Approvisionnement : la simplification du traitement des commandes

Le traitement des commandes peut être une étape frustrante du processus d'approvisionnement, car il comporte des risques de goulots d'étranglement et d'inefficacité. Ces problèmes peuvent provenir de l'utilisation de processus manuels, du temps consacré à obtenir des autorisations (parfois plusieurs jours, voire plusieurs semaines), ou d'un manque de visibilité sur les niveaux d’inventaire et le statut des commandes.

Malgré ces difficultés, le traitement des commandes représente un élément essentiel des processus d'approvisionnement, mais aussi du succès global de nombreuses organisations. Au fur et à mesure que la technologie évolue, la mise en œuvre de systèmes d'automatisation et de suivi permet d'éliminer les problèmes courants et d'accélérer les processus.

Qu'est-ce que le traitement des commandes ?

Dans le domaine de l’approvisionnement, le traitement des commandes désigne la série d'étapes que vous et votre fournisseur devez suivre pour accepter, gérer et exécuter les commandes. Le processus débute lorsque votre fournisseur reçoit et confirme une commande de biens ou de services, et prend fin avec la livraison finale et le paiement.

Ce processus comprend également toutes les étapes internes et externes intermédiaires, telles que :

·         Mise à jour des niveaux de stock

·         Préparation, emballage et expédition des commandes dans un centre de traitement des commandes

·         Suivi du statut des commandes et des délais de livraison estimés

·         Traitement des factures et des paiements

·         Facilitation des retours si nécessaire

Défis courants dans le traitement des commandes

Bien que le traitement des commandes puisse sembler simple, il comporte de nombreux éléments qui peuvent entraîner des retards. En matière d'approvisionnement, les défis quotidiens courants sont les suivants :

Erreurs lors de la saisie manuelle des données

Lorsque les acheteurs saisissent manuellement les détails des commandes (quantités d'articles, prix, adresses de livraison, etc.) dans les systèmes de traitement des commandes, ils introduisent un risque d'erreur humaine. Une saisie incorrecte des données peut non seulement perturber l'ensemble de votre commande, mais aussi interférer avec la gestion des stocks en temps réel, les prévisions budgétaires et la prise de décisions financières.

Retards dans les approbations

De nombreuses organisations exigent que les commandes soient approuvées avant leur traitement, afin de vérifier qu'elles sont conformes aux politiques et aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Cela peut entraîner de longs retards internes avant que les commandes puissent être traitées.

Manque d'intégration entre les systèmes

Certaines organisations utilisent des logiciels spécialisés pour gérer différentes parties du processus de gestion des commandes. Par exemple, votre organisation peut disposer d'un logiciel de gestion des bons de commande, d'un système de gestion des entrepôts et d'un système de traitement des paiements, qui fonctionnent tous de manière indépendante. Le manque d'intégration entre les systèmes peut entraîner la création de silos de données et rendre le suivi des commandes plus difficile.

Visibilité limitée sur le statut des commandes

Si vous ne disposez pas d'un système automatisé de suivi des bons de commande, il est probable que vous devez surveiller les commandes manuellement, soit via les portails des fournisseurs ou en communiquant directement avec eux. Cette approche limite la visibilité en temps réel et il devient plus difficile de savoir si votre commande est toujours dans les délais.

Les avantages d'un traitement efficace des commandes

Un traitement efficace des commandes vous aide à éliminer les points faibles courants, tels que les retards et les erreurs manuelles, tout en offrant les avantages suivants :

Amélioration de la satisfaction de vos acheteurs

Un traitement fluide des commandes signifie des processus d'approbation efficaces, une communication rapide et des livraisons ponctuelles de la part des fournisseurs. Cela vous permet de recevoir les biens et services dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, sans retards inutiles.

Vous pouvez accélérer le processus d'approbation grâce à l'automatisation. Par exemple, Amazon Business propose un outil d'approbation qui achemine automatiquement les bons de commande vers les bons approbateurs. Ces derniers reçoivent des notifications leur demandant d’examiner chaque demande, ainsi que des rappels de suivi lorsqu'ils n'ont pas répondu dans les jours qui suivent. S'ils sont absents, ils peuvent désigner une autre personne pour approuver les bons de commande, cela afin d’assurer le bon déroulement du processus.

Amélioration de l'efficacité opérationnelle

L'approvisionnement est directement lié à l'efficacité opérationnelle. Les logiciels de traitement des commandes permettant de numériser les processus manuels constituent l'un des moyens les plus efficaces d’améliorer les processus.

Outre la rationalisation des approbations, ces solutions peuvent gérer des tâches telles que :

·         Création des bons de commande

·         Traitement des factures

·         Suivi des données portant sur les performance des fournisseurs

·         Analyses des habitudes de dépenses

·         Optimisation des niveaux de stock pour éviter les ruptures

Avantage concurrentiel grâce à un traitement plus rapide des commandes

La rationalisation du traitement des commandes peut également réduire les délais de livraison ; lorsque vous souhaitez revendre les articles de vos commandes, cela peut constituer un facteur de différenciation majeur. Les solutions d'approvisionnement numérique centralisées rationalisent les flux de travail en regroupant les outils dont vous avez besoin au même endroit.

Afin de faciliter le partage de données, vous pouvez également utiliser des solutions qui s'intègreront à votre système d'approvisionnement. Par exemple, Amazon Business n'est pas une solution d'approvisionnement numérique autonome : elle peut s'intégrer à plus de 300 systèmes afin de vous aider à simplifier et à personnaliser vos processus d'approvisionnement.

Gestion optimisée de la chaîne d'approvisionnement

Le traitement efficace des commandes permet d'optimiser votre chaîne d'approvisionnement, de réduire vos coûts opérationnels et d'améliorer la flexibilité de votre organisation. Une meilleure visibilité sur l'ensemble du processus peut vous aider à identifier les blocages ou les domaines à améliorer.

Six étapes pour un traitement efficace des commandes

Améliorer le traitement de vos commandes peut sembler plus facile à dire qu'à faire, mais ce n'est pas nécessairement le cas, surtout si vous disposez des outils et des technologies appropriés. Voici six étapes pratiques que vous pouvez suivre afin de rationaliser vos processus de traitement des commandes.

1. Saisie et validation des commandes

Des erreurs peuvent se produire au sein des systèmes manuels. Comme il s'agit de la première étape du processus, il est essentiel de vous assurer que vous saisissez correctement vos données.

Si vous êtes fabricant ou revendeur, vous pouvez utiliser l'automatisation pour les tâches répétitives telles que la saisie de données, la création d'étiquettes d'expédition et le suivi des stocks afin d’assurer l'exactitude des informations. Selon un rapport publié en 2025 par Keelvar, les équipes d'approvisionnement qui ont adopté l'automatisation déclarent consacrer 60 % moins de temps aux tâches répétitives et constater une diminution de 56 % des risques d'erreurs.

Au-delà de l'automatisation, une autre étape essentielle consiste à mettre en œuvre une solution qui consolide vos données au sein d’un système centralisé de gestion des commandes, afin que toutes les équipes aient accès aux mêmes informations.

Pour la validation des commandes, vous pouvez améliorer la précision davantage en comparant les détails des commandes aux données de référence ; par exemple, celles portant sur les informations des clients et la disponibilité des produits. Des outils tels que la fonctionnalité Renseignements sur la commande, offerte par Amazon Business, permettent de simplifier le rapprochement financier en collectant les informations essentielles concernant les commandes.

Amazon Business utilise également une solution automatisée de triple rapprochement, qui vérifie les informations relatives aux commandes en comparant les données provenant des bons de commande, des factures et des bordereaux d'emballage ou de réception.

2. Traitement des paiements

Les erreurs manuelles et les retards peuvent également poser problème dans le traitement des paiements. Afin d’accélérer cette étape, vous pouvez automatiser certaines tâches telles que l'envoi des confirmations de paiement, la vérification de l'authenticité des paiements et la génération des factures. En outre, vous pouvez automatiser les rapprochements bancaires et les paiements d'abonnement.

Afin d’améliorer l'expérience client, il est recommandé de proposer plusieurs modes de paiement, tels que des paiements par carte de débit ou de crédit, ou via des portefeuilles numériques. Vous pouvez également essayer d'autres méthodes, telles que la fonctionnalité Paiement par facture d'Amazon Business, qui accorde un délai de 30 jours pour régler les achats. Les membres Amazon Business Prime peuvent bénéficier d'un délai de paiement encore plus long.

3. Gestion des stocks

Des niveaux d’inventaire imprécis peuvent entraîner des problèmes tels que des surstockages, des prévisions de demande inexactes et des commandes inutiles qui immobilisent des capitaux. Les outils de suivi des stocks aident les équipes d'approvisionnement à surveiller les niveaux d’inventaire en temps réel, assurant ainsi la disponibilité des produits nécessaires pour soutenir les opérations internes et respecter les délais des projets.

Une bonne gestion des stocks peut également vous aider à mettre en œuvre des pratiques stratégiques en matière de commandes et de stockage, permettant ainsi d’optimiser les dépenses et d’éviter les ruptures de stock.

4. Préparation et emballage

Si vous revendez les articles que vous achetez, ou si vous les transformez en nouveaux produits, vous devez avoir une bonne visibilité sur vos stocks et vos entrepôts. Sans cela, vous ne serez pas en mesure de mettre des stratégies d'organisation et d'emballage en œuvre afin d’améliorer l'ergonomie de vos entrepôts. L'automatisation assure une organisation plus efficace, en plus de faciliter l'ajustement des stratégies en fonction des variations saisonnières de la demande.

L'automatisation peut également faciliter les processus d'emballage en veillant à la disponibilité des matériaux nécessaires et en utilisant des numériseurs pour balayer les codes-barres afin d’assurer un suivi précis des stocks.

5. Expédition et livraison

En matière d'expédition et de logistique, choisir des partenaires fournisseurs fiables est un élément clé. Lorsque vous avez choisi un fournisseur, il est essentiel de suivre ses performances à l'aide d'indicateurs clés, tels que les taux de livraison dans les délais, l'exactitude de l'exécution des commandes, la conformité, etc. De nombreuses solutions d'approvisionnement capturent et comparent automatiquement ces données afin de vous aider à évaluer si vous faites toujours appel aux meilleurs partenaires.

6. Suivi des commandes

Il peut être fastidieux et inefficace d’avoir à se connecter régulièrement au portail d'un fournisseur ou de lui envoyer des messages pour obtenir des informations sur le statut des commandes. Toutefois, les solutions de traitement automatisé des commandes peuvent s'intégrer aux transporteurs et ainsi vous aider à suivre les colis directement, sans avoir à passer par votre fournisseur.

Stratégies pour améliorer le traitement des commandes

Le traitement des commandes est un travail en constante évolution, ce qui signifie qu'il existera toujours de nouvelles façons d'améliorer vos opérations et de réaliser des économies. Voici quelques mesures importantes que vous pouvez adopter afin d’obtenir des résultats significatifs.

Mettez des outils d'automatisation en œuvre  

Automatisez autant que possible vos processus de traitement des commandes, soit de la création et l'approbation des bons de commande jusqu’à la vérification finale et au paiement. Plus vous automatisez, plus les risques d'erreurs humaines sont faibles. La réduction des interventions humaines permet également à votre personnel de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que négocier avec les fournisseurs ou assurer la gestion des relations.

Si vous avez des commandes récurrentes, vous pouvez également configurer des commandes qui se déclenchent automatiquement.

Intégrez des systèmes

Même si vous mettez en place un logiciel d'approvisionnement numérique centralisé, il est probable que certaines fonctionnalités que vous souhaitez utiliser ne soient pas disponibles. C'est ici que les solutions intégrées s'avèrent utiles.

Par exemple, si votre logiciel ne vous permet pas de définir des contrôles sur les dépenses de l'entreprise, tels qu’imposer des limites sur les catégories ou les fournisseurs auprès desquels les employés peuvent acheter, vous pourriez alors intégrer Amazon Business afin de profiter de sa fonctionnalité Guided Buying. Cette intégration comblerait ainsi les lacunes.

Amazon Business vous permet également de créer des bons de commande généraux, afin que vous puissiez définir des budgets spécifiques pour différents groupes d'achat au sein de votre organisation.

Améliorez la visibilité

La visibilité est essentielle. Vous avez besoin d'informations fiables et constantes sur vos dépenses, l'état de vos commandes, vos niveaux d’inventaire, etc. Heureusement, parmi les outils qui vous aident à automatiser vos processus d’entreprise, un bon nombre sont également dotés d'outils d'analyse intégrés.

Amazon Business, par exemple, propose Visibilité des dépenses (une fonctionnalité Business Prime), qui vous permet de visualiser les tendances concernant l’approvisionnement, les données des fournisseurs, ainsi que les domaines où des économies peuvent être réalisées à l'aide de l'intelligence artificielle (IA). Ces données peuvent vous aider à prendre des décisions d'achat plus éclairées, entraînant ainsi une meilleure utilisation de votre budget.

Rationalisez les processus d'approbation

Il est inefficace de laisser les bons de commande s'accumuler dans les boîtes de réception en attendant d'être approuvés. Les processus d'approbation automatisés éliminent le besoin pour un suivi manuel et permettent aux approbateurs de fournir leurs commentaires ou leurs modifications plus facilement, sans avoir à se téléphoner à répétition.

Le traitement plus intelligent des commandes débute ici

Le traitement des commandes peut s’avérer frustrant, mais les problèmes courants peuvent être résolus et de petits changements peuvent apporter de grands bénéfices. En plaçant la technologie au cœur de votre stratégie, vous pouvez gagner du temps, allonger votre budget et appliquer vos ressources humaines à d'autres tâches.

Pour un traitement plus fluide des commandes, considérez Amazon Business comme votre partenaire en coulisses. Notre solution d'approvisionnement intelligente, développée pour les entreprises, donne plus de moyens aux administrateurs en simplifiant les processus d'achat afin que vous puissiez travailler de manière plus efficace et efficiente.