L’approvisionnement pour les OBNL : comment rester fidèle à sa mission

Dane le domaine des organismes à but non lucratif (OBNL), l’approvisionnement a traditionnellement priorisé la rentabilité. Cependant, un changement de paradigme émergent, orienté vers des achats axés sur la mission, redéfinit le rôle des responsables de l’approvisionnement dans ce secteur. Cette approche considère l’approvisionnement comme une fonction stratégique, qui peut directement soutenir la mission d'une organisation.

Les achats axés sur la mission permettent d’aligner les décisions d'approvisionnement sur les valeurs fondamentales de votre organisation. Ils vont au-delà des simples coûts, prenant en compte les impacts sociaux, environnementaux et économiques de chaque achat. Par exemple, un OBNL engagé dans la durabilité environnementale pourrait accorder la priorité aux fournisseurs ayant des pratiques environnementales solides.

Pour mettre cette approche en œuvre de manière efficace, il faut d'abord comprendre ses avantages par rapport aux stratégies d'approvisionnement traditionnelles, savoir comment élaborer une politique structurée autour de cette approche, ainsi que découvrir les différentes façons dont la technologie peut vous aider à faire progresser cette stratégie et à mesurer son impact.

Comprendre l’approvisionnement axé sur la mission

Pour les organismes à but non lucratif, les avantages de l’approvisionnement axé sur la mission sont considérables. Ils permettent de renforcer la réputation de votre organisation, d’améliorer l'engagement des parties prenantes, et d’avoir un impact positif sur les communautés que vous servez. En alignant vos décisions d'achat sur vos valeurs, vous pouvez utiliser les opérations d’approvisionnement pour susciter des changements significatifs, soit en soutenant des entreprises locales, en faisant la promotion du commerce équitable ou en réduisant votre empreinte environnementale.

Les avantages de l’approvisionnement axé sur la mission comprennent :

·         Une fidélité accrue : Selon une enquête récente menée par IBM, les consommateurs animés par des convictions constituent le segment de marché le plus important. Parmi les consommateurs soucieux du développement durable, 73 % sont prêts à payer plus cher pour des produits durables. Les clients et les donateurs sont plus enclins à soutenir les organisations qui reflètent leurs valeurs et contribuent positivement à la société.

·         Attrait pour les donateurs : Une enquête réalisée en 2024 par Marketing Charts a révélé que près de 70 % des consommateurs ont tendance à acheter des produits provenant de marques qui partagent leurs valeurs. En adoptant une approche où l’approvisionnement est aligné sur leur mission, les organismes à but non lucratif peuvent démontrer leur engagement envers leurs causes, ce qui peut attirer des sympathisants partageant les mêmes valeurs et augmenter les possibilités de financement.

·         Efficacité et portée accrues : Le fait de sélectionner des biens et services auprès d'entreprises locales, ou appartenant à des minorités, aide les OBNL à promouvoir et à soutenir les communautés marginalisées. En plus de stimuler la croissance économique au sein de ces populations, cela renforce également l'engagement de l'organisation en faveur de la diversité et de l'inclusion. Si les fournisseurs sont situés à proximité, cela peut même entraîner des livraisons plus rapides.

Huit façons de mettre en œuvre une approche de l’approvisionnement axée sur la mission

Pour vous aider à atteindre vos objectifs en matière d'approvisionnement axé sur la mission, commencez par développer une compréhension globale de la mission de votre organisation et du contexte social et environnemental plus large dans lequel elle s’inscrit. Vous devrez également établir des partenariats solides avec des fournisseurs qui partagent vos valeurs, ainsi qu’élaborer des politiques d'approvisionnement qui reflètent ces principes.

Surtout, vous devrez promouvoir cette approche au sein de votre organisation. Plaidez en faveur de son adoption à tous les niveaux, afin que l'approvisionnement axé sur la mission fasse partie intégrante de votre culture.

Pour mettre en œuvre ces normes d'approvisionnement au sein de votre OBNL, envisagez les tactiques suivantes :

1. Éliminez les lacunes en matière de données

Afin de corriger les lacunes quant à la disponibilité des données, il est nécessaire d’améliorer la visibilité sur les dépenses, le suivi des performances, ainsi que la responsabilisation des parties prenantes. Des données précises et transparentes vous permettent de prendre des décisions d'achat plus éclairées et mieux alignées sur votre mission. Même de petites étapes vers la transformation numérique peuvent aider à faire émerger des informations précieuses sur vos pratiques d’approvisionnement.

2. Élaborez des politiques claires

Des politiques d'approvisionnement bien détaillées permettent d’assurer que les achats des organismes à but non lucratif sont conformes à leur mission. Elles doivent décrire un large éventail de procédures, allant de la mise en place d'un processus équitable d'appel d'offres et de soumissions jusqu’à la création d'une politique en matière de conflits d'intérêts.

Les politiques peuvent également guider les employés dans leurs achats. Par exemple, Amazon Business offre la fonctionnalité Guided Buying, qui oriente les membres de votre équipe vers vos fournisseurs et produits privilégiés, tels que ceux certifiés Climate Pledge Friendly. Cela vous permet d’exercer un contrôle plus accru sur les dépenses de votre organisation, tout en laissant le choix aux acheteurs.

3. Instaurez des achats basés sur les valeurs

Les achats basés sur les valeurs consistent à choisir des fournisseurs qui correspondent à la mission et aux valeurs de votre organisation, même si les coûts sont légèrement plus élevés. Par exemple, afin de soutenir sa mission sociale, un OBNL pourrait s'approvisionner auprès d'un fournisseur qui emploie des personnes défavorisées. Certains fournisseurs, comme Amazon Business, proposent des plateformes d'approvisionnement qui vous aident à identifier des entreprises pertinentes.

Si les coûts sont un enjeu, vous pouvez explorer différentes options de paiement. Par exemple, Amazon Business, via sa fonctionnalité Paiement par facture, propose des options d'achat flexibles aux clients Business Prime. Cela permet à votre organisation d'acheter des produits éligibles maintenant et de les payer plus tard, afin de libérer des liquidités.

4. Soutenez les partenaires locaux

Pour de nombreuses organisations locales, redonner à leur communauté fait partie de leur mission. Acheter auprès de fournisseurs locaux permet à la fois d’amplifier l'impact de votre organisme à but non lucratif et de soutenir la croissance économique des communautés que vous servez.

5. Évaluez vos pratiques d'approvisionnement actuelles

Assurez-vous que vos procédures d'approvisionnement sont aussi éthiques et socialement responsables que les produits et services que vous achetez. Cela signifie de porter une attention particulière à plusieurs éléments, dont :

·         L’utilisation d’emballages durables

·         Le respect de pratiques de travail équitables, notamment des conditions de travail sûres et des salaires équitables

·         La vérification minutieuse de la fiabilité des partenaires potentiels

·         La révision régulière de vos processus d'approvisionnement afin de favoriser l'amélioration continue

·         La conformité quant à l’ensemble des réglementations et exigences en matière de tenue de registres lors de l'utilisation de fonds gouvernementaux

·         L’ajustement de vos méthodes d'approvisionnement dès que vous atteignez le seuil de micro-achats autorisé par les subventions gouvernementales, afin d'éviter toute non-conformité

6. Fixez des objectifs d'approvisionnement alignés sur votre mission

La définition d'objectifs clairs et mesurables facilite la mise en œuvre de votre stratégie d’achats. Voici quelques exemples d'objectifs d'approvisionnement axés sur la mission :

·         Réduction de votre empreinte carbone

·         Promotion du commerce équitable

·         Soutien à l'économie circulaire grâce à des matériaux recyclés ou renouvelables

En rendant ces objectifs mesurables, vous pourrez alors déterminer si vous les atteignez. Par exemple, vous pourriez fixer un objectif tel que celui-ci : « D'ici la fin du troisième trimestre, nous réduirons notre empreinte carbone de 12 % par rapport à l'année dernière ».

7. Impliquez les parties prenantes dans les décisions d'approvisionnement

Afin d’assurer la transparence et la responsabilité financière, il est important d'impliquer les parties prenantes concernées par l'utilisation des fonds. Envisagez d'organiser des réunions d'évaluation afin de déterminer les besoins réels, de partager votre processus décisionnel et d'inviter les parties prenantes à rejoindre les comités d'approvisionnement. Des séances régulières de rétroactions et de questions-réponses peuvent contribuer à instaurer la confiance et à améliorer les résultats.

8. Attribuez et définissez clairement les rôles et les responsabilités

Lorsque vous élaborez vos politiques d'approvisionnement, définissez clairement le rôle de chaque personne. Cela implique notamment de déterminer les personnes qui seront chargées d'examiner et d'approuver les procédures d'approvisionnement, les bons de commande, ainsi que les décisions relatives à la gestion des dépenses. Désignez un responsable de l’approvisionnement pour chaque étape, afin de vous assurer que vos stratégies sont conformes aux objectifs de la mission, tout en tenant compte de la rentabilité.

Création d’une politique d'approvisionnement : une liste de contrôle pour 2025

Une politique d'approvisionnement adaptée aux besoins d’un organisme à but non lucratif permet d’établir des lignes directrices claires visant à assurer des achats éthiques, transparents et rentables. Une telle approche aide également votre organisation à demeurer conforme aux exigences légales et à répondre aux attentes des donateurs.

Lors de l'élaboration de votre politique d’approvisionnement, tenez compte des éléments essentiels suivants :

·         Niveaux d'autorisation : En fonction du coût des achats, définissez des niveaux d'autorisation pour les approbations et les seuils de dépenses. Par exemple, les achats supérieurs à 500 $ pourraient nécessiter l'approbation d'un directeur principal plutôt que celle d’un chef de service.

·         Méthodes d'approvisionnement autorisées : Précisez si les employés peuvent effectuer des achats directs, s'ils doivent soumettre des demandes de devis ou de proposition, ou s'ils peuvent s’approvisionner auprès d'un fournisseur unique. Définissez les critères et la documentation requise pour chaque méthode.

·         Sélection des fournisseurs : Détaillez comment les fournisseurs sont sélectionnés et évalués, et établissez un processus permettant d’effectuer des évaluations régulières de leurs performances.

·         Politique en matière de conflits d'intérêts : Définissez les procédures de divulgation des relations personnelles ou des intérêts financiers susceptibles d'influencer les décisions d'achat.

·         Documentation : Énumérez les documents nécessaires pour chaque méthode d'approvisionnement, tels que les devis, les factures et les appels d’offres.

·         Exceptions : Déterminez les conditions permettant des exceptions à certaines politiques d'approvisionnement, ainsi que les responsables ayant l’autorité de les approuver.

·         Conformité : Ajoutez des règles permettant de respecter les exigences des bailleurs de fonds ainsi que les directives concernant l'utilisation de fonds gouvernementaux. Précisez également les mesures disciplinaires à appliquer si des membres de l'équipe ne se conforment pas à ces politiques.

Outils essentiels pour un approvisionnement axé sur la mission

Concilier la rentabilité, les exigences légales et les objectifs organisationnels n'est pas une mince affaire. L'adoption d'un logiciel d'approvisionnement peut alléger cette charge en automatisant les flux d'approbation, en identifiant les possibilités de réduction des coûts et en assurant le suivi des budgets et des dépenses.

Les solutions d'approvisionnement numériques peuvent également veiller à ce que les achats soient conformes aux objectifs de votre mission. Par exemple, Amazon Business peut vous aider à suivre les dépenses, ainsi que les exigences en matière de subventions, afin d’assurer que chaque dollar est dépensé avec discernement. Les technologies destinées aux OBNL peuvent vous aider à créer des flux de travail plus efficaces, à fournir des preuves crédibles de l'impact direct de chaque donateur grâce à des outils d'analyse, ainsi qu’à vous approvisionner rapidement en cas de besoin.

Comment évaluer les résultats de l’approvisionnement axé sur la mission

Pour avoir une bonne compréhension de l'efficacité de vos stratégies d'approvisionnement, vous devez disposer d'indicateurs de performance clés (KPI) concrets qui mesurent vos résultats. Bien que vos propres indicateurs seront définis par des objectifs en lien avec votre mission, voici quelques exemples courants :

·         Réduction des déchets mis en décharge : Quantifiez les déchets générés par les processus d'emballage et suivez vos efforts pour les réduire.

·         Efficacité des transports : Surveillez les méthodes de transport et leur efficacité, puis identifiez les possibilités permettant de réduire les émissions.

·         Pratiques de travail équitables : Calculez le pourcentage de fournisseurs ayant fait l'objet d'un audit de conformité aux normes de travail équitables au cours de la dernière année.

Au fur et à mesure que vos objectifs évoluent, procédez à des examens réguliers et mettez à jour vos politiques d'approvisionnement afin de demeurer en phase avec ces objectifs.

Perspectives d'avenir

Dans le domaine des organismes à but non lucratif, l’approvisionnement axé sur la mission n’est pas une tendance passagère, mais bien un impératif stratégique pour les responsables des achats. En adoptant une telle approche, vous pouvez positionner les opérations d’approvisionnement comme un outil puissant, qui sert à faire avancer la mission de votre organisation et à susciter des changements significatifs.

Pour de meilleurs résultats, il est essentiel de prendre contact avec vos fournisseurs dès le début. Cela vous permettra de collaborer sur l'élaboration d'un plan d'action qui assurera l'alignement sur vos objectifs, en plus d’optimiser les efforts que vous déployez afin que vos opérations d'approvisionnement soutiennent davantage votre mission.

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