Secteur hôtelier : Créez une stratégie d'approvisionnement résiliente

Imaginez ceci : c'est un week-end très chargé à Mont-Tremblant. Un hôtel-boutique est à court de couverts biodégradables juste avant la période du souper, tandis que l'établissement voisin se réapprovisionne sans difficulté auprès d'un fournisseur local et fait le bonheur de ses clients sans aucune perturbation.

Qu'est-ce qui fait la différence entre ces deux scénarios ? L'approvisionnement.

Alors que les leaders du secteur hôtelier se tournent vers l'avenir, l'approvisionnement ne consiste plus seulement à réduire les coûts ou à maintenir les inventaires. L’approvisionnement est devenu un levier stratégique qui influence directement l'expérience client, la perception de la marque, ainsi que la résilience opérationnelle. Qu'il s'agisse de gérer des marges plus serrées ou de répondre aux attentes toujours plus élevées des clients en matière de durabilité et de personnalisation, l'approvisionnement est désormais au premier plan.

Dans le but d’offrir à leurs clients des souvenirs inoubliables et d’améliorer l'expérience de leurs employés, les entreprises du secteur du voyage et de l'hôtellerie doivent changer la manière dont elles s'approvisionnent, négocient et gèrent leurs relations avec les fournisseurs. Nous vous invitons à poursuivre votre lecture afin de découvrir des stratégies concrètes qui vous aideront à pérenniser votre approvisionnement, quelle que soit la taille de votre établissement ou l'étendue de vos activités.

L’approvisionnement stratégique dans le secteur hôtelier

Auparavant, l'approvisionnement en milieu hôtelier consistait simplement à maintenir les stocks et à réaliser des économies. Aujourd'hui, ce domaine est directement lié à la satisfaction des clients, à la cohérence de la marque, ainsi qu’au contrôle opérationnel. Les hôtels, les restaurants, les complexes touristiques et les opérateurs multisites s'appuient tous sur l'approvisionnement pour demeurer compétitifs.

Sur chaque site, lors de chaque quart de travail et à chaque point de contact, des choix d’approvisionnement intelligents façonnent l'expérience des clients. Lorsque les opérations d'achat sont efficaces et harmonisées, les équipes peuvent ainsi éviter des retards coûteux, répondre aux attentes en constante évolution et libérer du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée. C'est pourquoi un processus d'approvisionnement bien huilé peut faire la différence entre une évaluation à cinq étoiles et un client frustré.

Ces enjeux importants sont la raison pour laquelle les dirigeants du secteur hôtelier ne considèrent plus l'approvisionnement comme une simple activité de soutien en arrière-plan. Au contraire, ils le traitent maintenant comme un moteur commercial ayant une influence sur tout, de la structure des coûts jusqu’à la réputation. Lorsque les opérations d'approvisionnement sont guidées par la stratégie, les entreprises hôtelières acquièrent la visibilité et la flexibilité dont elles ont besoin pour s'adapter et se développer plus rapidement.

Les tendances en approvisionnement dans le secteur hôtelier en 2025

En raison des attentes croissantes des clients, de la pression réglementaire et de la transformation numérique, les responsables de l’approvisionnement du secteur hôtelier sont confrontés à un environnement en pleine mutation. Voici les tendances qui se dessinent à l'approche de 2026 :

Exigences en matière d'approvisionnement durable

La durabilité dans le secteur hôtelier dépasse rapidement le cadre des préférences des clients : cela devient désormais une exigence en matière d'approvisionnement. Les organisations publiques et privées sont soumises à une pression croissante pour s'aligner sur des objectifs d'achats responsables et de responsabilité sociale des entreprises (RSE), en particulier lorsqu'il s'agit de s'approvisionner en nourriture, en équipements et en fournitures.

Ce changement d’approche ne se produit pas uniquement dans les salles de réunion : selon le rapport 2025 Sustainable Travel Report publié par Booking.com, plus de la moitié des voyageurs accordent une grande importance à l'impact du tourisme sur l'environnement. Cette portion ne cesse d'augmenter à mesure que les préoccupations climatiques s'intensifient et que les voyages écoresponsables deviennent la norme.

Les équipes hôtelières d'aujourd'hui ont besoin de processus et d'outils d'approvisionnement qui permettent de soutenir cette évolution, mais sans augmenter les coûts ni la complexité. C'est pourquoi des outils tels que ceux offerts par Amazon Business, qui aident les entreprises à s’approvisionner de manière responsable, sont indispensables. Par exemple, des fonctionnalités comme Amazon Business Analytics permettent aux organisations d’assurer le suivi de leurs dépenses liées aux produits certifiés durables et d’obtenir une visibilité servant à maintenir la conformité, le tout sans ralentir les opérations.

Transformation numérique et automatisation des achats

L'époque des feuilles de calcul et des suivis manuels touche à sa fin. Aujourd’hui, les outils numériques aident les entreprises du secteur hôtelier à prendre des décisions d'approvisionnement plus éclairées et plus rapides, et ce à grande échelle. Dans le secteur hôtelier particulièrement, les données relatives aux achats permettent aux équipes de repérer les tendances en matière de dépenses, d'établir des prévisions précises, d'éviter le gaspillage et d'améliorer la précision des budgets, et ce pour l’ensemble des sites.

En outre, l'automatisation réduit les erreurs humaines et libère du temps pouvant être consacré à des tâches stratégiques. Grâce aux flux de travail personnalisables et aux analyses en temps réel, les équipes peuvent exercer un contrôle plus serré sur les inventaires, les ratios gains/dépenses et les performances des fournisseurs.

Dans l'ensemble, lorsque les opérations d’approvisionnement passent au numérique, cela facilite l'alignement interfonctionnel, soit des services des finances et des opérations jusqu’aux services à la clientèle.

Volatilité persistante de la chaîne d'approvisionnement

Les chaînes d'approvisionnement ont toujours représenté un défi complexe pour les opérateurs hôteliers, mais ces dernières années ont clairement mis leur fragilité en évidence. Entre les retards de livraison, la fluctuation des prix et les pénuries de produits, les équipes d'approvisionnement évoluent désormais dans un environnement en constante mutation qui exige à la fois vigilance et flexibilité.

Plutôt que d'essayer de prévoir chaque perturbation affectant la chaîne d'approvisionnement, les organisations devraient intégrer la résilience dans leurs stratégies de sourçage. Cela peut se traduire par la diversification des fournisseurs, donner la priorité aux contrats flexibles, ou investir dans des outils qui signalent les problèmes liés à l'exécution des commandes avant qu'ils n'affectent les clients. La visibilité et la communication sont les nouveaux éléments incontournables dans le secteur de l'hôtellerie.

Agilité de l’approvisionnement pour les organisations multisites

À mesure que les entreprises hôtelières se développent dans différentes régions et sur différents continents, elles sont confrontées au défi de trouver un équilibre entre cohérence et rigidité. Bien que chaque établissement ait ses propres besoins en termes de communautés locales et de clientèles, les équipes d'approvisionnement ont néanmoins besoin d'une stratégie unifiée qui puisse aligner les normes de la marque ainsi que les objectifs budgétaires.

C'est ici qu'un outil tel que Guided Buying, une fonctionnalité Business Prime, s'avère utile. Cet outil aide les responsables de l’approvisionnement à mettre en avant les produits et fournisseurs privilégiés par leur organisation hôtelière et à rationaliser la conformité sur l'ensemble des sites. Parallèlement, il permet aux acheteurs locaux de soutenir les petites entreprises diversifiées de leur communauté. Globalement, cela aide les équipes à trouver un équilibre entre contrôle centralisé et impact local.

En s'appuyant sur des outils qui favorisent l'agilité, les responsables du secteur hôtelier peuvent donner à leurs équipes les moyens de s'approvisionner plus intelligemment, de s'adapter plus rapidement et de transformer l'expérience client, quel que soit l’emplacement.

Quatre défis courants liés à l’approvisionnement du secteur hôtelier

Dans le domaine hôtelier, les équipes chargées de l’approvisionnement doivent jongler entre rapidité, évolutivité et qualité du service, souvent à travers des systèmes fragmentés et une visibilité limitée. Voici quatre défis en matière d’approvisionnement qui peuvent freiner leurs efforts :

·         Fragmentation de la chaîne d'approvisionnement entre les établissements : La coordination des commandes et des relations avec les fournisseurs, entre plusieurs sites, peut entraîner des incohérences et des retards coûteux.

·         Dépenses marginales : Les achats ponctuels et non suivis s'accumulent rapidement, transformant la budgétisation en un jeu de devinettes, sans contrôles appropriés.

·         Manque de visibilité sur les performances des fournisseurs : Sans rapports centralisés, il est difficile de comparer les fournisseurs ou de signaler les problèmes avant qu'ils n'affectent l'expérience des clients.

·         Conformité en matière de sécurité alimentaire et d'hygiène : Il est indispensable de se tenir au courant des réglementations locales. Pour vous aider dans cette tâche, les outils de gestion de la conformité d'Amazon Business permettent aux équipes de suivre les certifications et de s'assurer que les produits répondent aux normes de l'organisation.

Afin de relever ces défis, il est utile de comprendre ce à quoi devrait ressembler un processus d'approvisionnement moderne, adapté au secteur de l'hôtellerie.

Explication des processus d'approvisionnement dans le secteur hôtelier

Pour les organisations hôtelières, la transformation de l'approvisionnement débute par la mise en place de bases solides. De l'identification des besoins jusqu’à l'analyse des dépenses, chaque étape façonne à la fois l'expérience des clients et l'efficacité opérationnelle.

Voici à quoi devraient ressembler des processus d'approvisionnement modernes et optimisés :

Étape 1 : Identifiez les besoins en matière d'approvisionnement

L'approvisionnement dans le secteur hôtelier commence par la collecte d'informations auprès de tous les services : entretien ménager, restauration, installations, etc. Puisque chaque équipe a ses propres rythmes quotidiens, demandes urgentes et habitudes saisonnières, cela peut entraîner des évaluations incohérentes des besoins ou des commandes en double.

De plus, les taux d'occupation, les événements à venir et les saisonnalités régionales ont tous une incidence sur vos besoins, ainsi que sur le moment où vous en avez besoin. Sans une approche unifiée, vos équipes risquent de trop acheter, de commander insuffisamment, ou d’avoir recours à des solutions de dernière minute.

Les responsables de l’approvisionnement peuvent résoudre ces problèmes en harmonisant les équipes grâce à des catalogues partagés, aux historiques d'utilisation et aux demandes d'achat coordonnées. Les solutions d'achat intelligentes conçues pour les entreprises peuvent aider à normaliser les demandes par le biais de catalogues sélectionnés et de comptes multiutilisateurs, ainsi qu’en offrant l'accès à des fournitures hôtelières essentielles. Tout cela peut être organisé et adapté en fonction de chaque site.

Étape 2 : Évaluez et sélectionnez les fournisseurs

Lorsque vos besoins ont été clairement définis, l'étape suivante consiste à évaluer les fournisseurs.

En plus des prix, les équipes hôtelières doivent prendre en compte plusieurs facteurs lorsqu'elles procèdent à un choix entre plusieurs fournisseurs : rapidité de livraison, certifications en matière de sécurité alimentaire, labels écologiques, engagements en matière de développement durable, cohérence de la marque sur l'ensemble des sites, etc. Cependant, le suivi manuel de tous ces facteurs prend du temps. De plus, procéder à la vérification des fournisseurs pour chaque nouveau produit ou établissement peut ralentir le processus, voire entraîner le non-respect des exigences de conformité.

Afin de rationaliser les opérations d'approvisionnement, automatisez les politiques d'achat qui visent à privilégier la diversité des fournisseurs et les certifications durables. En effet et plus que jamais, l’automatisation permet de faciliter la hiérarchisation des produits et des fournisseurs qui répondent aux normes de l'organisation. La fonctionnalité Guided Buying d’Amazon Business permet également aux administrateurs de mettre en avant les fournisseurs préapprouvés et d'orienter les acheteurs vers les produits privilégiés, cela afin d’assurer la cohérence, mais sans nécessiter de microgestion.

Étape 3 : Suivez et optimisez les achats

Au sein de nombreuses entreprises du secteur hôtelier, les achats sont effectués à travers différents sites, équipes et systèmes. Cependant, cette approche décentralisée crée des angles morts. Parmi les symptômes courants, citons les achats hors contrat, les approbations incohérentes et les occasions manquées de réaliser des économies sur les articles à fort volume, tels que les draps de lit ou les produits alimentaires de base.

Les équipes chargées de l’approvisionnement peuvent mieux contrôler ces processus en centralisant leurs flux de travail et en renforçant la surveillance. Vous pouvez simplifier vos processus d'achat grâce à des flux d'approbation, des options en matière de livraisons récurrentes et des rabais au volume. De plus, des outils robustes axés sur la rationalisation des achats permettent de consolider le pouvoir d'achat, de réduire les dépenses marginales et d’aider les équipes à respecter les contrats ainsi que les budgets.

Étape 4 : Coordonnez la réception, l'inventaire et la livraison

Livrer les produits à temps et en quantité suffisante n'est pas une mince affaire. Les équipes du secteur hôtelier, lorsqu'elles coordonnent les inventaires de produits, doivent souvent gérer des livraisons échelonnées, des substitutions, des espaces d’entreposage limités, ainsi que des livraisons qui se chevauchent. Devoir gérer tous ces éléments pour plusieurs établissements à la fois ajoute encore plus de complexité.

Par conséquent, il est essentiel de disposer d'une visibilité sur ce que vous avez commandé par rapport à ce qui a réellement été livré, car les erreurs de comptage ou les articles manquants peuvent retarder la prestation de services ou augmenter le gaspillage.

Pour bénéficier d'un meilleur soutien en matière de coordination logistique, choisissez un partenaire en mesure de respecter vos conditions, qui offre des livraisons multisites ainsi qu’une facturation consolidée. Ces caractéristiques aident les équipes à demeurer organisées et à réduire les allers-retours qui ralentissent souvent la réception et le réapprovisionnement.

Étape 5 : Configurez des rapports post-achats

Lorsque vos achats ont été effectués, la dernière étape consiste à exploiter les analyses afin d’en tirer des enseignements.

Les équipes d'approvisionnement du secteur hôtelier rencontrent souvent des difficultés pour analyser les dépenses en fonction du fournisseur, du site et de la catégorie. Parallèlement, les systèmes cloisonnés, les rapports manuels et une visibilité limitée sur les données ont tous comme effet de freiner l'optimisation des processus d’approvisionnement. Toutefois, si vous avez accès à des informations exploitables, vous bénéficiez alors d’une bonne compréhension de la manière dont les dépenses sont alignées sur les budgets, la conformité aux politiques et les objectifs d'achats responsables.

Les tableaux de bord Amazon Business Analytics et Visibilité des dépenses (une exclusivité Business Prime) fournissent de tels rapports, en temps réel et sur tous les types de dépenses, y compris des rapports portant sur les achats exonérés de taxes, ainsi que des rapports sur les tendances en fonction de différentes catégories. En outre, un ensemble d'outils axé sur l'analyse des dépenses permet de faciliter les prises de décision plus éclairées et d’aider les équipes à comparer les fournisseurs, à assurer le suivi de la conformité et à affiner les stratégies d'approvisionnement, et ce pour toutes les activités de l’organisation.

Cinq meilleures pratiques en matière d'approvisionnement pour le secteur hôtelier

Les cinq meilleures pratiques suivantes peuvent vous aider à rationaliser vos achats, à améliorer la visibilité et à transformer l'expérience client, tout en maîtrisant les coûts :

1. Appliquez les normes relatives à la marque et aux fournisseurs : Alignez les acheteurs sur les objectifs d’approvisionnement stratégiques de votre organisation en mettant en avant des produits de haute qualité ainsi que des fournisseurs privilégiés. Pour vous aider dans cette tâche, l’outil Guided Buying favorise la conformité sans ralentir les processus d’achats.

2. Optez pour les commandes groupées et récurrentes afin de disposer d’un inventaire prévisible : Rationalisez la gestion des inventaires pour les articles couramment utilisés, tels que les articles de toilette, les draps et les produits alimentaires. L'utilisation de fonctionnalités axées sur les achats en gros et les livraisons récurrentes peut vous aider à réduire les ruptures de stock et à planifier plus efficacement.

3. Regroupez les fournisseurs afin d’améliorer la fiabilité des livraisons et réduire les coûts : Renforcez les relations avec les fournisseurs et simplifiez les opérations en réduisant leur nombre. Un nombre réduit de partenaires et un service plus cohérent peuvent se traduire par de meilleurs prix et des délais de livraison plus fiables.

4. Utilisez des outils d'automatisation afin de réduire les suivis et rapports manuels : Réduisez les processus manuels chronophages en automatisant des flux d'approbation, des tableaux de bord analytiques, ainsi que le suivi des dépenses. Ces outils améliorent la précision et permettent aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

5. Privilégiez la durabilité dans les décisions d'approvisionnement : Contribuez à des pratiques plus durables en achetant de manière responsable et en privilégiant les produits certifiés durables, car les consommateurs sont attentifs aux entreprises qui soutiennent la durabilité. Selon une enquête menée par Deloitte auprès des consommateurs, 68 % des personnes interrogées considèrent que les changements climatiques représentent une urgence. Par conséquent et plus que jamais, les gens optent pour des marques qui correspondent à leurs propres objectifs en matière de durabilité.

En mettant en œuvre ces cinq meilleures pratiques, les équipes d'approvisionnement peuvent ainsi passer d'une approche réactive de résolution des problèmes à une approche proactive axée sur les impacts.

Transformez l’approvisionnement au sein du secteur hôtelier en un avantage stratégique

Dans l'industrie hôtelière, les responsables de l’approvisionnement ont le pouvoir de faire bien plus que simplement réaliser des économies. Avec les bons outils et les bons processus, ils peuvent également créer des opérations plus résilientes, approfondir leurs relations avec les fournisseurs et offrir des expériences mémorables aux clients.

Pour aller de l'avant, réfléchissez à la manière dont une approche davantage axée sur les données peut soutenir à la fois vos opérations quotidiennes et vos objectifs à long terme. Par exemple, les outils qui offrent une meilleure visibilité et réduisent le travail manuel permettent aux équipes de se concentrer davantage sur le service. L'établissement de relations solides avec les fournisseurs permet également de créer un espace propice à une plus grande cohérence, à une meilleure fiabilité et à un meilleur contrôle des coûts. Ensemble, ces changements protègent vos résultats financiers et positionnent votre organisation pour la croissance, quel que soit le climat économique.

C'est ici que les achats intelligents entrent en jeu. Les solutions offertes au secteur hôtelier peuvent vous aider à simplifier l’approvisionnement de tous vos sites et à demeurer agile au sein d’un environnement en constante évolution. Ainsi, vous pourrez encore mieux servir vos clients.

Êtes-vous prêt à vous lancer ? Créez un compte gratuit dès aujourd'hui et commencez à optimiser votre approvisionnement au sein du secteur hôtelier.