Guide d'optimisation des stocks : techniques et avantages

Si vous avez déjà remarqué que votre équipe est toujours en retard dans sa gestion des stocks, cela pourrait être le signe d'un problème opérationnel plus large.

Il arrive fréquemment qu’une mauvaise optimisation des stocks soit le résultat d'un manque de clarté et de maîtrise quant à vos besoins précis en matière de biens, ainsi qu’en matière de planification de la chaîne d'approvisionnement. Pour compliquer davantage la situation, il peut s’avérer difficile d’élaborer une stratégie d'optimisation ayant la capacité d’évoluer afin de s’adapter à un réseau étendu ou en pleine croissance.

La bonne nouvelle, c'est qu'il est possible de surmonter ces obstacles. Avec les bonnes solutions et informations, vous pouvez mettre en place des systèmes évolutifs qui s’appuient sur l'automatisation et les analyses pour assurer une croissance à long terme.

Nous vous invitons à poursuivre votre lecture afin de découvrir les façons dont vous pouvez retrouver une visibilité sur les performances, exploiter des informations basées sur les données et instaurer l’efficacité dans l'optimisation de vos stocks.

Qu'est-ce que l'optimisation des stocks ?

L'optimisation des stocks consiste à gérer de manière stratégique les niveaux de stock ainsi que le calendrier des commandes afin de minimiser les coûts, d'éviter le surstockage et d’être en mesure de répondre à la demande des clients. En somme, il s'agit d'utiliser les données d'achat pour gérer vos stocks aussi efficacement que possible.

Toutefois, pour optimiser vos stocks, il est nécessaire d’avoir une vision globale et fondée sur les données de vos opérations. Alors que vous élaborez votre stratégie, cela implique d’examiner tous les aspects des processus, de la conformité des contrats avec les fournisseurs jusqu’aux domaines présentant des risques de dépenses non autorisées.

Puisque les opérations d'approvisionnement peuvent être un facteur de rentabilité pour votre organisation, l'optimisation des stocks joue un rôle essentiel dans votre capacité à atteindre les objectifs de votre équipe. C'est la raison pour laquelle il est important d’avoir une bonne compréhension de la situation actuelle et pourquoi l’optimisation est un élément capital pour votre organisation.

Pourquoi l'optimisation des stocks est importante

Sans une bonne maîtrise de vos niveaux de stock, vous pourriez vous retrouver à devoir réagir précipitamment aux changements ayant lieu dans votre secteur et dans la demande des consommateurs. Consacrer des ressources et du temps précieux à résoudre ces défis peut faire en sorte que vous n’aurez pas l’occasion de découvrir des stratégies d'approvisionnement innovantes, ni des possibilités de réaliser des économies.

Une stratégie de gestion des stocks optimisée, en revanche, constitue un filet de sécurité pour vos activités et améliore vos marges bénéficiaires. Cela vous permet d’éviter que des stocks excédentaires dorment dans vos entrepôts, que les services d’approvisionnement travaillent en vases clos, ou que les réapprovisionnements manquent de cohérence ; autant de facteurs qui peuvent amener votre organisation à dépenser plus d’argent que nécessaire sur ses stocks.

Un examen approfondi de vos processus peut mettre en évidence des aspects inattendus ayant un impact négatif sur votre fonds de roulement, notamment les aspects suivants :

·         Les angles morts dans les dépenses liées aux stocks : Identifiez les domaines dans lesquels vous aviez auparavant une mauvaise visibilité sur vos habitudes d'achat, tels que les dépenses marginales.

·         Les achats réactifs : Déterminez les commandes de dernière minute que vous avez passées en raison de fluctuations soudaines de la demande ou d’une estimation erronée des niveaux de stock.

·         La fragmentation des commandes entre les équipes : La manière dont les différentes équipes passent leurs commandes peut entraîner des commandes excédentaires, des dépenses trop élevées ou des inefficacités.

Voilà un aperçu des domaines opérationnels susceptibles de ralentir le flux de votre trésorerie. Toutefois, grâce à une stratégie de gestion des stocks optimisée, vous pouvez résoudre ces défis tout en bénéficiant d'avantages supplémentaires.

Six avantages de l'optimisation des stocks

Les avantages découlant de l'optimisation des stocks peuvent se répercuter sur presque tous les aspects de votre organisation. En voici six dont vous pourriez bénéficier en mettant une stratégie d'optimisation en œuvre :

1. Réduction des coûts de stockage et amélioration de la trésorerie

Les coûts d’entreposage ou de détention sont des dépenses liées au stockage des biens. Plus les stocks demeurent longtemps inutilisés dans les entrepôts, plus leur détention est coûteuse pour votre organisation. Grâce à l'optimisation des stocks, vous pouvez déterminer de manière stratégique ce que vous commandez et à quel moment vous le commandez, cela afin de minimiser de tels coûts.

2. Diminution des ruptures de stock et des commandes excédentaires

La gestion des stocks consiste à trouver un équilibre entre disposer de niveaux de stocks suffisants pour répondre aux besoins actuels, prévoir la demande en matière d'approvisionnement, ainsi qu’anticiper les pénuries. Grâce aux données historiques portant sur les achats et les usages, vous pouvez mettre en lumière certaines tendances, puis utiliser ces informations pour coordonner efficacement les calendriers de réapprovisionnement ; cette pratique permet d'éviter les ruptures de stock et les commandes excédentaires. En identifiant les tendances apparaissant au sein de ces données, vous saurez comment ajuster vos stocks afin de les aligner sur la demande.

3. Une efficacité opérationnelle accrue

Sans une optimisation adéquate des stocks, vous risquez souvent d'être en rupture de stock ou de devoir passer des commandes de dernière minute, qui sont généralement coûteuses. Dans les deux cas, un manque de biens essentiels amène l’interruption des opérations, ce qui entraîne des inefficacités à l'échelle de l'organisation.

L'un des avantages d'une optimisation efficace des stocks est de vous assurer de disposer en permanence des quantités nécessaires de biens pour soutenir vos activités. Cela réduit les risques de goulots d'étranglement dans les flux de travail, en plus de vous aider à maintenir le fonctionnement fluide et régulier de vos opérations.

4. Des décisions d'achat fondées sur les données

Lorsque vous aurez organisé et analysé les données historiques, vous disposerez alors d'une base solide pour prendre des décisions éclairées sur ce qu'il faut commander, quand il faut le commander et auprès de quel fournisseur le commander. En outre, vous pouvez utiliser ces données pour surveiller les performances des fournisseurs et ainsi vous assurer qu'ils respectent les contrats, livrent dans les délais et fournissent les services qui correspondent le mieux à vos besoins actuels.

Pour obtenir des données plus précises et améliorer vos processus d'approvisionnement, envisagez une solution qui exploite l’intelligence artificielle. L'IA peut instantanément organiser les données, supprimer les doublons et corriger les incohérences.

5. Satisfaction accrue des clients

Un contrôle amélioré des stocks vous permet également de mieux aligner vos activités sur les demandes des clients. Lorsque les équipes de votre organisation disposent des fournitures et des services dont elles ont besoin pour bien effectuer leur travail, cela leur permet de mieux répondre aux attentes de votre clientèle et de maintenir un bon niveau de satisfaction.

6. Une plus grande agilité et une meilleure résilience de la chaîne d'approvisionnement

Les perturbations au sein de la chaîne d'approvisionnement sont inévitables, mais une stratégie d'optimisation des stocks vous permet de demeurer agile et d'éviter les revers pouvant affecter votre secteur.

Imaginons, par exemple, que votre fournisseur principal ou votre itinéraire habituel subisse soudainement une interruption, telle que la fermeture d'un centre de distribution ou la panne d'un camion. Grâce à une chaîne d'approvisionnement résiliente, vous disposerez d'un réseau robuste comprenant des options secondaires ou tertiaires pouvant couvrir ces deux possibilités, vous permettant ainsi de vous adapter rapidement et d'éviter les perturbations.

Techniques d'optimisation des stocks

Afin de mieux structurer votre approche, vous pouvez diviser votre stratégie d'optimisation des stocks en trois catégories :

Stratégique : analyses ABC, OSME et JAT

Appliquez les méthodes suivantes pour optimiser les délais de réapprovisionnement et les niveaux des stocks. Il s'agit de stratégies éprouvées, que les organisations de tous les secteurs peuvent mettre en œuvre :

·         Analyses ABC : Votre organisation peut utiliser les analyses ABC afin de classer les stocks en trois catégories, le tout en fonction de leur importance pour l'organisation. Les articles « A » sont les plus importants, les articles « B » sont relativement nécessaires, tandis que les articles « C » sont les moins importants. Cette stratégie vous aide à hiérarchiser les stocks à commander, ainsi qu’à déterminer le moment opportun pour le faire, soit des aspects clés pour le flux de la trésorerie. Cependant, elle repose sur les données d'achat historiques ; sans un ensemble de données fiables, cette stratégie aura moins d'impact.

·         Optimisation des stocks multi-échelons (OSME) : Votre équipe d'approvisionnement peut adopter cette technique de gestion de la chaîne d'approvisionnement afin d’optimiser les stocks pour les différents services de votre organisation. Plutôt que se concentrer sur une seule partie de votre réseau, la méthode OSME vous encourage à considérer vos processus de commande de manière holistique, dans le but de les rendre globalement plus efficaces. Cette méthode est particulièrement utile pour les achats répartis sur plusieurs sites. Toutefois, elle repose sur une connaissance approfondie des besoins spécifiques de chaque entité de votre organisation.

·         Commandes juste-à-temps (JAT) : Votre équipe peut utiliser cette stratégie de gestion des stocks pour commander des biens seulement lorsque cela est considéré absolument nécessaire, vous permettant ainsi de réduire les coûts de stockage et le gaspillage. Cependant, pour que les commandes JAT fonctionnent bien, vous devez disposer de données précises pour être en mesure de bien prévoir la demande.

Une fois que les stratégies que vous souhaitez utiliser ont été sélectionnées, il s’agit ensuite de les mettre en œuvre.

Opérationnel : gestion des commandes, stocks de sécurité et réapprovisionnement

Dans cette deuxième catégorie, vous trouverez des méthodes pour gérer les stocks, coordonner les stocks de sécurité, ainsi que déterminer le moment opportun pour passer une commande de réapprovisionnement en fonction de vos besoins. Voici comment vous pouvez mettre votre plan à exécution :

·         Gestion des commandes : Optimisez la planification, la passation et le calendrier des commandes afin de rendre le processus aussi efficace que possible en termes de temps et de coûts.

·         Stocks de sécurité : Ne commandez que les quantités nécessaires pour répondre à la demande actuelle, tout en prévoyant une réserve raisonnable.

·         Réapprovisionnement : Veillez à maintenir des niveaux de stocks optimaux, tout en évitant les excédents et en répondant aux besoins opérationnels.

Alors que vous commencez à constater les résultats positifs de ces stratégies, n'oubliez pas que votre travail n'est pas terminé : votre équipe doit collecter et analyser les données provenant de l'ensemble de votre réseau afin d’adapter votre stratégie en conséquence et continuer à obtenir de bons résultats.

Analytique : prévisions, suivis et optimisation des niveaux de service

Lorsque votre stratégie d’optimisation des stocks sera en marche, vous devrez la surveiller et utiliser des données en temps réel pour ajuster vos techniques en fonction des besoins. Pour ce faire, instaurez des indicateurs de gestion des stocks dans les domaines suivants :

·         Prévision de la demande : Utilisez les données pour évaluer avec précision la demande future relativement à vos stocks, afin de pouvoir commander la bonne quantité au moment opportun.

·         Suivi des stocks : Surveillez en temps réel la quantité de biens qui entrent dans votre organisation et la quantité de biens qui en sortent, afin de connaître les quantités précises de stocks et vous réapprovisionner de manière stratégique.

·         Optimisation des niveaux de service : Déterminez l'équilibre le plus efficace entre le maintien de niveaux de service optimisés et la génération de revenus.

Une analyse continue de l'optimisation des stocks vous aide à demeurer agile, à adapter vos pratiques commerciales et à faire évoluer vos opérations.

Optimisation des stocks à grande échelle

Que vous réorganisiez une stratégie de gestion des stocks existante ou que vous en élaboriez une nouvelle à partir de zéro, le fait de se lancer dans cet exercice peut sembler intimidant. Cependant, qu’il s’agisse de gérer des opérations à grande échelle ou d’optimiser les stocks afin de pouvoir suivre la croissance rapide de votre organisation, l’application des étapes suivantes vous aidera à mettre votre stratégie en œuvre de manière simple et directe :

·         Auditez vos habitudes d'achat actuelles : Analysez vos habitudes d'achat récentes et vos coûts de détention afin de disposer d’une base solide, fondée sur des données, qui servira à orienter vos décisions.

·         Identifiez les unités ou catégories peu performantes : Utilisez des analyses robustes pour identifier les domaines opérationnels à améliorer.

·         Fixez des objectifs d'optimisation : Identifiez les domaines moins performants et établissez des objectifs de performance mesurables, tels que la réduction des ruptures de stock de 20 % ou la diminution des délais de livraison.

·         Automatisez autant que possible : Intégrez vos systèmes d'approvisionnement afin d’identifier les tendances en matière de dépenses, ce qui vous aidera à établir des calendriers pour les livraisons récurrentes.

·         Créez des boucles de rétroaction : Établissez un plan pour évaluer et ajuster vos actions, par exemple en effectuant des bilans mensuels ou en suivant des tableaux de bord.

Il est également utile de disposer d'une solution fiable d'optimisation des stocks qui peut vous informer et vous assister dans le déploiement de votre stratégie. Des solutions adaptées, ou une combinaison de solutions intégrées, peuvent vous aider dans tous les domaines, du suivi minutieux des stocks jusqu’à l'automatisation des tâches routinières, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'optimisation de la gestion des stocks plutôt que sur son simple fonctionnement. Procéder ainsi aide votre équipe à atteindre ses objectifs et renforce vos résultats financiers.

Simplifiez l'optimisation des stocks

Parfois, il peut arriver qu’on se sente dépassé par l'optimisation des stocks, surtout lorsqu’il s’agit de gérer les opérations de l’ensemble d'une organisation. Toutefois, grâce aux données en temps réel et à l'automatisation, vous pouvez transformer une gestion des stocks non structurée en une stratégie cohérente et fiable qui stimulera les bénéfices ainsi que la croissance de votre organisation.

Lorsque vous élaborerez votre stratégie, gardez à l'esprit quelques facteurs clés :

·         Assurez-vous que la solution que vous choisirez s'intègre de manière transparente à vos systèmes existants. Si vos outils ne communiquent pas entre eux, le processus sera plus susceptible de comporter des erreurs et des divergences qui pourraient compromettre vos efforts d'optimisation de la gestion des stocks.

·         Trouvez une solution qui privilégie une approche basée sur les données. Ainsi, vous n'aurez plus à faire des suppositions pour optimiser vos stocks et vous pourrez prendre des décisions en toute confiance.

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