Bénéficiez des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement

Chaque jour, les responsables de l’approvisionnement font face à une multitude de défis importants, allant du contrôle des coûts au développement de relations solides avec les fournisseurs, en passant par le respect des normes de conformité. Il s’agit d’un exercice d'équilibre exigeant précision, stratégie et flexibilité.

Au fur et à mesure que les chaînes d'approvisionnement mondiales deviennent plus complexes, le rôle de l’approvisionnement, en tant que fonction clé au sein d’une entreprise, prend davantage d'importance. Lorsque bien réalisé, l’approvisionnement peut réduire les risques, améliorer l'efficacité et stimuler la croissance à long terme. Toutefois, afin de réellement exploiter son potentiel et d’être en mesure de suivre le rythme effréné du monde des affaires d'aujourd'hui, il faut adopter les meilleures pratiques ainsi que les plus récents outils.

Les 10 meilleures pratiques en matière d'approvisionnement élaborées ici, lorsqu’elles sont associées à des outils d'approvisionnement numérique, peuvent aider votre équipe à se moderniser, à réduire les risques et à optimiser son budget.

10 meilleures pratiques en matière d'approvisionnement pour améliorer l'efficacité et le contrôle des coûts

La plupart des professionnels de l’approvisionnement reconnaissent l’importance d'optimiser les opérations liées aux achats. Selon le rapport State of Procurement Data 2025, 64 % des décideurs et 73 % des cadres supérieurs soulignent l'importance des données, des informations et des analyses alimentées par l'intelligence artificielle (IA) dans la stimulation de la croissance et le renforcement de la résilience.

Cependant, lors de l'évaluation de vos opérations actuelles, comment parviendriez-vous à identifier les principaux domaines d'amélioration ? À cet égard, les 10 meilleures pratiques suivantes sont un bon point de départ :

1. Alignez les objectifs d'approvisionnement sur votre stratégie commerciale

Les stratégies d'approvisionnement réussies ne fonctionnent pas en silos. Lorsque vous alignez vos objectifs d'approvisionnement sur les objectifs plus larges de votre organisation, vos achats peuvent activement contribuer à la croissance, à l'efficacité et à la durabilité. En intégrant l’approvisionnement à votre planification stratégique, vous pouvez ainsi réduire les coûts, diminuer les risques et renforcer votre chaîne d'approvisionnement, le tout simultanément.

Par exemple, si une organisation souhaite privilégier la durabilité, son équipe d'approvisionnement doit alors rechercher des fournisseurs ayant des politiques environnementales solides et opter pour des produits plus durables. Aligner l’approvisionnement sur les objectifs commerciaux aide également l'équipe à rationaliser la budgétisation et les prévisions afin que les dépenses soutiennent des initiatives importantes, plutôt que de générer des achats non nécessaires.

2. Standardisez et automatisez les flux d'approvisionnement

Si chaque département gère les achats différemment, cela peut rapidement devenir chaotique. C'est la raison pour laquelle la standardisation et la centralisation de votre flux de travail fait toute la différence. Cela permet d’assurer que les pratiques en matière d’approvisionnement sont alignées sur les politiques organisationnelles, en plus de réduire les erreurs et d’aider les équipes à progresser plus rapidement grâce à la réduction du nombre d'étapes manuelles.

L'utilisation d'outils d'automatisation au sein de toutes les activités d'approvisionnement, et non seulement au sein des catégories stratégiques ou à forte valeur, renforce davantage le processus. Automatiser des tâches courantes, telles que les approbations d'achats, le suivi des commandes et les communications avec les fournisseurs, permet aux équipes d’approvisionnement de passer moins de temps sur du travail administratif et plus de temps à générer de la valeur. Cela inclut l'automatisation des dépenses marginales, qui passent souvent inaperçues mais s'accumulent rapidement. Nos solutions d’achat intelligentes prennent en charge ces fonctionnalités par le biais de contrôles et d’analyses intégrés qui sont consacrés aux dépenses marginales et gérées, auxquels s’ajoutent des intégrations qui se connectent de manière transparente aux principaux systèmes de gestion des ressources et de gestion financière.

D’ailleurs, la publication Supply & Demand Chain Executive a rapporté en 2024 que 59 % des équipes d’approvisionnement ont prévu un budget pour l'automatisation et l'IA. Pour près de la moitié des responsables de l’approvisionnement (42 %), l'automatisation des dépenses non stratégiques était leur priorité absolue, avec des économies projetées de 10 à 15 % à la clé.

Les systèmes d'approvisionnement numérique sont un moyen éprouvé d'automatiser le processus d'approvisionnement de bout en bout. Ces plateformes numérisent tout, de la sélection des fournisseurs jusqu’à la gestion des factures, et assurent une application cohérente des politiques à grande échelle. En associant ces solutions à des intégrations qui centralisent les achats au sein d’un système d'enregistrement unique, les organisations peuvent ainsi accroître leur efficacité, renforcer la conformité et créer des flux de travail plus intelligents et résilients.

3. Renforcez la gestion des relations avec les fournisseurs

Bâtir des relations solides avec vos fournisseurs signifie de meilleurs prix, un service plus rapide et une chaîne d'approvisionnement plus fiable. Pour y parvenir, les équipes d'approvisionnement doivent se concentrer sur la création de partenariats à long terme avec les fournisseurs clés, maintenir des communications claires, négocier de manière transparente, ainsi qu’analyser régulièrement les performances.

Travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs afin d’optimiser les délais de livraison, ou afin de consolider les expéditions, permet de réduire les coûts ainsi que votre impact environnemental. Les entreprises qui impliquent activement les fournisseurs au sein de leur stratégie bénéficient d'un accès prioritaire aux matériaux en demande, ce qui permet d’éviter des perturbations dans la chaîne d'approvisionnement.

Vous pouvez également utiliser des outils servant à évaluer les performances des fournisseurs en fonction de critères clés, tels que les coûts, la qualité, la conformité et l'exposition aux risques. Grâce aux analyses pilotées par l’IA, les organisations peuvent rapidement détecter les perturbations potentielles et ainsi assurer la fiabilité à long terme des fournisseurs.

4. Améliorez le contrôle des coûts grâce aux achats en gros et à l'approvisionnement stratégique

Acheter en gros et s'approvisionner stratégiquement sont deux moyens efficaces de réduire les coûts d'approvisionnement et d'améliorer l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement. Lorsque vous achetez en plus grande quantité, il devient plus facile de négocier de meilleurs prix et de réduire les coûts unitaires. En même temps, l'approvisionnement stratégique, qui consiste à prendre en compte des facteurs tels que les coûts, la qualité et la fiabilité, vous permet d'obtenir la meilleure valeur globale auprès de vos fournisseurs.

5. Mettez en œuvre des prises de décision fondées sur les données

Intégrer les analyses de données au sein des processus d’approvisionnement vous aide à identifier des occasions de réaliser des économies, à repérer les inefficacités et à améliorer votre gestion de la performance des fournisseurs. En assurant un suivi sur les tendances des dépenses et la fiabilité des fournisseurs, vous pourrez prendre des décisions d'approvisionnement plus éclairées.

Par exemple, l'analyse des données d'approvisionnement passées peut révéler des tendances saisonnières, vous permettant ainsi d’identifier les meilleurs moments de l’année pour acheter des matériaux essentiels au plus bas prix. Les entreprises qui adoptent un processus d’approvisionnement basé sur les données parviennent également à détecter les dépenses non conformes, ce qui leur permet de prendre des mesures pour maintenir l'approvisionnement en phase avec les objectifs budgétaires.

Vous pouvez également utiliser des outils consacrés à l'analyse des dépenses : ceux-ci agrègent et analysent les données d'approvisionnement afin d’offrir une meilleure visibilité sur les tendances des dépenses, les occasions de réaliser des économies, ainsi que les lacunes en matière de conformité.

6. Assurez la conformité et la réduction des risques

En matière d'approvisionnement, le respect des réglementations en vigueur et la gestion des risques sont essentiels, en particulier pour les entreprises qui traitent des données sensibles ou évoluent dans des secteurs hautement réglementés. De plus, aligner votre approvisionnement sur les politiques de l'organisation et les réglementations externes vous aide à éviter des pénalités financières, ainsi qu’à protéger votre réputation.

Nos outils de gestion de la conformité peuvent vous aider en établissant des limites sur les achats, en limitant les dépenses non autorisées et en fournissant des pistes d'audit. Les entreprises disposant de stratégies de conformité solides parviennent également à réduire les risques liés à la chaîne d'approvisionnement, soit en surveillant la fiabilité des fournisseurs ainsi que les problèmes géopolitiques potentiels.

7. Optimisez la gestion des stocks et réduisez le gaspillage

Si vous ne gérez pas votre inventaire de manière proactive, vous risquez de vous retrouver avec un surplus de stock qui pourrait demeurer inutilisé, entraînant ainsi des coûts d’entreposage plus élevés. En optimisant vos niveaux d'inventaire, vous pouvez conserver la quantité de stock adéquate, sans trop acheter ni en manquer.

Les outils de gestion des stocks et de prévision de la demande permettent de réduire plus facilement le gaspillage et de maintenir une trésorerie en bonne santé. Lorsque vous y ajoutez des solutions d'approvisionnement numérique, le suivi des inventaires devient encore plus simple, en plus de contribuer à vos objectifs en matière de durabilité. Les outils permettant des achats intelligents peuvent également simplifier les opérations de votre entreprise, réduire les coûts, ainsi qu’atténuer les risques.

8. Favorisez la collaboration entre les services

Les opérations d’approvisionnement sont à leur plus haut niveau d’efficacité lorsque tous les services de l’organisation sont sur la même longueur d'onde. Encourager la collaboration entre les services financiers, informatiques, opérationnels et de l’approvisionnement conduit à une meilleure budgétisation, à une sélection améliorée des fournisseurs et à une plus grande efficacité en matière d’achats.

Par exemple, travailler en étroite collaboration avec votre service informatique peut vous aider à aligner les achats de logiciels et de matériel sur les politiques de sécurité de votre organisation. Une communication ouverte entre les différentes équipes permet également d’éviter les achats en double, de coordonner les dépenses en fonction des priorités de l'organisation et d’améliorer l'efficacité globale.

9. Exploitez l'IA et l'automatisation afin d’optimiser les achats

Intégrer l’IA dans vos processus d'approvisionnement permet d’éliminer beaucoup de tâches manuelles. Cela vous aide à rationaliser les flux d'approbation, à automatiser le traitement des factures, et même à détecter les transactions frauduleuses avant qu'elles ne deviennent  un enjeu. Grâce à des outils alimentés par l'IA et à une gestion plus intelligente de la chaîne d'approvisionnement, vous obtiendrez ainsi les informations nécessaires pour prendre des décisions d'approvisionnement plus rapides et éclairées.

Et bien que l'IA puisse accélérer les processus ou les rendre plus efficaces, les performances de ces outils dépendront toujours des performances des équipes qui les exploitent. Notre Guide de leadership IA en matière d’approvisionnement, développé en partenariat avec Spend Matters Research, a révélé que « les orchestrateurs de valeur se concentrent davantage que leurs pairs sur la standardisation des politiques, des processus, des systèmes et des données. Ils sont également deux fois plus susceptibles de se concentrer sur des outils et méthodes d'automatisation flexibles. » Autrement dit, ils s’attachent davantage à libérer les équipes d’approvisionnement des tâches transactionnelles et répétitives, leur permettent ainsi de se concentrer plutôt sur des initiatives stratégiques.

10. Évaluez et améliorez continuellement les stratégies d'approvisionnement

L’approvisionnement nécessite des vérifications régulières et des ajustements. Cela signifie qu’il faut surveiller les performances des fournisseurs, les habitudes en matière de dépenses et le fonctionnement des flux de travail.

Des outils tels que les fiches d’évaluation des fournisseurs, ainsi que ceux permettant le suivi de leurs performances, peuvent vous fournir les données nécessaires pour ajuster votre stratégie au fur et à mesure que le marché évolue. Lorsque vous vous engagez dans une démarche d'amélioration continue, votre processus d'approvisionnement doit demeurer agile, rentable et en phase avec vos objectifs d’affaires.

Défis courants en matière d'approvisionnement et comment les surmonter

Même après avoir mis en œuvre ces meilleures pratiques, les équipes d'approvisionnement subissent une pression immense pour gérer les coûts, réduire les risques et maintenir l'efficacité. En outre, elles jonglent entre plusieurs fournisseurs et parties prenantes, ainsi qu’avec des conditions de marché en constante évolution. De toute évidence, il s’agit d’un grand nombre de responsabilités à assumer, et vous aurez besoin de soutien pour y parvenir.

Voici trois défis majeurs en matière d’approvisionnement, ainsi que des conseils pour les relever :

Gestion de l’approvisionnement décentralisé sur plusieurs sites

Si votre organisation dispose de plusieurs bureaux ou opère à l’échelle mondiale, chercher à rationaliser les processus d’approvisionnement, tout en assurant la transparence et l’exactitude de vos données, peut être un exercice difficile. Permettre à différentes équipes de développer des systèmes, des fournisseurs et des flux d'approbation de manière cloisonnée peut entraîner des inefficacités, des angles morts, ainsi que des dépenses non contrôlées. Cela conduit à des rapports inexacts et à des risques de non-conformité accrus, surtout si les erreurs et les occasions manquées commencent à s'accumuler.

Comment surmonter cela :

·         Standardisez vos processus d'approvisionnement par le biais de politiques d’approvisionnement centralisées, que tous vos sites doivent respecter.

·         Utilisez un système d'approvisionnement basé dans le nuage comme source fiable et unique pour suivre en temps réel les dépenses et les approbations entre les différentes équipes. En outre, automatisez la saisie et la validation des données afin de réduire les erreurs.

·         Mettez en œuvre des stratégies de gestion des catégories afin de consolider les fournisseurs et d’être en mesure de négocier de meilleures offres. Exploitez une solution d'approvisionnement qui permet à vos équipes d’obtenir ce dont elles ont besoin, quand et où elles en ont besoin.

·         Tirez parti des rapports en temps réel pour prendre des décisions d'achat fondées sur les données.

Réduction de la fraude et des dépenses non autorisées au sein de l’approvisionnement

La fraude liée à l’approvisionnement est un problème croissant : le rapport PwC 2024 Global Economic Crime Survey classe la fraude « parmi les trois crimes économiques les plus perturbateurs » à travers le monde, aux côtés de la cybercriminalité et de la corruption. Le manque de supervision, la faiblesse des contrôles internes, ainsi que la gestion insuffisante des dépenses marginales créent des opportunités de fraude et de dépenses non autorisées.

Comment surmonter cela :

·         Renforcez les flux d'approbation afin que tous les achats passent par un processus vérifié.

·         Utilisez des analyses pilotées par l’IA pour détecter des schémas de dépenses inhabituels ou des transactions suspectes.

·         Auditez régulièrement les activités d'approvisionnement afin d'identifier et résoudre les failles potentielles.

·         Gérez les dépenses marginales de manière proactive afin d'éviter que les achats de petite taille et non contrôlés s'accumulent et créent des opportunités de fraude.

Atténuation des risques et de la volatilité de la chaîne d'approvisionnement

Les chaînes d'approvisionnement mondiales sont aujourd'hui plus imprévisibles que jamais, car les perturbations causées par des conflits géopolitiques, des catastrophes naturelles et des instabilités économiques ont souvent comme conséquence de déstabiliser les opérations. En fait, près de 80 % des chaînes d'approvisionnement mondiales ont connu des perturbations en 2024.

Comment surmonter cela :

·         Diversifiez votre base de fournisseurs afin d’éviter une trop grande dépendance sur une seule région.

·         Utilisez les analyses prédictives pour anticiper les risques et planifier les mesures d’urgence.

·         Renforcez les relations avec les fournisseurs afin de pouvoir compter sur une meilleure collaboration en cas de perturbations.

Malgré les défis, si vous appliquez ces meilleures pratiques lors de l’élaboration de votre stratégie d'approvisionnement, vous serez sur la voie du succès.

Sport Clips : La mise en œuvre réussie des meilleures pratiques en matière d'approvisionnement

Les obstacles et défis sont inévitables, mais ils ne sont pas insurmontables, comme l'a prouvé Sport Clips en s'associant à Amazon Business.

En tant que plus grande franchise américaine spécialisée dans les coupes de cheveux pour hommes et garçons, Sport Clips était confronté à d'importants défis opérationnels dans le contexte postpandémique. L’entreprise devait décentraliser ses opérations d’approvisionnement, tout en maintenant une surveillance stricte sur les dépenses dans près de 1 900 sites répartis aux États-Unis et au Canada.

Pour relever ces défis, Sport Clips a investi ses efforts dans la mise en œuvre de solutions stratégiques d'approvisionnement qui ont permis d’améliorer l'efficacité, de réduire les coûts et de simplifier les opérations au sein des différents magasins.

Défis :

·         Inefficacités liées à la décentralisation des achats : Avant Amazon Business, les responsables régionaux de Sport Clips livraient manuellement les produits à chaque magasin, ce qui créait des inefficacités logistiques.

·         Réconciliation financière complexe : L’équipe chargée des comptes fournisseurs avait des difficultés à gérer des factures désorganisées provenant de divers fournisseurs.

·         Manque de visibilité sur les dépenses : Sans rapports centralisés, il était difficile de contrôler les coûts et d’assurer le respect des politiques.

 Solutions :

·         Achats orientés et approbations automatisées : Sport Clips a introduit des listes de produits préapprouvés, ainsi que des processus d'approbation automatisés, afin que les magasins n'achètent que les articles nécessaires et rentables.

·         Facturation consolidée et analyse des dépenses : Chaque magasin reçoit des factures individuelles, ce qui simplifie le rapprochement comptable. Les outils de génération de rapports identifient également les possibilités de réduction des coûts en permettant de limiter les achats non nécessaires.

·         Approvisionnement plus rapide : Grâce à Business Prime, les magasins reçoivent leurs fournitures plus rapidement, ce qui réduit les temps d'arrêt.

Résultats :

·         Gain de temps et réduction des coûts : L’élimination des livraisons manuelles de produits a permis aux dirigeants de Sport Clips de gagner un temps considérable et de récupérer d’importantes ressources.

·         Efficacité financière : La consolidation des factures a rationalisé la comptabilité et réduit la charge de travail administrative.

·         Continuité opérationnelle : La diminution des ruptures de stock a permis un déroulement plus fluide des opérations quotidiennes.

« Avant Amazon Business, nos responsables régionaux devaient livrer des produits à chacun de leurs magasins, explique Brandy Owens, spécialiste des opérations en magasin chez Sport Clips. Au-delà des économies réalisées grâce à Amazon Business, nous gagnons déjà du temps et de l'argent en n’ayant plus à livrer nous-mêmes les produits à chaque magasin. »

L'intégration d'outils d'approvisionnement intelligents a non seulement permis à Sport Clips d'améliorer l’efficacité de ses achats, mais aussi de poser les bases de son expansion et de ses innovations futures. De plus, en adoptant le Programme de comptes associés, l’entreprise a amélioré davantage les économies réalisées sur l'ensemble de son réseau de franchises. Cela a permis de renforcer la puissance de l’approvisionnement numérique lorsqu’elle est intégrée au sein des opérations commerciales modernes.

Transformez l’approvisionnement en moteur puissant

Les processus d’approvisionnement modernes consistent à maintenir les opérations en activité, tout en générant un impact réel dans l’ensemble de votre organisation. Lorsque vous alignez les achats sur des objectifs commerciaux plus larges, et que vous exploitez des outils, tels que les analyses pilotées par l’intelligence artificielle, l’approvisionnement devient un avantage stratégique plutôt qu'un goulot d'étranglement.

Nos outils, nos automatisations et nos analyses basées sur les données rendent les processus d'approvisionnement plus simples, plus éclairés et plus efficaces. Que vous achetiez en gros, analysiez les dépenses ou gériez la conformité, nous avons développé des solutions qui vous aident à conserver le contrôle, tout en tirant une plus grande valeur de chaque achat.

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