Approvisionnement : guide et conseils pour améliorer l'efficacité

L'approvisionnement joue un rôle crucial dans la stabilisation des flux de trésorerie et l’optimisation de la rentabilité, soit deux facteurs essentiels lorsque vous évoluez dans un marché imprévisible. L’approvisionnement permet aux organisations d'obtenir les biens et services dont elles ont besoin, aux meilleurs prix et aux conditions les plus avantageuses.

Cependant, pour tirer pleinement parti des avantages de l'approvisionnement, les équipes doivent avoir une bonne compréhension de son rôle au sein des opérations commerciales et savoir comment en améliorer l'efficacité. En combinant judicieusement différentes stratégies d'approvisionnement, les entreprises peuvent rationaliser les processus et réaliser des économies supplémentaires.

Qu'est-ce que l'approvisionnement ?

L'approvisionnement est le processus de recherche et d'obtention des biens, services et matières premières dont une entreprise a besoin pour fonctionner. Cela implique d'identifier un besoin, de rechercher des fournisseurs avant de négocier des ententes, d'effectuer des achats et de gérer les relations avec les fournisseurs.

Selon la taille de l'entreprise, le processus d'approvisionnement peut être géré par une équipe entière ou un seul responsable. Certains secteurs, tels que l'éducation, la santé, l'hôtellerie, les organismes à but non lucratif et le gouvernement, ont des besoins d’approvisionnement plus complexes en raison du volume et de la variété des biens dont ils ont besoin pour fonctionner. Ils peuvent également devoir respecter des exigences de conformité spécifiques.

Comprendre la différence entre approvisionnement et achats

Les entreprises utilisent souvent les termes « approvisionnement » et « achats » de manière interchangeable, toutefois ces processus ont des portées différentes. L'approvisionnement comprend la recherche et la négociation des articles nécessaires, tandis que les achats se concentrent uniquement sur le processus d'achat et de paiement proprement dit.

Parmi les activités qui ont lieu pendant le processus d'achat, mentionnons la création de bons de commande, le traitement des paiements aux fournisseurs et la gestion des factures. Les achats peuvent être considérés comme un sous-ensemble de l'approvisionnement, qui s'inscrit dans le processus plus large de l'approvisionnement.

Pourquoi un bon processus d'approvisionnement est si important

Une stratégie d'approvisionnement efficace est essentielle pour tous les types d'organisations, car elle a un impact sur le contrôle des coûts, la gestion des fournisseurs et l'efficacité globale, entraînant ainsi les avantages suivants :

·         Réduction des coûts : L'approvisionnement implique la négociation de contrats avantageux, la consolidation des dépenses entre les fournisseurs, ainsi que la réduction du gaspillage en évitant des achats inutiles.

·         Alignement des objectifs : L'approvisionnement permet à l'entreprise d'acheter des biens et services qui soutiennent directement ses priorités stratégiques, telles que l'innovation ou la durabilité.

·         Un approvisionnement plus responsable et conforme : un processus d'approvisionnement détaillé et intentionnel assure des décisions fondées sur le mérite et respectueuses des réglementations.

Les huit étapes du processus d'approvisionnement

Bien que les processus d'approvisionnement varient selon les entreprises, ils suivent généralement les étapes suivantes :

1.      Identification des besoins de l'entreprise : Le cycle de vie de l’approvisionnement débute lorsqu'une personne au sein de votre organisation détecte un besoin pour un bien ou service.

2.      Planification : Le service d’approvisionnement examine la demande pour le produit ou service en analysant les tendances actuelles du marché, ainsi qu’en évaluant les risques liés à l'approvisionnement, afin de déterminer la quantité à acheter.

3.      Dépôt d’une demande d'achat et obtention de l'approbation : De nombreuses entreprises exigent que les employés déposent un document interne, soit une demande d'achat, qui est une requête formelle pour un achat.

4.      Évaluation et sélection des fournisseurs : Cette étape peut inclure la collecte de devis ou le lancement d'un appel d'offres auprès de fournisseurs potentiels, préalablement à l’évaluation des options disponibles et à la sélection de celle qui convient le mieux.

5.      Négociation du contrat et des conditions : Le fournisseur et l'acheteur travaillent ensemble pour s'accorder sur les prix et les conditions.

6.      Création d’un bon de commande : Le service de l'approvisionnement envoie un bon de commande au fournisseur, sous forme d'offre officielle détaillant les biens ou services désirés.

7.      Réception des biens ou services : Vous recevez les articles ou services que votre organisation a achetés auprès du fournisseur et vous vous assurez qu'ils respectent les spécifications.

8.      Conservation des archives : La conservation des archives comprend la conservation des données relatives au contrat, au bon de commande et au fournisseur, le tout dans le cadre du suivi de la relation.

Types d'approvisionnement et gestion de l‘approvisionnement

Les types d'achats et de gestion des achats varient en fonction du niveau de contrôle des dépenses, de la manière dont les achats sont utilisés et des besoins d'achat. Comprendre les différences entre les types courants d'initiatives d'approvisionnement peut vous aider à optimiser vos stratégies d'achat, à améliorer votre prise de décision et à aligner vos pratiques d'approvisionnement sur les objectifs organisationnels.

Dépenses gérées vs dépenses résiduelles

Les dépenses qu'une entreprise contrôle activement en sélectionnant stratégiquement ses fournisseurs, en négociant ses contrats et en surveillant ses activités d'approvisionnement sont appelées « dépenses gérées ». Les « dépenses résiduelles » sont des dépenses ponctuelles qui ne sont généralement pas gérées en raison de leur faible coût ou de leur faible volume, ou en raison de la diversité des fournisseurs.

Bien que les dépenses résiduelles ne représentent qu'environ 20 % des dépenses totales d'une entreprise, elles représentent environ 80 % du total des transactions. Structurer les dépenses résiduelles, dans le cadre d'une stratégie d'approvisionnement intelligente, peut les rendre plus gérables et ainsi révéler des occasions d’économies cachées. De plus, la mise en œuvre d'une stratégie de dépenses gérées aide dans l’établissement d’une liste de fournisseurs privilégiés, la négociation de meilleurs prix et la simplification des achats.

Approvisionnement direct vs indirect

L'approvisionnement direct consiste à acheter des matières premières servant à produire le produit ou service principal de votre entreprise. L'approvisionnement indirect consiste à acheter des matériaux ou des services qui soutiennent les capacités opérationnelles de votre entreprise, mais ne font pas partie du produit final.

Par exemple, acheter du bois utilisé pour la construction d’une maison est un exemple d'approvisionnement direct, tandis que l'achat d'une tablette utilisée par un constructeur immobilier pour organiser les calendriers des entrepreneurs qui construisent la maison est un approvisionnement indirect.

Les deux types d'approvisionnement sont essentiels pour les activités de l’entreprise, car ils soutiennent des fonctions clés. Cependant, l'approvisionnement direct a généralement un impact plus important sur la qualité des produits individuels, tandis que l’approvisionnement indirect influence l'efficacité et les activités globales de l’entreprise.

Approvisionnement en biens vs approvisionnement en services

L'approvisionnement en biens consiste à acheter des produits, tandis que l'approvisionnement en services consiste à acquérir des services. L'approvisionnement en biens couvre généralement des articles physiques, tels que des fournitures de bureau ou des machines, mais cela peut aussi inclure des logiciels. L'approvisionnement en services peut impliquer l'embauche d'entreprises informatiques, de services de conseil ou d'équipes d’entretien des bâtiments.

Tactiques pour améliorer l'efficacité de l’approvisionnement

Puisque l’approvisionnement joue un rôle si important dans les résultats financiers d'une entreprise, il est essentiel de disposer d'une stratégie d'approvisionnement pouvant améliorer l'efficacité. Quelques tactiques simples vous permettront de vous lancer.

Définissez les indicateurs clés de performance de l’approvisionnement

Les indicateurs clés de performance (KPI), les analyses des dépenses et les références sectorielles aident les organisations à suivre leurs performances par rapport à leurs objectifs. Si votre objectif est d’atteindre une plus grande efficacité, envisagez de mettre en place des indicateurs clés de performance de l'approvisionnement, tels que ceux-ci :

·         Durée du cycle des commandes : Le temps requis par l’entreprise pour traiter une commande, depuis la création du bon de commande jusqu'à son envoi au fournisseur.

·         Délais de livraison du fournisseur : Le délai entre la réception d'une commande par un fournisseur et l’expédition de la commande.

·         Taux d'approvisionnement d'urgence : Le nombre d'achats non planifiés ou d'urgence par rapport au nombre total d’achats effectués sur une période donnée.

·         Dépenses gérées : La proportion des dépenses totales gérées par l'équipe d'approvisionnement.

·         Rendement de l’approvisionnement : la performance globale ainsi que la rentabilité du service de l’approvisionnement.

L’utilisation de méthodes spécifiques pour mesurer vos performances en matière d’approvisionnement permet d'identifier les domaines à améliorer et de favoriser une progression continue.

Surveillez la conformité

Le non-respect des politiques d'approvisionnement et des réglementations gouvernementales peut entraîner des problèmes juridiques et des pertes financières, ainsi que nuire à votre réputation. Il est essentiel de veiller à ce que l'ensemble de l'entreprise effectue des achats conformes. Des outils tels que Guided Buying peuvent aider les acheteurs en approvisionnement direct à respecter les politiques d'achat.

Si tous les achats de votre organisation ne passent pas par un service d’approvisionnement dédié, vous devez former l’ensemble du personnel de l'entreprise sur la manière d'acheter les biens et services appropriés. Cela peut impliquer la création de fiches FAQ, de guides et de ressources permettant de clarifier quels articles et quels fournisseurs sont conformes aux politiques de l'organisation, en plus de rappeler aux employés la nécessité de respecter les limites budgétaires.

Centralisez vos données

Si les données portant sur l’approvisionnement sont dispersées entre différents services et plateformes, leur centralisation, notamment à l’aide de logiciels d'approvisionnement, peut considérablement améliorer votre efficacité. En stockant les données d'approvisionnement en un seul endroit, et en les analysant régulièrement, vous pourrez :

·         Obtenir une vision globale des dépenses de l'entreprise

·         Passer d’un approvisionnement réactif à un approvisionnement proactif

·         Identifier des occasions pour réaliser des économies

·         Comparer les fournisseurs afin de sélectionner les meilleurs

Un système d'approvisionnement solide, doté d’outils d’analyse intégrés, facilite l'atteinte de ces objectifs. L'utilisation d'outils de prévision permet aux organisations d’anticiper les défis à relever grâce aux données historiques. Lorsqu'ils sont intégrés à l’intelligence artificielles, ces outils peuvent même aider à prédire les perturbations de la chaîne d'approvisionnement.

L'utilisation de solutions technologiques pour centraliser les données peut également aider les organisations à progresser vers leurs objectifs d'achats responsables en les aidant à mesurer le succès de leurs initiatives environnementales, sociales et de gouvernance (ESG). Ces outils leur permettent de rendre compte des dépenses effectuées auprès de tous leurs divers fournisseurs, y compris les fournisseurs de petite taille, certifiés, locaux et/ou diversifiés.

Développez et renforcez votre réseau de fournisseurs

L'établissement de relations solides avec les fournisseurs améliore l'efficacité de l’approvisionnement en rationalisant les processus de commande, en permettant une résolution plus rapide des problèmes et en créant un flux de marchandises plus prévisible. Cela réduit le temps requis pour rechercher d’autres fournisseurs et solliciter de nouveaux devis, tout en favorisant une communication plus rapide et plus efficace.

Les partenariats continus avec les fournisseurs peuvent offrir une responsabilité partagée ainsi qu’une collaboration menant à une croissance mutuelle. Cela dit, il peut également être avantageux de maintenir un vaste réseau de fournisseurs afin d'explorer des occasions de réduction des coûts pour votre entreprise.

Trouvez la bonne stratégie d'approvisionnement pour votre entreprise

La combinaison idéale de stratégies d'approvisionnement varie selon l'entreprise et dépend de facteurs différents, tels que les exigences du secteur, les besoins en matière de conformité et l’évolutivité.

De nombreuses entreprises adoptent la règle du 80/20 (le principe de Pareto) afin de se concentrer sur les 20 % d'achats qui représentent 80 % des dépenses. En priorisant ces achats coûteux, les entreprises mettent en évidence les domaines où des changements significatifs peuvent être apportés.

Cependant, sachant que ces transactions plus petites finissent par s'accumuler, il est essentiel de les gérer tout autant. Envisagez d'utiliser une plateforme d'approvisionnement en libre-service, qui intègre des fonctionnalités vous permettant de définir des limites de dépenses en fonction de vos politiques d'achat, ainsi qu’allouer certains budgets à des utilisateurs individuels.

L'automatisation aide également à optimiser l’approvisionnement, en facilitant la rationalisation de tâches administratives telles que la création des bons de commande, la collecte des approbations et le traitement des factures de chaque fournisseur. L'automatisation apporte d’autres avantages, tels que :

·         Amélioration de la précision des données

·         Renforcement de la conformité

·         Réduction des coûts grâce aux gains de temps

·         Sélection plus rapide des fournisseurs

Améliorez vos pratiques d'approvisionnement avec Amazon Business

L'élaboration d'une stratégie d'approvisionnement efficace permet de réaliser d'importantes économies, de gagner du temps, d'optimiser le traitement des paiements et d'améliorer la visibilité ainsi que le contrôle sur les achats, le tout afin que vous puissiez continuellement améliorer votre processus d'approvisionnement.

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