Guide d'approvisionnement P2P pour des achats d’entreprise intelligents

L’approvisionnement P2P, abréviation du terme anglais « procure-to-pay » (de l’approvisionnement au paiement), peut aider votre entreprise à rationaliser les processus d'achat afin d'améliorer le contrôle des coûts, l’efficacité opérationnelle, ainsi que la conformité. Lorsque vous associez ces processus à un logiciel consacré à l'approvisionnement et au paiement, les avantages ne font que s'accroître.

Des fonctionnalités telles que l'automatisation, ainsi qu’une visibilité en temps réel sur vos indicateurs clés de performance (KPI) les plus prioritaires, peuvent vous fournir les outils et les données dont vous avez besoin pour soutenir les prises de décisions stratégiques et améliorer la trésorerie.

Cependant, pour réellement bénéficier de ces atouts, vous devez d'abord avoir une bonne compréhension de ce qu’implique les processus P2P en termes d’avantages et de mise en œuvre, ainsi qu’en termes de l’évolution future des logiciels d’approvisionnement.

Que sont les processus P2P ?

L'approvisionnement P2P est un système structuré que les organisations exploitent afin de gérer l'acquisition de biens et services. Cela implique l’intégration de flux de travail relatifs aux achats au sein des systèmes consacrés à l'approvisionnement et aux comptes fournisseurs, le tout afin de rendre les processus d'approvisionnement aussi efficaces que possible.

Dans le cadre du processus d'approvisionnement global, le cycle P2P intervient après le cycle de sélection des fournisseurs. Il traite les aspects transactionnels de l'approvisionnement, c'est-à-dire « de l’approvisionnement au paiement ». Quant au cycle « du fournisseur au paiement » (« source-to-pay »), il englobe l’ensemble des activités d’achat, depuis la sélection de sources d’approvisionnement stratégiques jusqu'au paiement et au-delà.

Le processus P2P

Puisque le cycle P2P se concentre sur les activités d'approvisionnement, ses composantes sont toutes liées aux transactions. Les étapes clés du cycle de vie P2P sont les suivantes :

1.      Identification de vos besoins : Le cycle P2P débute lorsque vous identifiez un besoin pour un produit ou un service et que vous définissez les exigences d'achat.

2.      Création d’une demande d'achat : Ensuite, une demande d'achat formelle est créée, ce qui lance le processus d'approbation interne.

3.      Émission d’un bon de commande : Une fois approuvé, un bon de commande est généré, lequel affiche les détails concernant les conditions d'achat, la description exacte de l’article, les quantités, ainsi que les paramètres de livraison.

4.      Réception des biens ou services demandés : Lorsque les biens sont reçus ou les services fournis, un bon de réception est créé afin de confirmer que l'achat correspond aux attentes.

5.      Traitement de la facture du fournisseur : Vérification de l’exactitude de la facture du fournisseur par rapport aux bons de commande et de réception d’origine.

6.      Envoi du paiement : Pour finaliser le processus d'achat de la commande, la facture est réglée via le moyen de paiement convenu.

De plus, surveillez les performances des fournisseurs. Afin d’assurer l'efficacité du processus P2P dans son ensemble, continuez à établir des partenariats avec des fournisseurs qui fournissent systématiquement des biens et services de qualité.

Pourquoi le P2P est important pour les entreprises ?

Selon le Chartered Institute of Procurement & Supply, 69 % des responsables de l’approvisionnement interrogés ont déclaré dépenser plus de 50 millions de dollars en biens et services annuellement. À ce niveau de dépenses, même les plus petites inefficacités peuvent représenter une différence de plusieurs millions de dollars.

Grâce à la rationalisation des opérations et à l'amélioration de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, une solution d'approvisionnement P2P bien adaptée peut mener à d'importantes économies. Elle peut également faciliter l’obtention de rabais sur des biens et services, ainsi que des conditions contractuelles plus avantageuses résultant d’une meilleure gestion des relations avec les fournisseurs.

Quatre avantages des processus P2P pour les grandes entreprises

La mise en œuvre d'une solution logicielle P2P apporte de nombreux avantages pouvant avoir un impact positif sur les résultats financiers d'une entreprise. Voici quatre des principaux avantages :

1.     Visibilité sur les dépenses et réduction des coûts

Les logiciels P2P peuvent offrir une visibilité en temps réel sur les dépenses de votre organisation, vous permettant ainsi de suivre les habitudes d'achat et d'optimiser vos économies. Des outils tels que la fonctionnalité Visibilité des dépenses, offerte par Amazon Business (incluse avec Business Prime), utilisent des visualisations de données pour vous aider à prendre des décisions budgétaires éclairées et à trouver des occasions de réduction des coûts.

2.     Conformité et gestion des risques

L'utilisation d'une solution P2P peut renforcer la conformité interne et externe, soit en standardisant les processus d'approvisionnement, en créant des pistes d'audit claires et en appliquant les politiques organisationnelles. Les organisations peuvent également configurer les logiciels P2P avec des règles spécifiques, telles que la fixation des limites budgétaires, en plus d’orienter les équipes d’approvisionnement vers des fournisseurs approuvés.

3.     Consolidation des fournisseurs et gestion des contrats

Les logiciels P2P permettent de centraliser les activités d'approvisionnement, ce qui aide à renforcer vos relations auprès d’un ensemble plus consolidé de fournisseurs. Souvent, ces outils stockent les contrats établis avec les fournisseurs afin de conserver toute la documentation au même endroit.

4.     Automatisation des processus et efficacité

L'automatisation permet de simplifier les processus manuels chronophages, tels que le traitement des factures et la création de demandes d'achat, afin de réduire les frais généraux. Cela permet également d’accélérer les approbations et de faciliter les communications avec les fournisseurs.

Selon Statista, en 2024 seuls 56 % des plus de 3 400 décideurs mondiaux en matière d'approvisionnement ont déclaré avoir automatisé les processus manuels, ce qui laisse encore une marge importante pour la réalisation d’économies.

Défis courants des processus P2P (et comment les surmonter)

Adhérer au concept de la gestion P2P est une chose, mais c'en est une autre de tout mettre en pratique. Les équipes d'approvisionnement des entreprises font face à divers défis courants lors de la mise en œuvre d'un nouveau processus P2P.

Obtenir l'adhésion de l’organisation

Bien que les responsables de l’approvisionnement bénéficient d'une attention croissante de la part des dirigeants d’entreprise, certains cadres considèrent encore les initiatives en matière d'approvisionnement comme étant peu prioritaires. Cette perception peut rendre difficile l'adhésion nécessaire pour soutenir la transformation numérique.

Afin de relever ce défi, élaborez une analyse de rentabilité solide, en soulignant les impacts réels que le logiciel pourrait avoir sur les dépenses. Présentez ses capacités à l'aide de démonstrations et d'études de cas, répondez aux préoccupations liées à la mise en œuvre et à la formation, et alignez l'investissement requis sur des objectifs commerciaux clairs.

Assurer la conformité des fournisseurs

Le non-respect des exigences de la part des fournisseurs peut mettre les finances et la réputation de votre organisation à risque. Ain de mieux contrôler votre chaîne d'approvisionnement, il faut toujours :

·         Vérifier les informations concernant les fournisseurs, telles que leur stabilité financière.

·         Définir des critères clairs en matière de sélection des fournisseurs et faire preuve d'une diligence raisonnable et rigoureuse lors du processus d'approvisionnement.

·         Évaluer l'historique des performances et des bilans de conformité des fournisseurs.

·         Surveiller et auditer en permanence les fournisseurs afin d'atténuer les risques.

Combiner approvisionnement centralisé et décentralisé

Certaines organisations répartissent le pouvoir d'achat entre divers services, succursales ou équipes spécialisées plutôt que de s'appuyer sur un service d’approvisionnement centralisé. D'autres utilisent un modèle hybride, qui combine à la fois l’approvisionnement centralisé et décentralisé.

Les logiciels P2P soutiennent cette flexibilité en centralisant l'expérience d'approvisionnement et en standardisant les processus d'approbation, même si différents membres de l'équipe effectuent des achats.

Par exemple, vous pouvez utiliser une solution comme celle proposée par Amazon Business afin de répondre à l’ensemble des besoins d’approvisionnement, soit en permettant à toutes les équipes d’y accéder. Cette approche vous permet de définir des fournisseurs privilégiés et de standardiser les flux de travail, tout en donnant à chaque service l’autonomie nécessaire pour effectuer ses propres achats.

Comment mettre les processus P2P en œuvre : guide étape par étape

Lorsque vous aurez surmonté tous les défis, vous pourrez alors démarrer le processus de mise en œuvre. Voici cinq étapes pour vous guider dans cette démarche :

Étape 1 : Évaluez vos processus d'approvisionnement actuels

Afin de déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré, examinez vos processus d'approvisionnement actuels. Interrogez-vous, et interrogez votre équipe, sur les domaines susceptibles d’être automatisés, les risques actuels en matière de conformité, ainsi que les points faibles des processus et technologies déjà en place.

Une bonne compréhension de votre point de départ vous aidera à identifier où vous devez vous rendre, ce qui permet d’éclairer vos prises de décision quant au type de solution P2P à mettre en œuvre.

Étape 2 : Obtenez l'adhésion des parties prenantes

Tout changement organisationnel nécessite l'adhésion des personnes concernées, en particulier celles qui seront directement touchées. Trouvez quelques parties prenantes internes pour vous aider à promouvoir l'idée d'un logiciel P2P, en soulignant l'efficacité qu'il peut apporter aux flux de travail actuels. Définissez clairement les avantages et engagez un dialogue avec les parties prenantes qui utilisent les processus existants.

Étape 3 : Choisissez un outil d'approvisionnement P2P

Lorsqu’il est question de choisir le meilleur logiciel de gestion des achats et des paiements pour votre organisation, il est important de se concentrer non seulement sur les flux de processus existants, mais aussi sur les besoins futurs. Envisagez une solution capable d'évoluer au rythme de votre entreprise.

Étape 4 : Formez les équipes d'approvisionnement

Avant de mettre un nouveau logiciel en œuvre, veillez à former les employés afin qu'ils soient prêts à l'utiliser dès le premier jour. Assurez-vous que les membres de l'équipe disposent des ressources nécessaires pour réussir, y compris des informations sur la marche à suivre s'ils ont besoin d'assistance. Vous pouvez également envisager la mise en place d'un programme pilote avant de procéder au lancement à grande échelle.

Étape 5 : Évaluez les performances et déployez à l’échelle de votre organisation

Lorsque votre logiciel est opérationnel et fonctionne tel que vous le souhaitez, étendez le processus sur le reste de votre organisation jusqu'à ce que la transformation soit complétée. Continuez à surveiller les indicateurs clés de performance et à effectuer des ajustements afin d’optimiser les économies et les performances.

Fonctionnalités indispensables au sein des logiciels P2P

Puisqu’il existe de nombreuses solutions logicielles P2P sur le marché, choisir celle qui convient le mieux dépend des capacités dont vous avez besoin. Lorsque vous examinez les offres, prenez en compte les caractéristiques suivantes :

·         Contrôles sur les achats : Appliquez vos politiques de dépenses grâce à des outils numériques : limites budgétaires, flux d'approbation, achats orientés, marquage des fournisseurs privilégiés et davantage.

·         Analyse des données : Obtenez des informations exploitables qui aident à orienter les décisions stratégiques en matière d’approvisionnement et à mesurer votre progression vers les objectifs établis.

·         Intégrations de systèmes : Assurez-vous que le système P2P que vous choisissez s'intègre à votre solution d’approvisionnement existante ou à votre système de planification des ressources.

·         Automatisation : Choisissez un outil qui permet d’automatiser les tâches manuelles, telles que la facturation et le suivi des dépenses, afin d’améliorer la supervision financière.

·         Sélection : Optez pour une solution donnant accès à des biens et services qui sont pertinents pour votre entreprise et proviennent de divers fournisseurs.

L'avenir des processus P2P

Des technologies telles que l'intelligence artificielle (lA) et les chaînes de blocs (« blockchain »), ainsi que d'autres innovations, façonnent l'avenir des processus P2P. Voici quelques tendances à surveiller au fur et à mesure que vous progresserez.

Les rôles de l'IA et de l'automatisation

L’IA aide les équipes d'approvisionnement à évaluer les références des fournisseurs, à prévoir les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement et à prévenir la fraude en signalant les activités inhabituelles. Les entreprises utilisent également l’intelligence artificielle pour automatiser leurs prévisions d’approvisionnement, ce qui permet de prendre des décisions fondées sur les données concernant les demandes des consommateurs. De plus, les prévisions quant aux pénuries potentielles de matériaux permettent d’atténuer les risques.

Intégrations avec les solutions de planification des ressources et d’approvisionnement numérique

Les solutions logicielles P2P deviennent de plus en plus faciles à intégrer au sein des systèmes d'approvisionnement numérique ou de planification des ressources existants, ce qui signifie que les organisations peuvent adopter des processus P2P sans avoir à changer l’ensemble de leur infrastructure technologique.

Avec Amazon Business, les intégrations incluent Punch-In, Punchout, la recherche intégrée, un catalogue de sélections et plus encore.

Sécurité renforcée grâce aux chaînes de blocs

Les organisations utilisent les chaînes de blocs pour renforcer la sécurité des transactions, soit en fournissant un registre inviolable et transparent pour les activités d'approvisionnement. Une fois stockées, les utilisateurs ne peuvent plus modifier ces données, ce qui en fait un outil puissant pour les entreprises souhaitant une protection accrue.

Simplifiez vos achats grâce à un approvisionnement P2P intelligent

Les solutions P2P ont le pouvoir de complètement transformer l'efficacité des processus faisant partie de la chaîne d'approvisionnement de votre organisation. Cela peut vous aider à réaliser des économies, à réduire les risques, à demeurer conforme et à acheter plus intelligemment.

En tant que solution « de l’approvisionnement au paiement », Amazon Business rationnalise les achats, les paiements, ainsi que la visibilité sur les dépenses, tout en s'intégrant à vos flux de travail P2P existants. Cette solution convient particulièrement aux organisations souhaitant améliorer leurs performances en matière d’approvisionnement, sans avoir à réorganiser l'ensemble de leurs systèmes.

Modernisez vos processus d'approvisionnement grâce aux achats automatisés, aux rabais au volume et aux contrôles de gestion des dépenses. Créez votre compte Amazon Business gratuit dès aujourd’hui, ou contactez notre équipe des ventes afin de découvrir comment Amazon Business peut vous aider à optimiser la stratégie P2P de votre entreprise.