Automatisation des achats : les meilleures pratiques des entreprises (2026)

L'automatisation de l’approvisionnement vous offre un moyen stratégique d'accroître l'efficacité, d'améliorer la conformité et de réduire les coûts administratifs. Toutefois, le processus de mise en œuvre peut sembler intimidant. Vous savez que votre organisation doit remplacer ses processus manuels par des systèmes automatisés, mais vous ne savez peut-être pas par où commencer.

Pour qu’elle soit réussie, toute initiative de gestion du changement nécessite une planification proactive. Plus vous serez préparé à mettre l'automatisation en œuvre, mieux vous pourrez optimiser vos processus d'approvisionnement afin de libérer votre équipe des tâches chronophages et répétitives, en plus de réduire les risques d'erreurs humaines inhérents aux procédures d’achat manuels.

Si vous êtes prêt à lancer la transition vers des processus automatisés, les conseils concrets, les meilleures pratiques, ainsi que les solutions aux problèmes courants affichés ci-dessous vous aideront à rendre le processus plus fluide.

Qu'est-ce que l'automatisation de l’approvisionnement et pourquoi est-ce essentiel ?

L'automatisation de l’approvisionnement consiste à utiliser des technologies afin de rationaliser les processus d'achat et les rendre plus performants. En prenant en charge des tâches telles que la gestion des factures, le traitement des commandes, l'intégration des fournisseurs et plus encore, ces outils transforment les processus manuels en processus efficaces.

L'automatisation permet aux équipes d'approvisionnement de passer moins de temps sur des tâches administratives répétitives et plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, qui répondent directement aux besoins de l'entreprise. Cela rationalise les processus internes, rendant les opérations d’approvisionnement plus efficaces et plus économiques.

Avantages de l'automatisation de l’approvisionnement

L'automatisation de l’approvisionnement apporte de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

·         Économies : Les entreprises peuvent économiser en optimisant les négociations avec les fournisseurs, en calculant plus précisément les besoins en approvisionnement et en rationalisant le processus d'approvisionnement de bout en bout.

·         Meilleure gestion des relations avec les fournisseurs : Les systèmes d'automatisation peuvent aider à accroître la réactivité et la transparence des fournisseurs, tout en assurant le suivi des indicateurs clés de performance, menant ainsi à de meilleures relations.

·         Réduction des risques : En normalisant les processus d'approvisionnement et en créant des pistes d'audit claires, les organisations peuvent minimiser les risques liés aux achats manuels.

·         Meilleures prises de décision : L'exploitation des données d'approvisionnement, telles que les informations portant sur les dépenses et celles provenant des veilles du marché, peut conduire à des décisions plus éclairées en matière d'approvisionnement.

·         Vitesse et efficacité accrues : L’accélération du cycle d'approvisionnement permet de minimiser les étapes d'approbation chronophages, tout en réduisant les tâches manuelles.

Six façons d'utiliser l'automatisation afin d’optimiser vos processus d'approvisionnement

Les organisations peuvent utiliser l'automatisation pour améliorer pratiquement toutes les étapes des processus d'approvisionnement modernes, de l'approvisionnement stratégique à la gestion des contrats, du traitement des factures aux prévisions portant sur les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement. Voici six moyens efficaces d'automatiser les opérations d'approvisionnement.

1. Automatisez les processus d'approbation des demandes d’achat afin de réduire les goulots d'étranglement

Des délais dans les processus d'approbation peuvent retarder les achats. Si un approbateur oublie d'approuver les demandes d'achat ou est simplement absent du bureau pendant une certaine période, cela peut bloquer la passation de commandes, affectant ainsi la production ou la capacité de votre organisation à fournir des services.

Grâce à un logiciel d'automatisation des approbations, vous pouvez automatiser ce processus en fixant des budgets préapprouvés et en limitant la sélection aux fournisseurs que vous avez privilégiés. Vous pouvez même bloquer certaines catégories de produits afin de respecter les exigences de conformité. Cela permet d’assurer que les demandes d'achat sont approuvées automatiquement et qu'elles respectent les budgets, ainsi que les politiques internes encadrant l’approvisionnement.

2. Améliorez la conformité des achats grâce au suivi automatisé des bons de commande

Certaines solutions d'automatisation permettent de surveiller automatiquement le cycle de vie des bons de commande, de leur création jusqu’à la livraison finale du bien. Cela offre à chacune des parties prenantes une visibilité en temps réel sur le statut de chaque commande, contribuant ainsi à améliorer la communication ainsi que la gestion des fournisseurs.

Grâce au suivi automatique des bons de commande, vous pouvez réduire les erreurs liées à la saisie manuelle des données, conserver un référentiel centralisé des informations d'approvisionnement, ainsi que surveiller les performances des fournisseurs au fil du temps.

3. Utilisez l'IA et les analyses pour prendre des décisions fondées sur les données

De nombreux systèmes automatisés exploitent l'intelligence artificielle (IA) et l'analyse des données pour soutenir des prises de décision plus éclairées. Par exemple, en analysant les données historiques portant sur les tendances du marché, les organisations peuvent améliorer leurs prévisions en matière de demande pour certains produits et ainsi déterminer avec précision les quantités de ressources à acheter.

Les technologies d'approvisionnement peuvent également suivre les tendances liées aux dépenses afin d'aider votre entreprise à être plus stratégique dans sa gestion de ces dépenses. Cela permet d’identifier rapidement les domaines dans lesquels des économies sont possibles, ainsi que repérer les dépenses inutiles, soit des démarches qui ne sont pas faciles à réaliser avec des tableurs traditionnels.

4. Rationalisez la gestion des fournisseurs et la conformité contractuelle

Les logiciels d'automatisation des achats simplifient la création, la révision et l'exécution des contrats d'approvisionnement, contribuant ainsi à la conformité contractuelle. Cela améliore également l'efficacité du processus de gestion des fournisseurs et renforce la communication, ce qui peut conduire à de meilleures relations avec les fournisseurs. De plus, l'utilisation d'un système automatisé permet de centraliser les informations des fournisseurs, améliorant ainsi les processus de l'organisation et favorisant une conformité continue.

5. Optimisez les stocks et réduisez le gaspillage lié à l’approvisionnement

Le gaspillage lié à l’approvisionnement fait référence aux inefficacités et aux excès résultant de commandes excessives ou de l'achat de produits inutiles. L'automatisation peut réduire le gaspillage et améliorer la gestion des stocks, soit en surveillant les niveaux d'inventaire, en prévoyant la demande et en déclenchant des réapprovisionnements uniquement lorsque cela devient nécessaire. Ces mesures permettent à votre entreprise de maintenir un inventaire optimal, sans surstockage ni rupture de stock.

6. Renforcez la transparence

Les outils d'automatisation offrent une visibilité sur chaque étape du cycle d'approvisionnement, augmentant ainsi la transparence sur l'état des commandes, les dépenses et les goulots d'étranglement potentiels. Ces outils génèrent également une piste d'audit améliorée qui permet de vérifier la conformité quant aux politiques internes et aux exigences réglementaires.

Ce niveau de transparence réduit les erreurs manuelles et standardise les flux d'approvisionnement, en plus d’aider à prévenir les fraudes en détectant les anomalies transactionnelles, offrant ainsi à votre entreprise une couche supplémentaire de protection.

Défis courants associés à l'automatisation de l’approvisionnement

Comme pour toute technologie, la mise en place de systèmes d'approvisionnement comporte ses défis. Voici quelques scénarios que vous pourriez rencontrer en passant des tâches manuelles aux activités d'approvisionnement automatisées, ainsi que des solutions pour les surmonter.

Défi : Intégration avec des systèmes existants

Selon les technologies que vous utilisez, il est possible que les logiciels d'approvisionnement automatisés ne puissent pas s'intégrer à vos systèmes actuels. Cette situation est particulièrement probable si vous utilisez des logiciels anciens et obsolètes.

Solution

Lorsque vous comparez les différentes offres, recherchez une solution d'approvisionnement qui offre des intégrations à votre infrastructure technologique existante, ou qui peut en remplacer certaines parties. Par exemple, si vous ne prévoyez pas d’acheter une solution d'approvisionnement autonome, assurez-vous que le nouveau logiciel peut se connecter à vos outils actuels afin d'éviter d’avoir à transférer les données manuellement.

Certaines solutions, dont Amazon Business, s'intègrent également à d'autres types de systèmes, tels que les solutions servant à la planification des ressources.

Défi : Résistance au changement

Pour les dirigeants d'entreprise, la résistance des employés demeure l’un des principaux défis de la transformation numérique. En raison de l’adoption de nouvelles technologies, les équipes chargées de l’approvisionnement peuvent se montrer réticentes envers un changement significatif dans leur flux de travail.

Solution

La mise en œuvre d’une solution qui s'intègre à votre logiciel d'approvisionnement existant vous aidera à minimiser les perturbations du flux de travail. Par exemple, si vous souhaitez automatiser la gestion des contrats, vous pourriez ajouter un logiciel de gestion des contrats autonome afin que les employés n'aient qu'un seul outil supplémentaire à apprendre.

Défi : Maintenir le contrôle sur les flux de travail automatisés

Certains professionnels de l’approvisionnement craignent que l'automatisation supprimera leur capacité de contrôler les processus d’achats et de paiement.

Solution

Les solutions d'automatisation sont offertes avec des flux de travail personnalisés qui vous permettent de conserver le contrôle sur l'ensemble du processus. Vous pouvez définir des règles spécifiques à chaque utilisateur, des budgets spécifiques à chaque équipe, ainsi que des directives concernant les fournisseurs, et ce pour l’ensemble de votre organisation, afin d'assurer la conformité au sein des processus d'approvisionnement.

Défi : Utilisation de l'IA et de l'AA pour automatiser les processus

L'automatisation est censée vous faciliter la vie, mais lorsque vous ajoutez des outils tels que l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (AA), cette approche peut devenir lourde et complexe.

Solution

Pour une expérience plus conviviale, envisagez d'opter pour une solution sans code. Ces outils utilisent des fonctionnalités visuelles et des outils glisser-déposer pour automatiser les tâches, sans nécessiter de connaissances techniques spécialisées. Cela permettra d’alléger la charge de formation et de faciliter l'adoption par les équipes d'approvisionnement.

L'avenir de l'automatisation des processus d'approvisionnement

Alors que les technologies émergentes renforcent la sécurité et la transparence des transactions, l'automatisation de l’approvisionnement continue d'évoluer. Voici trois façons dont l'automatisation des processus évolue actuellement.

Approvisionnement piloté par l’IA

L'intelligence artificielle joue un rôle de plus en plus important dans l'automatisation des processus. Par exemple : la comparaison des prix entre fournisseurs potentiels, la génération de scripts de négociation, ainsi que l'alignement des achats sur les objectifs globaux de l'entreprise. Son utilisation continuera de croître afin d’automatiser des tâches répétitives, telles que la gestion des contrats et la saisie de données, et l’IA deviendra de plus en plus utile en matière de prévisions de la demande.

Le rôle de l'automatisation robotisée des processus (ARP) en approvisionnement

Au sein des systèmes d’approvisionnement, l’ARP est le processus d'automatisation des tâches basées sur des règles, telles que le traitement et le routage des bons de commande, la conciliation des factures et la surveillance des contrats. L’ARP aide les professionnels de l’approvisionnement à libérer du temps afin de pouvoir se concentrer sur des activités de plus grande valeur, telles que l'élaboration de stratégies d'approvisionnement et le maintien des relations avec les fournisseurs. L’automatisation robotisée des processus continuera à jouer un rôle plus important au fur et à mesure que l'automatisation de l’approvisionnement de développera.

Débutez gratuitement votre parcours vers l'automatisation de l’approvisionnement

L'automatisation de l’approvisionnement contribue à rendre les organisations plus efficaces. Cela peut mener à des économies significatives, à la réduction des risques relatifs à la conformité, ainsi qu’à des décisions d'achat plus éclairées car elles sont fondées sur des faits, et non sur des intuitions.

Amazon Business peut aider les organisations à rationaliser l'automatisation de leurs processus d’approvisionnement grâce à des outils qui favorisent des achats efficaces, une conformité accrue, ainsi qu’une meilleure gestion des dépenses. Grâce à une intégration fluide au sein des systèmes consacrés à la gestion des ressources et à l’approvisionnement numérique, les équipes chargées des achats peuvent automatiser les approbations, appliquer les politiques d'achat et faire le suivi des dépenses, le tout de manière plus efficace, et sans bouleverser leurs systèmes existants.

Mettez en œuvre un processus d'approvisionnement évolutif et automatisé qui correspond à vos besoins opérationnels. Inscrivez-vous pour créer votre compte Amazon Business gratuit.