Gestion des commandes et grandes entreprises : Six pratiques à suivre

Les organisations considèrent parfois la gestion des commandes comme une tâche administrative fastidieuse, mais au sein des grandes entreprises, cette fonction peut faire la différence entre le succès ou l’échec de leur approvisionnement, et même entraîner des répercussions sur l'expérience client. Lorsqu'elle est gérée de manière stratégique, la gestion des commandes devient un levier puissant pour accroître la rentabilité, éliminer les inefficacités et répondre aux besoins de l'entreprise.

Trop souvent, les équipes chargées de l’approvisionnement sont confrontées à une visibilité limitée, à des flux de travail non connectés, ainsi qu’à des violations des politiques qui passent inaperçues. Toutefois, il existe des solutions pratiques que vous pouvez exploiter afin de lutter contre ces réalités affectant les opérations d’approvisionnement des entreprises. De plus, ces solutions vous permettent également de rationaliser vos processus commerciaux, de renforcer vos balises et de croître en toute confiance. Pour en savoir davantage, nous vous invitons à poursuivre votre lecture.

Qu'est-ce que la gestion des commandes d'entreprise ?

Au sein des grandes organisations, la gestion des commandes d'entreprise permet de coordonner l'ensemble du cycle de vie des processus internes d’approvisionnement, depuis la demande d'un employé jusqu'à l’approbation, l'exécution, le paiement, la conformité et l’analyse post-achat. Contrairement aux logiciels de gestion des commandes au détail qui sont destinés aux entreprises de commerce électronique, les solutions conçues pour les achats des entreprises doivent tenir compte de chaînes d'approbation complexes, de l'intégration des processus d'approvisionnement et de l'application des politiques.

Pourquoi cette distinction est importante ? Alors que les systèmes traditionnels se concentrent sur les commandes des clients et leur exécution à partir d’entrepôts, les équipes d'approvisionnement des entreprises doivent tout gérer : depuis les processus manuels de gestion des stocks jusqu’à la satisfaction des attentes de la clientèle, cela dans le cadre de stratégies d'achat multicanales ou omnicanales.

Une gestion efficace des commandes permet de gagner du temps en automatisant les processus d'approvisionnement courants, en réduisant la saisie manuelle de données, en s’assurant que chaque commande respecte les politiques en vigueur, et en mettant en évidence les données relatives aux dépenses qui permettent de faciliter la planification. Une gestion efficace soutient également les grandes entreprises dans les activités suivantes :

·         Coordonner les demandes et les approbations entre les services afin d'éliminer les dépenses non autorisées.

·         Optimiser les flux d’approvisionnement internes entre les équipes.

·         Réduire les tâches manuelles et les goulots d'étranglement grâce à l'automatisation et aux flux de travail numériques, libérant ainsi le personnel chargé des achats pour qu’il puisse se concentrer sur l'approvisionnement stratégique.

·         Assurer le respect du budget et des politiques grâce à des contrôles d'achat intégrés, qui détectent rapidement les dépenses non autorisées.

·         Soutenir la croissance évolutive et les objectifs budgétaires en offrant une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses, et ce pour toutes les catégories et équipes.

Un programme de gestion des commandes cohérent est une condition préalable à toute chaîne d'approvisionnement pérenne. Pour être en mesure d’instaurer une telle chaîne, vous devez d’abord identifier les obstacles qui se dressent devant vous.

Quatre défis liés à la gestion des commandes au sein des entreprises

En matière d'approvisionnement, les entreprises sont confrontées à de nombreux défis. Par exemple, le rapport 2023 KPMG Global Procurement Survey (résumé par NetSuite) révélait que 84 % des personnes interrogées citaient les pressions inflationnistes et les hausses de prix des matières premières comme principaux défis externes, tandis que plus de la moitié d’entre elles (54 %) indiquaient que le manque de données et d'informations comptait parmi leurs principaux défis internes.

Pour de nombreuses organisations, les difficultés liées à la gestion des commandes proviennent des facteurs suivants :

1.      Achats en silos : Lorsque les équipes fonctionnent de manière indépendante, sans systèmes ni politiques communs, cela conduit à des processus incohérents et à des « achats fantômes ».

2.      Manque de visibilité : Les équipes chargées de l’approvisionnement et des finances ne peuvent pas voir ce que les employés ont commandé, approuvé ou reçu, ce qui complique les prévisions des flux de trésorerie ainsi que la négociation de meilleures conditions contractuelles.

3.      Processus manuels et non connectés : La saisie manuelle des données et les approbations hors ligne ralentissent les opérations d’approvisionnement, génèrent des erreurs et ne laissent que peu ou pas de pistes d'audit.

4.      Achats non conformes aux politiques : En l'absence de structures d'approbation claires et de contrôles automatisés des achats, les employés peuvent passer des commandes auprès de fournisseurs non privilégiés ou dépasser les budgets, nuisant ainsi aux ententes contractuelles et au pouvoir de négociation.

La volatilité économique aggrave ces difficultés, car les hausses de coûts, les risques géopolitiques et l'évolution des politiques commerciales obligent souvent les entreprises à examiner de près leurs dépenses. En effet, l'enquête 2025 Digital Trends in Operations menée par PwC révélait qu'environ 90 % des responsables de l’exploitation et de la chaîne d'approvisionnement s'attendent à une forte augmentation des coûts des fournisseurs et des matériaux cette année, alors que 82 % d'entre eux rencontrent encore des difficultés pour trouver le bon équilibre entre les problèmes à court terme et les changements à plus long terme.

Fonctionnalités d'une solution de gestion des commandes d’entreprise

Vous souhaitez relever le défi de l’instauration ou de l'amélioration de la solution de gestion des commandes de votre organisation ? Gardez à l'esprit ces critères clés :

Intégrations avec les systèmes d'approvisionnement et financiers

La gestion des commandes n'est pas une activité isolée. Une solution adaptée aux entreprises doit pouvoir s'intégrer aux systèmes d'approvisionnement et financiers existants, tels que Coupa, SAP Ariba, Oracle, Workday et d'autres plateformes de planification des ressources basées dans le nuage.

Une intégration transparente veille à transmettre les demandes d'achat aux flux d'approbation puis à les acheminer au service des comptes fournisseurs, à éliminer la saisie de données en double, et à aider les équipes à appliquer les politiques de l’entreprise dans l’ensemble des systèmes.

Rôles, autorisations et contrôles personnalisables

Les grandes organisations sont complexes. Par exemple, un acheteur régional peut initier une demande d'achat, qui est ensuite transmise au responsable du service pour approbation, à l'équipe financière pour audit, puis au comité exécutif pour la création d’un rapport transparent.

Pour de telles raisons, les solutions de gestion des commandes d'entreprise doivent offrir des contrôles d'accès flexibles qui s'adaptent à cette structure complexe. Les autorisations à plusieurs niveaux permettent aux administrateurs de définir qui peut initier des commandes, qui doit les approuver en fonction de différents seuils de dépenses, et qui peut consulter les rapports. De plus, les tableaux de bord basés sur les rôles veillent à ce que les employés ne voient que les informations qui leur sont pertinentes.

Pour les entreprises internationales qui effectuent des achats pour plusieurs sites, les flux d'approbation configurables offrent des contrôles cohérents, tout en tenant compte des exigences réglementaires régionales et des budgets locaux.

Rapports et analyses des dépenses en temps réel

Grâce à une visibilité en temps réel sur les activités d'achat, les équipes chargées de l’approvisionnement peuvent prendre des décisions plus rapides et plus stratégiques.

Grâce à des outils tels que Spend Insights d'Amazon Business, les entreprises peuvent analyser en détail les habitudes de dépenses par groupe, par catégorie ou par acheteur. En associant cet outil à Business Order Information, une fonctionnalité payante de Business Prime qui centralise les données des commandes, vos administrateurs peuvent suivre les activités de toutes les équipes et de tous les sites, signaler les anomalies, ainsi que se tenir prêts pour les audits, le tout sans avoir à dépendre de rapports manuels.

Six meilleures pratiques en matière de gestion des commandes d'entreprise

Un logiciel de gestion des commandes vous sera très utile, mais il doit également avoir la capacité de fonctionner de manière transparente avec les processus existants de votre organisation, ainsi qu’être en mesure de répondre aux attentes de vos employés. Voici par où commencer :

1. Définissez clairement les rôles et les politiques en matière d'approvisionnement

Une stratégie d'approvisionnement est au cœur d'une gestion efficace des commandes. Vos politiques documentées doivent décrire qui peut effectuer quels types d'achats, dans quelles conditions, et auprès de quels fournisseurs. Sans cette clarté, les approbations seront bloquées et les dépenses non autorisées se multiplieront.

Les dirigeants peuvent définir des seuils d'approbation et des procédures d'escalade clairs en désignant des rôles spécifiques, tels que les demandeurs, les approbateurs, les auditeurs et les responsables de catégorie.

De nombreuses organisations utilisent la fonctionnalité de gestion d'équipe d'Amazon Business pour configurer des politiques d'achat et des flux d'approbation personnalisés. Ainsi, les différents services suivront automatiquement ces directives.

2. Automatisez les commandes et les approbations courantes

Les achats courants, tels que les fournitures de bureau, le matériel d'entretien et les articles de faible valeur, n’ont pas besoin d’être négociés chaque fois que vous en achetez. En automatisant les commandes et les approbations courantes, vous pouvez gagner du temps et réduire les risques d'erreurs.

Les fonctionnalités d'automatisation comprennent souvent les éléments suivants :

·         Des livraisons récurrentes pour les consommables

·         Des règles d'approbation prédéfinies pour les achats inférieurs à une certaine valeur

·         Des fonctionnalités qui orientent les employés vers les fournisseurs privilégiés

Avec Amazon Business Prime, des outils tels que la livraison récurrente et Guided Buying permettent aux administrateurs de mettre en œuvre de telles automatisations.

3. Exploitez les données pour assurer le suivi des commandes, de la conformité des équipes et des tendances

Les données constituent un atout essentiel pour les responsables de l’approvisionnement. Elles fournissent les indicateurs de performance clés suivants, qui vous permettent de contrôler la conformité et l'efficacité des achats :

·         Pourcentage de commandes passées auprès de fournisseurs privilégiés

·         Délai moyen entre la demande et l'approbation, par service de l’entreprise

·         Part des commandes nécessitant une approbation exceptionnelle par rapport à celles que vous approuvez automatiquement

·         Concentration des dépenses parmi les 10 principaux fournisseurs

Vous pouvez également consulter ces indicateurs de référence de base, qui sont spécifiques aux commandes, pour vérifier que vos opérations se déroulent de manière fluide et que vos équipes respectent les budgets établis :

·         Statut des commandes

·         Disponibilité des produits

·         Frais d'expédition

·         Niveaux d’inventaire et commandes en attente

Au fil du temps, le suivi de ces indicateurs permet de mettre les tendances en évidence et d'identifier les services ayant besoin d'une formation supplémentaire ou d'une renégociation de contrat. Vous pouvez accomplir cela grâce à Amazon Business Analytics, qui affiche ces indicateurs et permet aux décideurs d'effectuer des analyses approfondies par équipe, par région ou par catégorie.

4. Formez les parties prenantes aux outils et aux politiques

La gestion des commandes ne peut être efficace que si elle est bien adoptée. Pour assurer une bonne adoption parmi vos équipes, proposez une formation continue et personnalisée pour chaque rôle.

Par exemple, les demandeurs doivent savoir comment correctement trouver les fournisseurs approuvés et soumettre leurs demandes d'achat. Les approbateurs doivent comprendre quand approuver les demandes d’achat et quand les remettre en question. Quant aux équipes financières, elles doivent être en mesure d’interpréter les rapports correctement et efficacement.

Pour ces raisons, les formations ne peuvent pas être uniformes. Créez plutôt de courts tutoriels vidéo, élaborez des guides basés sur les rôles et organisez régulièrement des séances de questions-réponses pour renforcer les politiques. À mesure que les outils évoluent, vous devrez actualiser les formations pour qu’elles reflètent les nouvelles fonctionnalités et les changements de politique, ce qui permet de réduire les erreurs ainsi que la confusion.

5. Réalisez des audits trimestriels et des examens des processus

En réalisant des audits trimestriels, les responsables de l’approvisionnement peuvent examiner le volume des commandes, les dépenses par catégorie, les délais d'approbation et la conformité aux politiques. Cela permet de maintenir la bonne santé des processus de gestion des commandes.

Vous pouvez également solliciter les commentaires des utilisateurs fréquents afin d'identifier les points faibles de votre flux de travail, tels que des notifications d'approbation prêtant à confusion ou des options manquantes parmi les fournisseurs. Les outils numériques qui fournissent des rapports en temps réel permettent de faciliter ces examens.

6. Standardisez la sélection des fournisseurs et le renouvellement des contrats

La consolidation des achats auprès d'un ensemble de fournisseurs sélectionnés peut améliorer les prix, la qualité, ainsi que la conformité de l’approvisionnement. En standardisant les processus de sélection des fournisseurs, ainsi que les cycles de renouvellement des contrats, les organisations peuvent à la fois tirer parti de leur pouvoir de négociation et réduire leurs frais administratifs.

La gestion centralisée des fournisseurs permet également d'éviter les contrats en double et d’assurer que les achats demeurent conformes à vos objectifs de durabilité ou de diversité. Des outils tels qu'Amazon Business prennent en charge la gestion centralisée des fournisseurs et des dépenses, en plus d’offrir des fonctionnalités telles que des rabais sur les achats en gros ainsi que la facturation consolidée via Business Prime. Cela permet aux organisations de gérer plus facilement leurs relations avec les fournisseurs, et ce à grande échelle.

Transformez votre stratégie de gestion des commandes

Les processus fragmentés et les approbations manuelles maintiennent les organisations dans un état d'urgence permanent. Pour passer d'une approche réactive à une approche stratégique, les dirigeants d'entreprise doivent adopter des systèmes de gestion des commandes qui s'intègrent à leurs plateformes d'approvisionnement et financières existantes, en plus d’offrir des flux d'approbation flexibles et des analyses en temps réel.

Que vous gériez l’approvisionnement de plusieurs services ou que vous développiez vos activités à l'échelle mondiale, Amazon Business vous offre les outils dont vous avez besoin pour diriger avec clarté et contrôle. Ses fonctionnalités d'achats éclairés, ses capacités d'intégration, ses flux d'approbation personnalisables, son suivi des données d'inventaire en temps réel, ainsi que son soutien analytique, permettent aux administrateurs de gérer des dépenses complexes à grande échelle. De cette manière, vous pouvez vous concentrer sur la satisfaction des attentes croissantes des clients, plutôt que sur des tâches à moindre valeur ajoutée.

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