

Amazon Business peut faire le lien entre l’approvisionnement traditionnel et l'externalisation complète grâce à une solution intégrée et flexible. Qu'il s'agisse d'offrir une option libre-service à vos employés ou d'automatiser les processus d'approbation, nous vous aiderons à rationaliser les éléments faisant partie des processus d’approvisionnement que vous gérez toujours en interne, et ce sans surcharger votre équipe.

Voici comment les achats intelligents soutiennent les stratégies d'approvisionnement hybrides des entreprises :

Approbations automatisées pour les dépenses indirectes

La rapidité compte lorsque vous gérez des achats de dernière minute ou imprévus, mais le contrôle sur ceux-ci également. Avec Amazon Business, vous pouvez définir des autorisations utilisateur personnalisées, des flux d'approbation, ainsi que des limites budgétaires spécifiquement adaptées à des catégories de dépenses indirectes, telles que l’entretien, les accessoires informatiques ou le remplacement d’équipement d’urgence.

Nos flux d'approbation éliminent les allers-retours en permettant la délégation d’approbateurs, des approbations effectuées sur mobile, ainsi que la vérification des achats en gros. Cela permet à votre équipe de demeurer agile, tout en s’assurant que les achats demeurent conformes aux politiques. Les employés obtiennent ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, sans retards ni risques de conformité.

De plus, grâce à un accès menant à des millions de produits pertinents pour les entreprises, auquel s’ajoute la possibilité d'intégrer vos fournisseurs privilégiés, vous gagnez ainsi en flexibilité, sans sacrifier vos normes d'approvisionnement. Vous pouvez même choisir entre des modes de paiement partagés ou individuels, le tout en fonction des besoins de votre organisation.

Suivi des dépenses adapté aux achats ponctuels

Les dépenses imprévues peuvent être difficiles à prévoir et à gérer, mais elles ne doivent pas nécessairement être un angle mort. Avec Amazon Business Analytics, vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur ce qui est acheté, par qui, et dans quel but.

Des tableaux de bord personnalisables et des rapports détaillés vous permettent de suivre l’ensemble de l’approvisionnement, des achats d'équipements jusqu’aux réapprovisionnements de fournitures de bureau. Vous pouvez rapprocher les achats avec les budgets internes, identifier les tendances en matière de dépenses et signaler des occasions de réduction des coûts. Ces informations concernant les achats vous permettent de prendre de meilleures décisions, même pour les achats effectués à la volée.

Solutions de livraison flexibles

Que vos employés soient au bureau, en télétravail ou sur le terrain, assurez-vous qu'ils puissent obtenir ce dont ils ont besoin, là où ils en ont besoin.

·         Les options de livraison à domicile facilitent l'envoi d'ordinateurs portables, d'outils ou de fournitures, et ce directement aux travailleurs à distance.

·         Les préférences de livraison personnalisées permettent de maintenir un approvisionnement régulier en fournitures pour les salles de pause ou les services d'entretien, sans avoir recours à la microgestion.

·         Les distributeurs automatiques intelligents permettent aux employés de se procurer les articles dont ils ont besoin immédiatement, tels que de l’équipement de protection individuelle (EPI), des chargeurs ou des outils de remplacement, sans avoir à quitter leur poste de travail. Explorez davantage l'approvisionnement intelligent en libre-service.

Des clients tels que Vacasa font confiance à nos solutions pour assurer des livraisons rapides et fiables, même aux équipes les plus éloignées ou dispersées. Grâce à une gamme d'outils consacrés à l'expédition et à la gestion des stocks, vous pouvez maintenir la continuité opérationnelle sans surcharger votre personnel.

En résumé, notre approche intelligente en matière d’achats organisationnels nous permet d'agir en tant que partenaire stratégique, soit en nous intégrant de manière transparente à votre stratégie d’approvisionnement existante et en comblant les lacunes, afin que votre équipe puisse demeurer concentrée sur ce qui compte le plus.

Prendre la bonne décision pour l'approvisionnement de votre entreprise

Une gestion efficace de l’approvisionnement ne se limite pas à l'achat de biens ou services. Grâce à la mise en œuvre d’une stratégie d'approvisionnement solide, vous pourrez gagner en efficacité, réduire les coûts, ainsi qu’aligner vos décisions d'achat sur vos objectifs d’entreprise. Le modèle d'approvisionnement « idéal » varie d'une organisation à l'autre, mais dans tous les cas, vous recherchez une stratégie qui favorise la croissance à long terme, renforce les relations avec les fournisseurs et s'adapte aux évolutions du marché.

L'externalisation de l’approvisionnement peut offrir la flexibilité, les outils et l'expertise nécessaires pour relever les défis actuels, de la gestion des complexités liées aux fournisseurs jusqu’à l'amélioration de votre visibilité sur les données. Grâce à des solutions d'achat intelligentes, vous pouvez optimiser vos processus d'approvisionnement, mieux contrôler vos dépenses, ainsi que positionner votre entreprise sur la voie d'un succès durable.

Êtes-vous prêt à simplifier l’approvisionnement et à faire évoluer votre entreprise ? Découvrez comment Amazon Business peut rationaliser les achats, automatiser les flux de travail et améliorer la gestion des fournisseurs, le tout afin de vous procurer un meilleur contrôle sur votre budget.