Effets à payer vs comptes fournisseurs : guide d’approvisionnement 2025

Les effets à payer et les comptes fournisseurs représentent tous deux des passifs majeurs pour les entreprises. Ils influencent l'optimisation des coûts, la conformité des achats et la prévisibilité des flux de trésorerie, faisant d’eux des éléments essentiels pour l'ensemble du processus d'approvisionnement.

Cependant, chaque type de compte offre ses propres avantages stratégiques, qu’il s’agisse de libérer des capitaux à court terme, d'optimiser les relations avec les fournisseurs, ou de renforcer la solvabilité de votre organisation.

Afin d’utiliser chaque type de compte de manière à répondre au mieux aux besoins de votre entreprise, vous devez d'abord avoir une bonne compréhension des différences entre les effets à payer et les comptes fournisseurs, leurs cas d'usage stratégiques, ainsi que leur place au sein du processus d’approvisionnement.

Aperçu des effets à payer et des comptes fournisseurs

Les effets à payer et les comptes fournisseurs représentent tous deux des passifs dans le bilan d'une entreprise. Ces comptes de passifs permettent de suivre le montant que votre organisation doit pour les biens et services que vous avez reçus, mais que vous n'avez pas encore payés. Ensemble, ils reflètent la dette globale de votre entreprise envers les fournisseurs, banques et autres institutions financières.

Comme principale différence entre les deux, les effets à payer représentent habituellement des passifs à long terme, généralement associés à des prêts ou à des financements pour des achats importants, tandis que les comptes fournisseurs concernent des passifs à court terme. Ces achats moins importants et à court terme doivent souvent être payés dans un délai de 30 à 60 jours.

Il est essentiel de bien comprendre ces passifs afin d’être en mesure d’optimiser vos cycles d'approvisionnement ainsi que votre planification financière. Ces connaissances permettent à votre organisation de gérer efficacement ses obligations financières, y compris les dépenses engagées dans le cadre d’activités d’approvisionnement.

Que sont les effets à payer (EAP) ?

Les effets à payer sont des accords formels où votre organisation s'engage à rembourser un montant emprunté sur une période définie, généralement avec intérêts. Ces engagements à long terme sont documentés par une promesse écrite (également appelée billet à ordre) qui précise les modalités spécifiques du prêt, le taux d'intérêt (fixe ou variable) et le calendrier de remboursement.

Contrairement aux comptes fournisseurs, les effets à payer peuvent impliquer des garanties, tel qu’un actif que votre organisation s’engage à remettre à un prêteur au cas où vous ne seriez pas en mesure de le rembourser.

Dans le domaine de l’approvisionnement, vous pourriez utiliser des effets à payer pour soutenir des dépenses d'investissement, telles que l'achat d'équipements coûteux, le financement de la modernisation de vos infrastructures, ou l’obtention d'investissements contractuels nécessitant un capital initial.

Que sont les comptes fournisseurs (CF) ?

Les comptes fournisseurs sont les dettes à court terme que votre organisation doit à des fournisseurs et créanciers qui ont fourni des biens ou des services, mais qui n'ont pas encore été payés. Ces comptes couvrent généralement les achats quotidiens, notamment :

·         Factures d'électricité

·         Services d'abonnement

·         Factures de fournisseurs

·         Coûts d'entretien

·         Paiements aux entrepreneurs

Vous êtes tenu de régler la plupart des comptes fournisseurs dans les délais de facturation habituels, soit dans les 30 jours, par exemple. Dans certains cas, des fournisseurs peuvent vous permettre de faire des paiements mensuels échelonnés dans le temps. Diviser votre achat en versements réguliers vous offre une plus grande flexibilité dans la gestion de votre trésorerie. Effectuer des paiements dans les délais impartis est également essentiel pour le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs, le tout dans le cadre d'un processus d'approvisionnement optimisé.

Différences clés : effets à payer vs comptes fournisseurs

Bien que ces deux comptes représentent des sommes dues par votre organisation, les effets à payer et les comptes fournisseurs sont deux types de passifs distincts qui jouent des rôles différents au sein de la stratégie financière et du plan d'approvisionnement. Parmi leurs principales différences :

·         Échéancier : Les comptes fournisseurs ont généralement une date d'échéance de 30 à 60 jours, tandis que les effets à payer peuvent prendre des mois ou même des années à régler, car ils représentent souvent des achats plus importants.

·         Documentation : Les effets à payer nécessitent un accord écrit formel et juridiquement contraignant, tandis que les comptes fournisseurs sont basés sur des bons de commande et des factures.

·         Intérêts : Les comptes fournisseurs ne génèrent pas d'intérêts pendant la période de remboursement, contrairement aux effets à payer.

·         Impact sur les ratios financiers : Les comptes fournisseurs ont un impact significatif sur le fonds de roulement et la dette courante, tandis que les effets à payer ont un effet plus important sur les ratios d'endettement et peuvent ne pas avoir d’incidence directe sur le fonds de roulement.

·         Impact sur la solvabilité : Bien que les deux passifs affectent la solvabilité de votre organisation, les effets à payer ont un impact beaucoup plus important car ils ont une incidence directe sur votre ratio d’endettement, ainsi que sur d'autres indicateurs utilisés par les prêteurs pour évaluer votre santé financière.

·         Influence sur les opérations quotidiennes : Les comptes fournisseurs exercent une influence bien plus forte sur les opérations quotidiennes, car ils ont un impact direct sur la trésorerie et les relations avec les fournisseurs.

Quel type de passif est le mieux adapté aux décisions d'approvisionnement ?

Pour les achats courants, les comptes fournisseurs sont généralement préférables. Ils permettent des achats plus simples et plus flexibles, et n'impliquent habituellement pas de frais d'intérêts. Puisque les comptes fournisseurs sont des passifs à court terme, ils sont idéaux pour gérer les dépenses opérationnelles quotidiennes telles que les fournitures, les services publics et le loyer.

Les effets à payer sont souvent plus adaptés au financement pour des achats d'actifs importants, car ils aident à maintenir le flux de trésorerie à court terme nécessaire aux autres dépenses de l'entreprise. Au lieu de fournir des capitaux initiaux pour de nouveaux biens immobiliers ou des rénovations majeures, votre organisation peut utiliser des accords formels avec des prêteurs afin de mettre en œuvre une approche plus structurée pour les dettes à long terme, sans perturber les opérations quotidiennes.

La nécessité de prendre des décisions financières stratégiques est la raison pour laquelle les responsables de l’approvisionnement considèrent la gestion des coûts et la planification stratégique comme des compétences essentielles. Selon le rapport Economist Impact Report 2024 portant sur les compétences en approvisionnement (commandité par Amazon Business), il s’agira des deux compétences les plus recherchées dans le domaine de l’approvisionnement au cours des cinq prochaines années, surtout que la demande dépasse les offres de formation disponibles.

Comment les EAP et les CF s'intègrent dans le processus d'approvisionnement et de paiement (« P2P »)

Le processus d’approvisionnement et de paiement (communément appelé « P2P », pour « procure-to-pay ») intègre votre flux de travail d'approvisionnement à vos systèmes de comptes fournisseurs afin de rendre le processus d'achat aussi efficace que possible. Le processus P2P se concentre sur l'aspect transactionnel de l'approvisionnement, depuis la demande d'achat jusqu'au paiement final.

Les comptes fournisseurs sont au cœur du processus P2P, en particulier lors des étapes de facturation et de paiement. Ils assurent des paiements rapides et précis aux fournisseurs afin de soutenir l'intégrité financière, les bonnes relations avec les fournisseurs, ainsi que la conformité aux politiques.

Quant aux effets à payer, ils ne font généralement pas partie du processus P2P quotidien, mais ils jouent néanmoins un rôle dans l’approvisionnement non standard ou stratégique. Cela inclut les achats nécessitant des capitaux importants et le financement négocié avec les fournisseurs.

Bien qu'ils ne soient pas directement liés à l'automatisation P2P habituelle, les effets à payer sont essentiels pour gérer les liquidités et permettre des investissements plus importants, sans compromettre la trésorerie opérationnelle.

Cas d'utilisation stratégiques : effets à payer vs comptes fournisseurs

Les effets à payer et les comptes fournisseurs comportent chacun leurs propres cas d'usage stratégiques, certains étant liés aux achats quotidiens et d'autres à des investissements stratégiques à long terme.

Cas d'utilisation des effets à payer

Une organisation peut utiliser des effets à payer à long terme, ou des dettes avec des délais de remboursement supérieurs à un an, afin d’atteindre divers objectifs stratégiques, notamment :

·         Assurer des fonds pour des initiatives de croissance telles que le financement de nouveaux sites, le développement d’activités existantes ou le recrutement de nouveaux employés.

·         Réduire la charge fiscale en déduisant les paiements d'intérêts à titre de dépenses admissibles.

·         Combler les écarts de trésorerie à court terme, sans puiser dans les budgets opérationnels.

·         Renforcer le crédit de l’entreprise en démontrant sa fiabilité en matière de remboursement ainsi que sa solvabilité auprès de futurs prêteurs.

·         Financer des dépenses en capital, par exemple des véhicules d'entreprise, des centres de données ou des acquisitions d'entreprises.

Cas d'utilisation des comptes fournisseurs

Les comptes fournisseurs peuvent également aider votre organisation à atteindre des objectifs stratégiques clés, tels que :

·         Préserver la trésorerie en bénéficiant de rabais sur les paiements anticipés.

·         Optimiser les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements effectués dans les délais prévus, ce qui ouvre la voie à des conditions et des réductions plus avantageuses.

·         Optimiser les opérations d’approvisionnement via l’utilisation de logiciels d'automatisation, ce qui permet de bénéficier de rabais sur les livraisons récurrentes et d’accélérer le processus d'approvisionnement grâce à des approbations automatiques, comme celles proposées par Amazon Business.

Utiliser la technologie dans vos processus de comptes fournisseurs peut également vous donner accès à des délais de paiement prolongés. Par exemple, Amazon Business propose l’option Paiement par facture avec des conditions de 30 jours. Vous pouvez prolonger ces conditions grâce à une adhésion à Business Prime, qui vous permet de bénéficier d’un contrôle encore plus étendu sur votre trésorerie, sans perturber vos cycles d'approvisionnement.

Conseils pour gérer les effets à payer et les comptes fournisseurs

Que vous utilisiez les comptes fournisseurs ou les effets à payer au sein de votre processus d'approvisionnement, respecter vos conditions de remboursement est un facteur essentiel dans le maintien d’une bonne situation financière. Suivez ces conseils afin de rester informé sur les dépenses de votre organisation et de générer des impacts plus importants :

1. Alignez les plans de remboursement sur les cycles d'approvisionnement

Ajustez vos calendriers de remboursement en fonction de vos fenêtres d'approvisionnement et de vos budgets trimestriels, afin d'aider votre organisation à fonctionner aussi efficacement que possible. Puisque les achats et les remboursements de prêts impliquent des dépenses importantes, ils affectent votre flux de trésorerie sortant. Aligner ces paiements sur les entrées de fonds ou de revenus contribue à réduire vos risques de problèmes de liquidité.

2. Surveillez toutes les factures grâce à des outils de suivi des dépenses

Tirez parti de l'automatisation et de tableaux de bord axés sur l'approvisionnement numérique afin de réduire le suivi manuel et les risques de retards dans les paiements.

Par exemple, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Visibilité des dépenses offerte par Amazon Business (disponible avec Business Prime) pour analyser les habitudes de dépenses, identifier les occasions de réaliser des économies et prendre des décisions d'achat plus éclairées.

Selon une étude effectuée en 2024 par PYMNTS, 95 % des entreprises qui automatisent entièrement leur processus de gestion des comptes fournisseurs constatent une plus grande précision, une efficacité améliorée, ainsi qu’une réduction des risques de fraude. Bien qu’un petit nombre de services s’occupant des comptes fournisseurs déclarent être entièrement automatisés, ce nombre devrait croître de façon exponentielle, puisque les deux tiers des services gérant les CF s’attendent à être entièrement automatisés d'ici la fin de 2025.

3. Adaptez les types de passifs à vos objectifs stratégiques

Avant d’entamer un processus d'approvisionnement, réfléchissez au type de passif qui conviendrait le mieux à chaque achat. Prenez en compte votre capital disponible actuel, vos achats importants à venir, ainsi que vos indicateurs clés de performance en matière d’approvisionnement. Envisagez d'utiliser les comptes fournisseurs pour les achats flexibles à court terme et les effets à payer pour les investissements planifiés à plus long terme.

Combinez les effets à payer et les comptes fournisseurs en une seule stratégie

Bien que les effets à payer et les comptes fournisseurs aient chacun des objectifs distincts, leur utilisation combinée peut vous aider à élaborer une stratégie d'approvisionnement complète qui se traduira par une meilleure santé financière à long terme. Avoir une bonne compréhension des différences, et savoir quand appliquer chaque type, est essentiel dans la réalisation d’un processus d’approvisionnement efficace qui offre une valeur maximale.

En vous fournissant des informations qui vous orientent dans la bonne direction, les solutions d’approvisionnement et les outils d'analyse modernes peuvent faciliter ce processus décisionnel financier. Amazon Business simplifie l’approvisionnement en proposant des outils qui améliorent la visibilité, le contrôle, ainsi que l'efficacité tout au long du processus d'achat et de paiement.

Grâce à des fonctionnalités telles que la facturation consolidée, les flux d'approbation et le suivi des dépenses, Amazon Business rationalise la gestion de vos comptes fournisseurs, vous aidant ainsi à aligner vos activités d'approvisionnement sur vos objectifs financiers généraux et sur vos échéances.