Approvisionnement MRO : sept bonnes pratiques pour plus d'efficacité

La capacité de votre entreprise à répondre à la demande des clients commence par le bon fonctionnement des opérations internes. Si une machine tombe en panne, vous devez disposer des pièces de rechange nécessaires pour la réparer afin que la production et les revenus ne soient pas affectés. De même, vos équipes ont besoin d'équipements de sécurité au quotidien pour assurer la conformité ainsi qu’un environnement de travail sûr. Ces fournitures sont essentielles à votre efficacité opérationnelle, mais pour les obtenir, il faut un processus d'approvisionnement MRO (maintenance, réparation et opérations) simplifié.

Dans le domaine de l'approvisionnement MRO, vos acheteurs se concentrent sur l’obtention des biens et services nécessaires pour assurer le bon déroulement de la production. Toutefois, comme c’est le cas pour tous les types d'achats, les acheteurs sont confrontés à des défis, allant du contrôle des coûts jusqu’aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement. La meilleure façon d'atténuer ces obstacles est de bien connaître vos opérations, de fond en comble, puis de mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement MRO.

Qu'est-ce que l'approvisionnement MRO ?

L'approvisionnement en maintenance, réparation et opérations, ou approvisionnement MRO, désigne le processus d'approvisionnement utilisé par les organisations pour acquérir des biens ou services destinés à l'entretien des équipements de fabrication. Par exemple, si une machine tombe en panne, les fournitures pour la réparer feront partie de vos dépenses MRO.

Les dépenses MRO relèvent des achats indirects. Les organisations en ont besoin pour maintenir l'efficacité de leurs opérations et respecter les délais de production, mais il ne s'agit pas ici de matières premières.

Exemples de produits MRO

Toute pièce ou tout service dont votre machine a besoin pour fonctionner efficacement relève de la catégorie des achats de maintenance, réparation et opérations. La liste suivante répertorie des éléments MRO courants :

·         Pièces de rechange, dont des roulements ou des moteurs

·         Équipement de sécurité, tels que des extincteurs

·         Équipement de protection individuelle, tels que des casques ou des lunettes de protection

·         Produits ou services de nettoyage pour l’environnement de travail

·         Outils, tels que des tiges de soudure ou des pinces

·         Services d'entretien des installations

·         Services de réparation

·         Lubrifiants

·         Produits de nettoyage pour machines

En répertoriant tous vos produits MRO et leurs prix, vous aurez une bonne compréhension de vos coûts totaux.

Approvisionnement MRO et dépenses indirectes

La catégorie des dépenses indirectes regroupe tout ce dont votre organisation a besoin pour soutenir son flux de travail et ses employés, ce qui comprend les produits liés à la maintenance, aux réparations et aux opérations. Ainsi, vos dépenses MRO font partie de votre budget global d'approvisionnement indirect. Ces éléments aident les employés à accomplir leur travail, mais ne font pas partie du produit final.

Défis liés à l'approvisionnement MRO

L'une des premières étapes dans l’élaboration de votre stratégie MRO consiste à identifier les défis auxquels vous serez confrontés. Bien que les obstacles rencontrés par votre organisation puissent varier selon sa taille et son secteur, il demeure important d’être conscient des défis les plus courants en matière d'approvisionnement MRO, tels que :

·         Perturbations de la chaîne d'approvisionnement : Vous aurez sûrement besoin d'une variété de fournitures provenant de plusieurs fournisseurs. Toutefois, vu le nombre élevé de fournisseurs, une organisation devient plus vulnérable aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement qui peuvent occasionner une interruption de ses activités à l’interne.

·         Gestion des inventaires : Il vaut mieux éviter les surstockages, mais en même temps, en cas de panne, il ne faut pas se retrouver sans fournitures de réparation essentielles. Par conséquent, lors des commandes passées auprès des fournisseurs, les acheteurs MRO doivent soigneusement équilibrer les niveaux d'inventaire.

·         Temps d'arrêt opérationnel : Si l'équipement ou les fournitures dont vous avez besoin ne sont pas disponibles, toute votre ligne de production pourrait s'arrêter, entraînant ainsi des retards coûteux et des commandes de dernière minute auprès des fournisseurs.

·         Gestion des fournisseurs : Les suivis et audits des performances des fournisseurs sont beaucoup plus difficiles à réaliser lorsqu’il faut gérer plusieurs fournisseurs, plutôt que quelques-uns seulement.

·         Relations avec les fournisseurs : Lorsque votre équipe jongle avec plusieurs fournisseurs à la fois, il devient moins probable de nouer des partenariats solides, ce qui rend plus difficile l’obtention de rabais au volume ou la négociation d’une entente plus avantageuse.

·         Rentabilité des commandes : Sans une visibilité approfondie sur l’ensemble de votre processus d'approvisionnement MRO, il est plus difficile d’identifier des moyens pouvant mener à des achats plus rentables, tels que les occasions permettant de regrouper des commandes.

·         Faible visibilité sur les dépenses : Votre organisation est plus susceptible de dépenser trop sur des produits MRO, et d’avoir une gestion des coûts inefficace, lorsqu'elle manque de visibilité sur les dépenses courantes, les besoins opérationnels et la fréquence des achats.

·         Prévision de la demande : Les besoins de votre organisation sont liés à la demande des consommateurs. C’est pourquoi il est préférable de passer vos commandes auprès des fournisseurs en conséquence, mais sans prévision fiable de la demande, il est quasi-impossible de planifier à l'avance et de commander des biens et services avec précision.

L’approvisionnement MRO est un équilibre délicat. Votre équipe doit acquérir des fournitures pour les urgences et les réparations de routine, mais elle doit aussi éviter de trop dépenser afin de maintenir les dépenses à un niveau bas. Des coûts d'approvisionnement MRO élevés signifient moins de fonds de roulement disponibles, et moins de capital disponible rend une organisation financièrement vulnérable aux changements soudains parmi les consommateurs ou au sein de la chaîne d'approvisionnement.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des stratégies éprouvées pour atténuer ces défis et renforcer la résilience.

Les sept meilleures pratiques pour réduire les coûts en approvisionnement MRO

Suivez ces meilleures pratiques afin de réduire les coûts d'approvisionnement MRO, rationaliser les opérations et réduire les inefficacités.

1. Priorisez la gestion des stocks MRO

Commencez à élaborer votre stratégie d’inventaire en appliquant l’analyse d'inventaire « ABC ». Cette approche consiste à catégoriser les stocks en fonction de leur valeur pour l'organisation. Par exemple, les articles de niveau A ont une grande importance pour l'entreprise : sans eux, vous risquez de subir des pertes financières ou des goulots d'étranglement. Les articles de niveau B sont modérément importants, tandis que ceux de niveau C nécessitent peu de surveillance.

Comme autre approche, les commandes juste-à-temps (JAT) permettent de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité en ne commandant des fournitures que lorsque vous prévoyez en avoir besoin. Ainsi, vous optimisez les niveaux d’inventaire afin de réaliser des économies. La stratégie JAT vous permet également de mieux répondre aux changements soudains de la demande des consommateurs, car vous pouvez rapidement vous adapter et acheter différents articles en fonction du besoin. Cependant, pour qu’elle fonctionne correctement, la stratégie juste-à-temps nécessite une compréhension approfondie de vos tendances d'achat et besoins d’utilisation.

2. Optimisez votre chaîne d'approvisionnement MRO

Une chaîne d’approvisionnement MRO optimisée signifie que votre réseau utilise le moins d'étapes et de fournisseurs possible, afin que les biens soient acheminés d'un point A à un point B de manière efficace. Cependant, en raison de la nature des dépenses indirectes, les équipes d'approvisionnement ne seront peut-être pas en mesure d'éviter de travailler avec plusieurs fournisseurs. Cette disparité rend la gestion de la chaîne d’approvisionnement plus difficile et augmente les risques liés à l'approvisionnement.

Pour optimiser votre réseau d'approvisionnement avec succès, vous devez d'abord disposer d’une vue approfondie sur l’ensemble de votre processus d'approvisionnement. Ainsi, vous pourrez repérer les occasions de consolidation des commandes, acquérir des biens ou services de manière efficace auprès des bons fournisseurs et optimiser le calendrier des commandes.

3. Centralisez votre processus d'approvisionnement

Un processus d'approvisionnement centralisé permet de regrouper toutes vos opérations d'approvisionnement sous un même toit. Il s'agit de la plateforme qui relie et organise les données d'approvisionnement de vos systèmes existants. Lorsque toutes ces informations sont regroupées au même endroit, rien ne vous échappe et aucun goulot d'étranglement ne se forme en aval. Au contraire, vous bénéficiez d'une vue d'ensemble de votre processus d'approvisionnement, ainsi que d'analyses de données en temps réel, ce qui facilite les prises de décision.

L'approvisionnement centralisé, en regroupant vos données d’approvisionnement courantes, vous aide également à maintenir votre stratégie MRO. Vous pouvez utiliser ces données pour définir des indicateurs clés de performance qui vous démontrent quelles approches d'approvisionnement MRO fonctionnent bien et lesquelles nécessitent plus d'attention.

4. Utilisez un logiciel d'approvisionnement

Les logiciels de gestion des achats peuvent transformer vos processus d'approvisionnement MRO en améliorant la visibilité sur les dépenses et en automatisant des tâches. Grâce à la mise en œuvre des outils appropriés, les étapes routinières, telles que l'approbation des demandes d'achat ou le rapprochement des factures et des contrats, s'effectuent instantanément.

Aujourd’hui, les logiciels les plus avancés exploitent l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (AA). Ces technologies en évolution aident les équipes d'approvisionnement à accroître leur efficacité, à rapidement analyser les ensembles de données et à mener des opérations plus productives.

Grâce à l'utilisation d'une solution de gestion de l’approvisionnement, votre équipe gagne du temps et de l'argent qu'elle peut réinvestir dans la croissance d'autres domaines de l'entreprise.

5. Mettez en place un programme de maintenance préventive

Lorsque vous prévenez les problèmes au lieu de simplement réagir lorsqu'ils surviennent, vous réduisez les risques de contretemps coûteux.

Afin de mettre en place votre stratégie de maintenance préventive, effectuez un audit de vos zones de maintenance habituelles et de vos flux de travail, et identifiez les endroits où les pannes ou réparations interrompent fréquemment la production. Ensuite, comparez ces zones à votre programme d'entretien existant afin d’identifier les lacunes.

En fonction de vos conclusions, vous pourrez créer un nouveau calendrier d'entretien des machines afin d'éviter les défaillances ou les retards opérationnels.

6. Investissez dans la formation

Pour assurer le succès de vos stratégies et meilleures pratiques en matière d'approvisionnement MRO, informez vos équipes d’approvisionnement des changements et des indicateurs clés de performance que vous avez définis. Vous pouvez également offrir un accompagnement et du soutien pendant qu'ils apprennent à utiliser les nouveaux outils, techniques ou processus. Regroupez l’ensemble de ces informations dans une base de données centrale, contenant des vidéos pédagogiques et de la documentation.

Lorsque les acheteurs connaissent les règles, politiques et procédures d’approvisionnement de votre entreprise, cela permet de réduire les risques de dépenses non conformes.

7. Diversifiez votre base de fournisseurs

La diversification des fournisseurs est une technique essentielle dans la gestion des fournisseurs, ainsi qu’une priorité absolue pour les organisations. Cela consiste à établir une base solide de fournisseurs, comprenant des fournisseurs primaires, secondaires et même tertiaires. Le fournisseur primaire est votre fournisseur attitré, qui honore les commandes lorsque tout fonctionne comme prévu. Cependant, si votre primaire rencontre un problème qui perturbe sa chaîne d'approvisionnement et ne peut pas effectuer sa livraison, vous pouvez vous tourner vers vos fournisseurs de deuxième ou troisième niveau.

L’élaboration d’une base de fournisseurs diversifiée réduit les interruptions de vos opérations, en plus de vous aider à renforcer votre résilience face aux changements dans la chaîne d'approvisionnement mondiale et dans les demandes des consommateurs. Afin de créer et maintenir une diversité parmi les fournisseurs, adoptez des logiciels dotés de fonctionnalités axées spécifiquement sur la gestion efficace des fournisseurs, ainsi que sur la surveillance de la chaîne d'approvisionnement mondiale. Une visibilité en temps réel sur votre marché augmente vos chances de repérer d’éventuels problèmes avant qu'ils n'affectent votre réseau.

Rationnalisez l'approvisionnement MRO et contrôlez vos coûts

L'approvisionnement MRO est un élément central de l’exploitation de votre organisation. En appliquant les meilleures pratiques que nous avons abordées ici, et en tirant parti de solutions logicielles complètes, vous pouvez éviter les retards opérationnels coûteux et contrôler les coûts. Si vous êtes prêt à reprendre le contrôle de vos dépenses en matière d’approvisionnement pour la maintenance, les réparations et les opérations, nos solutions intuitives pour l’approvisionnement sont conçues pour des organisations de toutes tailles et de tous secteurs. Nous proposons des intégrations personnalisables, afin que nos logiciels s'adaptent aux besoins uniques de votre équipe et de vos flux de travail.

Ainsi, vous pourrez découvrir des occasions de réduction des coûts, améliorer votre efficacité opérationnelle et atténuer les risques d'une manière qui convient à votre équipe.

Êtes-vous prêt à réduire les coûts et à instaurer un réseau plus efficace ? Découvrez comment nous pouvons vous aider à rationaliser l'approvisionnement MRO et à maîtriser vos dépenses indirectes, dès aujourd’hui.