Qu’est-ce que l’approvisionnement indirect (et comment le gérer) ?

L'approvisionnement indirect est le processus utilisé par les entreprises pour acheter des biens ou services qui soutiennent leurs activités (plutôt que des matériaux servant spécifiquement à assembler leur produit commercialisable). Ces biens et services sont essentiels à l'efficacité opérationnelle, mais se les procurer de manière rentable et conforme peut mener à des défis particuliers.

Puisque les équipes de votre organisation ont différents besoins, elles passent des commandes auprès d'un large éventail de fournisseurs. Toutefois, lorsque les responsables de l’approvisionnement doivent jongler avec plusieurs fournisseurs et tous les documents associés, l’ensemble du processus d'approvisionnement devient plus complexe.

En raison de cette complexité opérationnelle, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs ont besoin d'une stratégie pour leur approvisionnement indirect. Grâce aux prévisions basées sur les données et à l'optimisation des flux de travail, vous pouvez ainsi gérer efficacement les achats indirects et contrôler les coûts, en plus de conserver un avantage concurrentiel.

Approvisionnement direct vs indirect

Le tableau suivant présente les principales différences entre l'approvisionnement direct et indirect :

Catégories d'approvisionnement indirect

La plupart des entreprises concentrent leur gestion de l’approvisionnement indirect sur ces cinq catégories principales :

·         Fournitures et équipement de bureau : Des articles tels que du papier d'imprimante, des écrans d'ordinateur et des bureaux aident les employés à travailler efficacement au quotidien.

·         Logiciels et communications : Les outils numériques soutenant la gestion du cycle de vie des contrats, les abonnements aux logiciels ainsi que les logiciels de facturation, par exemple, permettent de maintenir le bon fonctionnement des opérations internes et sont considérés comme de l’approvisionnement indirect.

·         Marketing et publicité : Les services sous-traités et externalisés, tels que le marketing et le recrutement d'employés, ainsi que les campagnes, telles que les publicités payantes, sont des types d'approvisionnement indirect qui aident votre organisation à demeurer compétitive sur le marché.

·         Voyages et événements : Les entreprises accumulent des dépenses indirectes, telles que des chambres d'hôtel, des espaces de cotravail pour les équipes à distance, de la nourriture et des billets d'avion, chaque fois que des employés doivent participer à des conférences ou se rendre sur les différents sites de l’entreprise.

·         Gestion et maintenance des installations : Les services publics, les services d’entretien et les autres services de maintenance externalisés sont nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations internes et d’offrir aux employés un environnement de travail de haute qualité.

La catégorisation de votre approvisionnement indirect permet de mieux identifier les besoins de votre organisation ainsi que ses coûts, ce qui facilite la gestion des dépenses et favorise l'efficacité des commandes.

Défis en matière de gestion de l’approvisionnement indirect

Les équipes chargées de la gestion de l’approvisionnement indirect seront confrontées à certains défis tout au long du processus d'achat. En voici quelques-uns :

Visibilité et contrôle

Une équipe peut commander des fournitures de bureau auprès d’un fournisseur, de l'encre d'imprimante auprès d’un autre, et des claviers auprès d’un troisième. Si vous multipliez le nombre de fournisseurs auxquels cette équipe fait appel par le nombre d'équipes d'approvisionnement au sein de votre organisation, vous constaterez que vos acheteurs doivent gérer un nombre impressionnant de fournisseurs et de documents associés.

De plus, une mauvaise gestion de l’approvisionnement indirect augmente les risques de contrats de fourniture moins rentables que prévu. Si un acheteur effectue un achat professionnel à partir de son compte personnel par erreur, il pourrait demander un remboursement à son employeur même s'il a acheté le produit auprès d'un fournisseur sous contrat avec un prix négocié. Cet achat effectué depuis un compte personnel ne fera pas partie du contrat avec le fournisseur; ainsi, pour votre organisation, cela pose un problème en matière de contrôle des achats.

Il est probable que vos différentes équipes aient des besoins d'approvisionnement qui se recoupent, mais sans visibilité sur les dépenses, elles ne peuvent pas découvrir les occasions de consolidation et continueront à trop dépenser. Par conséquent, le contrôle des coûts n’en sera que plus difficile.

Dépenses non conformes

Les dépenses non conformes ou non autorisées surviennent lorsque des employés achètent auprès de fournisseurs qui n'ont pas de contrats établis avec leur entreprise. Cela peut résulter de processus manuels d'approbation fastidieux, d'un manque d'accès aux fournisseurs dont ils ont besoin, ou d'une connaissance insuffisante des fournisseurs privilégiés. Les risques de dépenses non conformes augmentent lorsque les équipes ne disposent pas de directives claires en matière d’approvisionnement.

Fragmentation des fournisseurs

Un processus d'approvisionnement efficace fait appel à un petit nombre de fournisseurs pour acheminer les matériaux de bout en bout. Cependant, la fragmentation des fournisseurs se produit lorsque les entreprises font appel à plusieurs fournisseurs non connectés les uns aux autres. Les processus d'approvisionnement indirect présentent alors des risques plus élevés de fragmentation des fournisseurs, car ils nécessitent de s’approvisionner auprès de plusieurs fournisseurs.

La fragmentation des fournisseurs peut nuire à la durabilité de votre chaîne d'approvisionnement. La multiplicité des fournisseurs entraîne une augmentation du nombre d’achats individuels, ce qui se traduit par plusieurs petites commandes au lieu de quelques grosses commandes. De plus, même si votre organisation prend des mesures pour adopter des pratiques commerciales plus durables, il peut être difficile de s'assurer que vos fournisseurs partagent les mêmes priorités.

Conformité et gestion des risques

Les processus d’approvisionnement décentralisés augmentent les risques de violations réglementaires. Lorsque les employés ne peuvent pas accéder aux informations dont ils ont besoin pour effectuer des achats conformes, ils sont plus susceptibles d'acheter des fournitures non approuvées auprès de fournisseurs sans contrat.

De plus, sans approvisionnement centralisé, maintenir une stratégie globale de gestion des risques devient plus difficile. Les équipes d'approvisionnement ne peuvent avoir une vue d’ensemble de leurs opérations si leurs logiciels et bases de données ne sont pas connectés. Ainsi, il sera plus difficile de repérer et de traiter les vulnérabilités.

Vous pouvez obtenir une vue d'ensemble des dépenses indirectes en les classant en fonction des cinq catégories indiquées ci-dessus. Cependant, il est essentiel d'examiner en détail les éléments spécifiques de chaque catégorie, car cette vue détaillée de vos achats peut s'avérer très utile pour élaborer un plan d’approvisionnement stratégique.

L'approvisionnement stratégique consiste à optimiser les fournisseurs avec lesquels vous travaillez afin de consolider les commandes, découvrir de meilleures offres, ainsi que réduire les risques. Cette stratégie vous aide à éviter les dépenses inutiles et à gérer efficacement l’approvisionnement indirect.

Les conséquences d'une mauvaise gestion de l’approvisionnement indirect

Si une entreprise ne gère pas efficacement ses défis en matière d’approvisionnement indirect, ces problèmes pourraient évoluer vers des revers organisationnels plus importants.

Les conséquences suivantes sont celles que les entreprises subissent le plus souvent :

·         Dépassements budgétaires : Une mauvaise coordination de l’approvisionnement indirect rend la gestion des coûts difficile et augmente les risques de dépassement budgétaire.

·         Efficacité réduite : Sans automatisation, l'échange de documents entre acheteurs et fournisseurs, ainsi que la gestion des flux de travail internes, prennent plus de temps.

·         Goulots d'étranglement opérationnels et retards : Les processus d'approbation manuels ne parviennent pas à suivre le rythme des flux de travail et des formalités administratives de nombreux fournisseurs, ce qui entraîne des retards opérationnels.

·         Risques de conformité : Des violations réglementaires peuvent entraîner des amendes et nuire à la réputation de votre organisation dans son secteur, rendant ainsi plus difficile l’établissement de relations avec des fournisseurs de qualité.

·         Degré de fiabilité des fournisseurs : Sans connaissance approfondie des performances de vos fournisseurs ou de leurs chaînes d'approvisionnement, vous avez une moins bonne compréhension de leurs capacités et des ressources disponibles pour répondre à vos besoins.

·         Chaîne d'approvisionnement non connectée : Une chaîne d'approvisionnement désorganisée rend plus difficile le suivi des dépenses et le contrôle des coûts, ce qui conduit inévitablement à des dépenses excessives.

·         Vulnérabilité aux perturbations : Pour vos équipes, une mauvaise gestion de l’approvisionnement indirect peut complexifier à la fois l'identification des zones à risque et l’atténuation des perturbations au sein de la chaîne d'approvisionnement.

La mise en œuvre d’une gestion renforcée des dépenses indirectes est essentielle au bon fonctionnement des opérations internes, alors qu’une mauvaise gestion de l’approvisionnement indirect peut compliquer le travail des employés. Votre entreprise peut éviter ces contretemps en adoptant les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement indirect.

Meilleures pratiques pour un approvisionnement indirect efficace

Les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement indirect reposent sur la transparence opérationnelle et la prise de décisions fondées sur des données. Vous pouvez tirer parti de ces stratégies pour prendre des décisions d'approvisionnement efficaces :

Centralisez l’approvisionnement

Centralisez l’approvisionnement indirect en alignant vos services des achats, des finances et de l’informatique, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Ce faisant, vous créez un espace propice à l’élaboration de politiques d'approvisionnement claires, ainsi qu’à la mise en œuvre de processus de contrôle des dépenses. Vous pourrez accomplir le tout grâce à des intégrations robustes.

Les intégrations permettent d’assurer que le traitement et le stockage des données soient précis, afin que vous puissiez avoir une meilleure compréhension de votre réseau de fournisseurs et ainsi prendre de bonnes décisions, basées sur les données, pour gérer les coûts.

Mettez en œuvre des solutions d’approvisionnement numérique

Les logiciels d'approvisionnement numérique peuvent automatiser et simplifier les processus d'approvisionnement en automatisant les demandes d'achat, les approbations, la gestion des factures ainsi que le rapprochement des commandes. C'est l'une des nombreuses façons dont les équipes d'approvisionnement utilisent la technologie pour révolutionner leurs flux de travail. Grâce à ces solutions, les équipes d'approvisionnement disposent de plus de temps et d'argent pouvant être investi dans d'autres aspects de l'entreprise.

Une solution d''approvisionnement numérique de bout en bout est généralement l'approche la plus efficace, mais de nombreuses autres options sont disponibles en fonction de votre calendrier et de votre budget. Grâce à des intégrations transparentes avec plus de 200 systèmes d'approvisionnement numérique, nos solutions d’approvisionnement intelligentes pour entreprises offrent une visibilité accrue et simplifient les processus d'achat, le tout afin de vous aider à demeurer compétitif. Ainsi, vous pouvez faire bien plus que simplement effectuer des achats : vous pouvez également optimiser l'ensemble du flux de travail d’approvisionnement et maximiser les économies.

Entretenez des relations solides avec les fournisseurs

Grâce à des relations plus solides avec les fournisseurs, chaque partie est plus susceptible de conclure des contrats à long terme et mutuellement avantageux. De même, si vous entretenez de bonnes relations avec vos fournisseurs, ils pourraient être plus enclins à accepter l’ajout au contrat de conditions encadrant les commandes de dernière minute. Ainsi, si vous passez accidentellement des commandes avec des quantités erronées, ou si vous avez un besoin soudain en matériaux, le fournisseur pourra vous aider afin d’éviter toute perturbation opérationnelle.

La diversité des fournisseurs est également importante. Si votre fournisseur principal subit une perturbation importante, vous pourrez vous tourner vers un autre fournisseur afin de minimiser les impacts sur votre organisation.

Effectuez régulièrement des analyses des dépenses

Une analyse complète des dépenses révèle où chaque dollar va, ainsi que son impact sur votre entreprise. Cela vous donne une vue d'ensemble sur les dépenses organisationnelles, vous permettant d'identifier des occasions où vos équipes pourraient regrouper des commandes et des fournisseurs.

L'analyse des dépenses vous fournit également des données pour des dépenses d’approvisionnement durables. Et vous n'avez pas à gérer seul l'analyse des dépenses de votre organisation : nous pouvons aider les entreprises clientes à rapidement identifier les tendances et trouver des possibilités permettant de modifier les habitudes d'achat, le tout afin de réaliser des économies.

Établissez des politiques et procédures claires

L’une des principales causes des dépenses non conformes est le manque de transparence concernant les budgets et les fournisseurs approuvés. Vous pouvez résoudre cela en établissant des procédures claires pour l’approvisionnement indirect, ainsi qu’en adoptant une solution qui donne aux acheteurs un aperçu des informations dont ils ont besoin pour effectuer des achats qui respecteront le budget. De cette manière, votre budget sera connu de toutes vos équipes et, par conséquent, les achats seront conformes aux procédures de l'entreprise.

Les avantages découlant de l'optimisation de l’approvisionnement indirect

Lorsque vous mettez en œuvre les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement indirect, votre entreprise peut bénéficier des avantages suivants tout au long du processus d'approvisionnement :

·         Économies : Les occasions de regrouper les commandes ou les fournisseurs peuvent vous permettre de réaliser des économies et d’améliorer vos résultats financiers.

·         Amélioration de l'efficacité : L'efficacité opérationnelle se traduit directement en économies grâce à la réduction des erreurs, des goulots d'étranglement et des retards.

·         Renforcement de la conformité : L'approvisionnement centralisé permet à chacun d'avoir un aperçu des fournisseurs approuvés et des réglementations, afin d'assurer la conformité aux politiques d'achat à travers l'organisation.

·         Performance accrue des fournisseurs : Un processus d’approvisionnement indirect efficace peut renforcer la gestion et l’audit des fournisseurs, ce qui permet aux équipes de toujours collaborer avec les fournisseurs les plus performants.

·         Renforcement de la réduction des risques : Une visibilité complète sur votre approvisionnement indirect permet la création de stratégies de gestion des risques plus précises.

·         Chaîne d'approvisionnement organisée : Une chaîne d'approvisionnement bien structurée favorise l'efficacité, tant au niveau opérationnel que financier.

·         Amélioration des relations avec les fournisseurs : De bonnes relations avec les fournisseurs peuvent ouvrir la voie à des contrats plus avantageux à l’avenir.

Une large gamme d'outils est disponible afin de vous aider à optimiser votre approvisionnement indirect. Toutefois, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos efforts en optant pour une solution complète de gestion des achats et des paiements.

Optimisez votre approvisionnement indirect afin d’améliorer la trésorerie et l'efficacité

Les biens et services que votre entreprise acquiert par le biais de l’approvisionnement indirect contribuent à assurer le bon déroulement de vos opérations. Sans ces ressources, vos équipes peuvent être confrontées à des complications inutiles qui les empêchent de travailler efficacement.

Optimisez votre approvisionnement indirect en regroupant les fournisseurs, en contrôlant les dépenses et en rationalisant les achats, le tout grâce à des outils d’analyse et d’automatisation intégrés.

Découvrez dès aujourd'hui comment nous pouvons vous aider à simplifier la gestion des dépenses indirectes de votre organisation, le tout afin que vous puissiez réaliser des économies.