Automatisation des factures : Paiements simplifiés et contrôles accrus

Lorsqu’un fournisseur transmet sa facture, il incombe à votre équipe d’en valider l’exactitude : elle doit faire correspondre la facture aux documents internes associés, vérifier le montant demandé et ensuite transmettre la facture au service des comptes fournisseurs, qui donnera son feu vert pour le traitement du paiement.

Ce processus semble assez simple. Cependant, une seule facture peut comporter des dizaines de petits détails que votre équipe doit surveiller. Avec tous ces éléments en jeu, les risques d’erreurs augmentent, ce qui peut entraîner des dépassements de budget ou des goulots d’étranglement ; ajoutons à cela les processus manuels traditionnels qui font accroître de tels risques. D’ailleurs, au sein de l’étude menée par l’Institute of Financial Operations and Leadership, 60 % des répondants citent la réduction des risques comme principale raison justifiant l’automatisation des factures.

Dans le cadre d’un traitement manuel de la facturation, votre équipe intervient à chaque étape fastidieuse et routinière du processus de validation. Toutefois, la gestion des factures ne doit pas nécessairement être un casse-tête : l'automatisation s'appuie sur une saisie rigoureuse des données pour faire progresser les factures tout au long de leur cycle de vie, sans exiger une intervention humaine à chaque étape. Puisque vous pouvez définir les conditions qui régissent chacune de ces automatisations, cela fait en sorte que le traitement des factures demeure entièrement sous votre contrôle, ainsi que conforme à vos politiques d'achat.

Nous vous invitons à poursuivre cette lecture afin de découvrir comment votre équipe peut tirer parti des technologies d'approvisionnement avancées pour rationaliser le traitement automatisé des factures. Cela lui permettra de retrouver le contrôle et la visibilité nécessaires, en plus de renforcer la confiance des fournisseurs.

Qu'est-ce que l'automatisation des factures ?

L'automatisation des factures utilise des systèmes numériques tels que l'apprentissage automatique, la reconnaissance optique de caractères et l'intelligence artificielle pour saisir, faire correspondre et approuver les factures des fournisseurs. Au sein d’une infrastructure technologique d'approvisionnement entièrement intégrée, l'automatisation renforce l'ensemble du processus « de l’approvisionnement au paiement » (P2P) en reliant de manière transparente les factures aux demandes d'achat et aux bons de commande correspondants, ainsi qu’aux grands livres, de sorte que toutes les informations nécessaires au bon déroulement du processus de gestion des comptes fournisseurs soient centralisées.

Comment l’automatisation des factures réduit les erreurs humaines

Lorsque ces tâches sont effectuées manuellement, la saisie des données et le traitement des demandes d’approbation des factures sont extrêmement chronophages. De plus, la gestion manuelle de chaque étape du processus de traitement des factures augmente les risques que des erreurs passent inaperçues et causent des problèmes ultérieurement. En effet, il est facile pour un intervenant, en appuyant accidentellement sur la mauvaise touche, de saisir des données erronées.

Avec un processus entièrement manuel, vous ne détecterez probablement pas les divergences de données avant d’être arrivé à l’étape de rapprochement des factures. À ce stade, vous devrez revenir en arrière, réexaminer les données afin de trouver l'erreur, la corriger et ensuite reprendre le traitement, ce qui finit par retarder l'ensemble du processus des comptes fournisseurs.

L’automatisation vous permet d’éviter ces allers-retours, car les logiciels d’automatisation de bout en bout extraient instantanément les données des pièces justificatives et des factures. À partir de ces informations, le système achemine automatiquement les factures vers les bons de commande, demandes d’achat et autres documents correspondants. Ce flux de travail automatisé compte également moins d’étapes susceptibles d’entraîner des erreurs humaines.

Le lien entre l’automatisation et la conformité

Votre organisation dispose de politiques d'achat qui régissent également le traitement des factures. Alors qu’il est important de respecter ces politiques, cela s'avère beaucoup plus difficile à concrétiser lorsque les équipes doivent manuellement vérifier la conformité.

L'automatisation contribue à simplifier la conformité des achats, soit en permettant la création d’un processus cohérent et conforme aux politiques de votre organisation. Puisque c’est à vous de déterminer les conditions menant au déclenchement de tâches par votre solution d’automatisation des factures, vous pouvez ainsi vous assurer qu’elles respecteront les politiques de votre organisation.

Amazon Business peut également vous aider à surveiller les violations des politiques, car plutôt que de recourir à des audits ponctuels et occasionnels, cette solution offre une visibilité en temps réel sur la conformité au sein de votre organisation. Cela vous permet de garder une longueur d'avance en matière de gestion des risques, puisque vous pouvez repérer les problèmes potentiels ou les violations avant qu'ils ne ralentissent vos opérations.

Quatre avantages offerts par l'automatisation des factures

En raccourcissant le processus d'approbation, en réduisant les risques et en améliorant la précision, l'automatisation peut devenir un élément essentiel dans la stabilité financière de votre organisation. Soulignons que les avantages de l’automatisation vont au-delà de vos résultats financiers, car elle amène également des impacts positifs sur la visibilité opérationnelle et les contrôles internes, ainsi que sur la satisfaction des fournisseurs.

Voici quelques autres avantages dont votre organisation pourrait bénéficier dans le cadre de ses activités :

1. Approbations et paiements plus rapides

L'automatisation gère instantanément les flux d'approbation des factures. S’il s’avère nécessaire qu’un approbateur examine une facture avant que son traitement puisse procéder, la solution alerte automatiquement la personne concernée pour qu'elle vérifie ledit document. De plus, au lieu d’avoir à manuellement rechercher des documents afin de confirmer le prix affiché sur chaque ligne d’une facture, un processus automatisé signale uniquement les données qui présentent des écarts.

En accélérant ces processus, vous vous assurez que les factures seront transmises aux équipes comptables dans les délais prévus, voire même en avance.

2. Amélioration des relations avec les fournisseurs

Les données portant sur vos processus internes témoignent de votre fiabilité et permettent de démontrer aux fournisseurs potentiels que vos paiements sont effectués de manière rapide et précise. Vous pouvez également tirer parti des données relatives à vos performances pour négocier des conditions contractuelles plus avantageuses.

Lorsque vous adoptez de tels processus rigoureux pour le traitement des factures, les fournisseurs peuvent être rassurés qu’ils recevront des paiements exacts et dans les délais fixés. Cela conduit à des partenariats plus harmonieux.

3. Audits et rapports simplifiés

Outre le rapprochement et la validation des factures, les outils d’automatisation, en extrayant des données à partir des factures et des pièces justificatives, peuvent ainsi faciliter la conformité des achats et améliorer la visibilité sur les dépenses. Ces informations sont ensuite regroupées afin de créer une piste d’audit fiable.

En utilisant l'automatisation de cette manière, vous bénéficierez d’une visibilité en temps réel sur la conformité de vos dépenses et achats, plutôt que d’avoir à vous fier à des audits ponctuels qui ne fournissent qu'un aperçu de l'évolution de vos activités d’achat et de l’état de la chaîne d’approvisionnement. Une meilleure visibilité sur ces domaines permet aux membres de votre équipe de gérer leurs activités plus efficacement ; cela réduit le temps de traitement des factures, allège la charge de travail liée aux audits et améliore la trésorerie.

4. Meilleure visibilité sur les dépenses et respect des politiques

L'automatisation offrant une meilleure visibilité sur les dépenses, votre équipe peut ainsi suivre de près les flux financiers. Cela lui permettra de déterminer les domaines où vos dépenses d'approvisionnement sont déjà efficaces, par rapport à ceux où des améliorations sont possibles.

Par exemple, la solution Informations sur les dépenses vous aide à repérer les dépenses non conformes ou marginales. Après avoir identifié ces types de dépenses au sein de vos opérations, vous pourrez alors élaborer des occasions de regrouper certaines commandes, ou encore concevoir une stratégie servant à déterminer le moment approprié pour activer des réapprovisionnements.

Grâce à cette vue globale vous permettant de comprendre qui achète quoi et auprès de qui, en plus d’être mieux informé sur vos débours et les délais de réapprovisionnement, vous serez bien équipé pour optimiser vos dépenses et assurer une meilleure conformité dans l'ensemble de vos opérations.

Comment automatiser les factures

Lorsque vous choisissez une nouvelle technologie d'approvisionnement, sa mise en œuvre et votre gestion du changement doivent faire partie de vos processus décisionnels. En effet, lorsqu’une équipe connaît bien le système qui est déjà en place, elle sera moins susceptible de vouloir adopter un nouveau processus s’il est considéré complexe et frustrant.

Les quatre étapes suivantes décrivent un flux de travail simple et évolutif, qui permet de bien encadrer le déploiement de nouveaux logiciels et processus consacrés à l'automatisation de la gestion des factures. En les suivant, vous augmenterez vos chances de réussite.

Étape 1 : Cartographiez votre processus « de l’approvisionnement au paiement »

La mise en œuvre de l’automatisation commence par une coordination interfonctionnelle et une visibilité opérationnelle ; cette approche permet de s’assurer que tous les intervenants partagent la même compréhension du processus.

La manière la plus simple d’y parvenir est de cartographier votre flux d’approvisionnement actuel et de solliciter l’avis des principales parties prenantes à propos de chaque étape du processus. Cela signifie de demander à chacun d’identifier leurs obstacles ou difficultés et d’expliquer comment ils et elles envisagent de surmonter ces défis grâce à l’automatisation.

En dressant cette vue d’ensemble de vos processus d’approvisionnement existants, vous pourrez plus facilement identifier les étapes et éléments à automatiser, ainsi que mieux comprendre comment cela améliorera le traitement de vos factures sur le long terme.

Étape 2 : Intégrez la solution d’automatisation aux systèmes de comptabilité ou de planification des ressources

Afin que votre nouveau système d’automatisation puisse gérer avec précision l’extraction des données, faire correspondre les documents, héberger les données relatives aux dépenses en temps réel et offrir une visibilité sur la conformité des achats, il doit pouvoir s’intégrer au sein de vos outils d’approvisionnement numérique existants. Ces outils comprennent vos systèmes de comptabilité et de planification des ressources, ainsi que toute autre solution jouant un rôle clé dans le bon déroulement de vos processus d'approvisionnement.

En interconnectant tous ces systèmes, votre nouvelle solution d'automatisation peut collecter, organiser et exploiter avec succès les données provenant de l'ensemble de votre organisation, assurant ainsi un traitement rapide et précis des factures.

Étape 3 : Formez les équipes aux systèmes de paiement et d’approbation numériques

Si vous avez déjà entamé le processus de mise en œuvre en coordonnant vos services internes dédiés à l’approvisionnement, à l’exploitation et aux finances, vous devez poursuivre ces efforts et les mener à bien jusqu’au bout. Une stratégie simple pour y parvenir consiste à organiser des formations conjointes.

En aidant vos équipes à se familiariser ensemble avec la nouvelle solution et les nouveaux processus, vous favoriserez ainsi leur collaboration et cohésion alors qu’elles découvrent comment leurs activités quotidiennes s'amélioreront lorsque l’automatisation sera opérationnelle.

Étape 4 : Commencez modestement, puis développez

Une fois que vous disposez d'une stratégie de mise en œuvre, commencez par un petit déploiement pilote, procédez par itérations, puis étendez progressivement le projet davantage afin d’assurer une implantation fluide et réussie. Cette approche vous permet de tester l'automatisation des factures de manière mesurée et contrôlée, et d'ensuite apporter des modifications en fonction des enseignements tirés. Adopter cette méthode vous aide à affiner la stratégie avant de la mettre en œuvre à l'échelle de votre organisation.

En abordant l’implémentation de cette manière, vous contribuerez également à atténuer la perception de risque et de complexité que vos parties prenantes et acheteurs pourraient ressentir.

Comment Amazon Business facilite l'automatisation des factures

En plus de prendre en charge l'automatisation des factures, Amazon Business peut aller encore plus loin dans le renforcement de vos processus, soit en tant que partenaire pour l’ensemble de vos activités d’approvisionnement. Grâce à ses fonctionnalités d'automatisation, qui vous offrent un meilleur contrôle sur les démarches d’approvisionnement, une visibilité accrue, ainsi que des solutions favorisant des achats responsables, vous pouvez ainsi aider votre équipe à faire du service d’approvisionnement un moteur de croissance pour votre organisation.

La présentation des fonctionnalités suivantes démontre comment vous pouvez tirer parti d’Amazon Business pour instaurer une automatisation transparente des tâches liées aux traitement des factures.

Paiement par facture et facturation consolidée

Paiement par facture, une solution de facturation destinée aux clients d’Amazon Business admissibles, offre à vos équipes davantage d’options de paiement, un meilleur contrôle sur les dépenses d’approvisionnement, ainsi que différents délais de paiement des factures. Cette fonctionnalité vous envoie une facture numérique détaillée, avec un délai de paiement standard de 30 jours, tandis que des prolongations sont disponibles pour les membres Prime Business admissibles.

Cette solution vous permet également d'effectuer des paiements sur une base mensuelle, plutôt qu’un paiement pour chaque facture. Ainsi, chaque mois vous pouvez verser une somme unique à vos fournisseurs réguliers, ce qui vous permet un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur vos dépenses.

Triple rapprochement des factures

La fonctionnalité Triple rapprochement d'Amazon Business simplifie le processus de rapprochement en reliant instantanément votre commande à la facture du fournisseur. Ainsi, en un seul endroit, vous pouvez regrouper votre commande, la réception des articles et la facture afin de rapidement vérifier les montants facturés, superviser les approbations, et ensuite transmettre le tout pour que le paiement soit effectué. En cas de divergence, la solution vous signale que la facture doit être examinée de plus près. De cette manière, Amazon Business vous aide à maintenir la conformité des achats dans l'ensemble de vos opérations.

Quant à la mise en œuvre de la solution Triple rapprochement, Amazon Business s’intègre parfaitement à plus de 300 systèmes d’approvisionnement et de planification des ressources, ce qui facilite la centralisation des données et la visibilité sur les dépenses. Grâce à ces intégrations, votre équipe bénéficie d’une visibilité et d’un contrôle complets sur le traitement des factures.

Visibilité des dépenses

La solution Visibilité des dépenses (une fonctionnalité Prime Business) tire parti de l’automatisation pour créer une vue d’ensemble de vos habitudes de dépenses, basée sur les données issues des factures et des pièces justificatives. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez consulter les dépenses actuelles, identifier les problèmes de conformité potentiels, ainsi que repérer les occasions d'optimiser la budgétisation à l'avenir.

De plus, puisque toutes ces données sont centralisées, vous pouvez filtrer vos recherches par numéro de bon de commande, facture, fournisseur, groupe de comptes ou catégorie de dépenses, ainsi qu’assurer un suivi des achats par service, centre de coûts ou acheteur. Ces informations détaillées vous aident à prendre des décisions plus éclairées lorsque vous mettez des budgets à jour, recherchez des moyens pour réaliser des économies ou analysez les indicateurs clés de performance.

Achats guidés

Simplifier le processus de commande est le moyen le plus efficace de s'assurer que les acheteurs s'approvisionnent auprès de vos fournisseurs privilégiés.

Grâce à la solution Achats guidés, vous pouvez définir des critères qui encouragent les acheteurs à commander auprès de fournisseurs spécifiques ou à choisir des produits marqués d’une coche verte « Privilégié » ; cela permet aux acheteurs de facilement identifier les fournisseurs ou articles à prioriser au cours de leurs recherches. Quant aux gestionnaires, Achats guidés leur permet d’orienter les choix vers des biens conformes aux politiques de l’organisation, sans qu’ils aient à examiner chaque commande ; ainsi, les acheteurs comprennent mieux ce qu’ils peuvent ou ne doivent pas acheter.

Rendez le traitement des factures plus intelligent, pas plus compliqué

Sans automatisation, le traitement des factures est un processus long et complexe qui peut entraîner des erreurs coûteuses. Cependant, les équipes qui mettent en œuvre une solution d’automatisation des factures réussissent à transformer leur flux de travail : ce qui était auparavant un casse-tête opérationnel et une source de risques devient un moteur de croissance financière et organisationnelle.

En tant que solution de ce type, Amazon Business aide votre équipe à recueillir des données précieuses portant sur les dépenses, à reprendre le contrôle sur la conformité des achats et à découvrir des possibilités clés en matière de réduction des coûts. Ces avantages sont rendus possibles grâce à une solution prenant en charge un processus d'achat unifié, doté de fonctionnalités qui vous offrent une visibilité opérationnelle essentielle. En outre, ces fonctionnalités permettent à votre équipe de réduire sa dépendance à la facturation sur papier.

Souhaitez-vous découvrir comment l'automatisation peut simplifier le traitement et le paiement de vos factures, en plus d’améliorer la visibilité sur vos dépenses ? Contactez Amazon Business dès aujourd'hui afin d’apprendre comment vous pouvez atteindre vos objectifs en matière d'automatisation, ainsi que bénéficier d'une évolutivité à long terme.