Comment les solutions modernes d'approvisionnement informatique favorisent l'innovation et la conformité

La majorité des organisations modernes s’appuient sur l'informatique pour leurs opérations d’approvisionnement. Qu'il s'agisse de matériel, tels que des moniteurs ou des ordinateurs portables, ou de logiciels, tels qu’une plateforme de paiement ou une solution de gestion des dépenses, ces technologies sont essentielles au bon fonctionnement des activités. Cependant, le processus d'achat pour se procurer de telles technologies est souvent fragmenté, manuel et risqué.

L'informatique étant une composante fondamentale des activités d’une entreprise, votre équipe doit être en mesure de répondre aux besoins organisationnels, sans sacrifier la visibilité sur les achats ni le contrôle opérationnel. C'est dans ces domaines que les solutions d'approvisionnement informatique font passer votre approche au niveau supérieur.

Avec les bons logiciels, votre équipe peut transformer l'approvisionnement informatique, le faisant évoluer d'un flux de travail dispersé en un moteur stratégique de croissance et de rentabilité pour votre entreprise.

L’évolution du rôle de l‘approvisionnement informatique

Les achats informatiques occupent un rôle de plus en plus stratégique au sein de l'approche d’approvisionnement indirecte de votre organisation. Le processus d'acquisition des technologies informatiques, que de nombreux professionnels des achats considéraient autrefois comme simplement transactionnel, peut désormais alimenter l'agilité, l'innovation et la gestion des risques dans l’ensemble de l'organisation. En conséquence, l'approvisionnement informatique se transforme en levier concurrentiel.

Cependant, pour tirer le meilleur parti d'un processus stratégique d'approvisionnement informatique, votre équipe doit tenir compte de l’évolution numérique du domaine de l’approvisionnement. En effet, des technologies telles que les intégrations de l’intelligence artificielle (IA), l'expansion des logiciels-services (SaaS), les exigences en matière de sécurité et de conformité, ainsi que les rapports analysant les données sur les achats socialement responsables exercent une influence sur la manière dont votre équipe gère l’approvisionnement informatique. À tout cela, il faut ajouter la façon dont les besoins et objectifs de votre équipe s’alignent sur ces fonctionnalités et tendances en matière d’approvisionnement numérique, ce qui vient également influencer le processus de sélection des logiciels d'approvisionnement informatique.

Ces logiciels soutiennent également la transformation numérique de votre organisation, car la solution adéquate peut permettre à votre équipe d'avoir un impact encore plus important sur les opérations, et ce grâce à la gouvernance. En automatisant les flux de travail, en rationalisant les tâches routinières et en tirant parti de technologies modernes telles que l’IA, les solutions d'approvisionnement informatique aident vos équipes d’acheteurs à respecter les politiques de votre organisation lorsqu’elles effectuent des achats informatiques.

Lorsque vos opérations internes respectent vos règles et procédures d'achat, vous pouvez ainsi faciliter l'alignement et la conformité à travers votre organisation. Voici quelques moyens spécifiques pour y parvenir.

Gestion des risques liés à l’informatique de l’ombre et aux fournisseurs

L'informatique de l’ombre se produit lorsque des parties prenantes utilisent des logiciels ou du matériel informatique qui n’a pas été soumis à vos processus d'achat approuvés, enfreignant ainsi les politiques de gouvernance de votre organisation. L’utilisation de tels programmes non approuvés pour effectuer des achats auprès de fournisseurs, ou pour interagir avec eux, peut créer des angles morts au sein de vos opérations. Ce type de non-conformité augmente également les risques d'abonnements redondants, de lacunes dans la conformité et d'exposition des données.

Ces angles morts opérationnels entraînent une visibilité limitée, ce qui rend quasi-impossibles la gestion et la résolution des zones à risque. Sans une maîtrise solide sur la gestion de l’approvisionnement informatique, votre organisation pourrait se retrouver dans une situation d’incertitude alors que vous tentez d’élaborer une stratégie d'achat efficace, de maintenir l’efficacité des opérations et d'atteindre des résultats commerciaux mesurables.

Trois caractéristiques clés des solutions d'approvisionnement informatique

Consulter la liste des fonctionnalités d’une solution d’approvisionnement informatique et identifier celles dont votre équipe a besoin, c’est une part de l’équation. Pour comprendre la véritable valeur d'une plateforme d'approvisionnement informatique, votre équipe doit pouvoir comprendre comment les fonctionnalités clés permettent de générer des résultats tangibles et mesurables en matière d’approvisionnement, tels que des améliorations dans le contrôle, la visibilité et la conformité du réseau.

La liste suivante présente trois fonctionnalités essentielles des solutions logicielles conçues pour l’approvisionnement informatique et explique comment elles peuvent vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux et budgétaires.

Intégration des progiciels de gestion et de l’authentification unique

Les intégrations sécurisées constituent le fondement de vos opérations d'approvisionnement. En effet, une pile technologique d’approvisionnement connectée permet à votre équipe d’approvisionnement d'avoir une vue d'ensemble sur le flux de travail, le tout depuis un emplacement centralisé. De plus, les systèmes intégrés fournissent des données cohérentes sur les achats informatiques, que votre équipe peut utiliser pour prendre des décisions commerciales éclairées.

Lorsque vous examinez les différentes solutions d'approvisionnement informatique, vous devriez privilégier celles qui offrent des intégrations robustes en matière de progiciels de gestion et d’authentification unique (SSO), car cela aidera votre équipe dans la mise en place d'un réseau d'achats numériques connecté, fiable et convivial. Amazon Business, par exemple, s'intègre à plus de 300 systèmes, dont SAP Ariba, Coupa, Oracle et Workday. Ces connexions permettent à votre organisation de bénéficier d’une synchronisation des données en temps réel, d’une gestion simplifiée des utilisateurs et d’une réduction du nombre d’opérations de rapprochement manuels.

Visibilité des dépenses et tableaux de bord analytiques

La visibilité financière exerce une influence directe sur vos décisions d'achat. C'est pourquoi il est important de trouver une solution d'approvisionnement informatique qui procure cette visibilité, car cela peut faire la différence entre découvrir des possibilités permettant de réduire les coûts de manière significative ou rater des occasions permettant de générer davantage de profits. Une telle visibilité vous aide également à rationaliser la gestion des fournisseurs, à réduire l’informatique de l’ombre et à détecter des redondances, le tout afin que vous puissiez réaliser des économies et améliorer votre efficacité opérationnelle.

Amazon Business peut aider votre équipe à reprendre le contrôle sur les dépenses grâce à la solution Visibilité des dépenses (une fonctionnalité Business Prime). Basée dans le nuage, cette fonctionnalité permet à votre équipe de découvrir des informations portant sur vos principales catégories informatiques, le chevauchement entre les différents fournisseurs et l'utilisation des licences. Vous pouvez également utiliser les solutions d'Amazon Business pour suivre les habitudes associées aux achats informatiques, effectuer des analyses de dépenses grâce à Business Analytics, ainsi que générer des rapports personnalisables à partir d'un tableau de bord analytique facile à utiliser.

Ce type de gestion des dépenses, basée sur les données, joue un rôle essentiel pour élever les achats informatiques à un niveau stratégique au sein de votre organisation.

Application des politiques et flux de travail des approbations

Dans un contexte moderne d’approvisionnement, où commander auprès d'un fournisseur non approuvé peut entraîner des dépenses excessives ou une violation des politiques d'achat, il est essentiel que les solutions d'approvisionnement informatique soutiennent les équipes en facilitant le contrôle budgétaire et la conformité.

Prenons, par exemple, les fonctionnalités d'application et d'automatisation des politiques offertes par Amazon Business. Guided Buying vous permet d'orienter vos équipes d’acheteurs pour qu’elles commandent auprès de certains fournisseurs ayant été identifiés comme privilégiés par votre organisation. Ce faisant, ces fonctionnalités établissent des limites claires pour les achats et vous aident à réduire les risques d’informatique de l’ombre ou de dépenses non autorisées. De plus, Guided Buying simplifie l'expérience utilisateur afin que vos acheteurs n'aient pas à passer par de longs et complexes processus pour acquérir les biens ou services informatiques dont ils ont besoin pour bien accomplir leur travail.

De la même façon que des acheteurs s’approvisionnant auprès de fournisseurs non approuvés représente un risque pour votre organisation, les retards ou les erreurs au sein des processus d'approbation manuelle constituent également un risque. Toutefois, votre équipe peut facilement résoudre ces problèmes grâce aux capacités d'automatisation d'Amazon Business, qui vous permettent de définir des autorisations spécifiques ayant pour effet de déclencher des tâches administratives instantanément. Par exemple, au lieu de passer des heures à trier des approbations, vous pouvez acheminer les demandes d'achat automatiquement, recevoir des notifications, ainsi que programmer des rappels, tout en conservant vos contrôles budgétaires et la possibilité de désigner des approbateurs.

En rationalisant ainsi vos processus d'approbation, vous bénéficiez également d’une amélioration de vos relations avec les fournisseurs, car vous serez en mesure de maintenir un cycle d'approvisionnement fluide et relativement exempt d’erreurs, ce qui renforce leur confiance à votre égard. Cela peut ouvrir la voie à une collaboration qui favorise la résilience de la chaîne d'approvisionnement, ainsi que la croissance organisationnelle à long terme.

Renforcez votre stratégie d'approvisionnement informatique afin de stimuler la croissance opérationnelle

L'approvisionnement informatique ne se résume plus uniquement à une simple question d’économies. Grâce à une solution robuste alimentée par l’IA, les équipes d'approvisionnement modernes peuvent transformer leurs flux de travail pour les achats informatiques en un levier concurrentiel favorisant des stratégies innovantes.

Cependant, pour tirer pleinement parti des avantages offerts par les technologies d'approvisionnement informatique, votre équipe doit d'abord aligner les fonctionnalités de ces solutions sur vos objectifs. Ainsi, vous disposerez de preuves tangibles et mesurables pour démontrer que l’adoption de logiciels d'approvisionnement est un choix idéal pour votre organisation.

C'est dans ce domaine qu'Amazon Business peut vous aider. Il s’agit d’un système agile, qui s'intègre à vos technologies actuelles, permettant à votre équipe de reprendre le contrôle sur les achats informatiques et d'obtenir des informations financières, tout en comblant les lacunes concernant l'efficacité, la conformité et l'innovation. Amazon Business peut répondre aux besoins actuels de votre organisation, en plus d’évoluer au fur à mesure que vos activités informatiques se développent.

Votre équipe est-elle prête à transformer son approvisionnement informatique en moteur stratégique de croissance organisationnelle ? Contactez le service des ventes dès aujourd'hui afin de découvrir comment Amazon Business aide les équipes informatiques et d’approvisionnement à automatiser les achats, contrôler les dépenses et soutenir les objectifs d'innovation.