Processus de l'approvisionnement au paiement : un guide pour 2026

Quelle que soit l'industrie ou la taille de votre organisation, des processus « achat-paiement » (également connus sous le terme P2P, pour « Procure-to-Pay ») bien structurés sont essentiels pour acquérir les biens et services qui permettent à vos opérations internes de fonctionner de manière fluide. Cependant, il s'agit également de systèmes comportant plusieurs étapes complexes. Sans une visibilité adéquate, vous risquez davantage de faire face à des paiements excessifs, des erreurs opérationnelles et des inefficacités coûteuses.

La bonne nouvelle ? Les technologies modernes et les solutions innovantes révolutionnent la manière dont de nombreuses organisations gèrent leurs cycles P2P. Avec les bons outils et les bonnes stratégies, les équipes d'approvisionnement peuvent gagner en efficacité, obtenir des informations en temps réel et renforcer la gestion des flux de trésorerie. Le présent guide explore en profondeur les processus d’achat-paiement, examine les points sensibles courants et met en évidence la manière dont des solutions avancées peuvent transformer l'approvisionnement en une fonction rationalisée et stratégique.

Que sont les processus d’achat-paiement ?

Les processus d'achat-paiement, ou P2P, sont composés du flux de travail de bout en bout que votre organisation utilise pour se procurer, acheter et payer des biens ou services. Un tel système unifie les processus d'approvisionnement et de paiement en un flux de travail transparent, conçu pour améliorer l'efficacité, réduire les erreurs et fournir des informations fondées sur des données.

Objectifs clés du P2P :

·         Réduire les coûts et réaliser des économies : Grâce à une meilleure visibilité et à un meilleur contrôle sur vos achats, vous pouvez identifier des occasions de réduction des coûts dans le cadre de vos activités d'approvisionnement existantes, ainsi que renforcer la gestion budgétaire.

·         Prendre des décisions d'achat plus éclairées : Les données collectées au sein de chaque commande vous aident à prendre des décisions stratégiques afin de soutenir une croissance à long terme.

·         Améliorer la précision opérationnelle : Grâce au P2P, vous pouvez générer des données utiles, augmenter vos revenus et mettre en place des processus et des politiques d'approvisionnement alignés sur vos besoins.

·         Renforcer les relations avec les fournisseurs : Disposer d’un meilleur contrôle sur vos opérations fait de vous un partenaire plus fiable pour les fournisseurs, ce qui renforce vos relations avec eux.

Lorsque vous discutez des flux du processus d'approvisionnement, vous entendez peut-être également des termes tels que « source-paiement » (ou « S2P », pour « source-to-pay ») et « commande-paiement » (ou « O2C », pour « order-to-cash ») Le P2P est un sous-ensemble du processus S2P, qui englobe l’entièreté des activités liées à l'approvisionnement, et non seulement l'acquisition de biens ou services. L'O2C, quant à lui, implique le même flux de travail que le P2P, mais du point de vue du fournisseur.

Pourquoi les processus d’achat-paiement sont-ils si importants ?

Un processus P2P moderne offre plus qu'une simple efficacité opérationnelle ; il constitue un outil essentiel pour la résilience et la croissance. Plus précisément, il peut fournir une visibilité et un contrôle en temps réel sur vos opérations d'approvisionnement, grâce à des informations basées sur des données. Cela vous permet de savoir où et pourquoi vos équipes rencontrent des goulots d'étranglement, des pannes ou des inefficacités.

Sur la base de ces informations, vous pouvez créer des plans d'action précis visant à réduire les allers-retours au sein des flux d'approbation, améliorer l'efficacité des opérations d’approvisionnement et stimuler les flux de trésorerie.

Pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs, cette visibilité approfondie et ces données fiables peuvent permettre aux équipes d’approvisionnement de mettre en œuvre un cycle P2P stratégique qui favorise la croissance à long terme de l'organisation.

À quoi ressemble un flux de travail P2P lorsque mis en pratique ?

Même avec vos processus d’achat-paiement en place, il faut s’attendre à devoir adapter votre flux de travail davantage afin qu'il corresponde au mieux à votre organisation. Voici six étapes pour vous aider à y parvenir :

1. Identifiez vos besoins et vos exigences

Pour commencer, déterminez les besoins de votre équipe en matière de biens et services. Les facteurs à prendre en compte comprennent la fréquence des commandes, les spécifications des produits, ainsi que les délais de livraison. Ces détails vous aident à élaborer une stratégie pour déterminer quand et comment passer vos commandes. Par exemple, si vous avez un besoin continu pour un article particulier, vous savez déjà que vous devrez le recommander selon une certaine fréquence. Par conséquent, vous pourriez passer une commande en gros auprès du même fournisseur, tous les trois mois, et ainsi bénéficier en échange d'un rabais sur vos factures. Toutes ces informations figurent au sein des demandes d'achat.

2. Approuvez les demandes d'achat

Une demande d'achat est une demande écrite officielle pour des biens ou services. En général, l'équipe ayant besoin de ces biens ou services crée le document et décrit ses exigences pour la commande. Une fois cela fait, elle envoie le document au service des achats ou de l’approvisionnement.

Selon votre organisation, plusieurs parties prenantes peuvent être amenées à approuver une demande d'achat. Bien qu’il soit important de mettre en place des systèmes d'approbation à plusieurs niveaux pour les transactions de grande valeur, cela afin d’assurer leur conformité, il est tout aussi important d'éviter les retards inutiles.

Il est également important de noter la différence entre une demande d'achat et une requête d'achat. Vous ne pouvez envoyer une requête qu'à un seul fournisseur à la fois, tandis qu’une demande d'achat peut contenir une liste de plusieurs biens ou services, à acquérir auprès d’un même fournisseur ou de fournisseurs différents. Vous pouvez regrouper des demandes d'achat si plusieurs sont destinées au même fournisseur, mais cela n'est pas possible pour les requêtes d’achat.

3. Sélectionnez les fournisseurs

Lorsqu'une demande d'achat a reçu les approbations nécessaires, les équipes d'approvisionnement peuvent alors s’y référer afin de trouver le bon fournisseur. Si votre organisation dispose de fournisseurs préapprouvés ou de politiques d'achat spécifiques, vos équipes d'approvisionnement pourront travailler en étroite collaboration avec ces fournisseurs pour acquérir les biens et services souhaités.

Lors de l'évaluation des fournisseurs, les équipes d’approvisionnement doivent tenir compte des facteurs suivants :

·         Gestion financière et gestion de la chaîne d'approvisionnement : Privilégiez les fournisseurs ayant fait leurs preuves en matière de stabilité financière et d'optimisation de la chaîne d'approvisionnement, afin de réduire les risques lorsque vous faites affaires avec eux.

·         Relations ou contrats existants : Choisissez parmi les fournisseurs sous contrat afin d’assurer la conformité et de tirer parti des ententes contractuelles existantes.

·         Capacité à répondre aux spécifications des demandes d'achat : Travaillez avec des fournisseurs en mesure de répondre le plus efficacement possible aux exigences des demandes d'achat.

·         Politiques réglementaires et de conformité : Assurez-vous que vos fournisseurs respectent les réglementations du secteur et disposent de politiques internes qui guident leurs décisions commerciales.

·         Mandats d'achats responsables : Respectez les objectifs internes et les mandats réglementaires en matière d'achats responsables, soit en identifiant et en privilégiant des entreprises locales certifiées et des vendeurs diversifiés, ou en achetant des produits certifiés durables.

Lorsque votre équipe d'approvisionnement aura trouvé le fournisseur le plus approprié, l'étape suivante consiste à émettre un bon de commande.

4. Créez des bons de commande

Un bon de commande est un document officiel, créé par les équipes d'approvisionnement et transmis aux fournisseurs. La commande contient les détails suivants :

·         Numéro du bon de commande

·         Liste des biens ou services

·         Prix

·         Quantités

·         Spécifications du contrat

·         Conditions de paiement

·         Conditions de livraison

·         Instructions spéciales

Le cheminement du bon de commande peut fournir des informations sur chaque étape du processus et révéler la durée de chacune de ces étapes, ainsi que la conformité aux conditions contractuelles. Vous pouvez utiliser ces informations pour identifier et corriger des inefficacités opérationnelles. De plus, le bon de commande servira de référence pour vérifier que la commande livrée répond aux attentes.

Grâce à un processus centralisé et standardisé, vous pouvez extraire de nombreuses données précieuses à partir d'un seul bon de commande.

5. Confirmez la livraison

Lorsque les biens arrivent à leur destination finale, la commande est vérifiée pour s’assurer de son exactitude. Ce faisant, veillez à comparer les biens livrés au bon de commande, afin de confirmer qu'elles correspondent.

La saisie des données est un élément clé de cette étape, car les données agrégées de plusieurs commandes révèlent les performances des fournisseurs. La ponctualité des livraisons et l'exactitude des commandes, par exemple, sont des éléments essentiels qui ont une incidence sur votre capacité à maintenir des résultats financiers sains et des flux de travail efficaces. Il est donc judicieux de surveiller ces données lors de chaque commande.

6. Faites correspondre la facture pour procéder au paiement

Lorsque la commande a passé vos contrôles de qualité, il est temps de comparer le bon de commande à la facture que votre fournisseur a transmise à votre équipe comptable ou financière. Cela se fait à l'aide du double rapprochement des factures (ceci diffère du triple rapprochement des factures, qui consiste à comparer le bon de commande, la facture et le bon de réception afin d'en vérifier l'exactitude.) Il s'agit de la dernière étape du traitement d’une facture avant que l'équipe comptable puisse valider le paiement.

Dans le passé, les équipes d'approvisionnement utilisaient des processus manuels pour le rapprochement des factures, mais cette tâche était fastidieuse, chronophage et source d'erreurs. Toutefois, la plupart des logiciels d'automatisation modernes permettent d'éliminer ces difficultés. À la réception de la facture, des solutions telles qu'Amazon Business peuvent la comparer instantanément au bon de commande et au bon de réception. Si tous les documents correspondent, la solution procède à l'approbation et au paiement de la facture. Cependant, en cas de divergence, elle signale la facture et vous invite à l'examiner de plus près.

Cette fonctionnalité de facturation est l'un des moyens par lesquels les logiciels P2P prennent en charge les processus de l’approvisionnement au paiement. Cela dit, il en existe beaucoup d'autres.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de l’approvisionnement et des paiements ?

Un logiciel P2P bien adapté peut rationaliser chaque étape du processus, réduire les tâches manuelles et permettre à vos équipes de se concentrer sur des activités plus stratégiques, telles que la gestion des catégories, l'approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs.

Selon le Digital World Class Matrix^MD du Hackett Group, les meilleurs logiciels P2P doivent offrir des avantages majeurs, notamment des économies supplémentaires de 35 à 45 millions de dollars, une automatisation sans intervention humaine à 73 % pour les demandes d'achat, ainsi qu’une visibilité accrue sur les dépenses de 40 à 60 %.

De plus, les solutions numériques peuvent appuyer votre équipe en facilitant les processus d'approbation et en utilisant l'automatisation pour aviser les parties prenantes lorsqu'elles doivent examiner une demande. Ainsi, plutôt que de rechercher manuellement chaque personne devant approuver une demande, vous pouvez utiliser la solution pour qu’elle obtienne les approbations nécessaires à votre place.

En matière de transparence opérationnelle et de rationalisation du rapprochement des factures, des solutions telles qu'Amazon Business proposent également la fonctionnalité Informations sur les commandes. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez définir les informations importantes que les acheteurs doivent fournir lors du paiement, notamment les codes de projet, les emplacements ou les codes de tâche. Toutes ces informations intégrées aux commandes permettent à votre équipe de faire des gains en temps et en ressources lors du traitement des factures.

En outre, les solutions P2P peuvent gérer la création des bons de commande, suivre leur cycle de vie et collecter des données en temps réel, et ce à chaque étape du processus, afin d’établir une base solide de mesures qui guident les prises de décision de votre entreprise. Par exemple, à l'approche de la date d’échéance d'un contrat, le logiciel d'approvisionnement peut vous inviter à entamer des discussions de renouvellement et vous fournir des données afin d’éclairer la stratégie de négociation de votre équipe. Cela peut mener à l'obtention d’un nouveau contrat, mieux aligné sur les objectifs stratégiques de votre organisation.

Indicateurs courants d'inefficacité au sein des processus P2P et comment les optimiser

Les inefficacités des processus d’achat-paiement peuvent se manifester différemment selon les organisations. Cependant, lorsque vous vous apprêtez à réviser ou à déployer un processus P2P complet, il est utile de garder à l'esprit ces signes courants d'inefficacité :

·         Modifications ou retards fréquents des bons de commande : Si vous êtes souvent confronté à des modifications ou à des retards de dernière minute, cela pourrait être le signe que vous devez procéder à une analyse de vos opérations afin de détecter les inefficacités.

·         Volume élevé de dépenses non conformes : Des dépenses non conformes fréquentes peuvent indiquer des problèmes de visibilité ou de conformité des processus.

·         Longs délais entre la demande et la livraison : Si les délais entre la demande d'achat et la livraison de la commande sont trop longs, il se peut qu’il existe des goulots d'étranglement au sein de vos processus.

·         Taux élevé de divergences ou d'exceptions liées aux factures : Si votre équipe d’approvisionnement rencontre régulièrement des contretemps dus à des divergences ou à des erreurs de facturation, elle doit rechercher les inefficacités au sein des processus.

·         Visibilité limitée sur les performances des fournisseurs : Une visibilité incomplète sur les performances des fournisseurs peut entraîner des inexactitudes dans les commandes, des factures incorrectes ou de mauvaises relations avec les fournisseurs.

La bonne nouvelle, c'est que ces problèmes opérationnels peuvent être facilement résolus lorsque vous disposez de la bonne solution.

Optez pour une solution d’achat-paiement qui renforce votre trésorerie

Dans tous les types d'organisations, les équipes d'approvisionnement utilisent des processus P2P pour acquérir des biens et services. Cependant, la rapidité et la précision de vos flux de travail déterminent si votre organisation obtient ou non les ressources dont elle a besoin, au moment où elle en a besoin. Pour que le tout puisse fonctionner de manière fluide, évoluer avec votre équipe et apporter une valeur ajoutée à votre organisation, l'automatisation est indispensable.

Des solutions telles qu'Amazon Business peuvent aider votre équipe à se décharger des tâches P2P les plus routinières (et les plus chronophages). Ainsi, au lieu de vous démener pour rester organisé et gérer votre réseau, vous pouvez plutôt gagner en visibilité sur votre flux d'approvisionnement et mieux contrôler la façon dont vous dépensez chaque dollar. Découvrez nos outils d'automatisation et comment ils peuvent vous aider à améliorer autant votre efficacité que votre précision :

·         Rapports Amazon Business Analytics : Tirez parti de formats faciles à utiliser pour télécharger des rapports qui aident vos équipes à rapprocher les dépenses rapidement et à vérifier les détails des paiements. De plus, cela assure l'exactitude des données grâce à la réduction des saisies manuelles.

·         Mes commandes : Accédez instantanément à l'historique de vos commandes, y compris les détails des produits et les statuts des livraisons. Cette vue centralisée permet une vérification croisée rapide des transactions et favorise une correspondance précise.

·         Triple rapprochement : Automatisez le processus de vérification en croisant les bons de commande, les factures et les bons de livraison afin d’assurer la cohérence de toutes les données, gagner du temps, réduire les litiges et améliorer la précision.

·         Gestion de vos factures : Obtenez un accès centralisé aux factures, aux crédits et au téléchargement des factures en lots.

·         Informations sur les commandes : Un accès aux informations détaillées de chaque transaction vous procure une vue d'ensemble qui renforce la transparence.

·         API de rapprochement : Personnalisez les données de transaction grâce aux détails distincts des commandes et intégrez-les aux systèmes de gestion des dépenses afin d’accélérer et d’améliorer la précision du rapprochement.

Contactez notre équipe des ventes dès aujourd'hui afin de découvrir comment Amazon Business peut prendre en charge vos processus P2P grâce à des outils qui rationalisent les achats et améliorent le contrôle des dépenses.