Analyse des coûts d'approvisionnement : réduisez les dépenses cachées

Les responsables financiers se concentrent de plus en plus sur la réduction des coûts d'approvisionnement et l'amélioration de la visibilité. Un rapport publié en 2025 révélait que 78 % des professionnels de l'approvisionnement subissent des pressions pour réduire les coûts d'exploitation liés à l'approvisionnement au cours de l'année à venir, et 58 % d'entre eux ont un objectif de réduction spécifique à atteindre.

Afin de réduire les dépenses en matière d'approvisionnement, la première étape consiste à identifier les possibilités de réduction des coûts. Une analyse des coûts d'approvisionnement peut vous aider à comprendre les inducteurs de coûts au sein de votre organisation, ainsi qu’à identifier les domaines dans lesquels il est possible de réduire le gaspillage.

Si vous n'avez jamais effectué une analyse des coûts d'approvisionnement auparavant, le cadre pratique ci-dessous vous aidera à démarrer.

Qu'est-ce que l'analyse des coûts d'approvisionnement et pourquoi est-ce important ?

Une analyse des coûts d'approvisionnement consiste à examiner toutes les dépenses liées aux activités d'approvisionnement de votre organisation. Elle va au-delà du prix d'achat des biens et services afin de prendre en compte les coûts directs et indirects associés au cycle de vie de l'approvisionnement, tels que :

·         Transport

·         Stockage

·         Manutention

·         Maintenance future

Une analyse approfondie des coûts permet à votre équipe d'obtenir une vision plus claire sur les dépenses totales et les inducteurs de coûts. Cela peut vous aider à améliorer vos prévisions et vos modélisations des coûts, à identifier les domaines dans lesquels des réductions de coûts sont possibles et à réduire le gaspillage. Avoir une bonne compréhension du coût réel des biens et des services peut également conduire à de meilleurs budgets, à des négociations plus stratégiques avec les fournisseurs, ainsi qu’à une meilleure santé financière.

À mesure qu’évoluent les outils d'analyse des dépenses que font les entreprises, l’exploitation des données d'approvisionnement pour prendre des décisions éclairées devient de moins en moins une approche innovante et de plus en plus une attente. Selon une enquête menée en 2025 par The Hackett Group, les professionnels de l'approvisionnement ont classé l'analyse des données comme priorité absolue parmi leurs initiatives d'amélioration.

En matière d'approvisionnement, les organisations qui prennent des décisions fondées sur les données sont mieux placées pour améliorer leur planification financière et optimiser leurs performances.

Principaux éléments des coûts d'approvisionnement

Pour obtenir une vue d'ensemble du coût total de la stratégie d'approvisionnement de votre organisation, il est important de comprendre et de prendre en compte trois types de coûts :

1.      Coûts directs

2.      Coûts indirects

3.      Coûts d'opportunités stratégiques

Coûts directs

Les coûts directs sont les dépenses directement liées à la production d'un bien ou d'un service spécifique. En termes de biens, cela comprend les dépenses telles que les coûts des matières premières, l'emballage, les outils et les coûts de main-d'œuvre pour les travailleurs directement impliqués dans la production. En termes de services, cela couvre les honoraires des sous-traitants, les matériaux utilisés pendant le service, la location d'équipement et les salaires du personnel.

Si les coûts directs peuvent sembler simples à identifier, certaines dépenses variables peuvent compliquer l'analyse des coûts, telles que :

·         Prix unitaires : Certains matériaux, comme les clôtures au mètre linéaire ou le béton au mètre cube, sont vendus à l'unité. Les projets impliquant ces types de matériaux peuvent débuter sur la base d’une estimation dont la valeur changera en fonction de la quantité finale d'unités utilisées.

·         Frais d'expédition : Les frais d'expédition sont sujets à des fluctuations de prix liées au coût du carburant, aux changements de transporteur ou à des événements affectant la scène mondiale.

·         Droits de douane : Si vos biens ou services dépendent de matériaux importés, les droits de douane peuvent considérablement augmenter les prix. Même si vous vous approvisionnez localement, une demande plus forte ou des pénuries peuvent faire grimper les coûts de production.

Coûts indirects

Les coûts indirects sont les dépenses engagées par votre organisation pour l’acquisition de biens et services qui ne sont pas directement liés au bien ou service final que vous offrez. Ils servent généralement à soutenir les opérations globales de l'organisation. Les fournitures de bureau, les licences logicielles et les frais liés aux services publics sont des exemples de coûts indirects.

Lorsque vous effectuez une analyse des coûts liés aux dépenses indirectes, tenez compte des éléments suivants :

·         Dépenses non gérées : Ce type de dépenses désigne les achats effectués en dehors du processus d'approvisionnement standardisé de votre organisation. Il s'agit souvent de petits achats, mais ces petites dépenses peuvent rapidement s'accumuler. Assurez-vous d’inclure les dépenses non gérées dans vos analyses des coûts d'approvisionnement.

·         Duplication des factures : La duplication des factures se produit lorsque la même facture est soumise ou traitée plusieurs fois, ce qui entraîne des paiements en double. Cela peut avoir un impact négatif sur la trésorerie, entraîner des problèmes de conformité et compliquer les rapports financiers.

Coûts d'opportunités stratégiques

Les coûts d'opportunités stratégiques représentent la valeur potentielle que votre organisation perd en prenant des décisions d'approvisionnement qui sont stratégiquement moins avantageuses que d'autres. Bien qu'il ne s'agisse pas de dépenses traditionnelles, elles ont tout de même un impact sur vos résultats financiers.

Ces coûts peuvent se manifester sous les formes suivantes :

·         Occasions manquées avec les fournisseurs : Négliger une relation avec un fournisseur peut entraîner des occasions manquées en termes de remises, de rabais ou d'autres avantages négociés.

·         Non-conformité : En matière d'approvisionnement, privilégier des gains rapides afin d’atteindre des objectifs stratégiques peut inciter les équipes à contourner les politiques standardisées, augmentant ainsi les risques de non-conformité.

·         Inaction relativement aux tendances du marché : Ignorer les technologies émergentes ou les changements ayant cours au sein de votre secteur peut faire prendre du retard à votre organisation par rapport à des concurrents plus agiles.

Comment effectuer une analyse des coûts d'approvisionnement

Pour effectuer une analyse complète et précise des coûts d'approvisionnement, il est nécessaire d'utiliser les bons outils et de suivre les bonnes étapes. Voici un guide pratique pour vous aider à transformer des informations exploitables en économies potentielles.

1. Collectez les données relatives aux dépenses

Commencez votre analyse des coûts d'approvisionnement en collectant autant de données que possible relatives aux dépenses. Cela inclut les informations provenant des éléments suivants :

·         Bons de commande

·         Factures

·         Contrats

·         Notes de frais

·         Frais de transport

Examinez ensuite les aspects clés de l'approvisionnement, tels que les performances des fournisseurs, la durée du cycle d'approvisionnement et les niveaux d’inventaire. Cela permettra à votre équipe d'avoir une vue d'ensemble des dépenses liées à l'espace d’entreposage, aux goulots d'étranglement dans les processus et à la précision des commandes.

Bien que vous puissiez suivre bon nombre de ces dépenses grâce à votre système d'approvisionnement numérique, il peut être difficile de maîtriser les dépenses ponctuelles ou marginales. L'intégration d'une solution d'achat intelligente supplémentaire, telle qu'Amazon Business, peut vous aider à suivre tous les types de dépenses.

Amazon Business Analytics collecte et analyse les données sur les dépenses marginales, les dépenses ponctuelles et les dépenses par catégorie afin de vous aider à détecter les problèmes de conformité, à identifier les possibilités d'économies et à suivre les indicateurs et tendances clés. Cela en fait le complément idéal d'un logiciel d'approvisionnement numérique complet.

2. Catégorisez et comparez

Comparez maintenant les coûts de votre organisation aux références de votre secteur, afin de déterminer les domaines où vos dépenses sont supérieures à la moyenne. Utilisez les données sur les prix du marché et analysez l'évolution de vos dépenses historiques, ce qui vous permettra d'identifier les facteurs à l'origine des écarts.

Vous pouvez également effectuer une analyse des coûts théoriques, qui examine le prix idéal d'un bien ou d'un service en fonction de la somme de ses composants. Commencez par établir une ventilation des coûts de chaque composant individuel, puis additionnez le tout pour déterminer une estimation finale du coût.

Pour faciliter ces types de comparaisons, Amazon Business propose des modèles de rapports personnalisables qui vous permettent d'ajuster les colonnes et d'inclure ou de supprimer des informations, le tout en fonction de ce que vous souhaitez voir.

Insights, une fonctionnalité disponible aux membres Business Prime, vous permet également de ventiler les dépenses selon chaque fournisseur, afin d'analyser plus en détail les écarts au sein des données.

3. Analysez par fournisseur, équipe et centre de coûts

Examinez les données relatives à chaque équipe et à chaque fournisseur afin de mieux comprendre les inducteurs de coûts qui influencent les dépenses d'approvisionnement, et ce à travers votre organisation. En sachant quelles équipes achètent le plus, vous pouvez améliorer l'allocation des ressources en attribuant les frais généraux aux services qui les génèrent.

Amazon Business propose des tableaux de bord intégrés qui compilent toutes les données pertinentes provenant de plusieurs systèmes et les rassemblent ensuite en un seul endroit centralisé. Cela vous aide à prendre des décisions fondées sur des informations complètes.

4. Identifiez les possibilités de réduction des coûts

Une fois toutes les données analysées, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels vous pourriez réduire les coûts. Cela peut impliquer de changer ou de regrouper vos fournisseurs, d'optimiser une partie de vos processus d'approvisionnement afin d’en améliorer l'efficacité, ou même de vous approvisionner ailleurs.

Une méthode de contrôle des coûts consiste à mettre des balises en place pour encadrer les dépenses effectuées par les employés. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Guided Buying d'Amazon Business pour orienter les employés vers des fournisseurs privilégiés qui offrent des prix plus bas à votre organisation. Vous pouvez également mettre en œuvre des flux d'approbation qui exigent que les demandes d’achat soient approuvées par le directeur du centre de coûts concerné, lui permettant ainsi de vérifier que les dépenses ponctuelles sont conformes au budget de l'équipe.

5. Surveillez les résultats et ajustez en conséquence

Chaque fois que vous apportez des modifications à la suite d'une analyse des coûts d'approvisionnement, vous devez les surveiller en continu afin de vérifier si ces mesures apportent le résultat escompté. Si ce n'est pas le cas, il est recommandé de les ajuster le plus tôt possible.

Par exemple, si une modification visant à optimiser votre processus d'approvisionnement a entraîné une courbe d'apprentissage plus difficile que prévu, il serait peut-être préférable de changer de cap. Parfois, la mesure que vous pensiez susceptible d’accélérer un processus a pour effet de le ralentir en réalité. C'est pourquoi les rapports en temps réel sont essentiels.

Une fois que vous avez mis les flux de travail appropriés en œuvre, vous pouvez alors commencer à bénéficier de rabais grâce à certains services, tels que les livraisons récurrentes d'Amazon Business. La fonctionnalité Économisez en vous abonnant vous permet de configurer des livraisons récurrentes et de bénéficier de remises automatiques : plus vous programmez de commandes pour le même jour, plus vous réalisez d'économies.

Défis courants et comment les résoudre

Il n'est pas toujours facile de réaliser une analyse des coûts. En effet, il est courant que les organisations rencontrent des difficultés, en particulier lorsqu'elles effectuent leur première analyse. Voici quelques défis à surveiller, ainsi que des moyens pour les éviter.

Données d'approvisionnement cloisonnées

Problème : Les données d'approvisionnement sont souvent réparties sur plusieurs systèmes. Votre organisation peut disposer de données pertinentes, mais elles sont stockées dans des bases de données financières, des systèmes comptables, des logiciels d'approvisionnement, voire dans des courriels et des feuilles de calcul. Ces informations doivent être regroupées en un seul endroit, afin de permettre les analyses les plus précises possibles.

Solution : Envisagez de mettre en place un logiciel d'approvisionnement qui s'intègre à des systèmes externes, tels que des logiciels de comptabilité, des systèmes de gestion des contrats et d'autres outils d'approvisionnement, ce qui permet de créer une source unique d'informations fiables. Bien que cela nécessite un certain travail au départ, cette approche rendra toutes les analyses ultérieures beaucoup plus rapides et précises.

Manque de normalisation

Problème : Le manque de normalisation dans la manière dont vous stockez ou saisissez les données peut également constituer un défi. Lorsque les informations ne sont pas présentées dans un format cohérent et uniforme au sein de tous les systèmes et ensembles de données, il est plus difficile de les comparer, de les analyser et de les intégrer.

Solution : Créez une politique interne définissant où et comment les équipes stockent les données d'approvisionnement, et ce pour chaque étape du cycle de vie du processus d’approvisionnement. Assurez-vous que l’ensemble du personnel utilise le même système pour enregistrer les données, afin de permettre la génération de rapports fiables. Vous devrez peut-être soumettre vos données historiques à un processus de normalisation pour qu'elles correspondent ensuite à vos nouvelles normes.

Faible visibilité entre les équipes

Problème : Au sein de certaines organisations, des équipes fonctionnent comme des mini-entités, ce qui signifie qu'elles gèrent leurs propres achats et budgets. Il est alors difficile pour l'équipe centrale chargée de l’approvisionnement d'accéder à leurs données et de s'assurer que ces données sont enregistrées avec précision. Ce problème est souvent aggravé par l'absence d’un logiciel de suivi des dépenses organisationnelles.

Solution : Centralisez toutes les activités d'approvisionnement au sein d'un service dédié, qui peut suivre efficacement les dépenses de l'ensemble de votre organisation. Les équipes indépendantes peuvent toujours gérer leurs propres achats à l'aide d'outils tels que les flux d'approbation d'Amazon Business, mais leurs données seront tout de même visibles par votre équipe d'approvisionnement, ce qui l’aidera à améliorer les stratégies d'approvisionnement de votre organisation. Cette approche permet d'atteindre un bon équilibre entre autonomie et supervision.

Exploitez des outils d'approvisionnement pour améliorer la visibilité et le contrôle des coûts

Effectuer une analyse des coûts d'approvisionnement sur une base régulière permet de remplacer les hypothèses par des informations fondées sur des données, ce qui peut permettre à votre organisation de réaliser des économies, d’atténuer les risques liés aux coûts et d’améliorer sa santé financière globale. Pour mener ces analyses de manière précise et significative, il est essentiel d’exploiter des outils d'approvisionnement qui vous aident à assurer le suivi des données, à identifier les tendances et à accroître la visibilité.

Amazon Business comble les manques de visibilité qui empêchent souvent les équipes d'approvisionnement d'avoir une vue d'ensemble. Grâce à des fonctionnalités qui favorisent la conformité, automatisent les flux de travail et centralisent les données de tous les services, notre solution permet aux équipes de réduire les dépenses cachées, d'améliorer les prévisions et de prendre des décisions plus éclairées.

Contactez le service des ventes pour découvrir comment Amazon Business peut vous aider à moderniser l'analyse des coûts d'approvisionnement et à dégager de nouvelles possibilités d'économies, le tout grâce à des informations détaillées et à une automatisation intelligente.