Contrats d'approvisionnement : stratégie et gestion des risques

La gestion des contrats d'approvisionnement est une tâche complexe. Entre les relations dynamiques avec les fournisseurs, l'évolution du paysage réglementaire et les risques liés à des cadres contractuels imprécis, les responsables de l’approvisionnement ont suffisamment de soucis pour passer des nuits blanches.

Heureusement, des solutions technologiques, telles que les logiciels d'approvisionnement et les outils de gestion des contrats, permettent de mieux maîtriser les contrats signés avec les fournisseurs, tout en réduisant les frais généraux. Toutefois, avant de vous lancer dans les dernières technologies, il peut être utile de comprendre les bases, notamment les types de contrats d'approvisionnement, les informations qu'ils contiennent, ainsi que les stratégies de gouvernance qui vous permettront de réussir.

Qu'est-ce qu'un contrat d'approvisionnement ?

Un contrat d'approvisionnement est un accord juridiquement contraignant entre un acheteur (votre organisation) et un vendeur (votre fournisseur), qui définit les conditions générales pour l'achat de biens ou de services.

Ce document, également appelé contrat d'achat, assure que les deux parties comprennent leurs obligations et fournit un cadre pour une relation commerciale fructueuse. Une gestion efficace des contrats a également une incidence sur les stratégies d'approvisionnement, soit en veillant à ce que les initiatives en matière d'achats optimisent les économies et réduisent les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.

Éléments d'un contrat d'approvisionnement

Les conditions d'un contrat d'approvisionnement comprennent souvent les éléments suivants :

·         Coûts réels : Coût total des biens ou services achetés, après déduction des frais et dépenses.

·         Conditions de livraison : Délais de livraison, lieux de livraison et toute information pertinente relative à l'expédition.

·         Quantités commandées : Nombre d'articles commandés et livrés à l'acheteur.

·         Paramètres de qualité : Détails concernant les attentes de l'acheteur et la manière dont la qualité des biens ou des services sera évaluée.

·         Conditions de paiement : Modes de paiement prévus et informations sur le plan de paiement, le cas échéant.

·         Exigences légales et de conformité : Normes industrielles ou exigences réglementaires spécifiques auxquelles les deux parties doivent se conformer pendant leur partenariat.

·         Clauses de résiliation du contrat et de résolution des litiges : Procédures convenues pour résoudre les désaccords ou résilier le contrat.

Les détails relatifs à l'exécution du contrat font généralement partie d'un document décrivant l'étendue de la collaboration, qui est intégré au contrat d'approvisionnement.

Pourquoi les contrats d'approvisionnement sont importants

Un contrat d'approvisionnement efficace protège les intérêts des deux parties pendant toute la durée de l'accord. Il protège les acheteurs contre des biens et services de mauvaise qualité, des coûts imprévus et des retards de livraison. Il protège les fournisseurs contre les défauts de paiement et les violations de contrat.

Ces contrats aident également les entreprises à minimiser les risques. Ils assurent que toutes les pratiques d'approvisionnement respectent les lois en vigueur, en plus de définir clairement les sanctions en cas de non-respect. De tels aspects sont importants, car ces accords couvrent généralement des achats stratégiques de grande valeur, qui impliquent des négociations contractuelles et des relations à long terme avec les fournisseurs.

Les contrats d'approvisionnement ne couvrent généralement pas les dépenses marginales, c'est-à-dire les achats fragmentés et de faible valeur que les organisations effectuent hors du cadre des processus d'approvisionnement formels. Les solutions d’approvisionnement numérique, offrant des coûts réduits et dotées de contrôles intégrés, fonctionnent souvent mieux pour les dépenses marginales car leurs outils permettent d’accélérer les approbations pour ces achats ponctuels, tout en assurant un encadrement rigoureux afin de contrôler les dépenses.

Les trois types de contrats d'approvisionnement

Il existe trois principaux types de contrats d'approvisionnement : les contrats à prix fixe, les contrats à coûts remboursables et les contrats à taux horaire et matériaux.

Contrats à prix fixe

Les contrats à prix fixe établissent un coût prédéterminé pour les biens et services, indépendamment des coûts réels engagés. Ces accords comprennent trois sous-types :

·         Prix fixe ferme (PFF) : Prix fixe sans possibilité d'ajustement, même en cas de fluctuation des coûts.

·         Prix fixe avec prime d'encouragement (PFPE) : Prix fixe offrant une prime d'encouragement en cas d'atteinte ou de dépassement des objectifs de performance.

·         Prix fixe avec ajustement économique (PFAE) : Prix fixe pouvant être ajusté en raison de conditions économiques imprévues.

·         Contrat forfaitaire : Prix global et prédéterminé, sans ajustement ni frais supplémentaires.

Exemple d'utilisation : un cabinet comptable utilise un contrat à prix fixe pour commander des fournitures de bureau. Cela lui permet de bloquer un certain tarif pour des articles, afin de mieux budgétiser ses commandes futures.

Avantages des contrats à prix fixe :

·         Coûts prévisibles.

·         Gestion plus rapide des contrats.

·         Transparence accrue.

Inconvénients des contrats à prix fixe :

·         Manque de flexibilité en cas de modification de la portée du projet.

·         Moins de visibilité sur les coûts réels du fournisseur lors de l’évaluation du rapport qualité-prix.

·         Risque de baisse de la qualité si le fournisseur rogne sur les coûts de fabrication afin de respecter le prix fixe.

Contrats à coûts remboursables

Dans un contrat à coûts remboursables, l'acheteur s'engage à rembourser au fournisseur les coûts réels engagés pour la réalisation du projet. Le contrat précise quels coûts sont considérés comme admissibles au remboursement. Cela comprend souvent à la fois les coûts directs (tels que la main-d'œuvre et les matériaux) et les coûts indirects (tels que les frais généraux).

Les sous-types de contrats à coûts remboursables comprennent :

·         Coût majoré d'une commission fixe (CMCF) : Les fournisseurs sont remboursés pour les coûts directs et indirects, auxquels s’ajoutent une commission fixe qui demeure la même quel que soit le coût réel du projet.

·         Coût majoré d'une prime d'encouragement (CMPE) : Le fournisseur reçoit une prime d'encouragement fixe en plus du remboursement des coûts, s'il répond à certains critères de performance.

Coût majoré d'une prime de récompense (CMPR) : Les fournisseurs sont remboursés pour les coûts admissibles et peuvent recevoir une prime d'encouragement liée à leur performance. Contrairement à un contrat CMPE, où la prime est fixe, la prime d’un contrat CMPR est variable et dépend de l’évaluation de la performance.

Exemple d'utilisation : les contrats à coûts remboursables sont bien adaptés aux projets d'infrastructure à grande échelle, tels que la construction de nouveaux ponts ou d'autoroutes, car les coûts des matériaux peuvent varier considérablement au fil du temps et les dépenses imprévues sont fréquentes.

Avantages :

·         Adaptabilité pour les projets dont la portée est incertaine.

·         Coûts finaux potentiellement moins élevés, car les fournisseurs sont moins susceptibles de gonfler leurs coûts afin de se laisser une marge de manœuvre pour les dépassements.

·         La priorité demeure la qualité plutôt que le strict respect d'un budget.

Inconvénients :

·         Coût total incertain.

·         Nécessite une surveillance et un contrôle étroits afin de maîtriser les dépenses.

·         Les entrepreneurs peuvent être moins incités à travailler efficacement si tous leurs coûts sont couverts.

Contrats à taux horaire et matériaux

Dans le cadre de contrats à taux horaire et matériaux, l'acheteur s'engage à payer l'entrepreneur pour le temps réellement consacré à un projet, ainsi que le coût des matériaux utilisés. Ce type de contrat est utile pour les projets dont la portée peut être incertaine ou dont les exigences peuvent changer.

Exemple d'utilisation : un restaurant peut opter pour un contrat à taux horaire et matériaux lorsqu'il engage des entrepreneurs pour réaménager sa salle à manger. Puisque des éléments tels que le mobilier, le revêtement du sol, les décorations murales et les luminaires seront sélectionnés tout au long du processus de construction et auront une incidence sur le temps d'installation, un contrat à taux horaire et matériaux pourrait être le choix le plus approprié.

Avantages :

·         Permet une certaine flexibilité dans la portée et la durée du projet.

·         Potentiel d'économies plus important si le projet est complété avant la date prévue et coûte moins que le montant budgété.

·         Généralement plus facile à négocier, à gérer et à mettre en œuvre.

Inconvénients :

·         Les coûts peuvent dépasser le budget s'ils ne sont pas surveillés attentivement.

·         Sans limite horaire, les ouvriers peuvent être moins motivés à travailler efficacement.

·         Le suivi des heures et des coûts des matériaux nécessite une gestion de projet détaillée.

Les processus modernes en matière de contrats d'approvisionnement

La gestion efficace des contrats d'approvisionnement débute par l’adoption d’une approche stratégique dès leur élaboration. Voici quelques étapes clés pour vous lancer.

1.      Déterminez les objectifs : Définissez clairement l'étendue des travaux, y compris les biens et services spécifiques, les quantités, les délais, les attentes en matière de qualité et les indicateurs clés qui seront utilisés pour évaluer les performances.

2.      Rédigez les clauses essentielles : Ajoutez des sections concernant la résiliation, le règlement des litiges, les cas de force majeure, la confidentialité, les exigences légales, le droit applicable et la juridiction compétente.

3.      Négociez les livrables : Négociez les conditions du contrat telles que les prix, les garanties, les droits de propriété intellectuelle, etc.

4.      Finalisez les approbations : Avant de donner votre approbation finale au contrat, contactez les équipes financières et juridiques de votre organisation afin d’obtenir leur accord.

5.      Surveillez les performances : Suivez les performances du prestataire à l'aide des indicateurs clés définis dans le contrat, afin de vous assurer que le fournisseur respecte ses engagements.

Stratégies de gestion des contrats pour une gouvernance rationalisée

La gouvernance des contrats commence dès la signature de l'accord et se poursuit pendant toute la durée du contrat. Les équipes d'approvisionnement qui appliquent les stratégies décrites ci-dessous réussissent souvent à simplifier la gouvernance de leurs contrats et à améliorer les résultats.

Définissez des politiques de gouvernance

En matière d’approvisionnement, les politiques de gouvernance ont pour but d’assurer que le processus d'achat, y compris la gestion des contrats, se déroule de manière légale, éthique et transparente. La mise en place de politiques de gouvernance internes peut aider les organisations à minimiser les risques et à maximiser la valeur.

Établissez des relations solides avec les fournisseurs

Des relations solides avec les fournisseurs peuvent aider les équipes d'approvisionnement à négocier des conditions contractuelles plus favorables, ce qui leur permet de réaliser des économies et d'améliorer la résilience de leur chaîne d'approvisionnement. Ces partenariats peuvent également conduire à une meilleure qualité des produits et à une réduction des risques.

Fixez des étapes pour le renouvellement

En entamant tôt le processus de renouvellement du contrat, vous disposez de plus de temps pour explorer les possibilités de réduction des coûts par le biais des négociations avec les fournisseurs, ainsi qu’en évaluant des options alternatives. Cela vous évite également d’être pressé par le temps lorsque vous examinez les contrats afin de vérifier qu'ils répondent à vos besoins.

Les trois meilleures pratiques en matière de contrats d'approvisionnement

Comme c’est le cas pour la plupart des processus d’affaires, le domaine de l'approvisionnement est en pleine transformation numérique et les organisations s'y engagent activement. Selon un rapport publié par Chartered Institute of Procurement and Supply et RS Integrated Supply, 75 % des grandes entreprises utilisent déjà des outils d'approvisionnement numérique.

Avec des avantages tels qu'une efficacité accrue, des économies sur les coûts, une plus grande transparence et une agilité accrue, l'approvisionnement numérique peut être un bon point de départ pour améliorer la gestion des contrats.

Mettez en œuvre des flux de travail numériques

De nombreuses organisations ont désormais recours à l'automatisation pour les tâches manuelles chronophages. La gestion des contrats ne fait pas exception.

Selon le rapport 2024 PwC Digital Procurement Survey, parmi les entreprises interrogées, une sur deux prévoit de mettre en œuvre ou de mettre à niveau un outil de gestion des contrats au cours des trois prochaines années. En agissant ainsi, elles s’attendent à réduire leurs coûts, faire des gains de temps et améliorer leur conformité.

Les logiciels de gestion des contrats peuvent :

·         Fournir des modèles de contrats préapprouvés.

·         Recueillir des signatures numériques.

·         Assurer le suivi de la conformité.

·         Transmettre les contrats aux réviseurs appropriés.

·         Conserver les documents sensibles en toute sécurité.

Intégrez des critères ESG (environnement, social et gouvernance)

Les achats responsables intègrent des considérations éthiques, sociales et environnementales dans la stratégie d'approvisionnement d'une organisation. Cela permet d’assurer un approvisionnement éthique et durable, en plus de réduire l'impact environnemental.

La technologie peut simplifier ce processus. Par exemple, Amazon Business vous aide à orienter vos acheteurs vers des organisations qui se définissent comme petites ou locales. Vous pouvez identifier ces entreprises comme étant privilégiées afin que vos acheteurs puissent les repérer facilement et les soutenir lors de leurs opérations d’approvisionnement.

Bâtissez des chaînes d'approvisionnement résilientes

Les outils d'approvisionnement prédictifs peuvent aider les organisations à prévoir la demande et à anticiper les perturbations de la chaîne d'approvisionnement causées par des conditions météorologiques ou d'autres événements. Ces outils utilisent des données historiques pour permettre des stratégies d'achat plus intelligentes et proactives, tout en réduisant les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.

Les pièges courants des contrats d'approvisionnement et comment les éviter

La gestion des contrats d'approvisionnement est complexe ; par conséquent, cela peut comporter son lot de risques. Voici quelques défis courants, ainsi que des pratiques à adopter, qui peuvent contribuer à atténuer les problèmes potentiels.

·         Défi : être bien préparé sur le plan administratif pour assurer la surveillance des contrats et vérifier leur conformité réglementaire, les performances des fournisseurs, les violations, etc.

·         Solution possible : afin de réduire la charge administrative, mettez en œuvre un logiciel d'approvisionnement numérique capable de suivre automatiquement ces indicateurs.

·         Défi : une mauvaise communication entre les acheteurs et les fournisseurs, ainsi qu'entre les équipes internes.

·         Solution possible : essayez d'utiliser des outils de collaboration avec les fournisseurs qui simplifient les communications et veillez à rester en contact tout au long des projets afin de demeurer sur la même longueur d'onde. Informez régulièrement les services internes afin de gérer leurs attentes.

·         Défi : des fournisseurs peu fiables causent des retards, des problèmes de qualité et des perturbations dans la chaîne d'approvisionnement

·         Solution possible : utilisez des outils de sourçage pour rechercher des fournisseurs et les évaluer en fonction de facteurs tels que leur réputation, qualité, délais de livraison, stabilité financière et dossier de conformité. Vous pouvez automatiser ce processus à l'aide d'un logiciel de gestion des fournisseurs.

Comment Amazon Business soutient la conformité des contrats d'approvisionnement

Il est essentiel de maîtriser les contrats d'approvisionnement afin d’assurer la conformité et la réussite. Les solutions d'approvisionnement telles que celles offertes par Amazon Business s’avèrent déterminantes dans l’application de la conformité et la mise en œuvre de pratiques d'approvisionnement efficaces et rentables.

Afin de permettre à votre organisation de mieux contrôler les pratiques des acheteurs, Amazon Business propose des fonctionnalités telles que Guided Buying, des contrôles sur les dépenses, ainsi que des catalogues Punchout via Business Prime. Ces outils permettent d’assurer que chacun de vos acheteurs respecte les budgets et privilégie les fournisseurs recommandés.

Vous aurez également accès à Visibilité des dépenses, une fonctionnalité exclusive à Business Prime, qui vous permettra de détecter les problèmes de conformité, de prendre des décisions budgétaires plus éclairées et d'identifier les possibilités d'économies supplémentaires. De plus, Amazon Business s'intègre à votre solution d'approvisionnement existante.

Découvrez comment Amazon Business peut aider votre organisation à simplifier les achats relevant de contrats et à renforcer la conformité de l’approvisionnement à grande échelle. Contactez notre équipe des ventes dès aujourd'hui.