Approvisionnement : Comment réussir à maintenir la conformité en 2026

En matière d’approvisionnement, la conformité n'est pas une politique uniforme. Chaque service d’approvisionnement doit respecter des règles spécifiques, ainsi que se tenir informé des modifications apportées aux mesures de conformité internes et aux exigences réglementaires externes. Assurer le suivi de ces changements est une tâche colossale, et lorsque vous ajoutez à cela le partage d'informations entre les équipes et les mises à jour des systèmes d'approvisionnement, cela peut rapidement devenir un casse-tête permanent.

Cependant, en améliorant le contrôle et la visibilité sur vos processus d'achat, vous pouvez alléger cette charge et minimiser les risques liés à l’approvisionnement. Pour y parvenir, les organisations de tous les secteurs transforment leurs opérations d’approvisionnement traditionnels grâce à des logiciels flexibles et intégrés, qui permettent d’assurer la conformité tout au long du processus d'achat.

Pour tirer le meilleur parti d'une solution d’achat intelligente, vous devez d'abord avoir une bonne compréhension de votre cycle d'approvisionnement actuel et des défis auxquels il est confronté. Cela vous aidera à élaborer une stratégie qui concilie conformité, efficacité opérationnelle et économies. Nous vous invitons à poursuivre votre lecture afin de découvrir comment.

Comprendre la conformité en matière d'approvisionnement

Dans le domaine des opérations d'approvisionnement, la conformité désigne les méthodes utilisées par votre équipe pour respecter les réglementations externes et les politiques internes qui régissent chaque étape du processus d'achat. Le sourçage stratégique, la gestion des contrats, les flux d'approbation et le traitement des paiements sont toutes des fonctions d'approvisionnement devant respecter ces balises. Cet encadrement vise à protéger votre organisation en minimisant les risques de fraude, d'erreurs opérationnelles et de mauvaises décisions financières.

Cela dit, la mise en œuvre d'une gestion de la conformité représente un défi pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille. Parmi les problèmes courants, notons la tenue inadéquate des registres, les dépenses non conformes, les certifications expirées de fournisseurs, ainsi que les lacunes dans les communications.

Afin de remédier à ces problèmes potentiels de conformité, examinez ci-dessous certaines pratiques spécifiques en matière d'approvisionnement, ainsi que leurs risques quant au maintien de la conformité.

Principaux types de conformité en approvisionnement

La conformité en approvisionnement se divise en deux catégories, soit interne et externe. Voici quelques exemples courants de conformité interne :

·         Gestion des contrats : Vérification des fournisseurs pour confirmer qu’ils respectent les conditions contractuelles convenues.

·         Gestion des fournisseurs : Évaluation des efforts déployés par chaque fournisseur pour maintenir des pratiques commerciales éthiques ainsi qu’une chaîne d'approvisionnement durable.

·         Limites d'approbation des factures et des achats : Examen du respect des budgets établis relativement aux factures des fournisseurs et aux transactions des acheteurs.

·         Transparence en matière de conflits d'intérêts : Établir que les conflits d'intérêts potentiels entre les parties sont ouvertement reconnus.

Comme son nom l'indique, la conformité interne fait référence aux contrôles que votre organisation met en place pour guider ses activités d'approvisionnement.

Quant à la conformité externe en approvisionnement, elle concerne les réglementations établies par les gouvernements ainsi que les politiques élaborées par les décideurs de votre secteur. Voici quelques exemples :

·         Lois environnementales et de développement durable : Ces règles sont créées par les gouvernements ou des industries spécifiques pour s’assurer que les organisations maintiennent des pratiques éthiques.

·         Conformité fiscale : Toute réglementation ayant un impact sur les taxes et les droits de douane liés à l’approvisionnement s’inscrit dans la catégorie de la conformité externe.

·         Certifications des fournisseurs : Ces qualifications déterminent si un fournisseur est autorisé à offrir des types de produits spécifiques.

Afin de naviguer facilement entre ces deux types de conformité, il est utile de connaître les obstacles que vous pourriez rencontrer au cours des processus d’approvisionnement.

Quatre défis majeurs en matière de conformité liée à l’approvisionnement

Lorsqu’il est question de conformité, voici les défis les plus courants auxquels votre organisation peut être confrontée :

1. Gagner en visibilité sur les dépenses et assurer le respect des politiques

Sans visibilité financière, il peut être difficile de vérifier les montants des commandes, la destination des fonds, ou si les acheteurs s'approvisionnent auprès des fournisseurs privilégiés. De plus, une mauvaise visibilité opérationnelle peut limiter votre capacité à faire respecter vos politiques d'achat, puisque votre équipe ne dispose pas d'informations suffisantes sur les maillons faibles dans vos flux de travail.

L’outil Visibilité des dépenses (une fonctionnalité Business Prime) offre des tableaux de bord et des analyses visuelles qui vous permettent de facilement suivre les dépenses, les commandes, la conformité et les fournisseurs de plusieurs équipes distinctes, afin que vous puissiez analyser les tendances et identifier les inefficacités en temps réel. En ventilant les dépenses par catégorie, fournisseur ou article, votre équipe d’approvisionnement peut découvrir des possibilités permettant de regrouper des commandes, de négocier de meilleures offres et de réduire les coûts.

2. Manque de visibilité sur la conformité et les risques liés aux fournisseurs

Le respect des délais de livraison, la qualité des produits, les achats responsables et les pratiques commerciales éthiques sont autant d’éléments essentiels permettant d’entretenir des relations fiables avec les fournisseurs et d’assurer leur conformité réglementaire. Cependant, il est souvent difficile de surveiller manuellement l’ensemble des indicateurs de performance des fournisseurs. Votre équipe pourrait être confrontée à un défi encore plus important si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, si vous gérez l’approvisionnement pour l’entièreté de votre entreprise, ou si vous n’avez pas une compréhension claire des obligations contractuelles des fournisseurs.

3. Suivi et documentation de la conformité réglementaire

Les flux de travail manuels et les systèmes non connectés peuvent engendrer une dispersion des informations, rendant la création d'une piste d'audit presque impossible. De plus, si vous ne disposez pas de processus d’approvisionnement standardisés, le suivi de la conformité peut s’avérer encore plus compliqué.

Toutefois, l'automatisation peut vous aider à résoudre ces goulots d'étranglement. Des outils d'approvisionnement numérique peuvent automatiser des tâches routinières telles que les approbations et les processus d'achat, grâce à la mise en place de balises personnalisées que vous pouvez aligner sur vos exigences de conformité. Cela permet non seulement de minimiser les risques d'erreurs humaines, mais aussi d’assurer que toutes les transactions respectent les politiques de l'entreprise.

4. Assurer la conformité au sein des modèles d'approvisionnement hybrides

Un modèle d'approvisionnement hybride combine des achats centralisés et décentralisés. Bien que cette méthode offre une certaine flexibilité aux équipes d’approvisionnement, elle peut compliquer la conformité puisque chaque approche est soumise à des politiques différentes.

Les outils de conformité numériques, tels que Guided Buying (une fonctionnalité Business Prime), peuvent relever ce défi en permettant aux organisations d'établir des directives personnalisées qui assurent la conformité, tout en tenant compte des préférences des équipes envers des fournisseurs approuvés.

Six indicateurs essentiels pour assurer la conformité de l’approvisionnement

Alors que votre équipe gère les défis liés à la conformité de l’approvisionnement, elle doit également être en mesure de suivre sa progression. Pour obtenir une bonne compréhension des impacts découlant de leurs efforts, soit une compréhension fondée sur des données, suivez ces six indicateurs :

1.      Performances des fournisseurs : Mesurez la fréquence à laquelle les fournisseurs ne respectent pas leurs engagements en matière de qualité, de produits et de services.

2.      Respect des contrats : Vérifiez si les fournisseurs respectent les conditions contractuelles, telles que les prix, les délais de livraison et les exigences en matière de qualité des produits.

3.      Dépenses non autorisées : Surveillez le taux de dépenses non autorisées au sein de votre organisation.

4.      Durée du processus d'achat : Suivez la durée d'un cycle d'achat, de la commande jusqu’au paiement de la facture du fournisseur.

5.      Respect du budget : Enregistrez les dépenses de votre équipe et comparez-les au budget prévu.

6.      Non-conformité : Documentez les cas de non-conformité aux procédures d’approvisionnement.

Dès que vous aurez défini ces analyses mesurables, vous pourrez lancer votre programme de conformité.

Comment mettre en œuvre un programme de conformité en matière d'approvisionnement

Lorsque vous êtes prêt à enregistrer les suivis et les résultats, ainsi qu’à lancer votre programme de conformité, vous pouvez alors guider votre équipe à travers les étapes simples indiquées ci-dessous.

Étape 1 : Définissez les politiques de conformité et les cadres de gestion des risques

Commencez par évaluer vos politiques d'approvisionnement actuelles, vos techniques d'atténuation des risques, ainsi que vos problèmes opérationnels. Pour ce faire, procédez comme suit :

·         Documentez vos politiques d’approvisionnement internes : Centralisez toutes les exigences de conformité de votre organisation afin de pouvoir tout évaluer à partir d’un seul endroit.

·         Recueillez les réglementations externes : Conservez toutes les réglementations externes applicables à l'approvisionnement dans un emplacement centralisé, auquel les équipes peuvent facilement se référer.

·         Évaluez votre approche en matière d'atténuation des risques : Auditez votre stratégie actuelle afin d'identifier et d'atténuer les risques, ainsi que vos protocoles en cas de violation d’une réglementation.

·         Analysez les données afin d'identifier les zones à haut risque : Évaluez vos données d’approvisionnement actuelles afin d'identifier les domaines dans lesquels des lacunes de visibilité et de contrôle accroissent les risques.

La documentation de ces facteurs vous aidera à comprendre votre situation actuelle en matière de conformité et à établir les bases nécessaires à l’amélioration.

Étape 2 : Automatisez vos processus de conformité

Une fois que vous avez une bonne compréhension de vos processus actuels, vous pouvez sélectionner les aspects que vous souhaitez automatiser.

Afin de mettre en œuvre des automatisations qui permettront d’optimiser vos processus, procédez comme suit :

·         Intégrez les systèmes existants au sein d’une solution d'approvisionnement unifiée : Connectez tous vos systèmes afin que tous les achats soient effectués à partir d’un même endroit, ce qui réduit les risques de violations réglementaires.

·         Mettez en place un audit de conformité à exécuter sur une base régulière : Déterminez la fréquence à laquelle vous souhaitez effectuer des audits afin d’évaluer vos risques et vous assurer d’être en conformité avec toute nouvelle réglementation.

·         Élaborez des tableaux de bord analytiques : Configurez des tableaux de bord stratégiques, ce qui permettra à votre équipe d’approvisionnement d’avoir accès à des données en temps réel sur lesquelles elle pourra se baser pour prendre de meilleures décisions d'achat.

·         Automatisez les tâches routinières : Identifiez et automatisez les tâches routinières, telles que le rapprochement des factures ou les approbations des demandes d'achat, ce qui permettra à votre équipe de gagner un temps précieux.

Vos efforts dans ce domaine vous aideront à maintenir la conformité tout au long de vos processus d’approvisionnement.

Étape 3 : Mettez en place un système de vérification des fournisseurs

La troisième phase consiste à créer un processus qui vous aide à vérifier et à approuver les fournisseurs. Les étapes suivantes vous guideront dans l'élaboration d'une stratégie de vérification :

·         Centralisez les exigences des fournisseurs : Regroupez toutes vos exigences à l’égard des fournisseurs en un seul endroit, afin de pouvoir facilement constater si leurs performances s'écartent des attentes.

·         Comparez les fournisseurs et déterminez le degré de risque : Adoptez une solution qui simplifie les comparaisons entre fournisseurs et permet d’examiner les risques liés à tout partenariat.

·         Analysez les données historiques sur les performances des fournisseurs : Examinez les données historiques portant sur les performances de chaque fournisseur, afin de constater s’il existe des antécédents de violation de contrat.

·         Automatisez les audits de performance de routine : Afin de demeurer informé sur les performances des fournisseurs, configurez votre solution d'approvisionnement pour qu'elle effectue des audits réguliers.

Ces étapes vous aideront à établir une base fiable permettant d’assurer que vous collaborez uniquement avec des fournisseurs conformes.

Étape 4 : Veillez à une adoption et à des formations à l'échelle de l'entreprise

Alors que vous cherchez à renforcer la conformité de votre organisation en matière d’approvisionnement, les efforts que vous déployez auront peu d'effet si vos équipes ne les adoptent pas. Pour réussir la mise en œuvre de ces stratégies, vous devez vous assurer que l’ensemble de vos professionnels de l’approvisionnement soient sur la même longueur d'onde :

·         Mettez en place une formation complète sur la conformité : Veillez à ce que vos parties prenantes soient conscientes des attentes en matière d'approvisionnement et sachent comment trouver les fournisseurs privilégiés.

·         Instaurez des contrôles de conformité basés sur les utilisateurs : Suivez les opérations d’achat de chaque acheteur et faites un rappel des réglementations si nécessaire.

·         Créez un système pour l’instauration de changements : Établissez un processus fluide qui permet de simplifier le déploiement de changements réglementaires et de mesures d’amélioration continue.

Si vous disposez d'une équipe en mesure d’assurer la conformité dans l’ensemble de votre organisation, votre programme a de meilleures chances de réussir.

Cinq bonnes pratiques en matière de conformité de l’approvisionnement

Quelle que soit votre approche pour mettre en œuvre votre programme de conformité de l’approvisionnement, appliquez les meilleures pratiques suivantes afin de renforcer davantage votre stratégie :

1. Instaurez des contrôles centralisés sur les dépenses

Investissez dans une solution intégrée qui vous permet de personnaliser les processus d'approvisionnement, de surveiller les indicateurs de conformité et d'appliquer des contrôles sur les dépenses. Par exemple, avec Amazon Business, vous pouvez limiter les dépenses des acheteurs afin de bénéficier d’une meilleure visibilité et de contrôles financiers plus solides.

2. Approvisionnez-vous auprès d'une liste de fournisseurs préapprouvés

Rassemblez les fournisseurs approuvés au sein d’une liste qui peut servir de référence aux acheteurs lorsqu'ils passent des commandes. En rendant ces informations accessibles, vous réduirez ainsi les risques de dépenses non autorisées. Cependant, il est essentiel que cette liste reflète fidèlement les besoins en approvisionnement de vos acheteurs, sinon certains d'entre eux pourraient s'éloigner des fournisseurs approuvés afin de trouver des fournitures spécifiques.

3. Réalisez des audits de conformité sur une base régulière

L'amélioration de la conformité de l’approvisionnement ne sera jamais une tâche ponctuelle : cela doit demeurer un processus continu, en mesure de s’adapter aux évolutions des politiques. Pour ce faire, mettez en place un processus d’audit complet et choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez le réaliser. Cette approche vous permettra d'examiner vos processus d'approvisionnement de manière proactive, plutôt que de réagir aux problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.

4. Adoptez une approche durable et éthique de l’approvisionnement

L'approvisionnement éthique consiste à privilégier les fournisseurs qui s'efforcent de réduire les effets négatifs de leurs activités sur les populations et l'environnement. Quant aux achats plus durables, ils représentent une approche écoresponsable de vos achats.

Pour soutenir ces deux aspects, créez des directives standardisées en matière d'approvisionnement durable et éthique. Diffusez ensuite ces instructions à l'ensemble de votre organisation, en y ajoutant une liste affichant les fournisseurs et les produits approuvés.

5. Priorisez la formation du personnel

La formation du personnel et la communication sont des éléments essentiels pour assurer la conformité à l'échelle de votre organisation. Lorsque chaque équipe, chaque acheteur et chaque responsable de l’approvisionnement connaît les règles, cela réduit considérablement les risques d'erreurs lors des achats.

De plus, investir dans les connaissances de vos employés les aide à se sentir valorisés. S'ils se voient jouer un rôle central dans l'amélioration de la conformité des achats, ils seront plus enclins à s’impliquer dans cette démarche.

Transformez la conformité de l’approvisionnement en outil favorisant les profits et la croissance 

La conformité de l’approvisionnement représente un pilier de vos opérations, un pilier qui aide votre organisation à se prémunir contre la fraude, les retards coûteux et les dépenses excessives. Toutefois, il est difficile de conserver le contrôle sans le soutien de solutions et de stratégies appropriées.

Pour maintenir en toute confiance des pratiques d’achat conformes, améliorer la visibilité opérationnelle, obtenir des informations basées sur les données, surveiller les risques, ainsi qu’optimiser vos processus grâce à l'automatisation, une solution d’approvisionnement numérique capable de relier vos systèmes existants peut être le moyen le plus simple d’y arriver. Dotée de fonctionnalités flexibles et agiles, notre solution d'achat intelligente, conçue pour les entreprises, accompagne vos équipes dans la réalisation de leurs objectifs tout en s’adaptant à vos besoins.