L’approvisionnement en soins de santé : défis et meilleures pratiques

L’approvisionnement est un élément essentiel au bon fonctionnement d'un établissement de santé. Sans équipements médicaux et produits pharmaceutiques indispensables, il devient plus difficile d’assurer un environnement de travail sécuritaire pour les professionnels de la santé ou d’offrir des soins de qualité aux patients.

Les organisations de santé qui s’appuient toujours sur des pratiques d'approvisionnement manuelles peuvent rencontrer des obstacles qui affectent le bon déroulement de leurs opérations internes. En effet, les systèmes manuels limitent la visibilité et augmentent les risques de non-conformité aux réglementations du secteur. Afin d’atténuer les défis liés à l’approvisionnement dans le secteur de la santé, il est essentiel de prioriser la transformation des processus traditionnels à l’aide de solutions et de flux de travail modernes.

Grâce aux solutions logicielles adaptées à vos besoins, votre équipe peut transformer l'approvisionnement, le faisant passer d’un processus fragmenté offrant peu de visibilité à une initiative stratégique permettant de gagner du temps, afin que le personnel puisse se concentrer sur le plus important : offrir les meilleurs soins possibles aux patients.

L'importance de l’approvisionnement dans le secteur de la santé

L’approvisionnement dans le secteur de la santé constitue un processus essentiel, qui peut avoir un impact sur chaque interaction entre un employé et un patient. Voici trois raisons pour lesquelles l’approvisionnement est un élément capital :

·         Disponibilité de produits essentiels aux soins des patients : Grâce à des fournitures de haute qualité et facilement disponibles, vous pouvez fournir des traitements en temps opportun qui améliorent les résultats des patients.

·         Capacité à établir et à maintenir la confiance des patients : Des processus d'approvisionnement bien gérés contribuent à assurer la cohérence des soins, ce qui renforce la confiance des patients.

·         Protection de la santé financière de l'organisation : Une bonne maîtrise de vos opérations d'approvisionnement vous aide à respecter les budgets et à préserver les ressources de l'ensemble de votre organisation.

Une bonne stratégie d'approvisionnement, en plus de vous assurer de disposer des fournitures nécessaires pour prendre soin des patients, permet également à votre établissement de s'adapter efficacement aux changements macroéconomiques.

En quoi l’approvisionnement dans le secteur de santé est-il différent ?

L’approvisionnement dans le secteur de la santé diffère des autres secteurs, l’une des raisons étant les réglementations et politiques strictes. Les responsables de l'approvisionnement doivent respecter des règles en matière de santé et sécurité au travail et de confidentialité des patients ; par conséquent, une stratégie d'approvisionnement solide doit tenir compte de ces facteurs majeurs, entre autres.

Parmi les défis particuliers liés à l’approvisionnement en soins de santé, soulignons :

·         Fournitures médicales spécialisées : Selon votre domaine d'expertise, vous devez faire appel à des fournisseurs proposant des articles hautement spécialisés.

·         Risques de rupture de stock : Les articles difficiles à obtenir peuvent augmenter les risques de rupture de stock en fournitures essentielles.

·         Multiplicité de services aux besoins différents : Au sein des grands établissements, la diversité des besoins parmi les services, ainsi que l'espace de stockage limité, peuvent compliquer les stratégies d’approvisionnement.

·         Réglementations en matière de sécurité des produits : Les fournitures utilisées pour aider les patients doivent respecter des protocoles de sécurité stricts.

·         Options limitées en matière de fournisseurs : Les articles spécialisés proviennent souvent d'un groupe relativement limité de fournisseurs.

En plus de gérer ces facteurs, les organisations de santé s'appuient souvent sur des achats où la valeur prime. Cette approche, bien que sa mise en œuvre puisse varier selon les établissements de santé, encourage la sélection de fournitures qui optimisent les résultats des patients, tout en tenant compte des économies à réaliser.

Différences en matière d'approvisionnement entre les hôpitaux, les résidences pour aînés et les cabinets privés

Chaque branche du secteur de la santé compte des besoins et des contraintes spécifiques en matière d'approvisionnement, ce qui peut compliquer davantage la gestion des activités d'achat.

·         Hôpitaux : Fonctionnant à grande échelle, les hôpitaux ont besoin de tout, du matériel chirurgical et des masques faciaux jusqu’aux autres fournitures spécialisées. Ils disposent généralement de budgets plus importants et d'équipes internes qui se consacrent à l'approvisionnement et à la rationalisation des processus.

·         Résidences pour aînés : Axées sur les soins de longue durée, les résidences pour aînés ont besoin de produits consommables (tels que des articles d'hygiène ou des compléments alimentaires) et doivent planifier leur approvisionnement avec soin. Elles font également appel à des fournisseurs spécialisés pour certains articles, tels que les aides à la mobilité, et disposent souvent de budgets plus modestes.

·         Cabinets privés : Les cliniques spécialisées, telles que les cliniques de dermatologie, de kinésithérapie ou de dentisterie, ont recours à des types de fournisseurs spécifiques. L’approvisionnement est généralement géré par des individus plutôt que des équipes ; par conséquent, des processus efficaces et simples sont essentiels. Les budgets sont souvent plus serrés dans ces contextes.

Bien que les initiatives en matière d'approvisionnement diffèrent d'un secteur à l'autre, toutes les organisations ont certains défis en commun.

Cinq défis liés à l'approvisionnement dans le secteur de la santé

Lorsque vous réorganisez votre stratégie d'approvisionnement ou que vous en créez une nouvelle, portez attention à ces obstacles potentiels.

1. Complexité croissante des chaînes d'approvisionnement en soins de santé

La mondialisation et l’augmentation des coûts compliquent la gestion des chaînes d'approvisionnement du domaine de la santé. Votre équipe doit étirer son budget, sans sacrifier la qualité, ainsi que trouver des moyens créatifs d'éviter les perturbations au sein du réseau en cas de défaillance d'un fournisseur principal. Cela implique de rechercher de manière stratégique des fournisseurs de secours qui respectent les réglementations de votre secteur, ce qui peut s'avérer difficile sans l'aide d'une technologie d'approvisionnement intelligente.

2. Évolutions de la conformité réglementaire

L'obtention de produits et de médicaments approuvés par Santé Canada et soutenus par des conventions collectives, le maintien de la confidentialité des données conformément aux directives de la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques), ainsi que la surveillance des normes provinciales en matière de santé et de sécurité au travail et pour les patients : tout cela nécessite des efforts considérables. Même les services d'approvisionnement les plus performants rencontrent des difficultés pour effectuer le suivi manuel des mises à jour réglementaires ; idem pour l’examen régulier des réseaux afin de détecter d'éventuelles infractions.

3. Pénuries d'approvisionnement

Si les contrats directs avec les fournisseurs et les réseaux fragmentés étaient autrefois la norme, ces stratégies sont désormais susceptibles de réduire la visibilité et de limiter les contrôles opérationnels. Lorsque votre équipe est liée à un seul fournisseur, toute rupture de stock ou interruption de la chaîne d'approvisionnement peut retarder la livraison de fournitures essentielles. Dans le domaine de l’approvisionnement moderne, la fiabilité des fournisseurs et le respect des délais de livraison sont des facteurs critiques dans la gestion efficace des risques.

4. Approvisionnement décentralisé

Lorsque des équipes ou des personnes prennent des décisions d'approvisionnement de manière isolée, des silos d'approvisionnement se créent alors facilement. Des services séparés entretenant des relations individuelles avec des fournisseurs peuvent entraîner de la confusion, éroder la confiance et augmenter les coûts. De plus, cela peut faire croître les risques d'achats non conformes aux politiques, ainsi que les occasions manquées de regrouper les commandes afin d’économiser.

5. Processus d'approvisionnement manuels

Dans le domaine de l’approvisionnement, les pratiques manuelles imposent aux équipes une charge inutile en termes de temps et d'énergie, en particulier pour les petites structures telles que les cliniques spécialisées ou certaines résidences pour aînés. Ces processus prennent plus de temps, augmentent les risques d'erreurs et de fraudes, et réduisent la visibilité opérationnelle. De plus, une mauvaise visibilité opérationnelle peut entraîner des violations des politiques relatives aux patients, ainsi que des dépenses accidentelles ou non autorisées.

Quatre meilleures pratiques en matière d’approvisionnement pour le secteur de la santé

Quel que soit le stade d'optimisation de votre stratégie d'approvisionnement au sein du domaine de la santé, les pratiques suivantes peuvent vous servir de repères utiles afin de vous maintenir sur la bonne voie.

1. Centralisez l’approvisionnement

Créez une base de données numérique qui servira de source unique d'informations fiables. Utilisez-la pour maintenir la conformité aux réglementations du secteur et suivre l’ensemble de vos opérations d'approvisionnement. La centralisation de l’approvisionnement facilite la consultation des politiques d'achat lors de la recherche de fournisseurs certifiés, ainsi que l'application des directives d’approvisionnement et la mise à jour des politiques en cas de modification de la règlementation.

Le regroupement de toutes les opérations et données d'approvisionnement en un seul endroit vous offre également des informations fiables sur les habitudes d'achat de votre organisation. En outre, vous pouvez regrouper les commandes, renforcer la confiance des fournisseurs et prendre des décisions d'achat plus éclairées.

2. Bâtissez un réseau de fournisseurs résilient

Un réseau de fournisseurs résilient et diversifié peut vous aider à rebondir rapidement à la suite d’une perturbation dans la chaîne d’approvisionnement. Entretenir de solides relations avec vos principaux fournisseurs, tout en établissant des liens avec des fournisseurs secondaires, vous permet de créer un filet de sécurité stratégique. En cas de besoin, vous pourrez ainsi vous tourner vers des solutions de secours.

Il est également judicieux de travailler avec des fournisseurs qui ont fait leurs preuves. Une solution d'approvisionnement offrant une visibilité de bout en bout vous permet d’obtenir des informations sur la cohérence des fournisseurs et leurs taux d'erreur, ainsi que sur la résilience globale du réseau.

3. Prévoyez la demande et les inventaires

Une stratégie efficace de gestion des stocks vous assure de disposer des articles en quantité suffisante pour répondre aux besoins courants, le tout sans surstockage, ce qui minimise le gaspillage et maximise l'efficacité. Grâce aux outils d’analyse, vous pouvez examiner les données historiques et les tendances d'achat afin de prévoir plus précisément la demande pour les différents articles, ce qui vous aide à planifier votre approvisionnement de manière stratégique et à éviter les pénuries ou les excédents d’inventaire coûteux.

4. Utilisez un logiciel d'approvisionnement ainsi que l'automatisation

Les professionnels de l'approvisionnement doivent tenir compte de nombreuses réglementations, de l'évolution des exigences du secteur, ainsi que des restrictions budgétaires. Cela rend les processus manuels chronophages et sujets aux erreurs.

L'intégration dans vos flux de travail d'un logiciel d'approvisionnement numérique agile permet à votre équipe d'automatiser les tâches routinières. Les étapes essentielles, telles que l'approbation des bons de commande, le rapprochement des factures ou les rappels aux parties prenantes pour qu'elles approuvent des factures, peuvent être effectuées instantanément. Une solution ayant la capacité de s'intégrer à vos systèmes existants permet d’obtenir une visibilité sur l'ensemble de votre flux d’approvisionnement, vous offrant ainsi davantage de contrôle pour prendre des décisions d'achat plus rapides et plus éclairées.

Avantages des logiciels d'approvisionnement pour le secteur de la santé

Pour répondre aux besoins courants tout en soutenant la croissance de votre organisation du secteur de la santé, mettez en œuvre une solution d'approvisionnement flexible, en mesure d’évoluer avec votre équipe. Voici cinq façons dont un logiciel d’approvisionnement peut s'avérer être un atout essentiel :

·         Réduction des processus manuels et des risques : En automatisant les tâches d'approvisionnement standardisées, le logiciel fait gagner du temps à votre équipe et réduit les risques d'erreurs humaines.

·         Optimisation des dépenses et du contrôle des coûts : Grâce à une visibilité totale sur l’ensemble de votre réseau, vous pouvez voir où chaque dollar est dépensé et ainsi reprendre le contrôle de vos finances.

·         Achats responsables facilités : Grâce à une meilleure visibilité sur les fournisseurs, vous pouvez utiliser l'approvisionnement stratégique pour trouver des fournisseurs qui correspondent à vos valeurs et soutiennent des pratiques commerciales responsables.

·         Respect de la conformité réglementaire favorisé : En stockant les directives réglementaires afin d’en faciliter l’accès, les logiciels d'approvisionnement permettent de réduire les risques d’infractions.

·         Exactitude des inventaires améliorée : Grâce aux données historiques portant sur les inventaires, vous pouvez optimiser le moment et la manière dont vous achetez vos fournitures, cela afin de réaliser des économies et de minimiser le gaspillage.

Grâce à un logiciel qui rationalise les opérations en arrière-plan, vous pouvez permettre à votre personnel de se concentrer sur la prestation de soins de première qualité, tout en améliorant l'impact organisationnel.

Renforcez votre stratégie d'approvisionnement en soins de santé

Vous souhaitez permettre à votre personnel de fournir les meilleurs soins à vos patients, et l'approvisionnement est un élément essentiel quant à la capacité de votre établissement à atteindre cet objectif permanent. Cependant, les changements réglementaires fréquents et les perturbations imprévisibles de la chaîne d'approvisionnement peuvent rendre difficile le maintien d'un réseau cohérent et efficace. Afin de conserver une longueur d'avance, il est important de moderniser votre stratégie d'approvisionnement.

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