Indices de référence et approvisionnement : Améliorez vos performances

Les responsables des finances et de l’approvisionnement subissent une pression constante pour réaliser des économies, améliorer la visibilité et renforcer la résilience, souvent avec des équipes dont les effectifs stagnent ou diminuent. Les conseils d’administration s’attendent à ce que les budgets inspirent confiance, les dirigeants d’entreprise souhaitent des cycles plus courts, et les équipes de la gestion des risques demandent aux services d’approvisionnement d’en faire davantage afin d’assurer la continuité de l’entreprise, mais sans ralentir ses activités.

Dans le domaine de l’approvisionnement, les indices de référence sont souvent cités comme des solutions à suivre ; toutefois, ils demeurent trop souvent enfouis au sein de présentations ou de rapports annuels, déconnectés des décisions quotidiennes. Cette déconnexion crée un fossé entre les enseignements que contiennent ces informations et les impacts qu’ils pourraient avoir.

Lorsque vous reliez ces indices de référence à la gouvernance, aux politiques et aux comportements d’achat d’une organisation, ils deviennent alors un outil pratique servant à améliorer la gestion des dépenses, à renforcer la surveillance et à aligner les services des finances et de l’approvisionnement sur des résultats communs. Ainsi, les données de référence viennent soutenir des actions concrètes et reproductibles qui mènent à de meilleurs résultats financiers.

Que sont les indices de référence relatifs à l’approvisionnement ?

Les indices de référence relatifs à l’approvisionnement sont des points de repère externes qui permettent de comparer les performances des opérations d’achat de votre organisation à celles de vos pairs, aux normes de l’industrie, ainsi qu’aux meilleures pratiques reconnues. Ces indices fournissent un contexte vous permettant non seulement de répondre à la question « Comment nous en sortons-nous ? », mais également aux questions « Où nous situons-nous par rapport aux autres ? » et « Sur quoi devrions-nous concentrer nos efforts à l’avenir ? ».

Les indices de référence diffèrent des mesures internes et des indicateurs clés de performance (« KPI ») utilisés au sein d’une organisation pour suivre ses activités d’approvisionnement :

• Les mesures internes surveillent les performances de votre organisation au fil du temps (par exemple, les économies d’une année à l’autre).

• Les indices de référence évaluent vos performances par rapport à des pairs externes, en tenant compte de la taille, de la composition des catégories et du niveau de maturité.

Une analyse comparative efficace comprend généralement :

• Une comparaison externe : Mesurez vos performances par rapport à des opérations d’approvisionnement ou à des secteurs d’activité similaires.

• Une normalisation par rapport aux pairs : Ajustez les données portant sur l’approvisionnement afin que les différences en matière de taille ou de complexité des diverses organisations ne faussent pas les conclusions.

• Une modélisation de la maturité : Évaluez non seulement les résultats, mais aussi les capacités et les processus qui les soutiennent.

Combinés, ces éléments peuvent vous aider à comprendre non seulement où se situe votre organisation par rapport aux autres, mais également ce que signifie concrètement un « bon résultat » pour votre entreprise.

C’est cette clarté qui confère aux analyses comparatives leur valeur stratégique. Lorsque les services des finances, de l’approvisionnement et de l’exploitation s’appuient sur un ensemble commun de normes de rendement, les discussions cessent de se limiter à des débats anecdotiques et se transforment en une hiérarchisation des priorités fondée sur des faits.

Comment les indices de référence facilitent la surveillance financière et la reddition de comptes

Au niveau du conseil d’administration, les indices de référence représentent une source de confiance. Ils permettent aux responsables financiers de vérifier la validité des hypothèses qui sous-tendent les budgets, les objectifs en matière de réduction des coûts, ainsi que les analyses portant sur la rentabilité des investissements.

Lorsque vous comparez les performances de vos activités d’approvisionnement à des références externes, vous pouvez plus facilement :

• Défendre vos objectifs en matière de réalisation d’économies.

• Contextualiser les discussions sur les coûts de service en les ancrant dans les réalités du marché.

• Passer d’une explication réactive à une explication proactive des écarts.

Pour les responsables financiers, les indices de référence permettent de renforcer la surveillance financière en reliant les performances du service d’approvisionnement aux attentes de l’ensemble de l’entreprise. L’établissement de ce lien permet de définir des responsabilisations plus claires, sans pour autant recourir à la microgestion, et peut aider à mettre en évidence des possibilités d’amélioration ciblées.

Principales catégories d’indices de référence relatifs à l’approvisionnement

Dans le domaine de l’approvisionnement, les indices de référence se répartissent généralement en quelques catégories clés. Avoir une bonne compréhension de chacune de ces catégories, ainsi que de leur importance, peut vous aider à prioriser les actions à mettre en œuvre.

Indices de référence concernant la rentabilité et la gestion des dépenses

Les indices de référence relatifs à la gestion des dépenses mettent l’accent sur l’efficacité avec laquelle votre organisation contrôle et optimise ses dépenses.

Les indices courants comprennent :

• Les dépenses gérées pouvant être optimisées.

• Les économies représentées en pourcentage des dépenses.

• Les écarts de prix par rapport aux moyennes du marché.

Pourquoi c’est important : Les indices de rentabilité peuvent révéler si votre équipe réalise systématiquement des économies, ou si ces économies sont simplement le fruit du hasard. Ils mettent également en évidence la portion des dépenses qui demeurent non gérées, ce qui, selon les experts du secteur, peut représenter jusqu’à 20 % des dépenses totales d’une entreprise.

Les dépenses non gérées constituent souvent une source majeure de valeur non saisie. Selon un rapport publié par CPO Rising, les organisations peuvent réaliser des économies de 6 % à 12 % sur chaque nouveau dollar de dépenses placé sous le contrôle du service de l’approvisionnement. Ces économies proviennent habituellement d’ententes plus avantageuses grâce aux achats en gros, à la consolidation des achats, à l’amélioration des négociations avec les fournisseurs, à l’obtention de meilleurs prix, ainsi qu’à la réduction des inefficacités administratives.

Indices de référence concernant l’efficacité opérationnelle et la durée des cycles

Les indices de référence axés sur les performances opérationnelles évaluent la rapidité et l’efficacité avec lesquelles les processus d’approvisionnement se déroulent. Voici quelques exemples :

• Durée du cycle « de la demande d’achat jusqu’à la commande ».

• Taux de transactions passant par l’automatisation.

• Coût d’approvisionnement par transaction.

Pourquoi c’est important : Les goulots d’étranglement ou les inefficacités liés aux processus manuels augmentent le nombre d’obstacles internes, ce qui incite des intervenants à contourner les processus d’approvisionnement approuvés. Les indices de référence relatifs à la durée des cycles opérationnels vous aident à trouver un équilibre entre les contrôles à respecter et la rapidité, tout en assurant la conformité des achats et sans nuire à la productivité.

Indices de référence concernant la conformité et le respect des politiques

En matière de conformité, ces indices de référence mesurent à quel point les achats effectués respectent les politiques définies par l’organisation. Parmi les indicateurs courants, nous trouvons :

• Dépenses conformes aux contrats par rapport aux dépenses non conformes aux contrats.

• Taux de respect des procédures d’approbation.

• Fréquence des exceptions.

Pourquoi c’est important : En plus d’accroître les risques, le non-respect des politiques réduit la portée des économies négociées. Les indices de référence relatifs à la conformité permettent de quantifier l’efficacité de vos initiatives de gouvernance dans la pratique, et non seulement sur papier.

Indices de référence concernant les fournisseurs et les risques

Les indices de référence liés aux risques vont au-delà de la réduction des coûts, car ils incluent également la résilience de votre organisation et la gestion des fournisseurs. Ils comprennent souvent :

• Les ratios de concentration des fournisseurs.

• L’exposition découlant des relations avec des fournisseurs uniques ou à haut risque.

• Les indicateurs de performance et de fiabilité des fournisseurs.

Pourquoi c’est important : Les perturbations récentes ont démontré que le coût le plus bas n’est pas toujours synonyme de risque le plus faible. Les indices de référence relatifs aux fournisseurs vous aident à conserver votre efficacité, tout en assurant la continuité et la prévisibilité.

Utilisez les indices de référence comme levier pour les dépenses gérées

Dans le secteur de l’approvisionnement, les indices de référence sont particulièrement efficaces lorsqu’ils sont considérés comme un outil soutenant la transformation et l’amélioration, et non comme un test de réussite ou d’échec. L’objectif ici n’est pas la perfection, mais la progression.

Ces indices devraient vous aider à transformer les données en informations exploitables. En reliant les données de référence à vos activités d’approvisionnement, vous pouvez ainsi passer du diagnostic à l’action. Amazon Business soutient cette démarche en offrant des outils qui regroupent, en un seul endroit, la visibilité sur les dépenses, les politiques de l’organisation, ainsi que les activités d’achat.

Identifiez les dépenses non gérées et fragmentées

Les indices de référence révèlent souvent qu’une part importante des dépenses échappe aux canaux, contrats ou catégories privilégiés. Ces dépenses non gérées (également appelées dépenses marginales) sont généralement dispersées entre différents fournisseurs, équipes ou sites, ce qui les rend difficiles à voir et encore plus difficiles à contrôler.

En comparant les ratios de dépenses gérées aux références du secteur, les professionnels de l’approvisionnement peuvent ainsi :

• Quantifier l’ampleur des dépenses non gérées.

• Identifier les catégories de dépenses présentant les plus importantes pertes.

• Prioriser les interventions là où les impacts seront les plus grands.

Pour les achats effectués via Amazon Business, des données granulaires pour chaque transaction viennent soutenir cette analyse des dépenses. Des outils tels que Visibilité des dépenses (une fonctionnalité Prime Business) et Analyses Amazon Business aident les équipes d’approvisionnement dans les actions suivantes :

• Segmenter les dépenses par catégorie, utilisateur ou site.

• Identifier les tendances en matière de dépenses marginales.

• Comparer les performances internes aux normes externes.

Un tel niveau d’enseignements relatifs aux dépenses permet de transformer le processus d’analyse comparative, le faisant passer d’un exercice théorique à un outil de diagnostic concret.

Fixez des objectifs de performance réalistes en vous appuyant sur les données de vos pairs

En matière d’analyse comparative, une erreur courante consiste à fixer des objectifs arbitraires qui semblent ambitieux, mais qui ne reposent pas sur la réalité. Les indices de référence basés sur les pairs permettent de définir des objectifs plus éclairés, en s’appuyant sur des informations telles que :

• À quoi ressemblent des performances se situant dans le quartile supérieur.

• À quelle distance vous vous trouvez par rapport à la moyenne ou aux meilleurs acteurs de votre secteur.

• Quels écarts sont d’ordre structurel et lesquels sont d’ordre comportemental.

Avec ces informations en main, vous pourrez fixer des cibles qui poussent votre organisation à se surpasser, sans pour autant dépasser ses limites.

Amazon Business aide les dirigeants à assurer des suivis continus grâce à des tableaux de bord, ainsi que par le biais de fonctionnalités de génération de rapports qui permettent de suivre les progrès au fil du temps. Plutôt que de revoir les indices de référence sur une base annuelle, vous pouvez instaurer une approche d’amélioration continue, en plus de régulièrement évaluer si les changements apportés aux politiques ou aux comportements produisent des résultats significatifs.

Utilisez les indices de référence pour orienter les politiques d’approvisionnement

Lorsqu’ils orientent l’élaboration des politiques et des contrôles encadrant les achats, les indices de référence apportent une réelle valeur ajoutée. Par exemple :

• Si les résultats de vos indices de conformité sont inférieurs à ceux des pairs, vos politiques sont peut-être trop complexes ou mal intégrées.

• Si les indices des cycles montrent des durées supérieures aux attentes, il sera peut-être nécessaire d’ajuster vos processus d’approbation.

En soutien aux services d’approvisionnement des entreprises, Amazon Business facilite la gestion de la conformité et le respect des politiques à grande échelle. Cela s’effectue grâce à diverses fonctionnalités, telles que les suivantes :

• L’outil Achats guidés (une fonctionnalité Prime Business), qui oriente les utilisateurs vers les produits et les fournisseurs privilégiés.

• Les flux d’approbation, qui alignent les comportements d’achat sur les exigences de gouvernance de l’organisation.

En intégrant au sein des processus d’achat des informations tirées des analyses comparatives, les responsables de l’approvisionnement peuvent ainsi optimiser la conformité contractuelle grâce à des balises, sans avoir à se fier uniquement sur le respect des règles.

Risques courants liés aux indices de référence relatifs à l’approvisionnement

Les analyses comparatives peuvent générer des pistes d’amélioration mesurables, mais leur impact dépend de la manière dont elles sont ensuite appliquées. Sans contexte ni cadre de gouvernance appropriés, les indices de référence pourraient renforcer des comportements inappropriés ou susciter un niveau de confiance exagéré. En ayant une bonne compréhension des risques les plus courants, vous pourrez alors utiliser les indices de référence comme un outil d’assistance lors des prises de décision, plutôt que comme une fiche d’évaluation.

Accorder une importance excessive à la réduction des coûts

Les organisations qui se concentrent exclusivement sur les économies à réaliser font souvent face à une plus grande volatilité et à l’insatisfaction des parties prenantes. Bien que les indices de référence portant sur les coûts soient importants, ils ne constituent qu’une part de la valeur apportée.

En effet, la résilience, la prévisibilité et la rapidité revêtent de plus en plus d’importance et comptent tout autant. Une analyse comparative équilibrée doit s’assurer que le service de l’approvisionnement contribue à une stabilité financière plus large, et non seulement à des diminutions de coûts à court terme.

S’appuyer sur des données de référence statiques ou désuètes

Lorsqu’il est question d’environnements volatils, les données de référence peuvent rapidement perdre leur pertinence. Les analyses comparatives annuelles et statiques risquent de ne pas être en mesure d’identifier les risques émergents, ni de suivre l’évolution des habitudes de dépenses.

Il est essentiel de disposer d’une visibilité continue. Grâce à notre fonctionnalité Surveillance des anomalies dans les dépenses, vous pouvez signaler les comportements d’achat inhabituels menés sur Amazon Business en temps quasi réel, ce qui permet une analyse comparative plus dynamique, ainsi qu’une mise en œuvre plus rapide des mesures correctives.

Indices de référence non harmonisées entre les équipes des finances et de l’approvisionnement

Un manque d’harmonisation entre les équipes des finances et de l’approvisionnement nuit aux efforts d’analyses comparatives. Lorsque chaque service suit des indicateurs de performance clés distincts ou interprète les indices de référence différemment, les prises de décision stagnent.

Les organisations performantes traitent les indices de référence comme un langage commun, ce qui permet d’harmoniser les indicateurs d’économies, de conformité et de risque entre leurs services. Cet alignement renforce la responsabilisation et accélère l’exécution.

Transformez les indices de référence en avantage stratégique

Les indices de référence relatifs à l’approvisionnement prennent toute leur valeur lorsqu’ils sont liés à la manière dont les dépenses circulent réellement au sein de votre organisation. Bien utilisés, ils favorisent des contrôles financiers plus rigoureux, une reddition de comptes plus claire, ainsi que des prises de décision plus assurées, tant au sein des services financiers que des services d’approvisionnement.

Notre solution d’achats intelligente peut vous aider à intégrer, directement au sein de vos achats quotidiens, les enseignements tirés des indices de référence. En combinant une visibilité granulaire des dépenses effectuées sur Amazon Business, des contrôles intégrés, ainsi que des suivis en temps réel, vous pouvez faciliter la transformation des résultats des analyses comparatives en solutions concrètes pour vos dépenses gérées. Plutôt que vous fier à des analyses périodiques, vous pourrez aligner vos comportements d’achat, et ce en continu, sur les objectifs financiers et de gouvernance de votre organisation.

Communiquez avec notre équipe des ventes pour découvrir comment Amazon Business peut vous aider à bénéficier d’une meilleure visibilité, ainsi que de meilleurs contrôles, qui vous permettront d’améliorer les performances de vos opérations d’approvisionnement.