Entreprises : Cinq solutions pour améliorer la gestion des commandes

Au sein des grandes entreprises, organiser et faire progresser les demandes d'achat n'est pas seulement la responsabilité du service de l’approvisionnement : il s’agit également d’une tâche partagée entre les administrateurs de tous les services. Pourtant, ces administrateurs se retrouvent souvent à travailler avec des outils dispersés, des flux d'approbation incohérents et des processus imprécis qui ralentissent la progression.

La bonne nouvelle ? Rationaliser la gestion des commandes ne signifie pas nécessairement d’avoir à remplacer votre système de planification des ressources, ni de revoir votre stratégie d'approvisionnement. Pour de nombreux administrateurs d'entreprise, des changements modestes mais stratégiques, tels que la mise en place de commandes récurrentes, la standardisation des approbations et l'utilisation d'outils de visibilité sur les dépenses, peuvent donner des résultats impressionnants. Ces solutions évolutives et intuitives peuvent souvent être intégrées aux outils que vos équipes utilisent déjà, apportant ainsi clarté, contrôle et cohérence aux activités quotidiennes.

Les stratégies suivantes, applicables au niveau des flux de travail, vous aideront à gérer les demandes internes avec moins de friction et plus de confiance, le tout sans avoir à passer par une refonte majeure de vos systèmes.

Pourquoi les flux de commande échouent au sein des entreprises

Même les administrateurs les plus compétents peuvent rencontrer des obstacles lorsque les processus de commande dépendent d'outils, de fournisseurs, de règles et d'habitudes qui n'ont pas évolué avec les besoins de l'organisation. Le fait de reconnaître ces points faibles est la première étape vers la conception de flux de travail efficaces.

Voici quelques obstacles courants auxquels les administrateurs sont souvent confrontés :

·         Systèmes non connectés et outils obsolètes : De nombreux administrateurs gèrent encore les commandes à l'aide de feuilles de calcul, de chaînes de courriels ou de logiciels hérités qui ne s'intègrent pas aux autres systèmes de l'entreprise. Ces lacunes rendent plus difficile le suivi des progrès, le partage des mises à jour ainsi que l'analyse des dépenses ; de tels obstacles peuvent ralentir l'ensemble du processus de commande et d’approvisionnement.

·         Manque de standardisation entre les services : Sans cohérence pour encadrer les règles d'approbation, les formats de demande d'achat et les listes de fournisseurs, chaque service finit par gérer son propre processus. Ce manque de standardisation peut entraîner des erreurs, des commandes en double et des occasions manquées de réaliser des économies.

·         Goulots d'étranglement liés à l'approbation et à l'exécution manuelle des commandes : Lorsque chaque étape nécessite la signature ou l'intervention manuelle d'une personne, les commandes peuvent ainsi être bloquées, surtout lors des périodes de pointe ou lorsque les approbateurs ne sont pas disponibles. Ces retards frustrent les demandeurs et rendent plus difficile la satisfaction des besoins de l'entreprise dans les délais impartis.

En remédiant à ces problèmes, les administrateurs peuvent remplacer les processus lents et incohérents par des systèmes connectés et des normes claires. Cela permet de jeter les bases pour des approbations plus rapides et des commandes plus efficaces.

Cinq meilleures pratiques en matière de gestion des commandes

Des outils rationalisés offrent aux administrateurs l'efficacité dont ils ont besoin en matière d'approvisionnement, soit en leur procurant clarté et balises pour maintenir les demandes d’achat sur la bonne voie. En maîtrisant vos processus, vous pouvez éviter que vos commandes, qu'elles soient simples ou complexes, ne se transforment en goulots d'étranglement. En apportant des améliorations ciblées au niveau des flux de travail, les administrateurs d'entreprise peuvent gagner du temps, réduire les erreurs, ainsi que mieux utiliser les ressources dont ils disposent déjà. Voici cinq points de départ :

1. Centralisez les demandes à l'aide d'outils de commande standardisés

Lorsque chaque équipe demande des articles de manière différente, que ce soit en raison de fournisseurs, de formats ou d’étapes disparates, les approbations peuvent ralentir et les erreurs peuvent se multiplier. Toutefois, la standardisation des processus permet d’éliminer ce chaos. En utilisant des listes de commande préconfigurées ou des catalogues sélectionnés, vous pouvez offrir à vos employés un point de départ clair pour commander des articles courants, tels que des fournitures de bureau et de l’équipement informatique.

Des outils tels que Business Lists facilitent la création et le partage de listes d'articles fréquemment achetés par les différents services, tandis que Guided Buying (une fonctionnalité Business Prime) vous aide à orienter les acheteurs vers les produits et les fournisseurs privilégiés. De plus, en ajoutant des contrôles sur les achats au sein du processus, vous pouvez réduire les ambiguïtés, accélérer les approbations et aligner les commandes sur les politiques de votre organisation.

2. Automatisez les achats récurrents et prévisibles

Certaines commandes sont renouvelées avec une régularité digne d’une horloge, tels que les fournitures pour la salle de pause, les produits d'entretien ou les pièces servant à la maintenance préventive. Abonnez-vous afin d’économiser sur les livraisons récurrentes ou mettez en place des services de réapprovisionnement pour les besoins prévisibles ; cela vous permettra d'éviter les ruptures de stock, ainsi que l’urgence associée aux commandes de dernière minute. Ces stratégies permettent également aux administrateurs de libérer du temps qui peut alors être consacré à des tâches plus stratégiques.

Au-delà des livraisons récurrentes, les organisations avant-gardistes explorent également l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) dans le domaine de l’approvisionnement afin d'anticiper la demande, de signaler les commandes inhabituelles et d'affiner les modèles d’approvisionnement au fil du temps. Ce type de capacité prédictive va plus loin que la simple commodité de l’automatisation, car cela aide votre organisation à garder le contrôle sur les commandes et les livraisons.

3. Utilisez des flux de travail d'approbation pour réduire les ralentissements et appliquer les politiques

Pour les administrateurs, le suivi manuel des approbations entre les différents services est un processus qui ralentit tout. Cependant, l'automatisation peut résoudre ce problème en acheminant les demandes vers les bonnes personnes en fonction de critères prédéfinis, ce qui élimine le besoin d'un suivi constant. En fait, selon McKinsey, 60 % des employés pourraient récupérer près d'un tiers de leur temps simplement en tirant parti de l'automatisation des flux de travail.

Au lieu de rechercher des signatures et de clarifier des détails par courriel, vous pouvez utiliser l'automatisation pour faire avancer les approbations, cela dans le cadre d'un processus d'achat rationalisé. Les flux d'approbation automatisés assurent également la conformité des commandes, sans créer d'obstacles.

Grâce à des outils de conformité robustes, vous pouvez définir des flux d'achat, attribuer des autorisations par groupe, configurer des limites de dépenses, ainsi que partager les préférences d'achat de votre organisation afin que les membres de vos équipes disposent d'une certaine autonomie dans le cadre de règles bien définies. Cet équilibre accélère les processus tout en conservant le contrôle.

4. Permettez aux administrateurs et aux parties prenantes d’accéder aux données des commandes

Les données en temps réel vous aident à optimiser vos opérations et peuvent même augmenter votre rendement du capital investi jusqu'à 21 %. Lorsque vous disposez d'informations en direct sur ce que votre équipe commande, à quelle fréquence, et qui passe les commandes, vous pouvez repérer les tendances et résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent critiques.

Grâce à des outils tels qu'Amazon Business Analytics, les administrateurs peuvent consulter des tableaux de bord portant sur les dépenses, et ce par service, par article ou par fournisseur, sans avoir à faire appel au service informatique pour obtenir des rapports personnalisés. Cela se traduit par des prévisions plus rapides, une budgétisation plus précise, ainsi qu’un suivi plus facile des indicateurs de conformité.

5. Améliorez la visibilité et alignez-vous sur les objectifs globaux

La véritable valeur des améliorations apportées à la gestion des commandes d’approvisionnement réside dans leur lien avec les priorités de l'organisation. Par exemple, la visibilité sur les dépenses en fonction du site, de la fréquence des commandes ou des conformités spécifiques aux fournisseurs permet de faciliter les audits, de rendre la planification budgétaire plus précise et de réduire la fréquence des achats non approuvés.

Des outils intelligents appliqués aux achats de l’entreprise, tels que Business Order Information, peuvent vous offrir les analyses de dépenses dont vous avez besoin, soit en mettant en lumière des informations faciles à exploiter. En ayant la possibilité de collecter des informations essentielles sur les commandes, les administrateurs peuvent ainsi simplifier le rapprochement et la répartition des coûts afin de renforcer la surveillance financière.

Comment choisir un logiciel de gestion des commandes d'entreprise

Un bon logiciel de gestion des commandes doit avoir la capacité de s'intégrer à vos processus existants tout en les rendant plus rapides, plus clairs et plus faciles à gérer à grande échelle. Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher :

·         Intégration aux systèmes de planification des ressources et d'approvisionnement, afin d’assurer un flux de commandes fluide entre les plateformes.

·         Flux d'approbation personnalisés, avec des seuils de dépenses et des autorisations configurables par équipe et par site.

·         Catalogues sélectionnés et contrôles des achats afin d’orienter les acheteurs vers les produits et les fournisseurs privilégiés (disponible avec la fonctionnalité Guided Buying).

·         Options de livraison récurrente afin d’automatiser les achats prévisibles via la prise en charge des commandes courantes.

·         Suivi des dépenses en temps réel pour une meilleure prévision et une meilleure budgétisation.

·         Détails et suivis au niveau des commandes pour les audits, la conformité des fournisseurs et les rapports spécifiques à chaque site.

La gestion des commandes ne doit pas nécessairement être manuelle

Pour améliorer leurs flux de travail ou la saisie des commandes, les équipes œuvrant au sein des entreprises n'ont pas à repartir de zéro ou à remanier leurs systèmes de planification des ressources. De petits changements ciblés peuvent apporter structure et rapidité aux processus d’approvisionnement, sans créer de charges de travail supplémentaires pour le service informatique.

Les outils qui gèrent les flux de travail liés aux achats, tels que les listes de commande standardisées, les livraisons récurrentes, les approbations automatisées et les analyses en temps réel, aident les administrateurs à agir avec moins de friction et plus de confiance. Lorsque ces fonctionnalités sont combinées et travaillent ensemble, l’approvisionnement passe d'une fonction réactive à un moteur de croissance potentielle pour les entreprises.

C'est là que les achats intelligents peuvent vous aider. Amazon Business offre un vaste choix, une exécution plus rapide, ainsi qu’une expérience d'achat plus fluide pour les équipes internes, ce qui contribue à renforcer les performances de vos différents sites au fil du temps et à améliorer l'expérience client. De plus, nos solutions peuvent évoluer avec toutes les équipes, s'adapter à des structures organisationnelles complexes et s'intégrer aux systèmes que vous utilisez déjà. Ainsi, elles offrent aux administrateurs davantage de moyens pour contrôler les dépenses, améliorer la conformité aux politiques et planifier à l'avance, le tout sans ajouter de couches de complexité.

Êtes-vous prêt à éliminer les problématiques se trouvant au sein des processus de commande et d’approvisionnement de votre équipe ? Contactez notre équipe des ventes dès aujourd'hui afin de découvrir comment notre solution simplifie les achats récurrents, gère les approbations et vous offre une meilleure visibilité, sans nécessiter la refonte complète de vos systèmes.